Applicazione web per la gestione del processo di onboarding
Per supportare un’azienda che opera nel settore retail nel processo di on-boarding dei nuovi assunti, abbiamo sviluppato un’applicazione web multilingue e integrata a Service Now che consente di indicare ai responsabili aziendali quali sono le risorse necessarie per lo svolgimento delle attività quotidiane del neoassunto.
La sfida
L’azienda aveva bisogno di uno strumento che permettesse loro di svolgere in modo semplice e automatico il processo di on-boarding di tutti i nuovi dipendenti localizzati nei diversi mercati in cui operano in modo da mettere a loro disposizione tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per lavorare prima del loro ingresso in azienda.
La nostra soluzione
Per automatizzare il processo di on-boarding aziendale abbiamo sviluppato un’applicazione web multilingue utilizzando il framework .NET. L’applicazione è collegata a Active Directory per identificare i nuovi assunti ed è integrata a Service Now tramite Rest API in modo da aprire dei ticket ai dipartimenti responsabili.
Architettura del software
Quando l’azienda assume un nuovo dipendente, il dipartimento IT crea una nuova utenza all’interno di Azure Active Directory. Queste nuove utenze vengono poi aggiunte automaticamente al portale che abbiamo sviluppato grazie all’implementazione di una Azure Function che ogni giorno verifica la presenza di nuove utenze all’interno della Active Directory e la relativa data di assunzione.
Apertura di ticket su Service Now
In seguito all’inserimento della nuova utenza sull'onboarding software, viene inviata una mail al manager del neoassunto e viene innescato un processo a step che deve essere compilato dal manager responsabile. Quest’ultimo deve quindi compilare un form per indicare ai dipartimenti aziendali responsabili quali risorse devono essere preparate per il nuovo dipendente, a quali applicazioni dovrà avere accesso, quali permessi devono essere concessi e altre informazioni fondamentali per lo svolgimento delle sue attività quotidiane.
Completando il processo di compilazione, la web app comunica i dati a Service Now che crea automaticamente un ticket per ogni step del form completato. A questo punto, le informazioni relative ai ticket aperti vengono restituite all’applicazione in modo da essere consultabili da parte dei responsabili IT.
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Creazione di nuovi step
Gli amministratori aziendali hanno accesso a una sezione di back-end nella quale è possibile aggiungere nuovi step al processo di richiesta, inserire un tag che permette a Service Now di aprire il ticket al gruppo corretto e indicare se i campi sono o meno obbligatori.
Gli amministratori e i responsabili IT locali hanno poi la possibilità di eliminare i processi non ancora compilati e di ripristinarli se necessario, di riassegnare la compilazione del processo a una seconda persona e di inviare dei reminder ai manager per ricordare loro del processo da compilare.
Aggiunta di nuovi distaccamenti nazionali dell'azienda
Infine, l’azienda ha la possibilità di aggiungere altri distaccamenti nazionali all’interno dell'onboarding software sviluppata per poter rendere disponibile questo processo di on-boarding a tutte le nazioni che ne hanno la necessità. Per fare ciò devono indicare il nome dell’azienda e il codice SAP relativo, inserire una breve descrizione e assegnare i ruoli di IT locali.
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