Un semplice e funzionale Document Management System in SharePoint
Ogni funzione aziendale può avere la propria area, in cui gestire in sicurezza i propri documenti.
Il concetto di “funzione” è ovviamente generico. L’applicazione infatti può offrire funzionalità di gestione documenti per dipartimenti, società, sedi, country o qualsiasi categorizzazione si voglia mettere in piedi.
In fase di aggiunta di un nuovo documento, il sistema esegue il processo di creazione di un nuovo numero di protocollo.
Esempi di numerazione utilizzano un codice per identificare la tipologia di documento, l'anno e il mese di creazione del documento e un incrementale (es: SOP-2017-05-001).
Una volta creato il documento, gli utenti possono sfruttare tutte le funzionalità di gestione dei documenti fornite da SharePoint:
A richiesta, è disponibile la possibilità di pubblicare il documento e convertirlo in automatico in formato PDF.
Ogni azienda gestisce migliaia e migliaia di documenti e SharePoint è sicuramente uno dei prodotti di punta per la costruzione dei cosiddetti Document Mangement System, grazie alle sue funzionalità di default per la collaborazione su file e alla sua perfetta coesione con gli strumenti del pacchetto Office.
Partire ad utilizzare SharePoint per l’archiviazione e la creazione dei propri documenti aziendali senza delle regole o senza una guida risulta spesso però un fallimento. Si finisce per avere siti SharePoint ingestibili, con documenti inerenti ma archiviati in locazioni differenti senza alcuna logica oltre al rischio di perdita di controllo sui permessi.
La nostra soluzione si offre come un’opzione semplice all’uso per evitare questi problemi.
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