Gestione Documenti Aziendali per Office 365 e Sharepoint

Un semplice e funzionale Document Management System in SharePoint

La intranet aziendale Microsoft 365

Dev4Side Software ha realizzato intranet.ai, la miglior soluzione per avere una intranet aziendale con il 10% del tempo e con il 10% del budget, interamente integrata con Microsoft 365 e Sharepoint Online

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Office 365 Product image
Gestisci i documenti su una struttura ben definita

Ogni funzione aziendale può avere la propria area, in cui gestire in sicurezza i propri documenti.

  • I documenti sono divisi per tipologia
  • Ogni funzione può gestire le tipologie di documenti in autonomia
  • Su ogni documento, è possibile specificare lo stesso set di metadati

Il concetto di “funzione” è ovviamente generico. L’applicazione infatti può offrire funzionalità di gestione documenti per dipartimenti, società, sedi, country o qualsiasi categorizzazione si voglia mettere in piedi.

Protocollazione dei documenti

In fase di aggiunta di un nuovo documento, il sistema esegue il processo di creazione di un nuovo numero di protocollo.

  • Viene generato un numero univoco per il documento
  • La sintassi per la generazione del numero può essere scelta dall'amministratore
  • Il numero viene salvato tra i metadati del documento

Esempi di numerazione utilizzano un codice per identificare la tipologia di documento, l'anno e il mese di creazione del documento e un incrementale (es: SOP-2017-05-001).

Office 365 Product image
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Sfrutta SharePoint e genera documento in PDF

Una volta creato il documento, gli utenti possono sfruttare tutte le funzionalità di gestione dei documenti fornite da SharePoint:

  • Il versioning per tracciare e recuperare le modifiche fatte al documento
  • La condivisione e la collaborazione con i colleghi
  • Le modifiche in tempo reale
  • Il workflow approvativo
  • Gli alert sulle modifiche fatte al documento

A richiesta, è disponibile la possibilità di pubblicare il documento e convertirlo in automatico in formato PDF.

Altre funzionalità
  • Integrato con Office 365 e SharePoint on-premise
  • Divisione dei documenti per tipologia
  • Gestione delle tipologie in autonomia
  • Protocollazione dei documenti
  • Su richiesta, la conversione del file in PDF

La gestione documentale controllata

Ogni azienda gestisce migliaia e migliaia di documenti e SharePoint è sicuramente uno dei prodotti di punta per la costruzione dei cosiddetti Document Mangement System, grazie alle sue funzionalità di default per la collaborazione su file e alla sua perfetta coesione con gli strumenti del pacchetto Office.
Partire ad utilizzare SharePoint per l’archiviazione e la creazione dei propri documenti aziendali senza delle regole o senza una guida risulta spesso però un fallimento. Si finisce per avere siti SharePoint ingestibili, con documenti inerenti ma archiviati in locazioni differenti senza alcuna logica oltre al rischio di perdita di controllo sui permessi.
La nostra soluzione si offre come un’opzione semplice all’uso per evitare questi problemi.

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Qualità

Questo strumento è perfetto per il tracciamento della documentazione richiesto dalle principali certificazioni ISO, le procedure e le guideline interne.

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Legale

Gestisci i contratti e la documentazione del tuo dipartimento in maniera strutturata. Protocolla i documenti secondo le tue logiche.

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IT

Utilizza questo tool per l'archiviazione di tutti i manuali utenti e le procedure interne. Crea nuove aree per rispondere alle esigenze dei tuoi utenti.

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Digital Workplace e Intranet aziendale si integrano perfettamente con Microsoft 365

intranet.ai è concepita come una soluzione pronta all'uso che sfrutta

le funzionalità fornite dall'integrazione con Microsoft 365 e riduce il costo della intranet

Tramite Intranet.ai è possibile attivare l'abbonamento a Microsoft 365 ed evenutalmente adottare
strumenti di collaborazione che già dal 75% delle aziende utilizza

La rete intranet è un portale per i dipendenti, a cui è possibile accedere sempre e ovunque tramite un computer o un dispositivo mobile

Intranet.ai è una soluzione pronta all'uso per il tuo portale aziendale

Ti fa risparmiare i costi di sviluppo dei processi interni dell'azienda

 

 

Per piccole e medie imprese

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Per le grandi Industrie

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  • Integrazione con Microsoft 365 e Viva

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  • Supporto Enterprise

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