In questo articolo, vedremo insieme una breve introduzione a Power Apps for Office 365 e ai vantaggi che offre alle aziende per sviluppare applicazioni in modalità low code. Approfondiremo inoltre le principali integrazioni con le applicazioni di Office 365 e con i prodotti Microsoft che compongono il digital workplace di Microsoft 365, con una panoramica dettagliata e un esempio pratico di integrazione con Excel.
Microsoft Power Apps è uno dei prodotti messi a disposizione da Power Platform, la suite realizzata da Microsoft per assistere e semplificare lo sviluppo di processi telematici aziendali interni. All’interno di Power Platform troviamo inclusi Power Automate per creare e gestire sistemi di automazione, Power BI per l’analisi dati e la creazione di report dinamici e Power Apps per lo sviluppo di applicazioni personalizzate.
In breve si tratta di una soluzione di sviluppo app basata su tecnologia cloud che permette di creare applicazioni su misura senza dover partire da zero e senza bisogno di alcuna conoscenza a livello di programmazione, grazie ad un sistema molto versatile e intuitivo, analogo a un set di costruzioni virtuale (un approccio definito low-code).
Con Power Apps si può progettare l'aspetto e il funzionamento dell'app, collegarla a diversi tipi di dati, come fogli Excel o database, e farla eseguire su computer, tablet o telefoni utilizzando un ambiente di sviluppo completo e funzionale, risparmiando sui costi di programmazione e distribuzione senza rinunciare alla qualità.
Una piattaforma low-code o lo sviluppo di applicazioni low-code è un approccio allo sviluppo di applicazioni che riduce pesantemente la dipendenza dalla codifica tradizionale. In sostanza, anziché scrivere ogni riga di codice da zero, i professionisti del software possono utilizzare piattaforme low code che forniscono componenti prefabbricati e interfacce visive per la creazione di app.
Microsoft Power Apps, con la sua interfaccia Drag&Drop, permette di scegliere da una raccolta di componenti predefiniti e riutilizzabili e trascinarli direttamente sulla schermata di lavoro per modellare la struttura e i contenuti di un’applicazione.
Questi elementi coprono casi d'uso comuni in ambito aziendale come l’amministrazione delle risorse umane e la gestione degli ordini e offrono una solida base da cui partire durante le fasi di progettazione e sviluppo. Inoltre, è possibile estendere ulteriormente le funzionalità di Power Apps utilizzando codice personalizzato quando necessario.
La piattaforma include inoltre numerosi strumenti per connettersi a una vasta gamma di fonti dati, tra cui Microsoft 365, Dynamics 365, SharePoint, SQL Server e Dataverse.
Una volta connessa a una di queste fonti dati, l’app permetterà agli utenti di accedere e utilizzare le informazioni rilevanti per le loro esigenze senza complicazioni e con la certezza che siano sempre aggiornate.
Le applicazioni create con Power Apps traggono vantaggio dai continui aggiornamenti e miglioramenti della piattaforma stessa. Gli utenti non devono preoccuparsi di installare o applicare manualmente gli update, poiché vengono gestiti automaticamente da Microsoft.
Le integrazioni in Microsoft Power Apps consentono all'applicazione di comunicare e interagire con altre app, servizi o fonti di dati esterne. Funzionano attraverso l'uso di connettori preconfigurati per la connessione a numerosi servizi e piattaforme esterne.
Integrare altre app non è quindi altro che l’unire diverse applicazioni o programmi per farli lavorare insieme in modo più rapido e efficiente.
In un ambiente aziendale avere diverse app con diverse funzioni e formati ed estensioni poco compatibili è una realtà piuttosto comune. Integrarle in Power Apps consente l’utilizzo di funzioni da ognuna di queste app all'interno di una singola e comoda applicazione.
Power Apps è strettamente integrato con l'ecosistema della famiglia Microsoft 365. Queste integrazioni permettono agli sviluppatori di creare facilmente applicazioni con Power Apps che possano sfruttare i dati e le funzionalità dell’ambiente software Office 365, andando a migliorare l'efficienza e la produttività della propria azienda. Vediamo insieme i principali vantaggi:
Dev4Side Software è specializzata nella creazione di app aziendali con Power Apps, riducendo drasticamente i processi di sviluppo e mantenimento delle applicazioni interne.
