Per le aziende che operano a stretto contatto con gli enti statali, è essenziale poter contare su un sistema strutturato per la gestione delle normative. Un’archiviazione intelligente permette non solo di conservare correttamente le normative statali in ingresso, ma anche di utilizzare le informazioni in modo efficace per produrre i documenti necessari a garantire la compliance delle operazioni aziendali. Un cliente ha richiesto lo sviluppo di questa tecnologia. Ecco com’è andata.
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Operando nel settore ferroviario, il nostro cliente aveva bisogno di mettere in atto un sistema per l’archiviazione delle normative condivise dagli enti statali con cui collabora quotidianamente.
Ma non solo. Il sistema desiderato avrebbe dovuto semplificare il carico di lavoro dell’amministrazione nella distribuzione delle normative interne, prodotte a partire dai documenti archiviati per garantire la compliance da parte di tutti gli operatori coinvolti.
Erano infine richieste funzionalità avanzate per:
Per quest’ultimo punto, il cliente aveva necessità di mettere in relazione le normative provenienti dagli enti statali sia tra di loro che con le normative redatte internamente. La relazione doveva avvenire tramite correlazione dei metadati e rappresentazione grafica.
Abbiamo quindi progettato una soluzione in grado di offrire le funzionalità necessarie per ottimizzare la gestione delle normative, dall’archiviazione alla distribuzione interna, riducendo al minimo l’intervento umano grazie all’uso dell’intelligenza artificiale e di automazioni personalizzate.
È stato così possibile creare un flusso di lavoro preciso, pratico e affidabile.
Siamo partiti dalla creazione di un archivio su SharePoint Online, dove poter organizzare correttamente le normative condivise dai diversi enti statali e rielaborarle per ottenere le relative normative interne.
L’archivio mette a disposizione un’area di lavoro privata basata su SharePoint Framework, che consente di assegnare task ai membri del gruppo abilitato per coordinare la collaborazione sui documenti. Una volta terminata la fase di redazione, gli utenti possono utilizzare l’area di lavoro per avviare anche il flusso di approvazione finale.
Si tratta di un flusso custom costruito con Power Automate, che si occupa di inviare una mail ai responsabili per confermare o rifiutare subito la pubblicazione dei singoli documenti.
Quando le normative in ingresso e i documenti approvati vengono successivamente inseriti in archivio, il sistema prende in carico l’archiviazione dei file. Riesce quindi a gestire in autonomia la classificazione delle normative in SharePoint tramite l’assegnazione automatica di metadati.
L’addestramento di Microsoft Syntex (ora SharePoint Premium) è stato cruciale per lo sviluppo di questa funzionalità, e forse ha rappresentato la difficoltà più grande dell’intero progetto.
Ma siamo riusciti a insegnare all’AI di Syntex come analizzare le normative per generare i metadati corretti, in base alla tipologia del documento e ai contenuti presenti nel file (anche se scritti a mano).
Per quanto riguarda la correlazione tra le normative, SharePoint Framework è tornato utile per estendere le funzionalità dell’archivio e facilitare l’analisi dei metadati. Attraverso il framework di Microsoft, è stato possibile implementare un processo automatizzato per identificare, stabilire e visualizzare le relazioni tra le diverse normative archiviate in base alle esigenze specifiche del cliente.
La nostra soluzione si integra infine con un report dinamico di Power BI per consentire un monitoring costante dello stato di approvazione delle normative interne e ottenere una panoramica dettagliata e sempre aggiornata sulle attività in corso.
Dato che la soluzione è stata implementata da poco, non sono ancora disponibili dati concreti sui risultati del suo utilizzo.
Tuttavia, il cliente ha condiviso con noi la forte soddisfazione per come il nostro archivio e le automazioni integrate siano riusciti ad alleggerire fin da subito le attività per la compliance normativa.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
