schermata del software gestione contratti

Software Gestione Contratti

Un nostro cliente che opera nel settore chimico e farmaceutico aveva la necessità di implementare un sistema per gestire i contratti in modo centralizzato e creare report personalizzati per la verifica delle informazioni. In Dev4Side abbiamo raccolto la sfida proposta e abbiamo sviluppato un software per la gestione dei contratti che permette ai dipendenti di stilare e gestire i documenti aziendali da un solo punto di accesso.

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Compilazione e inserimento delle schede contratto

L’azienda può inserire i contratti attraverso il software per la gestione dei contratti che abbiamo implementato e utilizzando due applicazioni esterne sviluppate ad hoc per l’azienda.

I dipendenti possono quindi compilare i contratti all’interno di una “Drafting Area” e firmarli tramite l’utilizzo di DocuSign. Successivamente, le schede contratto firmate vengono automaticamente caricate su SharePoint e viene loro assegnato un codice ID univoco e sequenziale per tracciarle correttamente. Infine, in seguito alla scadenza dei contratti, questi vengono automaticamente trasferiti in un archivio tramite l’utilizzo di una Azure Function.

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Liste per la gestione dei contratti

Per gestire in modo centralizzato i contratti aziendali, sono state create diverse liste all’interno delle quali sono racchiuse tutte le informazioni descrittive rilevanti riguardo ai contratti in essere e ai dipartimenti di competenza

Per poter assicurare un buon livello di sicurezza aziendale, è stata implementata una logica di verifica e di concessione dei permessi di accesso alle schede contratto. Ciò è determinato dai valori che l’azienda inserisce nel momento della compilazione del contratto e dagli elementi presenti su una seconda lista SharePoint. Sulla base delle regole imposte dall’azienda quindi, diversi gruppi di dipendenti hanno diversi livelli di accesso ai contratti.

È stato poi implementato un meccanismo di alerting, che permette ai dipendenti di ricevere delle mail di notifica quando i contratti sono in fase di scadenza.

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Report per il monitoraggio dei contratti aziendali

Per supportare ulteriormente l’azienda anche nella fase di ispezione interna ed esterna, abbiamo inoltre creato una serie di report che consentono all’azienda di visualizzare e monitorare le informazioni di maggiore interesse.

Questi report vengono creati utilizzando Microsoft Power BI e utilizzano i dati presenti su un database SQL che è aggiornato giornalmente e all’interno del quale vengono inseriti tutti i dati raccolti da SharePoint.

È stata poi mantenuta anche la logica di visibilità dei contratti grazie all’utilizzo di una serie di tabelle all’interno delle quali sono racchiuse tutte le informazioni riguardo ai permessi di accesso. Nel momento in cui un’utente accede ai report, quindi, viene effettuata una query per mostrare solamente i dati per cui ha i permessi di accesso.

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Database di marchi e copyright

Infine, abbiamo sviluppato un database dei marchi e dei copyright aziendali in modo da permettere all’azienda di monitorare i propri asset.

Queste informazioni vengono caricate sul database attraverso l’utilizzo di una Azure Function che raccoglie le informazioni da documenti inviati da applicazioni di terze parti e i dipendenti aziendali hanno solamente la possibilità di verificare le informazioni utilizzando dei form in modalità read-only personalizzati con Microsoft Power Apps in modo da creare delle schede il più simile possibile a quelle precedentemente in uso.

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