Migrazione da Lotus Notes a SharePoint Online

Come parte di un processo più ampio di migrazione da Lotus Notes a SharePoint Online, ci è stato chiesto di riportare in SharePoint le funzionalità già in uso da parte degli utenti finali e di garantire una user experience il più simile possibile a quella a cui erano abituati.

Una parte fondamentale del progetto è stata la funzionalità di distribuzione dei documenti e delle nuove versioni pubblicate. Il nuovo sistema doveva infatti essere in grado di inviare avvisi a migliaia di utenti sulla base della loro appartenenza a una società del gruppo o a una specifica funzione aziendale.

SharePoint Quality | Dev4Side

I nostri esperti hanno proposto al cliente di sfruttare, per quanto possibile, le funzionalità out-of-the-box di SharePoint Online relative all’interazione con i documenti.

Processo di SharePoint Application Development

Rispettando a pieno le direttive imposte dal sistema di qualità interno all’azienda, abbiamo sviluppato una SharePoint Application in grado di generare un numero univoco per ogni procedura e che offre la possibilità di approvare in più step la pubblicazione delle procedure, la distribuzione e la possibilità di eseguire l’aggiornamento delle stesse.

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Il processo di distribuzione

Il processo di distribuzione è stato sviluppato sfruttando le funzionalità dei gruppi di sicurezza “mail-enabled” di Office 365 in modo da permetterne l’utilizzo anche in fase di assegnazione automatica dei permessi di visualizzazione sulle varie tipologie di procedure. I gruppi vengono creati e mantenuti aggiornati da un applicativo personalizzato, in base all’appartenenza dell’utente ad una delle aziende del gruppo o a un dipartimento, integrandosi con le informazioni all’interno di Azure Active Directory.

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Risultati raggiunti

A seguito delle fasi di development e di testing in collaborazione con il cliente, la migrazione dell'applicativo da Lotus Notes a SharePoint Online e la migrazione nel nuovo sistema di tutte le procedure in vigore si sono concluse con successo.

Il cliente è così riuscito a raggiungere i propri obiettivi:

  • Migrare il proprio applicativo su SharePoint Online
  • Offrire agli utenti finali una UX familiare e facile all'uso
  • Effettuare una distribuzione delle procedure, a diverse tipologie di utenti, in maniera sicura e robusta
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