Power Automate di Microsoft rappresenta una risorsa preziosa per le aziende che cercano di ottimizzare i propri processi operativi. Questa piattaforma di automazione offre una vasta gamma di funzionalità progettate per semplificare le attività quotidiane, consentendo alle organizzazioni di risparmiare tempo e concentrarsi su obiettivi di business più strategici. Dalla creazione di workflow personalizzati alla gestione automatica delle comunicazioni e alla integrazione di diverse applicazioni aziendali, Power Automate offre un'ampia gamma di strumenti che consentono alle aziende di migliorare l'efficienza operativa e la produttività complessiva.
Negli ultimi anni, abbiamo assistito a una trasformazione significativa nel modo in cui le aziende gestiscono le automazioni delle loro applicazioni, passando dalle tradizionali automazioni come SharePoint Designer ai moderni flussi di lavoro offerti da piattaforme come Power Automate di Microsoft.
Questa evoluzione rappresenta un cambio di paradigma verso una generazione di workflow più intuitivi e adattabili, che si distinguono per la loro facilità di costruzione e flessibilità di utilizzo. Con Power Automate, è possibile automatizzare una vasta gamma di attività e processi tramite un'interfaccia user-friendly e low-code, che non richiede competenze di programmazione.
La piattaforma offre ai suoi utenti modelli predefiniti e suggerimenti personalizzati, consentendo loro di creare facilmente flussi di lavoro su misura per le proprie esigenze.
In questo articolo, esploreremo le ragioni per cui Power Automate si rivela uno strumento indispensabile per migliorare l'efficienza sul luogo di lavoro, le sue caratteristiche chiave e il processo di creazione di uno dei suoi moderni workflow.
La suite Power Platform di Microsoft 365 è un insieme completo di strumenti progettati per ottimizzare e automatizzare i processi aziendali fondamentali. Al suo nucleo, troviamo Power Automate, un'applicazione inclusa nelle normali licenze di Microsoft 365, che si propone di semplificare e rendere automatiche le attività quotidiane all'interno di organizzazioni complesse, come aziende e istituzioni.
Questo strumento si inserisce perfettamente nell'obiettivo più ampio della suite, che mira a fornire soluzioni avanzate per la gestione e l'ottimizzazione dei flussi di lavoro aziendali. Accanto a Power Automate, sono presenti altri strumenti complementari, come Power Apps e Power BI, che insieme costituiscono un ecosistema integrato per l'automazione e l'analisi dei dati.
Power Apps consente agli utenti di creare applicazioni stand-alone altamente personalizzabili, che possono integrarsi con altre piattaforme per estenderne le funzionalità e migliorare l'efficienza operativa. Questo strumento offre la flessibilità necessaria per adattare le applicazioni alle esigenze specifiche dell'azienda, consentendo la modifica di elementi nativi dei sistemi e l'implementazione di logiche di funzionamento avanzate.
D'altra parte, Power BI semplifica l'integrazione di diverse fonti di dati per la creazione di report dinamici e grafici interattivi, offrendo agli utenti una panoramica completa delle prestazioni aziendali e delle tendenze di mercato. Complessivamente, i tre applicativi di Power Platform rappresentano una svolta nell'ambito della progettazione di un ambiente di lavoro digitale, offrendo agli utenti una vasta gamma di strumenti per l'automazione delle attività, la personalizzazione delle applicazioni e l'analisi avanzata dei dati.
È importante sottolineare che la suite è progettata per essere accessibile a tutti, indipendentemente dal livello di competenza tecnica, grazie a un'interfaccia intuitiva e a una serie di strumenti di supporto integrati. In questo modo, Power Platform si pone come un alleato prezioso per le aziende in cerca di soluzioni innovative per migliorare l'efficienza operativa e stimolare la crescita aziendale.
Dev4Side Software è specializzata nella creazione di app aziendali con Power Apps, riducendo drasticamente i processi di sviluppo e mantenimento delle applicazioni interne.
Operando in maniera verticale sull'intero ecosistema Power Platform di Microsoft, abbiamo sviluppato una ottima competenza su Power Apps che ci permette di offrire soluzioni disegnate su misura ed completamente integrate all'interno del tuo tenant Microsoft 365.
