Gestione procedure di Qualità tramite SharePoint

Crea, aggiorna e distribuisci
le procedure in azienda

Q&A Chatbot
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le procedure in azienda
Q&A Chatbot

Sfida

Il progetto è stato parte di un processo più ampio di migrazione da Lotus Notes a SharePoint Online. Abbiamo dovuto quindi riportare in SharePoint le funzionalità già in uso agli utenti finali, garantendo una user experience il più vicina possibile a quello cui erano abituati.
Il punto su cui abbiamo dovuto mettere più impegno è stato però sicuramente quello relativo alla funzionalità di distribuzione dei documenti e delle nuove versioni pubblicate. Il sistema doveva infatti inviare avvisi a migliaia di utenti, in base alla loro appartenenza ad una company del gruppo o ad una specifica funzione aziendale.

Soluzione

Per la gestione delle procedure abbiamo proposto al cliente di sfruttare, per quanto possibile, le funzionalità out-of-the-box di SharePoint Online relative all'interazione con i documenti.
Il sistema, secondo le direttive imposte dal sistema di qualità interno all'azienda, genera un numero univoco per ogni procedura, offre un sistema di approvazione a più step per la pubblicazione della procedura, la distribuzione e la possibilità di aggiornare la versione della procedura.
Il processo di distribuzione è stato proposto sfruttando le funzionalità dei gruppi di sicurezza "mail-enabled" di Office 365, così da permetterne l'utilizzo anche in fase di assegnazione automatica dei permessi di visualizzazione sulle varie tipologie di procedure.
I gruppi vengono creati e mantenuti aggiornati da un applicativo personalizzato, in base all'appartanenza dell'utente ad una delle aziende del gruppo o ad un dipartimento, integrandosi con le informazioni presenti all'interno di Azure Active Directory.

Q&A Chatbot demo

Risultati Raggiunti

A seguito di una fase di testing in collaborazione con il cliente, la migrazione dell'applicativo da Lotus Notes a SharePoint Online si è conclusa con successo, assieme alla migrazione nel nuovo sistema di tutte le procedure in vigore.
Il cliente è così riuscito a raggiungere i propri obiettivi:

Q&A Chatbot - I risultati
100% utenti migrati nel nuovo sistema
40% risparmio grazie a SharePoint
Un passo verso la dismissione di Lotus

Altri casi d'uso