Cos’è Microsoft 365 e come funziona

Microsoft 365, precedentemente noto come Office 365 e ribattezzato nel 2020, rappresenta una soluzione completa di strumenti di produttività basati su clou sviluppati da Microsoft. Questa suite si è evoluta offrendo una transizione da un pacchetto software installabile tramite CD a un servizio dinamico ospitato su cloud. Tale cambiamento ha riflettuto l’impegno di Microsoft verso l’accessibilità, la collaborazione e la versatilità. Vediamo in questo articolo i vantaggi di Microsoft 365 per le aziende e cosa cambia da Office 365 in termini di licenze e funzionalità.

Cosa troverai in questo articolo

  • Cos’è Microsoft 365
  • Come funziona Microsoft 365
  • Quali prodotti include Microsoft 365
  • I vantaggi di Microsoft 365 per le aziende
  • Microsoft 365: cosa cambia da Office 365 per licenze e funzionalità?
  • I costi e gli abbonamenti di Microsoft 365
  • Perché scegliere la suite Microsoft 365
Cos’è Microsoft 365 e come funziona

Microsoft 365 si configura come una risorsa potente che integra una vasta gamma di applicazioni e servizi, mirati a migliorare la produttività, la collaborazione e la sicurezza per organizzazioni di ogni dimensione. Grazie alla combinazione di app locali e basate su clou, Microsoft 365 offre una suite di strumenti in grado di soddisfare le diverse esigenze delle aziende.

Cos’è Microsoft 365

Ma quindi cos’è Microsoft 365? A differenza delle versioni stand-alone di Microsoft Office, Microsoft 365 è stato appositamente progettato per garantire l’accessibilità ovunque e su qualsiasi dispositivo, rappresenta una soluzione flessibile per utenti sempre più mobili e dispersi. La transizione a Microsoft 365 ha portato con sé una serie di nuove funzionalità e caratteristiche avanzate. Tra queste, la possibilità di collaborare in tempo reale su documenti condivisi rappresenta un cambiamento significativo, consentendo a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

L’implementazione di aggiornamenti automatici assicura agli utenti l’accesso continuo alle ultime versioni e funzionalità senza la necessità di interventi manuali per l’aggiornamento del software. Inoltre, l’integrazione di Microsoft 365 con altri servizi e applicazioni di terze parti ha notevolmente ampliato le possibilità di utilizzo della suite.

Microsoft 365 si rivolge a un vaso pubblico, che spazia dai singoli consumatori e le piccole imprese fino alle grandi aziende e istituti educativi. La sua interfaccia intuitiva e user-friendly la rende adatta anche a utenti meno esperi di tecnologia, mentre le sue funzionalità avanzate soddisfano le esigenze degli utenti più esperti.

Come funziona Microsoft 365

Microsoft 365 ha adottato un modello basata su clou, rivoluzionando il modo in cui gli utenti interagiscono con la suite di strumenti di produttività di Microsoft. Grazie a questa piattaforma cloud, tutte le applicazioni e i file sono archiviati online, sui server di Microsoft, anziché essere limitati al solo dispositivo locale dell’utente. Questa innovativa modalità di accesso e archiviazione offre una maggiore flessibilità e facilità di accesso, consentendo di lavorare e collaborare da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a internet.  

Modello basato su cloud

Microsoft 365 si basa su un modello architetturale basato su cloud, che costituisce il fulcro della sua funzionalità. Piuttosto che essere installate e utilizzate da un singolo computer, le app e i servizi di Microsoft 365 sono ospitati sui server sicuri di Microsoft e accessibili tramite internet. Questa significa che gli utenti possono utilizzare Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti da qualsiasi dispositivo connesso a internet, che sia un computer, un tablet o uno smartphone. Questo modello online assicura agli utenti di Microsoft 365 l’accesso continuo al proprio lavoro e la capacità di collaborare con altri, superando le limitazioni geografiche e relative ai dispositivi.

Sincronizzazione

La sincronizzazione rappresenta un altro fondamento dell’efficienza di Microsoft 365. Questa caratteristica mantiene aggiornato il lavoro degli utenti su tutti i loro dispositivi. Quando un utente modifica un documento sul proprio tablet, le modifiche vengono istantaneamente salvate nel cloud e si riflettono quando l’utente accede al documento sul proprio laptop o lo condivide con un collega.

Questa funzionalità si estende anche alla collaborazione di squadra. Se più persone lavorano su un documento, un foglio di calcolo o una presentazione, le modifiche apportate da qualsiasi membro del team sono immediatamente visibili a tutti gli altri, con gli aggiornamenti che avvengono in tempo reale. La sincronizzazione offerta da Microsoft 365 non solo aiuta a mantenere la coerenza del lavoro, ma elimina anche la confusione legata alle diverse versioni dei documenti.

Collaborazione

Microsoft 365 è dotato di una vasta gamma di strumenti di collaborazione progettato per agevolare il lavoro di squadra. Come già menzionato, una delle sue principali caratteristiche è la possibilità di collaborare in tempo reale, disponibile in app come Word, Excel e PowerPoint. Questa funzione consente a più utenti di modificare un documento simultaneamente, con le contribuzioni di ciascuna persona visibili in tempo reale. Il cursore e l’inserimento di testo di ogni collaboratore sono contrassegnati con il loro identificatore unico, rendendo chiaro chi sta contribuendo e cosa sta modificando.

Oltre alla modifica dei documenti, Microsoft 365 offre anche Microsoft Teams, una piattaforma completa per la comunicazione e la collaborazione di gruppo. Integrando chat, videoconferenze, condivisione di file e modifica collaborativa dei documenti in un’unica interfaccia, Microsoft Teams semplifica ulteriormente progetti di gruppo e discussioni.

Integrazione

Microsoft 365 si collega ad altri servizi Microsoft come OneDrive, consentendo una facile archiviazione e condivisione dei file. L’integrazione con SharePoint facilita anche la gestione avanzata dei documenti e le funzionalità di internet per la collaborazione di squadra. Al di là dell’ecosistema Microsoft, Microsoft 365 supporta l’integrazione con numerose app di terze parti, aggiungendo strati di funzionalità personalizzate per soddisfare specifiche esigenze aziendali. Questo può spaziare dall’utilizzo di strumenti di gestione progetti a sistemi di gestione della relazione con i clienti (CRM).

Quali prodotti include Microsoft 365

Microsoft 365 è una suite di app e servizi progettata per soddisfare una vasta gamma di esigenze di produttività e collaborazione. Esaminiamo più da vicino cosa è incluso in Microsoft 365.

Strumenti per la produttività

  • Word: nel contesto di Microsoft 365, Microsoft Word rappresenta lo strumento essenziale per l’elaborazione di testi, arricchito per la collaborazione basata su cloud. Questa applicazione consente agli utenti di creare, modificare e condividere documenti, offrendo funzionalità avanzate per la collaborazione online, come la possibilità di commentare e modificare in tempo reale.
  • Excel: rappresenta lo strumento di creazione di fogli di calcolo avanzato, che va oltre la semplice gestione dei dati, la creazione di grafici e i calcoli. Offre funzionalità avanzate come tabelle pivot, formattazione condizionale e la capacità di importare ed analizzare grandi set di dati.
  • PowerPoint: progettato per la creazione di presentazioni coinvolgenti dal punto di vista visivo. Grazie a una vasta selezione di modelli, effetti di animazione e la possibilità di incorporare contenuti, PowerPoint offre strumenti potenti per la creazione di presentazioni di impatto. La funzione di collaborazione consente inoltre a più utenti di lavorare simultaneamente su una presentazione, facilitando la creazione e la modifica in tempo reale.

Strumenti per la comunicazione

  • Outlook: all’interno di Microsoft 365, Outlook si configura come una soluzione completa e versatile per la gestione di email, calendari, contatti e attività, fornendo agli utenti gli strumenti necessari per mantenere un’organizzazione efficace e comunicare in modo efficiente in ogni contesto lavorativo.
  • Teams: il fulcro del lavoro di squadra, con una piattaforma completa che unisce chat, videochiamate, archiviazione file e integrazione con altre applicazioni del pacchetto Microsoft 365. Questo strumento fornisce agli utenti una solida base per la collaborazione e la comunicazione efficace all’interno del team.
  • Skype for Business: questa applicazione si focalizza sulla messaggistica istantanea, sulle chiamate vocali e video e sulle riunioni online. Risulta particolarmente utile per la comunicazione remota e per la conduzione di incontri virtuali con membri del team e clienti.

