Creazione guidata di nuovi progetti e gestione della documentazione in un ambiente collaborativo.

Una soluzione per il project management e la gestione della relativa documentazione di progetto che sfrutta le funzionalità di collaborazione offerte da Microsoft Office 365. Questa soluzione è stata implementata per una multinazionale che opera nel campo dell’ingegneria meccanica e permette l’accesso a tutta la documentazione di progetto rispettando i principali standard di qualità ISO 9001.

Office 365 Project Management | Dev4Side

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Incremento della collaborazione nella soluzione di Project Management Office

Seguendo le direttive di gestione qualità del cliente e mantenendo una UI facile che potesse essere utilizzata da utenti connessi da 12 diverse regioni del mondo, ci è stato chiesto di implementare una soluzione di Project Management Office 365 arricchita con le funzionalità di collaborazione offerte da Microsoft.

Abbiamo inoltre dovuto aiutare l’organizzazione nell’automatizzazione dei processi manuali, che erano spesso causa di errori, e implementare un sistema pronto per essere integrato in autonomia con applicazioni di terze parti già in uso da parte del cliente.

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I nostri esperti hanno sfruttato a pieno la UI di SharePoint Online e le restanti funzionalità di collaborazione che vengono offerte dai gruppi di Office 365.

L'applicazione per il Project Management Office

L’applicazione di Project Management Office implementata è stata dotata di wizard per la creazione di nuovi progetti, di una dashboard per la visualizzazione dei progetti in corso e dei relativi PM, di un workflow approvati personalizzato e di un sistema automatico di generazione dei file PDF approvati.

Il processo di distribuzione è stato proposto sfruttando le funzionalità dei gruppi di sicurezza “mail-enabled” di Office 365 per poter permetterne l’utilizzo anche in fase di assegnazione automatica dei permessi di visualizzazione sulle varie tipologie di procedure.

I gruppi vengono invece creati e mantenuti aggiornati da un applicativo personalizzato sulla base dell'appartenenza dell'utente a un’azienda o dipartimento del gruppo, integrandosi con le informazioni presenti all'interno di Azure Active Directory.

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Risultati Raggiunti

Grazie all’applicazione di Project Management Office, il dipartimento IT ha potuto offrire ai lavoratori un sistema unificato per la gestione dei progetti e l’archiviazione dei documenti, completando dunque il processo di migrazione dal file system a SharePoint che era in corso da qualche mese. Sfruttando le funzionalità di ricerca, gli utenti finali possono trovare più facilmente la documentazione di progetto e, grazie alla feature di collaborazione di Office 365, a condividerla con clienti e fornitori.
La produttività è stata inoltre aumentata grazie a delle nuove funzionalità:
  • Archiviazione facilitata, metadati e sincronizzazione dei file con OneDrive per un accesso fuori rete
  • Workflow di revisione e di approvazione
  • Generazione automatica dei documenti tramite template e generazione delle versioni ufficiali in PDF
  • Auto-numerazione univoca dei documenti in tutto il sistema
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