SharePoint Online: cos'è, funzionalità e development services

SharePoint Online è la versione basata su cloud e disponibile come Software-as-a-Service (SaaS) della piattaforma web Microsoft, dal 2001 all’avanguardia dello sviluppo di intranet aziendali. In questo articolo, approfondiremo cos’è SharePoint Online, le differenze con la sua versione On-Premise, le caratteristiche uniche che definiscono la struttura dei siti web sviluppati con SharePoint Online, chiudendo con un’occhiata ai prezzi e al perché scegliere un partner che può aiutarci nello sviluppo e gestione di soluzioni web per le nostre infrastrutture digitali.

Cosa troverai in questo articolo

  • Cos’è SharePoint Online
  • SharePoint Online vs. On-Premise: qual è la differenza?
  • SharePoint Online: siti di comunicazione, Hub e flat network
  • SharePoint Online: adattabilità ai dispositivi mobili
  • SharePoint Online: integrazioni con le altre applicazioni Microsoft 365
  • SharePoint Online Development Services: cosa sono?
  • SharePoint Online Development Services: quali sono i vantaggi?
  • Licensing di SharePoint Online, e come ottimizzare i costi
SharePoint Online: cos'è, funzionalità e development services

Cos’è SharePoint Online

Microsoft SharePoint è uno strumento di collaborazione di Microsoft utilizzato principalmente in ambito lavorativo per la gestione dei contenuti, la gestione elettronica dei documenti e la condivisione delle conoscenze. SharePoint è una piattaforma web centralizzata e sicura che consente ai gruppi di lavoro di collaborare, gestire i dati e migliorare l'efficienza. SharePoint viene utilizzato ad oggi da più di 200.000 aziende per costruire e gestire intranet e ambienti di lavoro digitali aziendali grazie alle sue funzionalità collaborative.

Le numerose funzionalità della piattaforma rendono molto più semplice per le persone lavorare insieme su progetti ad hoc ed istituire processi aziendali standard per la condivisione di informazioni, la pubblicazione di documenti e la registrazione dei dati.

SharePoint Online non è altro che una versione di SharePoint alternativa alla versione installabile su server locale (conosciuta come On-Premise o Server). Basata su cloud e disponibile come Software-as-a-Service (SaaS), proprio come la sua controparte On-Premises, consente agli utenti di archiviare, condividere e gestire contenuti in modo fluido utilizzando però come base d’appoggio i potenti server di Microsoft, andando a semplificare ed economizzare enormemente il processo di implementazione della piattaforma all’interno del proprio ambiente di lavoro.

SharePoint Online vs. On-Premise: qual è la differenza?

La presenza sul mercato delle due differenti versioni di Microsoft SharePoint (Online e On-Premise) genera spesso un po’ di confusione negli utenti che si approcciano per la prima volta alla scelta della soluzione migliore da adottare per il proprio business.

Andiamo quindi a chiarire un po’ cosa differenzia SharePoint Online dall’ultima versione On-Premise di SharePoint rilasciata da Microsoft nel 2019 e quale delle due può aiutarci a seconda della nostra situazione.

SharePoint Online

SharePoint Online, come abbiamo già potuto accennare più su, è un servizio basato su cloud offerto da Microsoft. L’accesso al servizio è dettato dalla scelta della formula di abbonamento che si preferisce; quindi, le aziende dovranno pagare un costo mensile sulla base degli utenti all’interno dell’azienda che usufruiscono della licenza acquisita (nei prossimi paragrafi vedremo di chiarire anche questo punto).

Il vantaggio più significativo nell'utilizzare SharePoint Online è che Microsoft si occupa di tutti gli aggiornamenti e le patch di sicurezza. Ciò significa che non è necessario preoccuparsi di mantenere il software aggiornato, il che può essere dispendioso in termini di tempo e denaro.

Un altro grosso vantaggio rispetto alla versione On-Premise è che è possibile accedere ai propri dati ovunque nel mondo, purché si disponga di una connessione Internet.

