Il progetto è stato parte di un processo più ampio di migrazione da Lotus Notes a SharePoint Online.
Abbiamo dovuto quindi riportare in SharePoint le funzionalità già in uso agli utenti finali,
garantendo una user experience il più vicina possibile a quello cui erano abituati.
Il punto su cui abbiamo dovuto mettere più impegno è stato però sicuramente quello relativo
alla funzionalità di distribuzione dei documenti e delle nuove versioni pubblicate.
Il sistema doveva infatti inviare avvisi a migliaia di utenti, in base alla loro appartenenza
ad una company del gruppo o ad una specifica funzione aziendale.
Per la gestione delle procedure abbiamo proposto al cliente di sfruttare, per quanto possibile,
le funzionalità out-of-the-box di SharePoint Online relative all'interazione con i documenti.
Il sistema, secondo le direttive imposte dal sistema di qualità interno all'azienda, genera
un numero univoco per ogni procedura, offre un sistema di approvazione a più step per la pubblicazione della procedura,
la distribuzione e la possibilità di aggiornare la versione della procedura.
Il processo di distribuzione è stato proposto sfruttando le funzionalità dei gruppi di sicurezza "mail-enabled" di Office 365,
così da permetterne l'utilizzo anche in fase di assegnazione automatica dei permessi di visualizzazione sulle varie tipologie di procedure.
I gruppi vengono creati e mantenuti aggiornati da un applicativo personalizzato, in base all'appartanenza dell'utente
ad una delle aziende del gruppo o ad un dipartimento, integrandosi con le informazioni presenti all'interno
di Azure Active Directory.
A seguito di una fase di testing in collaborazione con il cliente, la migrazione
dell'applicativo da Lotus Notes a SharePoint Online si è conclusa
con successo, assieme alla migrazione nel nuovo sistema di tutte le procedure in vigore.
Il cliente è così riuscito a raggiungere i propri obiettivi:
