Microsoft Power Automate:
5 funzionalità per creare un workflow

Cos'è Power Automate di Microsoft Power Platform

Negli ultimi anni, è iniziata una transizione naturale dalle automazioni di applicazioni come SharePoint Designer ai flussi di lavoro che hanno reso famosa la piattaforma di Power Automate.

Questa transizione sta portando all’inesorabile passaggio di testimone da parte delle automazioni definite “classiche” verso una nuova generazione di workflow, più semplici da costruire e più flessibili da applicare.

Power Automate consente infatti di automatizzare una miriade di attività e di processi con un’interfaccia low-code, ovvero senza bisogno di scrivere codice, e user-friendly, proponendo agli utenti modelli pronti all’uso e suggerimenti per personalizzare i singoli tasselli che compongono i loro flussi.

In questo articolo, scopriremo insieme il perché Power Automate è uno strumento prezioso per il vostro lavoro, quali sono le sue funzionalità principali e come costruire uno dei suoi moderni workflow.

A cosa serve la suite Power Platform di Microsoft 365

Partiamo dalle basi.

Power Automate è un’app che appartiene alla suite di Power Platform, inclusa nelle normali licenze di Microsoft 365.

La suite nasce con l’obiettivo di rendere automatici i processi che generalmente costituiscono la quotidianità di organizzazioni complesse, come aziende e istituzioni.

È evidente come Power Automate abbracci questa missione, con i suoi moderni flussi di lavoro, e lo stesso fanno i prodotti che lo accompagnano. Tra questi, troviamo Power Apps e Power BI.

Probabilmente vi sarà capitato di sentirli nominare, data la loro crescente popolarità; tuttavia, ci sembra opportuno riassumervi di che si tratta.

Power Apps permette di costruire applicazioni stand-alone*, capaci di integrarsi con altre piattaforme per estenderne le funzionalità.

*Aggettivo che descrive un dispositivo o, come in questo caso, un’applicazione in grado di funzionare in maniera del tutto autonoma.

Ma non finisce qui.

Con questo strumento, gli utenti possono infatti modificare elementi nativi di un sistema.

Ciò significa che potete personalizzare elementi come i moduli per l’inserimento di dati che si trovano in SharePoint, manipolandone non solo la grafica, ma anche e soprattutto la dinamica.

Per esempio, potreste stabilire delle logiche di aut-aut per l’esclusione di un flag se un'altra opzione presente nel modulo è già stata selezionata.

Dal canto suo, Power BI semplifica l’integrazione di diverse fonti di dati per ottenere rapporti dinamici.

In altre parole, è possibile creare dei report o dei grafici capaci di mostrare combinazioni di dati differenti, a seconda delle fonti collegate, della ricchezza di informazioni che queste contengono e delle richieste da parte degli utenti.

I 3 applicativi di Power Platform, nel complesso, rappresentano quindi un punto di svolta nella progettazione di un ambiente di lavoro digitale.

Dall’automazione delle attività fino alla personalizzazione delle vostre applicazioni e all’interpretazione dinamica delle informazioni aziendali, ciò che Microsoft offre è la capacità di modellare il vostro digital workplace nel dettaglio, rendendolo uno spazio familiare per le persone in azienda e uno strumento flessibile per soddisfare qualunque necessità.

E ricordiamo: la suite opera senza scrittura di codice.

Di conseguenza, gli utenti che possono lavorare con Power Platform non sono solo quelli esperti nei linguaggi di programmazione (i quali potranno finalmente sorvolare le attività più basilari dei loro processi creativi).

Al contrario, la suite serve anche per accompagnare i professionisti e le professioniste neofiti nel mondo IT, aiutandoli a progettare una vasta gamma di automazioni in maniera pratica e intuitiva.

Le 5 funzionalità principali di Power Automate

Come anticipato, lo scopo di Power Automate è quello di semplificare l’automazione di una miriade di attività e di processi aziendali.

Nella maggior parte dei casi, si tratta di automatizzare procedure ripetitive che, quando svolte manualmente, prosciugano il tempo e le energie delle persone coinvolte.