Per le aziende che desiderano costruire un'intranet scalabile e con il massimo grado di accessibilità, il servizio cloud è la migliore opzione. La scelta di SharePoint Online permette anche di ridurre drasticamente le complessità legate all’implementazione e alla manutenzione del software dando la possibilità di risparmiare somme di denaro significative tagliando i costi continui per la gestione e la manutenzione dell'infrastruttura in-situ.

SharePoint On-Premise (o SharePoint Server)

SharePoint On-Premise è invece una versione di SharePoint installata sui propri server locali che offre ai suoi utenti pieno controllo dell'ambiente, compresa la possibilità di personalizzare e aggiungere nuove funzionalità.  

Sebbene SharePoint On-Premise richieda una configurazione iniziale e una manutenzione continua, che può comportare costi aggiuntivi per l’acquisto e il mantenimento non solo del software ma anche di hardware dedicato su cui installarlo, questa versione rimane comunque un'ottima opzione per tutte quelle aziende che dispongono già di un'infrastruttura dedicata, che lavorano in un'organizzazione con elevati standard di conformità, si hanno elevate esigenze di personalizzazione o si desidera risparmiare sui costi delle licenze.  

È la soluzione perfetta anche per quelle aziende che necessitano di più spazio di archiviazione rispetto a quanto fornito da Microsoft o desiderano maggior controllo sull'architettura della farm. Se l'intranet deve essere accessibile solo all'interno della rete aziendale, SharePoint On-Premise potrebbe essere la migliore opzione.

SharePoint Hybrid Environment

Per chi lo desidera è da segnalare anche la possibilità di adottare per le proprie intranet soluzioni di tipo ibrido. Come suggerisce il nome, l'approccio ibrido richiede una combinazione di infrastrutture sia on-premise che online.

Chi deciderà di farlo avrà ancora bisogno del proprio server locale e personale IT per mantenerlo (anche se non così pesantemente), e necessiterà di avere a disposizione una connessione Internet efficiente per beneficiare della potenza collaborativa di Microsoft 365; oltre alla necessità di creare un nuovo modo "ibrido" personalizzato al fine di monitorare come i propri dati sono archiviati, gestirne l’accessibilità su tutti i dispositivi aziendali e mantenere questi dati sicuri.

SharePoint Online: siti di comunicazione, Hub e flat network

Andiamo adesso a vedere più da vicino alcune delle caratteristiche più uniche che contraddistinguono SharePoint Online.

Ci sono due tipologie standard di siti disponibili in SharePoint Online: i siti di team e i siti di comunicazione.

I siti di team sono simili ai tradizionali siti SharePoint e si concentrano sulla collaborazione tra i dipendenti su documentazioni e progetti comuni, mentre i siti di comunicazione sono più orientati alla diffusione di messaggi a un vasto pubblico. Possono essere un modo utile per creare contenuti coinvolgenti e sono la scelta migliore per la creazione di una intranet moderna e funzionale a 360 gradi.

Quando si crea un sito di comunicazione in SharePoint Online, è possibile partire da uno dei tre modelli di sito predefiniti, ognuno dei quali viene fornito con un set predefinito di componenti Web. Le opzioni disponibili sono:

  • Argomento: per condividere informazioni come notizie, eventi e altri contenuti.
  • Vetrina: per utilizzare foto o immagini di un prodotto, un team o un evento.
  • Vuoto: per creare il proprio design.

I siti di SharePoint Online possono anche essere designati come hub, che connettono e organizzano siti per il progetto, il dipartimento o il team, rendendo più facile:

  • Scoprire contenuti correlati come notizie e altre attività del sito.
  • Applicare una navigazione comune, un aspetto uniforme e una struttura del sito comune tra i siti associati.
  • Cercare in tutti i siti associati I siti associati a un hub di SharePoint Online non ereditano le autorizzazioni dell'hub o di altri siti ad esso associati.