Operando in maniera verticale sull'intero ecosistema Power Platform di Microsoft, abbiamo sviluppato una ottima competenza su Power Apps che ci permette di offrire soluzioni disegnate su misura ed completamente integrate all'interno del tuo tenant Microsoft 365.
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In ambito aziendale, le integrazioni di Power Apps con altre app Microsoft 365 possono variare a seconda di quelle che sono le proprie esigenze e necessità.
Ci limiteremo a descrivere alcuni dei casi più comuni in cui un’azienda può trarre vantaggio dall’integrazione tra Power Apps e altre applicazioni dell’ecosistema Microsoft: da quelle rilasciate un tempo sotto la licenza Office 365 per passare poi alle aggiunte più recenti alla famiglia Microsoft 365 come le app della suite Power Platform.
Cominciamo esaminando le integrazioni tra Power Apps e tre dei caposaldi dell’ambiente di lavoro Office 365: Excel, Word e PowerPoint.
L’integrazione di Power Apps con Microsoft Excel consente agli utenti di visualizzare e aggiornare i dati direttamente dalle applicazioni Power Apps, permettendo la creazione di dashboard interattivi o formulari di input dati che si colleghino direttamente ai fogli di calcolo Excel già esistenti.
La soluzione di sviluppo Microsoft può integrarsi con Word consentendo agli utenti di creare applicazioni personalizzate che interagiscano direttamente con i documenti Word per, ad esempio, la creazione di moduli o processi di approvazione in cui i dati inseriti nell'applicazione vengono automaticamente inseriti in documenti Word. Un'azienda può utilizzare una app Power Apps per raccogliere informazioni da un cliente e generare automaticamente una lettera personalizzata in formato Word per confermare l'ordine.
Microsoft Power Apps può inoltre integrarsi con PowerPoint consentendo agli utenti di incorporare le applicazioni Power Apps nelle loro presentazioni. Nella pratica questo si può tradurre nella creazione di applicazioni interattive o sondaggi che possono essere visualizzati durante una presentazione PowerPoint e che un'azienda può utilizzare per raccogliere feedback dai partecipanti a una riunione per poi visualizzare i risultati in tempo reale.
L'integrazione tra Power Apps e Microsoft Outlook consente di creare applicazioni personalizzate che abbiano la possibilità di interagire direttamente con le email e il calendario di Outlook.
Un'azienda potrebbe, ad esempio, sviluppare un'applicazione con Power Apps che consenta a un team di assistenza clienti di gestire le richieste dei clienti direttamente da Outlook, facendo in modo che le email dei clienti possano essere automaticamente convertite in ticket di assistenza all'interno dell'app stessa.
Oppure si potrebbe pensare a una app dedicata ai team di vendita integrata con Outlook per pianificare riunioni con i clienti e che permette ai membri del team di visualizzare i propri calendari Outlook, verificare la disponibilità dei clienti e inviare loro inviti alle riunioni direttamente dall'app stessa.
Power Apps è strettamente integrato con Microsoft SharePoint. L’interazione tra i due permette agli utenti di creare e personalizzare facilmente applicazioni aziendali utilizzando i dati e i contenuti archiviati in SharePoint.
Esempi pratici dell’integrazione di SharePoint nelle proprie app sviluppate con Power Apps includono la creazione di applicazioni di gestione dei progetti, di tracciamento delle attività o di gestione dei documenti che si integrino direttamente con i siti SharePoint.
Un'azienda potrebbe utilizzare una app Power Apps per gestire le richieste dei dipendenti e archiviare automaticamente i documenti correlati in SharePoint senza la necessità di effettuare lunghi e poco pratici passaggi intermedi.
Le app integrate con Microsoft Teams possono inviare notifiche e aggiornamenti agli utenti direttamente tramite Teams o accedere a diversi tipi di risorse come i dati dei membri del team o i file condivisi.
Nella Wave 1 degli aggiornamenti a Power Platform di quest’anno, l’integrazione tra Power Apps e Microsoft Teams è stata incredibilmente migliorata e ora Teams consente di incorporare le proprie app sviluppate con Power Apps direttamente all'interno dell'ambiente di lavoro.
È ora possibile aggiungere una app sviluppata con Power Apps come scheda all'interno di un canale o di una chat, dando la possibilità agli utenti di accedere all'app direttamente da Teams e collaborare facilmente su progetti o processi aziendali senza dover cambiare applicazioni e rimanendo sempre in comunicazione tra di loro.
