Sviluppo Software Gestionali, software oppure sviluppo?

Gestire i progetti può rivelarsi una fida complessa per molti team. Dal lancio del progetto alla gestione degli aggiornamenti dello stato e al rispetto delle scadenze, sono numerosi gli ostacoli da affrontare lungo il percorso. Fortunatamente, esistono i software di gestione dei progetti per semplificare questo compito.

La scelta dello sviluppo di un software gestionale può fare la differenza tra il successo e il fallimento di un progetto. Anche se può sembrare un’impresa impegnativa, dedicare tempo alla ricerca del software più adatto al proprio team può garantire risultati più regolari e un maggiore successo complessivo.

Per coloro che si avvicinano per la prima volta ai software di gestione dei progetti, la vasta gamma di opzioni disponibili può risultare travolgente. È normale sentirsi sopraffatti e chiedersi se effettivamente ne valga la pena. Tuttavia, comprendere l’importanza di queste piattaforme e avere chiare le proprie esigenze può aiutare a semplificare il processo decisionale.

Con centinaia di opzioni tra cui scegliere e una miriade di funzionalità da considerare, è essenziale adottare un approccio strategico per individuare la soluzione più adatta alle proprie esigenze.

Cos’è un software gestionale?

Un software gestionale aziendale (ERP) è una piattaforma integrata progettata per ottimizzare le operazioni aziendali attraverso l’automazione e la centralizzazione delle funzioni critiche.

Lo sviluppo di un software gestionale è fondamentale in quanto agisce come un hub centrale che unisce e automatizza una vasta gamma di processi aziendali, tra cui contabilità, gestione delle risorse umane, controllo dell’inventario, gestione dei progetti e CRM (Customer Relationship Management).

Grazie alla sua integrazione, il software di gestione aziendale consente una migliore collaborazione tra i dipartimenti e una presa di decisioni più informata. È altamente flessibile e scalabile, adattandosi alle esigenze specifiche di qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore. In definitiva, il suo obiettivo principale è semplificare e ottimizzare le operazioni aziendali, aumentando l’efficienza complessiva e il successo dell’azienda.

I vantaggi di un software gestionale

Lo sviluppo di un software gestionale aziendale offre una serie di vantaggi chiave che derivano dalla sua capacità di integrare e automatizzare una vasta gamma di funzioni aziendali. Questi benefici includono:

• Sistema integrato e unificato: il software consente alle aziende di controllare diverse applicazioni aziendali da un unico punto centrale, semplificando la gestione e riducendo la necessità di interfacce multiple e complessi processi di integrazione. Questo è fondamentale nello sviluppo di software gestionali, in quanto mira a creare una piattaforma centralizzata per gestire l’intera attività aziendale.
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• Coordinazione ottimale tra dipartimenti: grazie alla centralizzazione dei dati e delle operazioni, il software facilita la comunicazione e il coordinamento tra i dipartimenti aziendali, consentendo una migliore collaborazione su progetti, strategie e processi decisionali.
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• Precisione dei dati migliorata: l’automazione delle operazioni riduce significativamente gli errori manuali, migliorando la precisione e l’affidabilità dei dati aziendali. Questo è particolarmente importante perché scegliere lo sviluppo di software gestionale assicura l’accuratezza dei dati, cruciali per prendere decisioni e implementare processi efficienti.
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• Aumento dell’efficienza operativa: automatizzando i processi aziendali, optare per lo sviluppo di un software gestionale consente alle aziende di ottimizzare le risorse esistenti e aumentare l’efficienza operativa complessiva. Questo è un obiettivo centrale nello sviluppo di software gestionali, che mira a semplificare le operazioni aziendali e migliorare le prestazioni complessive dell’azienda.

Quando optare per lo sviluppo di software gestionale?

L’azienda dovrebbe considerare l’investimento nello sviluppo di un software di gestione quando i suoi processi gestionali diventano più disorganizzati e complessi da gestire manualmente.