In precedenza, l'architettura "classica" di SharePoint On-Premise era tipicamente costruita utilizzando un sistema gerarchico di raccolte di siti e sottositi. Una volta costruita, questa struttura risultava però rigida e difficile da mantenere.

Perché? I sotto-siti di SharePoint On-Premise sono rigidi poiché il loro URL è fisso al main site, quindi cercare di riorganizzarli finisce inevitabilmente per rompere le relazioni tra di loro. Molte funzionalità di governance, come conservazione e classificazione, devono quindi essere applicate a tutti i siti all'interno della raccolta, anche se applicabili solo a un sotto-sito.

Nell'esperienza moderna di SharePoint Online, i siti sono invece autonomi e possono essere (o non essere) associati a un Hub, che è una rete piatta (Flat Network) di siti che possono condividere la navigazione, il branding e altri elementi.

Un vantaggio chiave degli hub di SharePoint Online è che modellano le relazioni come collegamenti, piuttosto che una gerarchia o proprietà. Questo tipo di struttura è molto più flessibile e adattabile mentre le esigenze cambiano nel tempo, poiché i siti possono spostarsi tra gli hub o essere indipendenti da essi.

Un hub fornirà ai siti associati ad esso, tra i molti altri elementi inseribili, una navigazione comune, un aspetto uniforme, un ambito di ricerca e un riepilogo delle notizie e delle attività.

Per quanto riguarda l’aspetto della sicurezza e dei permessi ciascun sito, compreso l'Hub, mantiene sempre le proprie impostazioni di autorizzazione attuali.

SharePoint Online: adattabilità ai dispositivi mobili

È degno di segnalazione il fatto che tutti i portali e contenuti aziendali creati con il tool di Microsoft 365 sono capaci di adattarsi a qualunque tipo di dispositivo mobile. Con l’app di SharePoint Online è infatti possibile interagire con siti e file, scaricandoli e modificandoli direttamente dal vostro smartphone o tablet.

Inoltre, è possibile ricevere alert per essere informati non appena un nuovo post o documento viene caricato all’interno della intranet. Cliccando sulla notifica, si potrà accedere immediatamente ai nuovi contenuti caricati e iniziare a comunicare o collaborare con il proprio team con un unico, comodo passaggio.

Un’ultima cosa da dire al riguardo: grazie alla forte integrazione che SharePoint ha con tutti gli strumenti di Microsoft 365, è possibile interagire con i file dei propri siti aziendali anche dalle app di Teams e di OneDrive.

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SharePoint Online: integrazioni con le altre applicazioni Microsoft 365

Probabilmente, ciò che rende l’ambiente di lavoro digitale basato sui tool di Microsoft 365 così apprezzato e utilizzato è la profonda integrazione che lega le funzionalità di una delle applicazioni dell’ambiente Microsoft a quelle degli altri e se andiamo vedere, SharePoint non fa assolutamente eccezione a riguardo.

Di fatto, la piattaforma è in grado di ampliare le funzionalità dei suoi siti, combinandosi con strumenti come OneDrive e Teams, oltre che agli applicativi di Power Platform (Power Apps, Power Automate e Power Bi) e altri ancora.

Questi ultimi strumenti possono essere tranquillamente utilizzati senza avere grandi conoscenze di programmazione essendo stati concepiti appositamente per utenti che desiderano digitalizzare le proprie attività utilizzando un approccio low-code semplice e intuitivo.

Il risultato dell’unione di queste applicazioni è uno spazio virtuale dal potenziale infinito per la creazione di soluzioni ad hoc per le proprie infrastrutture digitali, capace di ottimizzare la gestione di qualsiasi tipologia di processo aziendale.