Per raggiungere il suo obiettivo, Power Automate si basa su 5 funzionalità principali (che trovate nella barra comandi a sinistra dell’interfaccia utente).

Vediamole nel dettaglio.

1) Funzionalità "Crea"

Cliccando sul tab “Crea”, potete iniziare a costruire un flusso di lavoro personalizzato. In altre parole, da zero.

Tuttavia, Power Automate nasce per essere pratico e intuitivo e, perciò, lungo tutto il processo di configurazione del vostro workflow, vi offrirà consigli e istruzioni per guidarvi fin dai primi passi.

Di fatto, dopo aver selezionato “Crea”, vi proporrà 3 tipologie di flusso tra cui scegliere per indirizzare la configurazione del vostro flusso.

Nello specifico, potete scegliere di creare:

• Automated cloud flow, o flussi automatici.

In questo caso, il vostro workflow si scatenerà ogni volta che un determinato evento (Trigger) accade automaticamente all’interno di una specifica piattaforma (Connector).

Come evento automatico, citiamo l’esempio di una mail ricevuta da Outlook.

• Instant cloud flow, o flussi manuali.

Con questa tipologia, potete costruire un workflow che verrà avviato solo dal comando vostro o degli utenti con i quali avete condiviso la proprietà del flusso.

È importante ricordare che potete scatenare un flusso manuale dall’interfaccia di Power Automate oppure direttamente dall’elemento che volete trasformare nel vostro Trigger.

Un esempio di quest’ultima possibilità è quello relativo a un file di una lista SharePoint. Vi basterà infatti selezionarlo e cliccare su “Automatizza” in alto a destra per legare al file uno dei vostri flussi.

• Scheduled cloud flow, o flussi programmati.

I flussi programmati sono flussi semi-automatici che servono per portare a termine delle attività con cadenza periodica.

Potreste infatti configurare un workflow per collezionare i documenti allegati alle vostre mail in un dato giorno e in una data ora della settimana.

La differenza tra flussi automatici e flussi programmati risiede quindi nel fatto che i primi si scatenano ogni volta che un determinato evento accade, mentre per i secondi, quell’evento rappresenta un Trigger solo all’interno di uno specifico lasso di tempo.

Riassumendo, la funzionalità “Crea” vi permette di configurare un flusso automatico, manuale o programmato a partire da una tela di progettazione vuota.

Se vi state chiedendo se è possibile usare una base preconfigurata per risparmiare tempo nella creazione dei vostri flussi, trovate la risposta nel punto seguente.

2) Funzionalità "Modelli"

Cliccando sul tab “Modelli”, trovate un catalogo contenente i workflow più popolari.

Vi basterà selezionarne uno per aprire il relativo flusso già impostato e iniziare a personalizzare le Azioni che contiene.

Otterrete così la vostra automazione, rapida e precisa.

Modelli predefiniti di Power Automate

È importante sottolineare che il catalogo di Power Automate contiene tele di flusso pronte all’uso con +80 combinazioni di Connettori differenti.

I Connettori non sono altro che le applicazioni a cui è possibile legare un’automazione, la quale può portare anche all’integrazione di due o più di queste piattaforme.

Per esempio, potete avviare un flusso di approvazione che parte da Approvals per arrivare negli ambienti di SharePoint Online e Microsoft Teams.

Inoltre, le applicazioni che svolgono la funzione di Connettori appartengono sia alle diverse suite Microsoft che a terze parti. Pensiamo all’app di Twitter, Adobe e molte altre ancora.

Queste ultime possono rivelarsi utili per espandere le funzionalità degli strumenti di Microsoft; tuttavia, dovete sapere che alcune di queste app esterne possono essere collegate ai vostri flussi solo in modalità Premium.

3) Funzionalità "Monitora"

Dal tab “Monitora”, potete accedere alla sezione di Power Automate che vi fornisce dashboard, tabelle e grafici per tenere sotto controllo i vostri flussi desktop e cloud.

