Per un’azienda, è essenziale scegliere la giusta piattaforma per gestire la collaborazione tra colleghi, la comunicazione interna e la creazione di contenuti come documenti e pagine della intranet. Nel vasto panorama di prodotti disponibili, SharePoint Online si distingue per le funzionalità avanzate e l’integrazione nativa con l’ecosistema di Microsoft 365. Permette quindi di gestire documenti e comunicazioni aziendali in un ambiente collaborativo, sicuro e scalabile, sfruttando le funzionalità di Outlook, Teams, OneDrive, Viva e Power Platform. Ma come fare per portare la intranet nel digital workplace di Microsoft 365? Ce lo ha chiesto un cliente, ed ecco com’è andata.
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Operando nel settore ferroviario, il nostro cliente aveva la necessità di trasferire i contenuti della intranet aziendale basata su Confluence verso una piattaforma di collaborazione più moderna per:
SharePoint Online è stato quindi scelto come prodotto sostitutivo, offrendo:
SharePoint è inoltre un sistema di Content Management progettato per gestire grandi volumi di dati, insieme alla collaborazione simultanea degli utenti sui documenti. Si distingue quindi per la scalabilità dei suoi siti, come la intranet, e degli archivi che ospitano, adattandosi alle necessità del cliente.
Infine, si integra in modo nativo con i restanti prodotti di Microsoft 365 per offrire numerosi vantaggi per la produttività aziendale.
Per esempio, l'integrazione con Microsoft Teams permette di semplificare l’accesso alle comunicazioni interne, mentre l'integrazione con OneDrive ottimizza la gestione dei documenti e dei permessi.
L’integrazione con la Microsoft Power Platform, di cui fanno parte Power Automate e Power Apps, consente invece di:
Per gestire il processo di migrazione da Confluence a SharePoint e ottenere i vantaggi fin qui elencati, il cliente non desiderava tuttavia investire nello sviluppo di una soluzione custom per connettere i dati delle due piattaforme.
La migrazione doveva quindi avvenire entro le tempistiche concordate, limitando i costi di intervento.
Per soddisfare la richiesta del cliente, abbiamo deciso di utilizzare un applicativo di terze parti in grado di facilitare la migrazione di tutte le pagine della intranet da Confluence a SharePoint Online.
L'applicativo scelto ci ha permesso di gestire la migrazione evitando i costi aggiuntivi per lo sviluppo di una soluzione custom. Ma non solo.
In mancanza di una soluzione custom, in molti avrebbero deciso di intervenire manualmente. Ciò avrebbe comportato mesi per completare l’operazione, insieme a un più ampio margine di errore.
I dati aziendali sarebbero stati esposti a un maggiore rischio in termini di sicurezza e integrità.
La ricerca e la selezione del corretto applicativo per connettere le piattaforme di Confluence e SharePoint è stato quindi un passaggio necessario, che abbiamo deciso di integrare nel progetto per garantire al cliente un processo di migrazione efficiente e sicuro.
Per scegliere l’applicativo adatto, abbiamo tenuto conto dei seguenti fattori:
La migrazione della intranet da Confluence a SharePoint Online è stata completata nei tempi concordati, senza alcun rischio per la sicurezza e l’integrità dei dati aziendali.
Abbiamo tracciato insieme al cliente le interazioni con la nuova intranet di SharePoint, per capire se fosse davvero la soluzione giusta per migliorare l’esperienza dei dipendenti. La risposta? Vediamo insieme qualche dato:
Dalla messa in produzione, l’azienda non ha ancora ricevuto alcun feedback negativo da parte degli utenti.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