Se le attività sono distribuite su diverse applicazioni e si passa troppo tempo in riunioni per aggiornamenti, un software di gestione dei progetti può essere la soluzione ideale.
Alcune situazioni che indicano la necessità di strumenti più avanzati includono:

• Se i team passano la maggior parte del tempo ad aggiornare gli altri membri su progressi e problemi attraverso riunioni frequenti o email.
• Se l’organizzazione si trova incapace di mantenere i dati aggiornati e accessibili su più piattaforme senza sforzo.
• Se il team continua a mancare le scadenze e ad affrontare ostacoli comuni perché non riesce a pianificare in modo efficiente.
• Se si dedica troppo tempo all’organizzazione dei dati e ala generazione manuale di report, rallentando il processo decisionale e riducendo l’efficienza operativa.

Anche se molte piccole aziende iniziano a gestire i propri progetti con strumenti come i fogli di calcolo, come Microsoft Excel. Queste soluzioni, però, diventano presto limitate man mano che l’azienda cresce. Affidarsi allo sviluppo di un software gestionale offre la possibilità di accedere a funzionalità come la generazione automatica di report, l’aggiornamento in tempo reale e la scalabilità per soddisfare le esigenze di crescita dell’azienda.

Cosa cercare in un software gestionale?

Prima di addentrarsi nello sviluppo di software gestionali è fondamentale effettuare un’analisi approfondita dei requisiti e valutare attentamente le caratteristiche offerte. Alcuni punti chiave da considerare includono:

• Analisi delle esigenze funzionali: identificare in modo preciso le funzionalità necessarie per supportare i processi aziendali, inclusi requisiti specifici di progetto e integrazioni con sistemi esistenti. L’obiettivo è selezionare un software che fornisca tutte le funzionalità richieste senza sovraccaricare l’infrastruttura tecnologica.
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• Valutazione delle prestazioni e della scalabilità: esaminare le prestazioni del software in termini di velocità, capacità di elaborazione e scalabilità per garantire che possa gestire carichi di lavoro crescenti e adattarsi alla crescita aziendale nel tempo.
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• Compatibilità e conformità: verificare la compatibilità del software con l’attuale ambiente tecnologico aziendale e la facilità di integrazione con altri sistemi e applicazioni utilizzate dall’azienda. L’integrazione senza soluzione di continuità è essenziale per garantire la coerenza e l’efficienza delle operazioni aziendali.
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• Sicurezza: assicurarsi che il software offra robuste funzionalità di sicurezza per proteggere i dati sensibili dell’azienda e che sia conforme ai regolamenti e alle normative di settore pertinenti. La sicurezza dei dati è una priorità assoluta, specialmente per aziende che gestiscono informazioni sensibili o riservate.
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• Supporto e manutenzione: valutare la qualità del supporto tecnico offerto dal fornitore del software e le opzioni di assistenza disponibili, comprese le procedure di risoluzione dei problemi e gli aggiornamenti del software. Un supporto affidabile e tempestivo è essenziale per affrontare eventuali problemi tecnici e garantire un funzionamento continuo del software.
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• Costo e ROI: calcolare il costo totale di proprietà del software, inclusi costi di licenza, implementazione, formazione e manutenzione. Valutare anche il potenziale ritorno sull’investimento (ROI) derivante dall’implementazione del software, considerando i benefici attesi in termini di aumento dell’efficienza operativa, miglioramento della produttività del team e riduzione dei costi operativi.
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• Valutazione delle opzioni di implementazione: esaminare le opzioni di implementazione del software, tra cui soluzioni on-premise e cloud-based. Considerare i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna opzione in termini di flessibilità, scalabilità, sicurezza e costi, e scegliere quella più adatta alle esigenze aziendali. 

Quali domande porre quando si sceglie lo sviluppo di un software gestionale?

È comune avere molte domande durante la scelta del partner che si occuperà dello sviluppo del software gestionale. Abbiamo quindi riunito alcune delle domande da porre durante la valutazione.