Esempio di metriche nel tab "Monitora"

Filtrando questi tool analitici, potete ottenere informazioni utili come:

• Il numero di flussi eseguiti in un determinato periodo di tempo.
• La percentuale di errore relativa ai flussi eseguiti in un determinato periodo di tempo.
• La proporzione di flussi riusciti, non riusciti o annullati.
• Le tipologie di errore più frequenti nei vostri flussi.
• I dispositivi nei quali si verifica la maggior parte degli errori di esecuzione.

Grazie a queste e a molte altre metriche, Power Automate cerca di aiutarvi a verificare l’efficacia delle vostre automazioni, tracciandole nel dettaglio e indicandovi dove intervenire per evitare che falliscano.

4) Funzionalità "AI Builder"

AI Builder è una nuova funzionalità di Power Automate.

È stata progettata per aggiungere l’intelligenza artificiale ai flussi personalizzati degli utenti, aiutandoli così a prevedere le performance dei singoli workflow e il loro impatto sui processi aziendali.

Catalogo flussi intelligenti di AI Builder

Di fatto, i modelli che trovate nel tab “AI Builder” vi permettono di creare flussi integrati con l’intelligenza artificiale di Microsoft, la quale fa sì che i vostri workflow migliorino a ogni ciclo di esecuzione. Cosa significa?

In pratica, avete la possibilità di creare flussi capaci di apprendere e migliorarsi nel tempo.

Per esempio, potete insegnare loro a riconoscere e catalogare determinati set di prodotti in base a diversi dati aziendali, come immagini o tag.

Dopo un periodo di training, il vostro flusso intelligente può arrivare a riconoscere la tipologia e il numero di prodotti presenti in una singola immagine.

Insomma, i casi d’uso sono numerosi, dato che potete realizzarli sia con i modelli che Power Automate mette a vostra disposizione sia con i flussi che decidete di creare da zero.

La costante rimane la capacità di applicare flussi basati sull’AI ai processi della vostra azienda senza che dobbiate scrivere codice e senza la necessità di integrare diverse piattaforme per ottenere automazioni soddisfacenti.

In unico ambiente, trovate tutti gli strumenti che servono e che potete usare in modo intuitivo, seguendo le indicazioni delle vostre tele di progettazione.

5) Funzionalità "Process Advisor"

Questa funzionalità di Power Automate è particolarmente utile per le aziende, i professionisti e le professioniste che stanno muovendo i primi passi nel mondo dell’automazione.

Process Advisor, infatti, individua i processi e le attività da automatizzare.

Per farlo, analizza i processi della vostra azienda e dà priorità a quelli che:

1. Richiedono più tempo per essere svolti manualmente.
2. Vengono eseguiti più di frequente.
3. Mostrano le performance peggiori in termini di risultati raggiunti.

Questi processi possono poi essere automatizzati nella loro interezza oppure solo in parte.

Di fatto, Process Advisor scompone ogni processo in singole attività, ordinate in base al loro tempo di esecuzione, così che possiate capire quali tra loro rappresentano le migliori opportunità di automazione.

Risultati dell'analisi di Process Advisor

Ma questa funzionalità non si limita a indicarvi la strada: vi accompagna nel percorrerla.

Una volta individuati i processi e le attività critici, Process Advisor vi guida nella creazione del workflow adatto per automatizzarli. In particolare, vi vengono consigliati i Connettori da inserire nel processo e le Azioni necessarie che il flusso deve compiere per raggiungere l’obiettivo.

In questo modo, avrete la certezza non solo di aver costruito delle automazioni efficaci, ma anche di aver eliminato con esse degli ostacoli precisi e concreti per il vostro lavoro e quello del vostro team.

Come creare un workflow con Power Automate

Ora che abbiamo visto quali sono le funzionalità principali di Power Automate e cosa vi permettono di fare, è arrivato il momento di affrontare un altro argomento chiave per il nostro discorso.

Stiamo parlando di come potete costruire un flusso automatizzato nella pratica.

Di conseguenza, è fondamentale conoscere quali sono i componenti che dovete utilizzare per ottenere il workflow adatto a ogni occasione.

Dai Connettori alle Condizioni, Power Automate non avrà più segreti per voi.