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Come anticipato, lo scopo di Power Automate è quello di semplificare l’automazione di una miriade di attività e di processi aziendali. Nella maggior parte dei casi, si tratta di automatizzare procedure ripetitive che, quando svolte manualmente, prosciugano il tempo e le energie delle persone coinvolte. Per raggiungere il suo obiettivo, Power Automate si basa su 5 funzionalità principali (che trovate nella barra comandi a sinistra dell’interfaccia utente). Vediamole nel dettaglio.
Cliccando sul tab “Crea”, potete iniziare a costruire un flusso di lavoro personalizzato. In altre parole, da zero.
Tuttavia, Power Automate nasce per essere pratico e intuitivo e, perciò, lungo tutto il processo di configurazione del vostro workflow, vi offrirà consigli e istruzioni per guidarvi fin dai primi passi. Di fatto, dopo aver selezionato “Crea”, vi proporrà 3 tipologie di flusso tra cui scegliere per indirizzare la configurazione del vostro flusso. Nello specifico, potete scegliere di creare:
Riassumendo, la funzionalità “Crea” vi permette di configurare un flusso automatico, manuale o programmato a partire da una tela di progettazione vuota. Se vi state chiedendo se è possibile usare una base preconfigurata per risparmiare tempo nella creazione dei vostri flussi, trovate la risposta nel punto seguente.
Cliccando sul tab “Modelli”, trovate un catalogo contenente i workflow più popolari.nVi basterà selezionarne uno per aprire il relativo flusso già impostato e iniziare a personalizzare le Azioni che contiene.
Otterrete così la vostra automazione, rapida e precisa.
È importante sottolineare che il catalogo di Power Automate contiene tele di flusso pronte all’uso con +80 combinazioni di Connettori differenti. I Connettori non sono altro che le applicazioni a cui è possibile legare un’automazione, la quale può portare anche all’integrazione di due o più di queste piattaforme. Per esempio, potete avviare un flusso di approvazione che parte da Approvals per arrivare negli ambienti di SharePoint Online e Microsoft Teams.
Inoltre, le applicazioni che svolgono la funzione di Connettori appartengono sia alle diverse suite Microsoft che a terze parti. Pensiamo all’app di Twitter, Adobe e molte altre ancora. Queste ultime possono rivelarsi utili per espandere le funzionalità degli strumenti di Microsoft; tuttavia, dovete sapere che alcune di queste app esterne possono essere collegate ai vostri flussi solo in modalità Premium.
Dal tab “Monitora”, potete accedere alla sezione di Power Automate che vi fornisce dashboard, tabelle e grafici per tenere sotto controllo i vostri flussi desktop e cloud.
Filtrando questi tool analitici, potete ottenere informazioni utili come:
Grazie a queste e a molte altre metriche, Power Automate cerca di aiutarvi a verificare l’efficacia delle vostre automazioni, tracciandole nel dettaglio e indicandovi dove intervenire per evitare che falliscano.
AI Builder è una nuova funzionalità di Power Automate. È stata progettata per aggiungere l’intelligenza artificiale ai flussi personalizzati degli utenti, aiutandoli così a prevedere le performance dei singoli workflow e il loro impatto sui processi aziendali.
Di fatto, i modelli che trovate nel tab “AI Builder” vi permettono di creare flussi integrati con l’intelligenza artificiale di Microsoft, la quale fa sì che i vostri workflow migliorino a ogni ciclo di esecuzione. Cosa significa?
In pratica, avete la possibilità di creare flussi capaci di apprendere e migliorarsi nel tempo.
Per esempio, potete insegnare loro a riconoscere e catalogare determinati set di prodotti in base a diversi dati aziendali, come immagini o tag. Dopo un periodo di training, il vostro flusso intelligente può arrivare a riconoscere la tipologia e il numero di prodotti presenti in una singola immagine. Insomma, i casi d’uso sono numerosi, dato che potete realizzarli sia con i modelli che Power Automate mette a vostra disposizione sia con i flussi che decidete di creare da zero.
La costante rimane la capacità di applicare flussi basati sull’AI ai processi della vostra azienda senza che dobbiate scrivere codice e senza la necessità di integrare diverse piattaforme per ottenere automazioni soddisfacenti. In unico ambiente, trovate tutti gli strumenti che servono e che potete usare in modo intuitivo, seguendo le indicazioni delle vostre tele di progettazione.
