schermata del sistema di gestione informatica dei documenti

Gestione dei documenti su SharePoint

Per supportare un’azienda cliente nella gestione informatica dei documenti aziendali, in Dev4Side abbiamo sviluppato un sistema di gestione documentale su SharePoint in modo da consentire ai dipendenti responsabili di gestire il ciclo di redazione e approvazione dei documenti in modo organizzato, di snellire l’intero processo e di ridurre i volumi di carta.

Per lo sviluppo e l’implementazione del sistema per la gestione dei documenti, è stato deciso di creare una site collection di SharePoint sotto il tenant aziendale. Questa è suddivisa in funzioni aziendali a loro volta suddivisibili in sottositi e librerie in modo da garantire una maggiore organizzazione. Infine, per ogni sito è presente un sottosito di redazione, al quale possono accedere solamente gli utenti con il ruolo di redattore, verificatore e approvatore, tramite il quale redigere i documenti, far partire il flusso di approvazione e pubblicare i documenti approvati.

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Metadati automatizzati

A ogni documento inserito nel sistema di gestione dei documenti sono collegati i seguenti metadati:

  • Codice identificativo univoco
  • Redattore
  • Primo firmatario
  • Approvatore
  • Stato in cui si trova il documento
  • Data di approvazione
  • Data di scadenza

I metadati sono inseriti automaticamente per garantirne la correttezza ma, se necessario, è possibile modificarli manualmente tramite uno SharePoint custom form. È infine possibile, tramite l’utilizzo dello stesso custom form, inserire delle informazioni aggiuntive in base alle esigenze specifiche del caso.

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Approvazione con firma elettronica

All’interno dei sottositi di redazione, i redattori possono creare un nuovo documento o di modificarne uno già esistente. In seguito al completamento del documento basta fare clic sulla custom action “Pubblica” per eseguire automaticamente le seguenti azioni:

  • Modifica dello stato di approvazione da “Draft” a “Pending”
  • Effettuazione della pubblicazione del documento
  • Estrazione del documento per renderlo modificabile solamente dal redattore corrente

Dopo l'estrazione, il documento è pronto ad essere approvato, azione per la quale si è scelto di utilizzare DocuSign. Il redattore fa quindi clic sul pulsante “Ottieni firme” per eseguito l’accesso all’applicazione. Successivamente, sulla base delle proprie necessità, seleziona un template che funge da copertina e da “guida” per la compilazione dei campi preimpostati, procede alla compilazione dei destinatari e invia il documento per dare inizio al flusso di approvazione.

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Pubblicazione del documento

Al termine del processo di approvazione, DocuSign aggiunge un certificato di completamento e converte il documento in formato PDF. Questo viene poi caricato all’interno di una cartella nascosta nella libreria da cui è partito il processo. Entra quindi in gioco un event receiver che esegue una serie di azioni necessarie per la pubblicazione:

  • Elabora il documento per spostare la copertina da ultima a prima pagina
  • Ricerca il documento all’interno della libreria
  • Imposta lo stato “Approvato”
  • Toglie l’estrazione
  • Imposta la data di approvazione e la data di scadenza
  • Imposta il primo firmatario e l’approvatore finale tramite una query a DocuSign
  • Copia il documento nella libreria, lo popola con i metadati e imposta lo stato “Signed”

Infine, il documento viene rielaborato un'ultima volta per eliminare il certificato di completamento (che viene mantenuto solamente nel sottosito di redazione) e viene pubblicato sul sito pubblico in modo da renderlo visibile a tutti i dipendenti aziendali.

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Notifiche ai dipendenti

Al termine del processo di approvazione e pubblicazione del documento, è infine necessario inviare una notifica di avvenuta pubblicazione a tutti i dipendenti interessati.

Il redattore riceve dunque una mail automatica contenente un link a una pagina SharePoint dalla quale ha la possibilità di impostare i gruppi di utenti a cui inviare la notifica di pubblicazione del documento. I gruppi scelti dal redattore vengono quindi salvati all’interno di una tabella del database Talentia e, successivamente, viene inviata una mail contenente il medesimo link agli utenti con il ruolo di verificatore della qualità. Gli utenti possono dunque approvare o modificare i gruppi scelti dal redattore e procedere con l’invio della notifica. Interviene dunque una Azure Function che recupera le informazioni presenti sul database e invia la notifica di avvenuta pubblicazione a tutti i dipendenti interessati.

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