L’integrazione di Power Apps con Microsoft OneDrive permette agli utenti di archiviare e condividere facilmente documenti e file presenti sul servizio di file hosting all'interno delle applicazioni sviluppate con Power Apps.
Gli esempi di questa integrazione posso includere la creazione di applicazioni di gestione documentale, di condivisione di file o di collaborazione su documenti aziendali che vadano a integrarsi direttamente con i nostri archivi OneDrive.
Power Apps fa parte della suite Microsoft Power Platform insieme a Power BI e Power Automate. Questi servizi possono quindi naturalmente integrarsi tra loro per creare soluzioni complete di automazione dei processi aziendali, analisi dei dati e sviluppo di applicazioni personalizzate.
Un'azienda potrebbe, ad esempio, utilizzare Power Apps per creare un'applicazione di gestione delle risorse umane che si integri con Power BI per incorporare dashboard e report di Power BI all'interno delle applicazioni, permettendo di visualizzare grafici e metriche di vendita direttamente all'interno di una app di gestione dei clienti per consentire agli utenti di monitorare le prestazioni delle vendite in tempo reale.
Si potrebbe sfruttare l’integrazione con Power BI per analizzare i dati archiviati in Dataverse e utilizzare i risultati dell'analisi per filtrare e visualizzare i dati all'interno di un'applicazione Power Apps di reportistica finanziaria che consenta agli utenti di selezionare e filtrare i dati in base a criteri specifici e visualizzare i risultati in modo interattivo.
Ancora, si potrebbe utilizzare Power Apps per creare un'interfaccia utente per avviare i flussi di lavoro automatizzati in Power Automate, come in una app di gestione delle richieste di viaggio che potrebbe consentire ai dipendenti di avviare un flusso di lavoro per l’approvazione delle loro richieste da parte del manager direttamente dall'applicazione.
Oppure, sempre sfruttando l’integrazione con Power Automate, si potrebbero inviare notifiche e avvisi agli utenti in base alle azioni eseguite nell'applicazione sviluppata con Power Apps come inviare una notifica via email al responsabile quando viene inviata una nuova richiesta di acquisto tramite una app di gestione.
Ultima, ma non per importanza, l’integrazione tra Power Apps e Microsoft Dataverse, la piattaforma messa a disposizione insieme a Power Apps per archiviare informazioni da diverse fonti e usarle per creare modelli di moduli, visualizzazioni, regole di business e processi aziendali.
Possiamo utilizzare quest’ultimo come repository centralizzato per archiviare e gestire i dati utilizzati dalle applicazioni Power Apps al fine di processare correttamente le informazioni sui clienti, le loro richieste e i dati di inventario all'interno di Dataverse per garantirne la piena coerenza e integrità.
Oppure si potrebbe creare applicazioni personalizzate dedicate alla gestione dei progetti che, accedendo e aggiornando i dati dei progetti archiviati in Dataverse, consentirebbero una collaborazione più efficace e tempestiva tra i membri di un team.
Passiamo adesso a un breve esempio pratico per mostrare le potenzialità dell’integrazione tra Microsoft Power Apps e le app della famiglia Microsoft 365. Per semplificare la gestione dei contatti dei clienti, potremmo voler creare un'applicazione in Power Apps che consenta ai nostri dipendenti di accedere rapidamente e aggiornare le informazioni dei clienti presenti su un foglio Excel. Vediamo insieme come poterlo fare.
Per cominciare avviamo Excel sul nostro dispositivo. Creiamo un nuovo foglio di lavoro dedicato alle informazioni dei nostri clienti o apriamone uno esistente in cui si desidera memorizzare i dati. Se ne stiamo creando uno da zero, utilizziamo in maniera appropriata le colonne per organizzare le informazioni di cui abbiamo bisogno.
Se si sta creando un elenco di contatti, si potrebbero inserire colonne dedicate per:
Raccolti i dati necessari aggiungiamoli al foglio di lavoro inserendoli nelle celle appropriate organizzate in precedenza e formattiamoli secondo le nostre esigenze applicando stili, colori o formule.
Accediamo poi al portale di Power Apps con il nostro account Microsoft. Se non ne avete uno, non preoccupatevi. Basteranno infatti pochi click per creare un account e in più è completamente gratuito.