Questa funzionalità di Power Automate è particolarmente utile per le aziende, i professionisti e le professioniste che stanno muovendo i primi passi nel mondo dell’automazione. Process Advisor, infatti, individua i processi e le attività da automatizzare. Per farlo, analizza i processi della vostra azienda e dà priorità a quelli che:
Questi processi possono poi essere automatizzati nella loro interezza oppure solo in parte. Di fatto, Process Advisor scompone ogni processo in singole attività, ordinate in base al loro tempo di esecuzione, così che possiate capire quali tra loro rappresentano le migliori opportunità di automazione.
Ma questa funzionalità non si limita a indicarvi la strada: vi accompagna nel percorrerla.
Una volta individuati i processi e le attività critici, Process Advisor vi guida nella creazione del workflow adatto per automatizzarli. In particolare, vi vengono consigliati i Connettori da inserire nel processo e le Azioni necessarie che il flusso deve compiere per raggiungere l’obiettivo. In questo modo, avrete la certezza non solo di aver costruito delle automazioni efficaci, ma anche di aver eliminato con esse degli ostacoli precisi e concreti per il vostro lavoro e quello del vostro team.
Ora che abbiamo visto quali sono le funzionalità principali di Power Automate e cosa vi permettono di fare, è arrivato il momento di affrontare un altro argomento chiave per il nostro discorso. Stiamo parlando di come potete costruire un flusso automatizzato nella pratica. Di conseguenza, è fondamentale conoscere quali sono i componenti che dovete utilizzare per ottenere il workflow adatto a ogni occasione. Dai Connettori alle Condizioni, Power Automate non avrà più segreti per voi.
Con il termine “Trigger”, si intende l’evento scatenante di un flusso.
Al momento di creare un’automazione, è fondamentale indicare l’evento che darà avvio al processo. A seconda della tipologia di evento, darete vita a un flusso manuale, programmato o automatico (come abbiamo visto nel capitolo precedente).
Per selezionare il vostro Trigger, dovete però prima scegliere il Connettore di partenza.
Come anticipato nel capitolo scorso, i Connettori non sono altro che le applicazioni che Power Automate vi permette di integrare nei suoi flussi. Tra queste piattaforme, potete trovare applicazioni provenienti da tutte le suite Microsoft oppure di terze parti (nonostante queste ultime possano essere utilizzate spesso solo in modalità Premium). Ciò che qui vogliamo sottolineare è il fatto che ciascun Connettore presenta un set di Trigger particolare, derivante dalle sue funzionalità.
Consideriamo l’esempio di SharePoint. In questo caso, gli utenti hanno a disposizione un elenco di +10 Trigger relativi agli eventi che possono accadere in questa specifica piattaforma, come la creazione di un nuovo oggetto in una lista oppure la richiesta da parte di un sito verticale di essere collegato a un sito hub.
Dunque, gli utenti devono capire quale piattaforma offre loro le funzionalità più adatte al processo da automatizzare e scegliere uno dei Trigger predefiniti per iniziare a configurare il proprio workflow.
Le Azioni sono ciò che il flusso deve fare per raggiungere il suo scopo.
Questi componenti possono dipendere da un Connettore, quindi dalle sue funzionalità, oppure possono svolgere un’attività di controllo. Partiamo dalla prima tipologia.
Le Azioni legate a un Connettore sono le azioni che il flusso può portare a termine in base alle funzionalità specifiche del Connettore scelto. Per esempio, SharePoint può consentire al vostro workflow di svolgere una o più delle seguenti Azioni:
Le Azioni di controllo, invece, sono indipendenti dai Connettori e hanno il compito di dare una direzione precisa al vostro flusso. A volte, potrebbe infatti essere necessario personalizzare le conseguenze di un Trigger o di un’Azione. Per esempio, nel caso di un Trigger come “Creazione di un nuovo file” in una lista SharePoint, potreste voler indirizzare maggiormente il vostro workflow per farlo avviare solo quando il file viene contrassegnato con il tag “Approvato”. Inoltre, potreste voler inserire una biforcazione all’interno del vostro flusso, dandogli una direzione precisa a seconda del risultato di un’Azione precedente.
Per farlo, vi basterà inserire l’Azione di controllo chiamata “Condizione”.