Per esempio, pensiamo a attività ripetitive come la richiesta di ferie, lo scanning delle richieste d’acquisto o l’approvazione dei documenti: grazie all’interazione che si può stabilire tra SharePoint, Power Automate e Microsoft Teams, è possibile creare un flusso di lavoro completamente automatico e indipendente che ci permetta di eseguire queste formalità in maniera rapida e efficiente.

Da segnalare anche la stretta integrazione tra SharePoint e Viva Engage (ex-Yammer). Di fatto, è possibile inserire una conversazione nuova o già esistente all’interno di un qualunque sito o pagina SharePoint, utilizzando la apposita web part specifica per Viva Engage.

In questo modo, un’azienda potrà unire le funzionalità di interazione tipiche dei social media con quelle per la gestione dei contenuti proprie di un sito web.

SharePoint Online Development Services: cosa sono?

Gli SharePoint Online Development Services sono partner che possono supportare il proprio business nello sviluppo e nell’implementazione di soluzioni basate su SharePoint e possono aiutarci nella creazione e personalizzazione di portali intranet, siti extranet e applicazioni personalizzate sviluppate con l’ausilio della piattaforma web e realizzare questi progetti su misura per soddisfare le specifiche esigenze e necessità dell’azienda.

Collaborando con sviluppatori SharePoint esperti, le aziende possono sbloccare il pieno potenziale della piattaforma, massimizzando l'efficienza delle loro infrastrutture digitali e stimolando l'innovazione e la comunicazione intra-aziendale.

I servizi offerti da questi partner possono includere la progettazione, lo sviluppo e il rilascio di sviluppo di siti SharePoint, garantendo che gli utenti abbiano un'esperienza quanto più funzionale possibile durante la collaborazione con i propri team e l'accesso più alle informazioni all'interno della piattaforma.

SharePoint Online Development Services: quali sono i vantaggi?

Le organizzazioni che scelgono di investire in un partner di sviluppo per le loro soluzioni basate su SharePoint possono ottenere una moltitudine di vantaggi come la creazione di strumenti e applicazioni personalizzati, lo sviluppo di workflow più efficienti e il miglioramento dell'efficacia operativa e della facilità d’utilizzo complessiva della propria rete aziendale.

Con la flessibilità e la scalabilità offerte dallo sviluppo personalizzato di SharePoint, le aziende possono adattare le loro soluzioni digitali agli standard più recenti di qualità ed efficienza in ambito digitale, garantendo alle loro infrastrutture informatiche rilevanza e performance elevate mantenibili a lungo termine.

Inoltre, i servizi di sviluppo personalizzato di SharePoint consentono alle organizzazioni di ottimizzare fin nei minimi dettagli i loro processi di gestione dei dati, migliorando la sicurezza e l'accessibilità alle informazioni aziendali per tutti i dipendenti attraverso la centralizzazione e la memorizzazione intelligente dei dati, la collaborazione e la comunicazione, promuovendo un ecosistema digitale coeso, robusto e facile da navigare e utilizzare.

Personalizzando le soluzioni SharePoint per allinearle ai propri obiettivi commerciali, le aziende possono organizzare e gestire le informazioni in modo efficace, facilitando la presa di decisioni migliori e la pianificazione strategica delle mosse successive sul mercato.

I servizi di sviluppo di SharePoint comprendono una grande varietà di offerte personalizzate per soddisfare diverse esigenze aziendali. Alcuni dei principali tipi di servizi di sviluppo di SharePoint includono personalizzazione, integrazione, migrazione e supporto. La personalizzazione consiste nell'adattare SharePoint per allinearla con requisiti specifici del business, migliorando l'esperienza utente e la funzionalità.

L'integrazione è, come abbiamo già visto nel paragrafo dedicato, un servizio cruciale per collegare SharePoint ad altre applicazioni o sistemi all'interno di un'organizzazione, promuovendo la collaborazione tra piattaforme diverse. I servizi di migrazione invece facilitano il passaggio fluido dei dati e dei contenuti dai sistemi legacy a SharePoint, garantendo continuità ed efficienza.