• Quali sarebbero le funzionalità indispensabili per il team? Per rispondere a questa domanda è utile lavorare con il team, per identificare le funzionalità necessarie e desiderate. Coinvolgere il team nella compilazione di un elenco di funzionalità desiderate può essere di fondamentale importanza. La valutazione dovrebbe basarsi sull’utilizzo pratico delle funzionalità e sulla loro integrazione con i processi esistenti.
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• Quali processi aziendali desideriamo ottimizzare? Anche qui è essenziale confrontarsi con la propria squadra per identificare i processi attualmente limitati dal software esistente. Il riconoscimento dei punti di debolezza nei processi aziendali aiuta a individuare le arre in cui il nuovo software può apportare miglioramenti significativi.
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• Qual è il budget disponibile per lo sviluppo del software gestionale? Determinare un budget adeguato per l’implementazione del software gestionale è necessario per non incappare in sorpresa. Valutare i costi operativi attuali e confrontarli con i risparmi previsti attraverso l’utilizzo del nuovo software. Considerare anche le opzioni di licenza, inclusi i livelli di abbonamento e le tariffe per utente.
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• Quanto è stabile e affidabile il fornitore del software? Bisogna condurre una ricerca approfondita sulle aziende produttrici dei prodotti considerati. Le aziende con una lunga storia nel settore tendono ad offrire prodotti più stabili e affidabili, con un maggiore supporto e aggiornamenti regolari.
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• Come vengono gestiti gli aggiornamenti del software e il supporto tecnico? Va valutata la frequenza e l’impatto degli aggiornamenti del software gestionale sulle operazioni aziendali. I fornitori che offrono aggiornamenti regolari e supporto tecnico tempestivo possono migliorare l’efficienza e la sicurezza dell’ambiente di lavoro.
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• Ci sono testimonianze da aziende simili alla nostra su questo prodotto? Consigliamo di raccogliere testimonianze e recensioni da aziende simili alla propria per valutare l’esperienza degli utenti con il software gestionale. Le opinioni degli utenti possono offrire preziose informazioni sulla qualità e l’efficacia del software nella pratica.
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• Il software di gestione dei progetti si integra con le applicazioni esistenti? Prima di richiedere lo sviluppo di software gestionali è necessario verificare se possa integrarsi con le applicazioni e i sistemi già in uso dall’azienda. Le integrazioni efficienti consentono un flusso di lavoro senza interruzioni e una migliore sincronizzazione dei dati tra le diverse piattaforme.
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• Quanto tempo ci vorrà per implementare completamente il nuovo software? È giusto considerare il tempo necessario per implementare completamente il software e addestrare il personale all’uso delle nuove funzionalità. La pianificazione di una transizione graduale può ridurre al minimo i tempo di inattività e garantire una transizione fluida.
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• L’interfaccia utente è intuitiva per tutti i membri del team? Per garantire che il software sia accessibile anche per i membri meno esperti in tecnologia è essenziale valutare l’intuitività dell’interfaccia utente. Lo sviluppo di un software gestionale deve avere un’interfaccia utente ben progettata e migliora l’efficienza complessiva dell’azienda.

Requisiti essenziali

Il software gestionale dovrebbe soddisfare il maggior numero possibile delle esigenze dell’azienda. Come abbiamo già detto, è essenziale determinare gli strumenti e le funzionalità di cui si ha bisogno, identificando i punti critici nei processi attuali. Bisogna quindi richiedere lo sviluppo di software gestionali con funzionalità che possano contribuire ad alleviare i problemi.

Nonostante ogni azienda abbia esigenze diverse in base a vari fattori,  ci sono alcune caratteristiche del software gestionale di cui la maggior parte delle aziende necessita.

1. Strumenti di collaborazione: questi strumenti includono chat e strumenti di comunicazione asincrona, aggiornamenti in tempo reale, condivisione di file e accesso gerarchico agli account. Gli strumenti di collaborazione facilitano la visibilità e la comunicazione tra membri del team, clienti e altre parti interessate.
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2. Strumenti di pianificazione: questi strumenti includono grafici, fogli di calcolo, cruscotti e calendari e vengono utilizzati per pianificare attività, monitorare lo stato e creare rapporti.
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3. Strumenti di gestione delle risorse: questa categoria include la gestione delle attività, l’automazione, promemoria e notifiche. La gestione delle risorse consente al team di suddividere saggiamente il lavoro e affrontare i progetti in modo efficiente.
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4. Strumenti del tracciamento del tempo: questi includono schede per dipendenti, tracciatori di tempo per attività individuali e la possibilità di impostare scadenze. Il tracciamento del tempo tiene conto delle ore lavorative e garantisce che non vengano perse le scadenze.

Requisiti del team

I team, come le aziende, hanno esigenze diverse. Durante la ricerca di un partner che sviluppi un software gestionali bisogna puntare ad uno strumento che rifletta le esigenze del team, compresi i processi e la metodologia che si tende ad applicare ai progetti (ad esempio, Waterfall e Agile).