Strumenti per l’archiviazione e la condivisione

  • OneDrive: rappresenta il servizio di archiviazione cloud, offrendo agli utenti un luogo sicuro per conservare i propri file e la flessibilità di accedervi e condividerli da qualsiasi posizione. Grazie alla sua integrazione con altre app di Microsoft 365, facilita la condivisione e la collaborazione sui documenti in modo efficiente e affidabile.
  • SharePoint: utilizzato per la creazione di siti web, la memorizzazione e la gestione dei documenti, SharePoint ha lo scopo di migliorare la collaborazione all’interno dei team. È particolarmente prezioso per le grandi organizzazioni che necessitano di una piattaforma centrale per la gestione dei documenti e per i servizi intranet.

Strumenti aggiuntivi

  • Forms: uno strumento utile per la creazione di sondaggi e quiz, per raccogliere feedback o condurre ricerche.
  • Planner: uno strumento di gestione dei compiti che supporta nell’organizzazione dei team, nell’assegnazione dei compiti e nel monitoraggio dei progressi.
  • Power Automate: precedentemente noto come Microsoft Flow, è uno strumento progettato per automatizzare i flussi di lavoro tra le app e i servizi dell’utente, contribuendo a semplificare compiti ripetitivi e a risparmiare tempo.

Funzionalità bonus di Microsoft 365

All’interno di Microsoft 365, le funzionalità bonus integrano l’intelligenza artificiale e l’automazione per semplificare i compiti e migliorare l’esperienza degli utenti. Nel contesto di Microsoft 365, l’Editor alimentato da intelligenza artificiale in Word offre suggerimenti avanzati sulla grammatica e lo stile, per perfezionare la scrittura dell’utente.

Le capacità di intelligenza artificiale di Excel automatizzano l’analisi dei dati, identificando rapidamente le tendenze e semplificando l’interpretazione dei dati. La sicurezza in Microsoft 365 supera quella della suite Office stand-alone. Include la prevenzione della perdita di dati per proteggere le informazioni sensibili e la protezione avanzata dalle minacce per difendersi da minacce informatiche come phising e malware. Queste funzionalità garantiscono la conformità agli standard internazionali di protezione dei dati, fondamentale per le aziende che gestiscono dati sensibili.

Il sistema di aggiornamento di Microsoft 365 assicura che gli utenti abbiano sempre le ultime funzionalità e miglioramenti della sicurezza. A differenza del software tradizionale, gli aggiornamenti in Microsoft 365 sono automatici e frequenti, eliminando la necessità di aggiornamenti manuali o l’acquisto di nuove versioni.

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I vantaggi di Microsoft 365 per le aziende

Microsoft 365 per le aziende offre una vasta gamma di vantaggi che consentono alle organizzazioni di prosperare nel panorama digitale odierno. Ecco alcuni dei principali vantaggi dell’utilizzo di Microsoft 365:

1. Sicurezza dei dati aziendali

Con Microsoft 365, le aziende possono proteggere i propri dati sensibili e difendersi dalle minacce informatiche. Le funzionalità di sicurezza complete includono protezione avanzata dalle minacce, prevenzione della perdita di dati e autenticazione multi-fattore, garantendo la riservatezza e l’integrità delle informazioni dell’organizzazione.

2. Supporto alla produttività quotidiana

Microsoft 365 fornisce una suite di potenti strumenti e applicazioni che migliorano le produttività sul posto di lavoro. Con app come Word, Excel, PowerPoint e Outlook, i dipendenti possono creare, modificare e collaborare su documenti in modo fluido. Funzionalità come la co-autorizzazione in tempo reale e la condivisione di file consentono ai team di lavorare insieme in modo efficiente, favorendo una cultura di produttività e innovazione.

3. Collaborazione e comunicazione in tempo reale

Microsoft 365 offre robuste capacità di comunicazione e collaborazione che facilitano il lavoro di squadra efficace. Con Microsoft Teams, è possibile chattare, incontrarsi e collaborare facilmente con colleghi, che siano in ufficio o in remoto. L’integrazione di Outlook e SharePoint consente la condivisione senza soluzione di continuità di file, calendari e progetti, permettendo una collaborazione efficiente tra dipartimenti e team.

4. Accesso alle ultime app di Office e servizi Cloud

Microsoft 365 garantisce di avere sempre accesso alle ultime versioni delle applicazioni di Office e ai servizi basati su cloud. Ciò significa che le aziende avranno accesso alle nuove funzionalità e agli aggiornamenti più recenti, consentendo loro di rimanere al passo con la concorrenza e sfruttare tecnologie all’avanguardia.

5. Gestione dei dispositivi e delle applicazioni aziendali

Con Microsoft 365, le aziende possono gestire in modo efficiente dispositivi e applicazioni all’interno dell’organizzazione. Strumenti come Microsoft Intune consentono la gestione centralizzata de dispositivi, garantendo che siano sicuri, aggiornati e conformi alle politiche dell’organizzazione. Inoltre, è possibile distribuire e gestire app personalizzate tramite il Microsoft Store, semplificando la distribuzione e gli aggiornamenti delle app.

Sfruttando i vantaggi di Microsoft 365, le organizzazioni possono potenziare la propria forza lavoro, proteggere i propri dati e guidare l’innovazione nel panorama aziendale in rapida evoluzione di oggi.

Microsoft 365: cosa cambia da Office 365 per licenze e funzionalità?

Quando si parla di suite per la produttività, spesso si fa riferimento sia a Microsoft Office che a Microsoft 365. Sebbene entrambe offrano strumenti essenziali per uso personale e professionale, è fondamentale comprendere le differenze tra di esse.

In passato, Microsoft Office consisteva in singole applicazioni come Word, PowerPoint, Excel e Outlook, che venivano acquistate come pacchetto unico. Sebbene fosse una soluzione affidabile per la creazione di documenti, presentazioni e gestione della posta elettronica, mancava delle capacità integrate e basate su cloud, sempre più essenziali nel panorama digitale odierno.

D’altro canto, Microsoft 365 è un servizio basato su cloud che va oltre le funzionalità di Microsoft Office. Oltre alle classiche applicazioni Office, offre anche funzionalità cloud avanzate, aggiornamenti regolari e piani di abbonamento. Grazie a Microsoft 365, gli utenti possono collaborare in modo fluido, accedere ai file da qualsiasi luogo e beneficiare di misure di sicurezza potenziate. Inoltre, Microsoft 365 offre una gamma di piani personalizzati per diverse esigenze, inclusi piani per aziende, imprese e istituiti educativi.

Nonostante sia comunemente considerato un semplice restyling della suite Office, il passaggio a Microsoft 365 rappresenta una vera rivoluzione nel modo di lavorare collaborare e comunicare digitalmente. Microsoft 365 è stato progettato come un sistema per migliorare la produttività degli individui e delle organizzazioni attraverso l’uso di servizi cloud intelligenti, standard di sicurezza avanzati e applicazioni innovative costantemente aggiornate. In particolare, Microsoft 365 si distingue come l’hub perle applicazioni di Office 365, app di terze parti, Microsoft Power Platform e Microsoft Viva.

È importante notare che le licenze di Office 365 vengono automaticamente convertite in licenze Microsoft 365, garantendo una transizione fluida e senza problemi. Rimangono invariati invece:

  • Office 365 E1
  • Office 365 E3
  • Office 365 E5

Inoltre, è possibile acquistare singole applicazioni di Office 365 con licenze di Office 2021, mantenendo flessibilità nell’approccio all’acquisto e all’utilizzo del software. Un altro vantaggio del passaggio a Microsoft 365 è il mantenimento del costo dell’abbonamento a Office 365, senza variazioni di prezzo. Ogni licenza viene automaticamente aggiornata e rinominata, fornendo accesso a nuove funzionalità senza costi aggiuntivi.

I costi e gli abbonamenti di Microsoft 365

Microsoft 365 Business Basic

Questo piano include esclusivamente i servizi online, come Exchange Online e OneDrive for Business, senza l’accesso alle app desktop di Office. È pensato per le organizzazioni che desiderano gestire la posta elettronica e lo storage cloud, ma che hanno già investito in programmi desktop di Office.

Prezzo: 5.60 euro utente/mese

Microsoft 365 Apps Business

questo piano offre esclusivamente le app desktop di Office e lo spazio di archiviazione cloud dei file di OneDrive for Business. Non include il servizio di posta elettronica Exchange Online ne altri servizi online. È particolarmente indicato per le piccole imprese che desiderano un accesso semplice alle app di Office e allo spazio di archiviazione cloud, ma che preferiscono mantenere la propria posta elettronica al di fuori de server di Microsoft.

Prezzo: 9.80 euro utente/mese

Microsoft 365 Business Standard

Questo piano di Microsoft 365 include tutti i servizi online e le app desktop.

Prezzo: 11.70 euro utente/mese

Microsoft 365 Business Premium

Include tutti i servizi online e le app desktop, oltre a una protezione avanzate dalle minacce informatiche e alla gestione dei dispositivi tramite Microsoft Intune.

Prezzo: 20.60 euro utente/mese

Microsoft 365 F3

Offre servizi online eversioni online delle app di Office ma non include le app desktop. Questo piano è specificamente rivolto alle aziende che desiderano offrire posta elettronica e archiviazione cloud ai loro dipendenti sul campo.

Prezzo: 7.50 euro utente/mese

Microsoft 365 E3

Combina l’intera gamma di servizi online e app desktop ed è il piano più popolare per le grandi aziende. Questo piano include funzionalità avanzate di conservazione e scoperta della posta elettronica per affrontare questioni legali. Tuttavia, manca di alcune funzionalità, come la possibilità di integrare Microsoft Teams con il sistema telefonico aziendale, e include solo un sottoinsieme delle funzionalità di Azure Active Directory Premium.

Prezzo: 35.70 euro utente/mese

Microsoft 365 E5

Include alcune funzionalità avanzate di eDiscovery ma giustifica il suo prezzo più elevato con funzionalità di sicurezza di livello enterprise. Ad esempio, ogni sottoscrizione Microsoft 365 E5 è automaticamente un endpoint per Microsoft Threat Analytics e può essere integrata con Microsoft Defender Advanced Threat Protection.

Prezzo: 57.70 euro utente/mese

Office 365 Enterprise E1

Offre servizi online e versioni online delle app di Office, ma non include app desktop. Questo piano è adatto alle organizzazioni che desiderano mantenere edizioni specifiche di Office mentre spostano la posta elettronica e lo storage cloud sui server di Microsoft.

Prezzo: 8.16 euro utente/mese

Office 365 Enterprise E3

Include lo stess set di servizi online e app desktop come in Microsoft E3.

Prezzo: 23.10 euro utente/mese

Office 365 Enterprise E5

Include la stessa selezione della sua controparte Microsoft 365, esclusa la licenza Windows Enterprise e le funzionalità associate.

Prezzo: 35.40 euro utente/mese

Perché scegliere la suite Microsoft 365

1. Soluzione conveniente

Grazie al modello di abbonamento di Microsoft 365, le organizzazioni possono selezionare licenze e costi in base alle loro dimensioni e alle necessità di funzionalità. Con una vasta gamma di piani disponibili, Microsoft consente una personalizzazione su misura per le piccole imprese e le grandi aziende. La spesa prevedibile mensile per utente consente una pianificazione anticipata del budget IT, con la possibilità di beneficare di sconti scegliendo il pagamento annuale anziché mensile.

2. Protezione affidabile

Microsoft 365 offre avanzate funzionalità di sicurezza informatica, compresi antivirus integrati, filtraggio dello spam, ripristino da disastri e autenticazione a due fattori per il cloud storage. Questo assicura una protezione affidabile per i dati e le comunicazioni aziendali, garantendo la tranquillità degli utenti.

3. Migliore collaborazione e comunicazione

Con Microsoft 365, gli utenti possono accedere facilmente ai propri file da qualsiasi luogo e dispositivo, favorendo la collaborazione in tempo reale. Strumenti come Microsoft Team semplificano ulteriormente la comunicazione e la condivisione di informazioni, migliorando la produttività dei team aziendali.

4. Efficienza operativa

Gli aggiornamenti automatici, le tecnologie all’avanguardia e il supporto per i dispositivi mobili migliorano la continuità operativa e la resilienza aziendale. La conformità alle normative e le funzionalità di prevenzione della perdita di dati garantiscono la protezione dei dati aziendali e la conformità normativa.

5. Facilità di utilizzo

Grazie alla diffusione e all’affidabilità degli strumenti di Microsoft 365, l’apprendimento è rapido e intuitivo per i nuovi utenti. Ciò riduce i tempi di formazione e aumenta l’efficienza complessiva del team.

Conclusione

Microsoft 365 rappresenta molto più di una semplice suite di produttività. Grazie alla sua combinazione di strumenti avanzati, sicurezza integrata, facilità d’uso e flessibilità, Microsoft 365 si distingue come una soluzione completa per le esigenze di collaborazione, comunicazione e gestione dei dati delle organizzazioni moderne.

Con la sua capacità di adattarsi alle dimensioni e alle esigenze di qualsiasi azienda, Microsoft 365 si conferma come uno strumento fondamentale per migliorare l’efficienza operativa, promuovere l’innovazione e garantire la sicurezza dei dati in un ambiente sempre più digitale e interconnesso.

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