Un altro aspetto essenziale dei servizi di sviluppo di SharePoint è il supporto, che include la manutenzione continua, la risoluzione dei problemi e la formazione degli utenti aziendali per massimizzare l'efficacia della piattaforma e affrontare nell’immediato eventuali problemi. Questi servizi sono essenziali per tutte quelle compagnie che cercano di usufruire appieno delle capacità di SharePoint e promuovere iniziative di trasformazione digitale del loro ambiente di lavoro.

Ogni tipo di servizio di sviluppo di SharePoint svolge un ruolo unico nel migliorare la produttività, razionalizzare i processi e favorire la collaborazione tra dipartimenti e team. Attraverso un approccio completo allo sviluppo di SharePoint, le aziende possono sfruttare il pieno potenziale della piattaforma e raggiungere efficacemente i loro obiettivi strategici in ambito digitale.

Licensing di SharePoint Online, e come ottimizzare i costi

Microsoft offre diverse opzioni di licenza acquistabili per SharePoint, progettate per soddisfare le diverse esigenze organizzative e budget delle compagnie che desiderano implementarlo. Comprendere queste opzioni è di importanza vitale per prendere una decisione informata che si allinei con le necessità della propria organizzazione.

Poiché SharePoint Online è una piattaforma basata su cloud, per l’ottenimento di una licenza sono stati messi a disposizione diversi piani di abbonamento mensile il cui costo è basato sulle caratteristiche del piano scelto, i servizi offerti e il numero di utenti attivi che andranno a utilizzare la piattaforma. La sottoscrizione minima al servizio è di un anno con un periodo di grazia garantito di circa 180 giorni nel caso di cancellazione della sottoscrizione per poter recuperare i propri dati e conservarli altrove.

Diamo adesso una panoramica generale delle licenze acquistabili, cominciando con quelle che riguardano il solo SharePoint Online:

  • SharePoint Online Plan 1: Questo piano è il punto di ingresso ideale (e più conveniente) per le organizzazioni che desiderano sfruttare la gestione dei documenti basata su cloud e la collaborazione. Include funzionalità essenziali come le librerie documenti, i siti del team e le capacità di ricerca di base, rendendolo adatto per le piccole e medie imprese.
  • SharePoint Online Plan 2: Questa opzione, a circa il doppio del prezzo rispetto al Piano 1 per utente al mese, introduce funzionalità avanzate come la ricerca potenziata, l'eDiscovery e limiti di archiviazione aumentati. È progettato per organizzazioni più grandi che richiedono capacità di gestione dei contenuti e di ricerca più sofisticate.

Per le aziende che cercano invece una soluzione più completa SharePoint Online è disponibile anche come parte dei piani Office 365 E, che combinano vari servizi Microsoft sotto un'unica soluzione:

  • Office 365 E1: Questo piano offre i servizi principali di Microsoft, inclusa la posta elettronica, l'archiviazione dei file e SharePoint Online, ma senza la versione desktop delle app Office. È adatto per le aziende che necessitano di strumenti di collaborazione di base e archiviazione cloud.
  • Office 365 E3: Aggiunge le versioni desktop delle app Office alla gamma, insieme a strumenti di sicurezza e conformità potenziati, rendendolo adatto per le aziende che necessitano di suite di lavoro complete con protezione aggiuntiva per i propri dati.
  • Office 365 E5: L'opzione più completa, E5, include tutto ciò che è presente in E3, oltre a capacità di analisi avanzate, funzionalità vocali e caratteristiche di sicurezza e conformità più sofisticate. È ideale per le organizzazioni che richiedono i più alti livelli di produttività, sicurezza e conformità.

I piani autonomi di SharePoint Online sono ideali per le aziende che cercano principalmente strumenti di gestione documentale e collaborazione. Al contrario, i piani di Office 365 offrono invece un insieme più completo di strumenti per migliorare la produttività dell’ufficio, inclusi l'hosting della posta elettronica, le applicazioni desktop della suite Office e funzionalità di sicurezza e conformità più avanzate.