I Trigger e i Connettori

Con il termine “Trigger”, si intende l’evento scatenante di un flusso.

Al momento di creare un’automazione, è fondamentale indicare l’evento che darà avvio al processo. A seconda della tipologia di evento, darete vita a un flusso manuale, programmato o automatico (come abbiamo visto nel capitolo precedente).

Per selezionare il vostro Trigger, dovete però prima scegliere il Connettore di partenza.

Come anticipato nel capitolo scorso, i Connettori non sono altro che le applicazioni che Power Automate vi permette di integrare nei suoi flussi.

Tra queste piattaforme, potete trovare applicazioni provenienti da tutte le suite Microsoft oppure di terze parti (nonostante queste ultime possano essere utilizzate spesso solo in modalità Premium).

Ciò che qui vogliamo sottolineare è il fatto che ciascun Connettore presenta un set di Trigger particolare, derivante dalle sue funzionalità.

Consideriamo l’esempio di SharePoint.

In questo caso, gli utenti hanno a disposizione un elenco di +10 Trigger relativi agli eventi che possono accadere in questa specifica piattaforma, come la creazione di un nuovo oggetto in una lista oppure la richiesta da parte di un sito verticale di essere collegato a un sito hub.

Dunque, gli utenti devono capire quale piattaforma offre loro le funzionalità più adatte al processo da automatizzare e scegliere uno dei Trigger predefiniti per iniziare a configurare il proprio workflow.

Le Azioni e le Condizioni

Le Azioni sono ciò che il flusso deve fare per raggiungere il suo scopo.

Questi componenti possono dipendere da un Connettore, quindi dalle sue funzionalità, oppure possono svolgere un’attività di controllo.

Partiamo dalla prima tipologia.

Le Azioni legate a un Connettore sono le azioni che il flusso può portare a termine in base alle funzionalità specifiche del Connettore scelto.

Per esempio, SharePoint può consentire al vostro workflow di svolgere una o più delle seguenti Azioni:

• Approvare la richiesta di aggiunta a un sito hub da parte di un sito verticale.
• Copiare un file in una lista o cartella.
• Creare un nuovo oggetto all’interno di una lista o libreria di documenti.
• Condividere il link di accesso a un file o a una cartella con un determinato gruppo di utenti.
• Recuperare gli allegati a una mail per copiarli all’interno di una lista o libreria di documenti.

Le Azioni di controllo, invece, sono indipendenti dai Connettori e hanno il compito di dare una direzione precisa al vostro flusso.

A volte, potrebbe infatti essere necessario personalizzare le conseguenze di un Trigger o di un’Azione.

Per esempio, nel caso di un Trigger come “Creazione di un nuovo file” in una lista SharePoint, potreste voler indirizzare maggiormente il vostro workflow per farlo avviare solo quando il file viene contrassegnato con il tag “Approvato”.

Inoltre, potreste voler inserire una biforcazione all’interno del vostro flusso, dandogli una direzione precisa a seconda del risultato di un’Azione precedente.

Per farlo, vi basterà inserire l’Azione di controllo chiamata “Condizione”.

Selezionando questa tipologia di Azione, potrete indicare l’espressione logica che determinerà se la Condizione viene soddisfatta o meno.

Nel primo caso, il flusso procede a svolgere le Azioni che costituiscono il percorso definito “If yes”. Nel secondo caso, invece, procederà lungo il percorso denominato “If no”.

In questo modo, potrete creare due percorsi basati su una logica di mutua esclusione.

Ma facciamo un esempio per chiarire.

Se nel vostro flusso avete inserito il Connettore di Forms, potreste inviare una notifica a un gruppo di utenti ogni volta che ricevete il punteggio di 5 stelle come risposta a una delle domande del modulo.

Dunque, dovete inserire una Condizione e uguagliare il nome della specifica domanda con il valore che desiderate. In questo caso, scriverete un’espressione come la seguente: “Esprimi la tua valutazione sul nostro corso” equal to “5”.

Nel percorso “If yes”, potrete quindi comporre la mail di notifica e indicare il gruppo di utenti a cui il flusso deve inviarla ogni volta che la Condizione viene soddisfatta, ovvero quando ricevete 5 come risposta alla vostra domanda.

