Disporre della tecnologia adeguata a distribuire e registrare la presa visione delle normative significa ottimizzare l’efficienza e la conformità aziendale. Questa tecnologia facilita anche una maggiore trasparenza, consentendo il monitoraggio accurato della compliance normativa da parte dei lavoratori e fornendo analisi utili per migliorare continuamente i processi interni. Un nostro cliente ha richiesto lo sviluppo di questa tecnologia. Ecco com’è andata.
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Operando nel settore dei trasporti pubblici, il nostro cliente si è imbattuto nella necessità di implementare un sistema per la gestione interna delle normative. Gli enti statali hanno infatti richiesto il mantenimento di un registro dettagliato, con il quale tenere traccia della distribuzione e della presa visione delle normative pertinenti da parte dei lavoratori.
Una sfida non semplice per un’azienda che si compone di oltre 4.000 persone.
Tuttavia, la mancanza di un sistema per la gestione delle normative avrebbe esposto il nostro cliente a importanti conseguenze sulle sue attività come:
Date le risorse limitate a disposizione, abbiamo progettato con il cliente una soluzione conveniente e scalabile nel tempo per far fronte alla crescente complessità burocratica del settore.
Siamo quindi partiti dalle funzionalità già avanzate di SharePoint per la gestione documentale e le abbiamo ampliate per creare un sistema semplice, scalabile e conveniente per la gestione interna delle normative. Si tratta di un archivio SharePoint integrato con:
In questo modo, gli utenti con accesso all’archivio di SharePoint hanno la possibilità di centralizzare la raccolta delle normative pertinenti, di organizzarle in base a informazioni personalizzate (per es. data di pubblicazione o utente autore) e di distribuirle ai colleghi di interesse.
La difficoltà di utilizzare SharePoint come repository documentale riguardava la registrazione della presa visione dei file condivisi. Abbiamo quindi inibito l’accesso diretto ai file tramite SharePoint per permettere alla soluzione di aggiornare le informazioni che confermano la visione da parte dei lavoratori.
Utile qui specificare che i dati di presa visione vengono salvati automaticamente in un database SQL, che garantisce una gestione efficiente di un grande volume di informazioni, senza alterarne la struttura.
Abbiamo infine integrato la soluzione con un report dinamico di Power BI, per semplificare l’analisi, la presentazione e la consultazione dei dati in archivio. Diventa così più semplice monitorare la gestione interna delle normative e identificare le aree di miglioramento per una maggiore compliance e trasparenza aziendale.
Insieme al cliente, abbiamo tracciato le performance del nuovo sistema per la gestione interna delle normative. L’obiettivo era di capire se la soluzione fosse davvero quella giusta per migliorare l’esperienza dei dipendenti. La risposta? Vediamo insieme qualche dato:
Dalla messa in produzione a oggi, l’azienda non ancora ricevuto feedback negativi da parte degli utenti.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
