Comunicazione più rapida e semplice
Per velocizzare i tempi di accorgimento e manutenzione di guasti e problemi, un nostro cliente che opera nel campo della mobilità ci ha commissionato la creazione di un sistema per aiutare i suoi dipendenti a comunicare con maggiore facilità gli eventuali guasti che incontrano durante le proprie mansioni quotidiane.
Il problema
L’azienda aveva la necessità di migliorare e facilitare la segnalazione dei problemi e dei guasti in cui può incorrere durante la sua attività. Non aveva però nessuna piattaforma a cui tutti i dipendenti potessero accedere per effettuare tali segnalazioni in modo semplice e sicuro.
La nostra soluzione
Per creare una piattaforma che fosse intuitiva e sicura, abbiamo creato una WebPart SharePoint all’interno della intranet aziendale a cui gli utenti possono accedere con facilità per creare e inviare segnalazioni direttamente ai responsabili che le possono visualizzare e prendere in carico da una lista di SharePoint.
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Webpart SharePoint funzionale e intuitiva
Il funzionamento della WebPart Sharepoint è piuttosto intuitivo. Gli utenti non devono fare altro che accedere alla pagina della intranet, compilare un form con le informazioni relative al problema riscontrato, inserire eventuali allegati foto e video e inviare la propria segnalazione. Per incentivare i dipendenti ad effettuare queste segnalazioni, è stata loro lasciata la possibilità di rimanere anonimi.
In seguito all’invio da parte del dipendente, una Azure Function fa partire una mail indirizzata ai responsabili della gestione delle segnalazioni. La mail contiene un riepilogo delle informazioni inserite all’interno del form e un link a una lista SharePoint da cui è possibile visualizzare tutte le segnalazioni ricevute e lo stato di avanzamento della gestione di ognuna.
Gestione facile delle segnalazioni
Da questa lista, l’incaricato può effettuare le seguenti azioni:
- Creare una nuova segnalazione
- Modificare una segnalazione inviata da un dipendente
- Prendere in carico una segnalazione e indicare l’avanzamento nella sua gestione
Nel momento in cui decide di prendere in carico una segnalazione inviata da un dipendente, il responsabile della gestione può collegarla alle segnalazioni che evidenziano lo stesso problema, modificarne lo stato di avanzamento e compilare dei campi dati aggiuntivi.
Conclusione del processo
Una volta valutata la segnalazione è possibile concludere il processo in due modi:
- Accettando e gestendo la segnalazione si modifica lo stato in “Segnalazione gestita e approvata” e non è più necessario effettuare ulteriori azioni.
- Rifiutando la segnalazione, il processo si conclude con lo stato di “Segnalazione respinta”, la trasformazione dei campi in modalità read-only per quanto riguarda la WebPart e la creazione automatica da parte di una Azure Function di una copia della segnalazione che risulterà invece modificabile.
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Tecnologie utilizzate per lo sviluppo della WebPart
Per sviluppare la WebPart SharePoint e le funzioni messe a disposizione dei dipendenti dell’azienda sono state utilizzate le seguenti tecnologie:
- SharePoint, per la creazione della WebPart
- Azure, per lo sviluppo delle funzioni che permettono l’automatizzazione dei processi
- React.js, per lo sviluppo della parte front end
- C# (framework .NET), per lo sviluppo del back end
Funzionamento della Webpart SharePoint
Il sistema permette agli utenti di accedere direttamente alla WebPart SharePoint per compilare un form i cui dati derivano da una serie di liste SharePoint con campi modificabili dal cliente. In seguito all’invio della segnalazione, la WebPart SharePoint invia i dati raccolti a una Azure Function che a sua volta le invia alla lista SharePoint che verrà poi visualizzata dai responsabili della gestione della segnalazione. Durante questo processo, la Azure Function può anche effettuare una manipolazione dei dati inseriti nel caso in cui non siano coerenti con le regole imposte dall’azienda.
Contemporaneamente a questo processo, una seconda Azure Function riceve dalla WebPart SharePoint l’impulso a inviare la mail al responsabile individuato dall’azienda. Una ultima Azure Function è invece poi responsabile dell’effettuazione di una verifica giornaliera di tutte le segnalazioni inviate e ancora modificabili allo scopo di scoprire eventuali combinazioni di valori non conformi alle specifiche del progetto e modificarle automaticamente.