Dettaglio del percorso "If yes" di una Condizione legata a Microsoft Forms e Outlook

Un’ulteriore tipologia di Azione che potete utilizzare è quella chiamata “Scope”, o di ambito.

L’Azione di ambito serve per raggruppare in un’unica sezione del workflow una serie di attività tematiche.

In altre parole, Power Automate vi consente di isolare un gruppo di Azioni che il flusso deve svolgere e che si ricollegano a una parte specifica del processo.

Per esempio, potreste riunire in una sezione tutte le Azioni che coinvolgono la piattaforma di Microsoft Teams nel contesto di un più ampio processo di approvazione.

Così facendo, se dovessero verificarsi degli errori nella parte del flusso che riguarda la sua interazione con Teams, potrete localizzare rapidamente le Azioni da controllare.

Raggruppare due Azioni nella schermata di un'Azione di ambito

Salvare una copia dei vostri flussi

Dopo aver terminato la configurazione del vostro workflow, sappiate che potete salvare i vostri flussi di lavoro per usarli nuovamente in futuro.

Per farlo, avete a disposizione due modi:

1. Selezionate uno dei vostri flussi con il tasto destro e cliccate su “Export” per scaricarlo come file .zip e importarlo in altri ambienti.
2. Selezionate un flusso con il tasto destro e cliccate su “Save as” per creare un clone all’interno della pagina in cui vi trovate (quasi sempre la sezione “My Flows” di Power Automate).

Questi passaggi vi permettono di connettere uno stesso workflow a differenti liste, librerie e altri elementi ancora.

Di fatto, tenete a mente che un elemento di una piattaforma può collegarsi a diversi flussi automatizzati, ma un flusso può legarsi soltanto a un elemento per volta.

L’unidirezionalità dei workflow è un piccolo svantaggio rispetto al panorama di opportunità a cui dà accesso Power Automate; tuttavia, non è il solo limite di questo strumento.

Ve ne parliamo meglio nel capitolo seguente.

Limiti nella creazione di flussi automatizzati

Come abbiamo visto, Power Automate mette nelle vostre mani gli strumenti necessari per migliorare non solo il vostro ambiente di lavoro digitale, ma i processi della vostra azienda nel loro insieme.

Con funzionalità come “AI Builder”, “Process Advisor”, “Modelli” e “Monitora”, questo strumento vi aiuta a individuare le debolezze strutturali dei vostri processi, a costruire flussi capaci di imparare, a tenere sotto controllo l’esecuzione delle vostre automazioni e a risolvere qualunque problema nel modo più rapido e indolore possibile.

Non è necessario allungare l’elenco dei vantaggi per capirne la portata.

Al contrario, pensiamo sia utile soffermarci sui limiti di Power Automate per concludere il quadro che abbiamo esplorato insieme finora.

Vi renderete così conto di quanto sia strabiliante.

Ma non dilunghiamoci.

Ecco tutto quello che non potete fare con Power Automate:

• Non potete prolungare la vita dei vostri flussi avviati oltre i 30 giorni.

Se entro questo periodo il flusso non raggiunge la fine del suo ciclo, si disattiverà e dovrete farlo ripartire manualmente per completare il processo.

Questa limitazione, per quanto la sola a confinare le capacità della piattaforma, è piuttosto impattante per gli utenti, soprattutto quando si ritrovano a gestire flussi particolarmente lunghi e strutturati.

Esiste però una soluzione. Anzi, due.

Se il flusso deve ottenere una risposta da uno o più utenti per proseguire nel suo percorso, inserite all’inizio del processo un’Azione per l’invio di una notifica su Teams come reminder per le persone coinvolte.

Se pensate che il rischio di ritardi rimanga comunque importante, vi consigliamo allora di dividere il vostro flusso in processi più brevi e concatenati.

In questo modo, non dovrete temere che le vostre automazioni falliscano e non avrete l’obbligo di farle ripartire manualmente (che senso avrebbero altrimenti, no?).