Una volta ottenuto l’accesso al portale selezioniamo l'opzione "Nuova app" dal menu e scegliamo il tipo di app che desideriamo creare.
Durante la creazione della nostra app, utilizziamo l'opzione di connessione per collegare Power Apps al foglio di lavoro Excel preparato in precedenza, consentendo all'app di accedere e manipolare i dati presenti nel foglio di lavoro.
Utilizzando la funzione LoadData di Power Apps carichiamo i dati dal foglio di lavoro Excel nella nostra applicazione con la formula LoadData(NomeFoglio, "C:/PercorsoDelFile/Dati.xlsx", true, true) per caricare i dati dal foglio di lavoro Excel denominato "Dati".
Nell'interfaccia di progettazione di Power Apps Studio, trasciniamo e rilasciamo elementi dalla barra degli strumenti come moduli, tabelle, pulsanti e controlli sull'area di progettazione della nostra app e organizziamo gli elementi dell'interfaccia utente.
Per quello che ci occorre andremo a trascinare e rilasciare un controllo di input, come una casella di testo o un menu a discesa, nell'area di progettazione dell'applicazione che utilizzeremo per inserire o modificare i dati.
Selezioniamo il controllo di input aggiunto e apriamo il pannello delle proprietà. Cerchiamo l'opzione relativa alla proprietà "Default" o "Text", che determina il valore visualizzato nel controllo.
Utilizziamo la funzione LookUp o Filter di Power Apps per recuperare i dati da Excel in base alle nostre esigenze. Nella funzione LookUp, specifichiamo la tabella Excel da cui recuperare i dati e le colonne su cui basare la ricerca.
Se si desidera cercare un valore nella colonna "Nome", la nostra funzione dovrebbe essere simile a LookUp(Dati, Nome = TextInput1.Text).
Inseriamo una galleria all'interfaccia utente dell'applicazione e associamo i dati caricati dalla tabella Excel ad essa utilizzando la funzione Items, dando modo agli utenti di visualizzare i record dal foglio di lavoro Excel all'interno della galleria.
Dopodiché inseriamo poi un'icona "Aggiungi" all'interfaccia utente per consentire agli utenti di aggiungere nuovi record al foglio di lavoro Excel. Utilizza la funzione Patch per aggiungere un nuovo record al foglio di lavoro Excel quando l'utente fa clic sul pulsante "Aggiungi".
Aggiungiamo poi funzionalità di modifica ai record esistenti consentendo agli utenti di fare clic su un record nella galleria e modificarlo utilizzando sempre la funzione Patch per aggiornare il record nel foglio di lavoro Excel con i nuovi valori inseriti dall'utente.
Infine inseriamo un'icona o un pulsante "Elimina" accanto a ciascun record nella galleria per consentire agli utenti di eliminare i record desiderati. Associamo all’icona la funzione Remove per eliminare il record selezionato dal foglio di lavoro Excel quando l'utente fa clic sul pulsante.
Una volta inseriti gli elementi che ci interessano passiamo alla personalizzazione dell'aspetto dell'applicazione. Nell'interfaccia di progettazione di Power Apps, individuiamo gli elementi dell'applicazione che desideriamo personalizzare, come i pulsanti, le etichette o le caselle di testo.
Selezionato l'elemento che ci interessa, apriamo il pannello delle proprietà situato sulla destra dell'area di progettazione. Qui potremo trovare tutte le opzioni di personalizzazione disponibili per quell'elemento e potremo modificare i colori, le dimensioni dei caratteri e gli stili dei pulsanti a nostro piacimento.
Quando saremo soddisfatti del risultato testiamo il funzionamento dell’app dall’editor di Power Apps per verificare che non ci siano malfunzionamenti o errori. Una volta certi che tutto sia in ordine l’app è pronta per essere distribuita attraverso tutte le piattaforme supportate.
Gli step sopra elencati possono essere utilizzati con qualche variazione per sviluppare qualsiasi altro tipo di modulo. Quindi lasciate campo libero alla sperimentazione e toccate con mano le potenzialità di integrazione di Microsoft Power Apps con i software della famiglia Microsoft 365 per ottenere il massimo nello sviluppo e nell’implementazione di business app dedicate per la vostra azienda.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