Le squadre che utilizzano metodologie di project management proattive come Waterfall (o anche Kanban) hanno bisogno di uno strumento per definire ruoli rigorosi, impostare facilmente scadenze e automatizzare promemoria per far avanzare un progetto attraverso fasi ben definite. Questi team possono anche beneficiare di strumenti di reporting automatici e regolari.

I team che utilizzano metodologie più flessibili come Agile o Scrum possono preferire uno strumento che li aiuti a suddividere progetti grandi in compiti più piccoli assegnabili a singoli individui. Inoltre, questi team traggono anche grandi benefici da strumenti di comunicazione integrati e aggiornamenti in tempo reale ai cruscotti da parte dei colleghi.

Requisiti funzionali del software

Oltre alle esigenze dei singoli team, il software gestionale dovrebbe essere relativamente facile da apprendere, adattarsi bene all’azienda durante la crescita, consentire l’accesso in base al ruolo dell’utente e fornire aggiornamenti in tempo reale.

Vanno considerati quindi i seguenti requisiti funzionali:

1. Capacità di condivisione esterna: un software gestionale dovrebbe consentire di condividere report e cruscotti con stakeholder e clienti che non sono nella tua azienda o non hanno un account per utilizzare la piattaforma.
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2. Accesso basato sui ruoli degli utenti: il software dovrebbe consentire vari livelli di accesso in base al ruolo dell’utente. Non tutti hanno bisogno di accedere alle informazioni sensibili dei clienti o di modificare ogni cella in un foglio.
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3. Facilità di adozione: prima di avviare lo sviluppo del software gestionale, bisogna assicurarsi che sia facile da imparare e che l’azienda offra supporto per formare il team. L’adozione di un nuovo strumento dovrebbe rendere il lavoro di tutti più facile, non più complicato.
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4. Comunicazione facile: il software gestionale dovrebbe consentire una facile comunicazione all’interno del software per mantenere le conversazioni contestuali e in un’unica posizione.
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5. Aggiornamenti in tempo reale: il software dovrebbe aggiornarsi in tempo reale per tutti gli utenti quando qualcuna apporta modifiche a un documento.
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6. Scalabilità: il nuovo software dovrebbe essere in grado di scalare man mano che crescono i progetti e l’azienda. Bisogna scegliere uno strumento che permetta di aggiungere nuovi utenti e più spazio di archiviazione cloud in qualsiasi momento.

Requisiti tecnici

Bisogna optare per lo sviluppo di software gestionali per avere un’esperienza tecnica semplificata.

Dovrebbe integrarsi bene con le applicazioni comuni, funzionare bene su tutti i principali sistemi operativi, essere compatibile con vari tipi di file e avere supporto disponibile per tutta la durata del prodotto.

1. Compatibilità: prima di commissionare lo sviluppo di un software gestionale ci si deve assicurare che sia compatibile con il proprio sistema operativo, browser web e dispositivi mobili. In questo modo si assicura un’esperienza uniforme e accessibile da qualsiasi dispositivo o piattaforma.
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2. Integrazione con altri strumenti: è importante che il software possa integrarsi con altre applicazioni e servizi utilizzati dall’azienda, come Google Workspace, Microsoft Office e Slack, per consentire un flusso di lavoro integrato e senza interruzioni.
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3. Archiviazione cloud: dove essere garantita l’archiviazione cloud per garantire l’accesso ai dati da qualsiasi posizione e dispositivo, garantendo anche la sicurezza e la protezione dei dati.
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4. Supporto tecnico: è fondamentale avere accesso a un supporto tecnico affidabile e tempestivo, con aggiornamenti regolari e assistenza per risolvere eventuali problemi tecnici e fornire formazione e supporto continuo all’utente.

Tipi di software gestionali

Esistono diverse categorie di software per la gestione aziendale, ognuna focalizzata su specifici ambiti delle operazioni aziendali. Tra queste, il software gestionale è essenziale per aiutare i team a coordinare, pianificare e eseguire progetti in modo efficiente. Alcuni esempi includono Asana e tutta la suite Microsoft 365, che offrono strumenti per la gestione delle attività, la pianificazione dei progetti e la collaborazione tra i membri del team.