Selezionando questa tipologia di Azione, potrete indicare l’espressione logica che determinerà se la Condizione viene soddisfatta o meno. Nel primo caso, il flusso procede a svolgere le Azioni che costituiscono il percorso definito “If yes”. Nel secondo caso, invece, procederà lungo il percorso denominato “If no”. In questo modo, potrete creare due percorsi basati su una logica di mutua esclusione. Ma facciamo un esempio per chiarire.
Se nel vostro flusso avete inserito il Connettore di Forms, potreste inviare una notifica a un gruppo di utenti ogni volta che ricevete il punteggio di 5 stelle come risposta a una delle domande del modulo. Dunque, dovete inserire una Condizione e uguagliare il nome della specifica domanda con il valore che desiderate. In questo caso, scriverete un’espressione come la seguente: “Esprimi la tua valutazione sul nostro corso” equal to “5”.
Nel percorso “If yes”, potrete quindi comporre la mail di notifica e indicare il gruppo di utenti a cui il flusso deve inviarla ogni volta che la Condizione viene soddisfatta, ovvero quando ricevete 5 come risposta alla vostra domanda.
Un’ulteriore tipologia di Azione che potete utilizzare è quella chiamata “Scope”, o di ambito. L’Azione di ambito serve per raggruppare in un’unica sezione del workflow una serie di attività tematiche. In altre parole, Power Automate vi consente di isolare un gruppo di Azioni che il flusso deve svolgere e che si ricollegano a una parte specifica del processo.
Per esempio, potreste riunire in una sezione tutte le Azioni che coinvolgono la piattaforma di Microsoft Teams nel contesto di un più ampio processo di approvazione. Così facendo, se dovessero verificarsi degli errori nella parte del flusso che riguarda la sua interazione con Teams, potrete localizzare rapidamente le Azioni da controllare.
Dopo aver terminato la configurazione del vostro workflow, sappiate che potete salvare i vostri flussi di lavoro per usarli nuovamente in futuro. Per farlo, avete a disposizione due modi:
Questi passaggi vi permettono di connettere uno stesso workflow a differenti liste, librerie e altri elementi ancora. Di fatto, tenete a mente che un elemento di una piattaforma può collegarsi a diversi flussi automatizzati, ma un flusso può legarsi soltanto a un elemento per volta. L’unidirezionalità dei workflow è un piccolo svantaggio rispetto al panorama di opportunità a cui dà accesso Power Automate; tuttavia, non è il solo limite di questo strumento. Ve ne parliamo meglio nel capitolo seguente.
Come abbiamo visto, Power Automate mette nelle vostre mani gli strumenti necessari per migliorare non solo il vostro ambiente di lavoro digitale, ma i processi della vostra azienda nel loro insieme.
Con funzionalità come “AI Builder”, “Process Advisor”, “Modelli” e “Monitora”, questo strumento vi aiuta a individuare le debolezze strutturali dei vostri processi, a costruire flussi capaci di imparare, a tenere sotto controllo l’esecuzione delle vostre automazioni e a risolvere qualunque problema nel modo più rapido e indolore possibile. Non è necessario allungare l’elenco dei vantaggi per capirne la portata.
Al contrario, pensiamo sia utile soffermarci sui limiti di Power Automate per concludere il quadro che abbiamo esplorato insieme finora. Ecco tutto quello che non potete fare con Power Automate:
Se entro questo periodo il flusso non raggiunge la fine del suo ciclo, si disattiverà e dovrete farlo ripartire manualmente per completare il processo. Questa limitazione, per quanto la sola a confinare le capacità della piattaforma, è piuttosto impattante per gli utenti, soprattutto quando si ritrovano a gestire flussi particolarmente lunghi e strutturati.
Esiste però una soluzione. Anzi, due.
Se il flusso deve ottenere una risposta da uno o più utenti per proseguire nel suo percorso, inserite all’inizio del processo un’Azione per l’invio di una notifica su Teams come reminder per le persone coinvolte. Se pensate che il rischio di ritardi rimanga comunque importante, vi consigliamo allora di dividere il vostro flusso in processi più brevi e concatenati. In questo modo, non dovrete temere che le vostre automazioni falliscano e non avrete l’obbligo di farle ripartire manualmente.
Il team Modern Apps è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft ed Azure e implementiamo processi aziendali che si integrano e massimizzano l'investimento aziendale effettuato con Microsoft 365.
