schermata della piattaforma per gestione procedure aziendali

Piattaforma per la gestione delle procedure

Creare e implementare procedure aziendali è fondamentale per consentire ai propri dipendenti di lavorare in modo corretto. Fare in modo che i dipendenti abbiano accesso solamente alle procedure rilevanti è altrettanto importante perché permette alle persone di non dover effettuare ricerche tra la moltitudine di documenti dell’azienda.

Per supportare un cliente multinazionale nella corretta implementazione e gestione di tutte le procedure aziendali, in Dev4Side abbiamo sviluppato una piattaforma SharePoint attraverso la quale l’azienda ha la possibilità di creare i documenti, approvarli e inviarli solamente ai dipendenti che ne hanno bisogno.

La piattaforma sviluppata è diviso in tre librerie:

Gestione procedure aziendali corporate

Corporate

Procedure relative a tutta l’azienda

gestione procedure aziendali division

Division

Procedure relative alle divisioni aziendali

gestione delle procedure aziendali local

Local

Procedure relative alle entità giuridiche

Ogni libreria contiene una serie di document set, ovvero delle cartelle alle quali vengono associati dei metadati, nei quali sono raccolti tutti i documenti relativi alla stessa procedura.
schermata della piattaforma per gestione procedure aziendali

Approvazione delle procedure

Tramite la piattaforma, è possibile gestire l’approvazione delle procedure aziendali.

La procedura viene creata in modalità “draft” da un primo dipendente che, grazie alla presenza un pulsante custom, fa iniziare il flusso di approvazione del documento. Successivamente, il documento viene inviato sequenzialmente a una serie di dipendenti responsabili identificati tramite una lista SharePoint. Ogni dipendente ha quindi la possibilità di approvare il documento tramite un apposito pulsante e, nel caso in cui decida di rifiutare la procedura, di far ripartire il flusso di approvazione da capo.

Alla fine dell’intero processo di approvazione, vengono impostati i permessi di accesso e il documento viene inviato a tutti gli utenti che devono avere accesso alla procedura.

schermata della piattaforma per gestione procedure aziendali

Pulsante custom per le modifiche

Dopo l’approvazione e l’invio del documento, è inoltre possibile utilizzare un apposito pulsante custom per eseguire delle modifiche senza dover far partire un nuovo flusso di approvazione ma permettendo ai responsabili di inserire un commento che verrà inviato a tutti i dipendenti che hanno accesso alla procedura nel momento in cui viene inviata nuovamente.

Infine, c’è la possibilità di archiviare il documento all’interno di librerie di archiviazione che sono accessibili solamente agli utenti autorizzati e che permette all’azienda di avere uno storico delle procedure.

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schermata della piattaforma per gestione procedure aziendali

Concessione dei permessi di accesso

Grazie alla piattaforma per la gestione delle procedure aziendali è inoltre possibile concedere permessi di accesso per fare sì che solamente i dipendenti che ne hanno bisogno possano vedere i documenti.

Le procedure corporate sono quindi accessibili a tutti i dipendenti aziendali mentre quelle inserite nelle librerie division e local presentano un campo apposito per permettere all’azienda di indicare quali utenti devono avere accesso ai documenti. È infine presente un campo denominato “custom readers” che permette sia di concedere i permessi di accesso anche a dipendenti che non fanno parte dei gruppi identificati precedentemente che di limitare i permessi di accesso a un gruppo di utenti più ristretto.

Questo processo è interamente gestito da un’applicazione esterna che permette all’azienda di abbinare i metadati dei documenti ai gruppi e agli utenti presenti sull’Active Directory aziendale in modo da inviare correttamente le comunicazioni ai dipendenti interessati.

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