Nel prendere in considerazione l’implementazione di SharePoint Online per lo sviluppo delle proprie intranet e portali aziendali ci sono anche altri diversi fattori da considerare che possono influenzare significativamente la scelta della propria sottoscrizione a uno dei piani sopraelencati. Tra questi fattori i più importanti sono:

  • Numero di utenti: il numero di utenti può influenzare la quantità di storage necessaria e il piano di prezzo di cui si ha bisogno.
  • Dimensione dei dati: le dimensioni dei dati che necessitano di essere archiviati possono influenzare la quantità di storage necessaria e conseguentemente la scelta del piano che si vuole implementare.
  • Esigenze aziendali: le necessità specifiche della propria azienda possono influenzare in maniera significativa la nostra scelta. Ad esempio, se la propria attività gestisce file multimediali di grandi dimensioni come video, si potrebbe avere bisogno di uno spazio di storage dalla capacità maggiore rispetto invece a un'azienda che gestisce solo documenti di testo.
  • Add-on e personalizzazioni: L'aggiunta di add-on di terze parti o la personalizzazione di SharePoint sono altri fattori da tenere in considerazione. Gli add-on di terze parti possono richiedere storage aggiuntivo, mentre le personalizzazioni che si desidera implementare potrebbero richiedere risorse aggiuntive che, di conseguenza, potrebbero andare a influenzare i prezzi.

Ogni compagnia che vuole ottimizzare la propria spesa per l’utilizzo di SharePoint Online, dovrebbe prendere in considerazione di adottare pratiche di buon utilizzo che massimizzino l’efficienza delle proprie intranet aziendali come ad esempio:

  • Pianificare in anticipo: Prima di implementare SharePoint, è importantissimo pianificare e determinare le capacità di storage e le funzionalità utili a coprire le necessità aziendali.
  • Revisionare regolarmente il tuo storage: il controllare regolarmente l'utilizzo dello storage di SharePoint e valutare se è necessario aggiornare o ridimensionare le proprie opzioni di storage può aiutarci in maniera significativa a contenere le spese.
  • Implementare politiche di storage più severe: un’altra pratica utile è l’applicazione di politiche di storage più strette per garantire che gli utenti non archivino file non necessari o superino i limiti di storage.
  • Utilizzare SharePoint per la collaborazione: un ultimo suggerimento potrebbe essere l’utilizzare SharePoint principalmente come piattaforma di collaborazione piuttosto che come piattaforma di archiviazione e incoraggiare gli utenti operanti sulla propria intranet a collaborare e condividere file anziché archiviarli nelle loro cartelle personali.

Conclusioni

SharePoint Online è uno dei migliori sistemi di gestione dei documenti al momento sul mercato. È eccellente per coloro che cercano di migliorare la collaborazione tra i propri impiegati su progetti comuni e la gestione dei contenuti e l'integrazione con le altre applicazioni dell’ecosistema Microsoft fanno della piattaforma un eccellente strumento aziendale per la gestione dei progetti e la condivisione di informazioni all’interno del proprio ambiente di lavoro digitale.

Dalla gestione semplice e sicura di tutti i contenuti aziendali (dalle richieste di informazioni ai materiali di marketing ai dati finanziari), la creazione di siti web e intranet aziendali per mantenere gli utenti aggiornati, l'orchestrazione dei processi aziendali per automatizzare compiti di routine e lo sviluppo di app personalizzate per aumentare la produttività del team, SharePoint Online offre una soluzione completa su tutta la linea per ogni tipo di necessità aziendale.

Non resta dunque che invitarvi a fare la scelta del vostro piano di sottoscrizione consultando il sito ufficiale di Microsoft e toccare con mano le potenzialità di SharePoint per lo sviluppo delle proprie reti aziendali.

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Modern Work

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