Un’altra categoria fondamentale è rappresentata dal software di Enterprise Resource Planning (ERP), il quale integra processi aziendali centrali come finanza, risorse umane e gestione della catena di approvvigionamento in un sistema unificato. Soluzioni ERP ampiamente utilizzate sono SAP, Oracle, che consentono alle aziende di gestire in modo efficiente le loro risorse e ottimizzare le operazioni, anche se sono soluzioni estremamente costose e orientate per aziende internazionali e di grande dimensioni.

Per quanto riguarda le piccole imprese, sono disponibili software dedicati come QuickBooks, Zoho Books e FreshBooks, progettati appositamente per soddisfare le esigenze specifiche di queste realtà. Questi strumenti offrono interfacce user-friendly e funzionalità essenziali come la contabilità, la gestione delle fatture e la tenuta dei libri paga, consentendo alle piccole imprese di gestire le loro finanze in modo efficace e semplificato.

Nonostante la vasta gamma di software standard disponibili sul mercato, ci sono situazioni in cui le esigenze aziendali sono cosi uniche e specifiche che le soluzioni generiche non riescono a soddisfarle appieno. In questi casi, diventa necessario ricorrere a software personalizzati oppure a personalizzazioni, laddove questi software gestionali ne prevedano la possibilità.

Questi software, personalizzazioni e/o integrazioni vengono sviluppati su misura per l’azienda, tenendo conto delle sue esigenze specifiche, dei processi operativi e dei requisiti unici. Gli sviluppatori di software personalizzati lavorano a stretto contatto con l’azienda per comprendere le sue necessità e creare una soluzione su misura che possa ottimizzare le operazioni aziendali e offrire un vantaggio competitivo.

L’approccio personalizzato consente all’azienda di ottenere esattamente ciò di cui ha bisogno, evitando funzionalità superflue e garantendo un’esperienza software altamente efficiente e mirata.

Quanto costa lo sviluppo di un software gestionale?

Il costo dello sviluppo di un software per la gestione aziendale è influenzato da molteplici fattori, tra cui le dimensioni e la complessità dell’azienda, le specifiche funzionalità richieste e la possibilità di scalabilità del software gestionale. Per le piccole imprese, sono disponibili opzioni più accessibili con modelli di pricing basati su abbonamento, che consentono una gestione più flessibile dei costi.

Alcuni fornitori offrono piani tariffari a più livelli, consentendo alle aziende di selezionare un pacchetto in linea con le proprie esigenze e capacità finanziarie.

Per le grandi imprese con esigenze più estese e complesse, i costi possono risultare più elevati a causa della necessità di implementare soluzioni più sofisticate e scalabili. Inoltre, in questi casi potrebbero essere richiesti investimenti iniziali significativi per l’acquisto di hardware dedicato e servizi di implementazione personalizzati.

Un’opzione aggiuntiva è rappresentata dallo sviluppo di un software gestionale personalizzato, che viene sviluppato su misura per soddisfare esigenze specifiche di un’azienda. Tale approccio, sebbene possa richiedere investimenti iniziali più consistenti, offre vantaggi significativi in termini di adattabilità e funzionalità tailor-made. Tuttavia, è importante considerare anche i costi a lungo termine, inclusi quelli di manutenzione, aggiornamento e supporto continuo, che possono incidere sul totale delle spese.

Conclusione

In conclusione, la scelta del partner giusto per lo sviluppo di un software gestionale è un passo fondamentale per il successo aziendale. È essenziale valutare attentamente le esigenze specifiche dell’azienda, considerare le opzioni disponibili sul mercato e confrontare i costi e i benefici di ogni soluzione proposta. Dall’accessibilità delle piccole imprese ai requisiti complessi delle grandi aziende, esistono varie opzioni di software gestionale, comprese soluzioni standard, personalizzate e su abbonamento.

L’importante è trovare il partner che possa offrire competenze tecniche avanzate, esperienza nel settore e un impegno verso l’innovazione e la soddisfazione del cliente. Con una scelta oculata e un rapporto collaborativo con il partner scelto, le aziende possono ottenere un software gestionale su misura che si traduce in efficienza operativa, crescita aziendale e un vantaggio competitivo duraturo sul mercato.