schermata dello sharepoint custom form

Soluzione per la gestione delle prenotazioni

Per aiutare un nostro cliente con la gestione delle prenotazioni delle vaccinazioni antinfluenzali proposte dall’azienda, abbiamo implementato una lista di SharePoint e un form per la richiesta da parte dei dipendenti. Il form è stato reso disponibile ai collaboratori dell’azienda per tutta la durata del periodo di tempo in cui era possibile prenotare la vaccinazione tramite un link.

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schermata dello sharepoint custom form

SharePoint custom form per la prenotazione delle vaccinazioni

Per effettuare la vaccinazione, i dipendenti devono solamente accedere al sito, cliccare sul pulsante “Nuovo” e compilare tutti i campi obbligatori dello SharePoint custom form messo a loro disposizione. In seguito all’invio della richiesta questa viene inserita all’interno di una lista SharePoint e resa visibile all’utente che l’ha compilata.

Gli amministratori hanno invece la possibilità di vedere tutte le richieste che sono state effettuate e di esportare un documento in formato CSV che contiene tutti gli elementi della lista in modo da effettuare un controllo rapido sulle prenotazioni da parte dei dipendenti. Per permettere loro di essere sempre a conoscenza del numero di prenotazioni effettuate, è stato poi aggiunto al campo email un conteggio in tempo reale.

Il form è stato interamente creato utilizzando le funzioni di default di Microsoft SharePoint.

Per assicurare che la richiesta venga compilata nel modo corretto, sono stati inseriti dei controlli:

Trattamento dei dati personali

Trattamento dei dati personali

I dipendenti devono necessariamente acconsentire tramite l’apposito campo di tipo scelta per poter procedere. In caso contrario, il form restituisce un messaggio di errore e impedisce di inviare la propria richiesta

Controllo del codice fiscale

Controllo del codice fiscale

È stato impostato un valore univoco per il codice fiscale inserito. Di conseguenza, se un dipendente cerca di prenotarsi più volte con lo stesso codice fiscale, il form impedisce l’invio della richiesta.

architettura dello sharepoint custom form

Microsoft Power Automate per assicurare la correttezza dei dati

Per poter inserire i dati all’interno della lista SharePoint creata e assicurare l’inserimento di dati corretti, è stato implementato un flusso tramite Microsoft Power Automate.

Il flusso creato è molto semplice e viene attivato dalla creazione di un nuovo elemento all’interno della lista SharePoint implementata nel sito dell’azienda. Grazie alle automatizzazioni, viene inviata una mail di notifica all’utente che ha effettuato la richiesta. Successivamente, il flusso ottiene i dati personali dell’utente che ha creato l’elemento (nome, cognome e CID) e li utilizza per aggiornare automaticamente la richiesta con i dati corretti.

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