Una gestione documentale controllata
Ogni azienda gestisce migliaia di documenti e SharePoint, grazie alle funzionalità di deafult per la collaborazione su file e alla coesione con gli strumenti di Office, è sicuramente uno dei prodotti di punta per la costruzione di un Document Mangement System.
Utilizzare SharePoint per la creazione e l’archiviazione dei documenti senza regole o una guida risulta spesso un fallimento. Si finisce infatti per avere siti SharePoint ingestibili e senza alcuna logica.
La nostra soluzione si offre come un’opzione semplice all’uso per evitare questi problemi.
Qualità
Questo strumento è perfetto per il tracciamento della documentazione richiesto dalle principali certificazioni ISO, le procedure e le guideline interne.
Legale
Gestisci i contratti e la documentazione del tuo dipartimento in maniera strutturata. Protocolla i documenti secondo le tue logiche.
IT
Utilizza questo tool per l'archiviazione di tutti i manuali utenti e le procedure interne. Crea nuove aree per rispondere alle esigenze dei tuoi utenti.
Dev4Side software ha realizzato intranet.ai
La intranet aziendale Microsoft 365
Dev4Side Software ha realizzato e rimane il partner tecnologico di intranet.ai, la miglior soluzione per avere una intranet aziendale con il 10% del tempo e con il 10% del budget, interamente integrata con Microsoft 365 e Sharepoint Online
Gestisci i documenti su una struttura ben definita
Ogni funzione aziendale può avere la propria area in cui gestire in sicurezza i propri documenti.
- I documenti sono divisi per tipologia
- Ogni funzione può gestire le tipologie di documenti in autonomia
- Su ogni documento, è possibile specificare lo stesso set di metadati
Il concetto di “funzione” è ovviamente generico. L’applicazione, infatti, può offrire funzionalità di gestione documenti per ogni tipo di categorizzazione.
Protocollazione dei documenti
In fase di aggiunta di un nuovo documento, il sistema esegue il processo di creazione di un nuovo numero di protocollo.
- Viene generato un numero univoco per il documento
- La sintassi per la generazione del numero può essere scelta dall'amministratore
- Il numero viene salvato tra i metadati del documento
Esempi di numerazione utilizzano un codice per identificare la tipologia di documento, l'anno e il mese di creazione del documento e un incrementale (es: SOP-2017-05-001).
Sfrutta SharePoint per generare documenti PDF
Una volta creato il documento, gli utenti possono sfruttare tutte le funzionalità di gestione dei documenti fornite da SharePoint:
- Il versioning per tracciare e recuperare le modifiche fatte al documento
- La condivisione e la collaborazione con i colleghi
- Le modifiche in tempo reale
- Il workflow approvativo
- Gli alert sulle modifiche fatte al documento
È inoltre possibile pubblicare i documenti e convertirlo automaticamente in formato PDF.
Altre funzionalità
- Integrato con Office 365 e SharePoint on-premise
- Divisione dei documenti per tipologia
- Gestione delle tipologie in autonomia
- Protocollazione dei documenti
- Su richiesta, la conversione del file in PDF
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