Microsoft SharePoint è uno dei pilastri fondamentali della piattaforma Microsoft 365 e caposaldo dello sviluppo di intranet aziendali dal suo primo lancio nel lontano 2001. In questo articolo, parleremo di cos’è SharePoint e daremo uno sguardo più approfondito alle sue funzionalità, alle modalità di utilizzo più frequenti, ai vantaggi che può offrire alle aziende e alla recente integrazione con l’AI di Microsoft Copilot.
Microsoft SharePoint è un sistema di collaborazione web-based le cui funzioni sono incentrate su un'esperienza di collaborazione interaziendale basata su intranet che consente agli utenti la condivisione sicura e la gestione capillare dei contenuti e offre funzionalità di collaborazione sui flussi di lavoro, database di liste e altre componenti web per consentire ai team aziendali di lavorare insieme.
Le numerose funzionalità della piattaforma rendono molto più semplice per le persone lavorare insieme su progetti ad hoc ed istituire processi aziendali standard per la condivisione di informazioni, la pubblicazione di documenti e la registrazione dei dati.
Per una piattaforma di collaborazione basata su web, SharePoint è facile da mantenere e, a livello fondamentale, è facile da capire per gli utenti aziendali. È anche infinitamente personalizzabile e estremamente scalabile, ci sono molti modi diversi in cui le aziende possono utilizzare SharePoint per incrementare significativamente la propria produttività e ottenere un grande ritorno sugli investimenti.
SharePoint consente un aumento della produttività e della visibilità per i lavoratori in tutti i settori, in business e aziende di ogni dimensione ed è stato fondamentale negli ultimi 23 anni nell'aumentare l'efficienza lavorativa nelle aziende Fortune 500 come piattaforma intranet che attraversa tutti i settori aziendali.
Adottato da oltre 200.000 aziende a livello globale, Microsoft SharePoint si distingue come una piattaforma di gestione dei contenuti di spicco che favorisce e facilita il lavoro di squadra in tutto il mondo.
Prima di iniziare, ecco una breve video guida su SharePoint preparata da Giuseppe Marchi, Microsoft MVP e fondatore di Dev4Side e intranet.ai:
Ora che abbiamo un’idea generale di cosa sia SharePoint, cerchiamo di capire a cosa serve più nello specifico andando a vedere un po’ più da vicino come è possibile utilizzarlo all’interno delle infrastrutture digitali della propria azienda.
Le possibili applicazioni di SharePoint sono tantissime ed elencarle tutte sarebbe praticamente impossibile. Ci limiteremo quindi a dare una panoramica generale degli utilizzi più comuni di SharePoint all’interno di un ambiente di lavoro aziendale.
Questa è probabilmente la prima cosa che viene in mente quando si pensa a SharePoint. Sin dalla sua nascita nel 2001, SharePoint ha dominato il mercato con le sue capacità di gestione dei documenti.
Ma non si tratta solo di un archivio per file e cartelle. SharePoint ha tutte le funzionalità che ci si aspetterebbe da un sistema di gestione dei documenti moderno e completo: cronologia delle versioni, check-in/check-out, co-autorizzazione e condivisione esterna sicura.
Una cosa che rende SharePoint unico e estremamente attraente rispetto ad altri sistemi di gestione documentale basati su cloud come Dropbox e Google Drive è che è possibile creare metadati personalizzati per ordinare, raggruppare e filtrare documenti e migliorare l'esperienza di ricerca.
Inoltre, anche se nel corso degli anni alcuni "compiti" e funzionalità sono passati da SharePoint ad altre applicazioni più specializzate (come, ad esempio, l’automazione dei flussi di lavoro, ora gestiti con Power Automate), la piattaforma rimane comunque un ottimo sistema di gestione dei contenuti grazie alle sue funzionalità primarie ancora estremamente solide in questo ambito.
Questo è probabilmente il caso d'uso più prominente per SharePoint dopo la gestione dei documenti. Dopotutto, SharePoint è una piattaforma web.
SharePoint offre una gamma completa di applicazioni nel campo del web design; quindi, molte organizzazioni utilizzano SharePoint per creare portali Intranet attraenti e user-friendly per memorizzare informazioni più statiche o permanenti rispetto a quelle che condivideresti su Teams o VivaEngage.
Utilizzando siti di comunicazione e team, le aziende possono fornire piattaforme centralizzate per la collaborazione e la comunicazione interna, integrando una vasta gamma di web part e componenti per creare pagine web dinamiche e interattive. Esempi di alcuni elementi inseribili che possiamo menzionare brevemente includono board per notizie e annunci, calendario/eventi, collegamenti, pagine di contenuto, video e dashboard interattive.
A questo proposito, una piccola chicca: SharePoint di per sé non è uno strumento Wiki dedicato, ma può essere configurato e personalizzato per diventarne uno. La piattaforma offre ottime capacità di modifica delle pagine, che consentono il tagging dei metadati delle pagine e la possibilità di creare modelli di pagina e riempirli con testo, immagini e video.
La creazione di una Wiki aziendale all’interno della propria intranet può essere una manna per facilitare i processi di apprendimento e Onboarding dei nuovi assunti.
La gestione avanzata dei contenuti di SharePoint consente agli amministratori di organizzare e strutturare minuziosamente il contenuto del sito applicando flussi di lavoro e autorizzazioni per garantire la coerenza, la corretta strutturazione e la sicurezza delle informazioni al suo interno.
Inoltre, grazie all'integrazione con altre app di Microsoft 365, come Teams, Outlook e OneDrive, è possibile incorporare facilmente funzionalità e dati da queste app nei siti SharePoint, migliorando la produttività e la collaborazione tra le diverse piattaforme.
Infine, SharePoint offre numerose opzioni di personalizzazione e branding per adattare l'aspetto e la funzionalità dei siti web alle esigenze specifiche dell'azienda, creando un'esperienza visiva coerente e professionale per i propri utenti.
A volte è necessario memorizzare elenchi di informazioni che tipicamente si memorizzerebbero in Excel, come elenchi di progetti, elenchi di contatti, elenchi di problemi, tracciatori e così via. Fin dalle prime versioni di SharePoint nel lontano 2001 era possibile per gli utenti creare con estrema facilità elenchi personalizzati per ogni esigenza del proprio business.
E anche se Microsoft ha rilasciato alcuni anni fa un'applicazione separata chiamata "Lists" per la creazione e la gestione di elenchi personalizzati, dietro le quinte tutti gli elenchi risiedono ancora all’interno dell’ambiente di SharePoint. Quindi, la sicurezza e l'accesso agli elenchi rimangono regolati dalle misure di sicurezza implementate nel sito su cui risiede un dato elenco.
L'uso principale di SharePoint spesso avviene sullo sfondo quando si utilizza l'applicazione Microsoft Teams. Quando l'app Teams è diventata disponibile nel 2017, ha permesso la chat persistente e le videoconferenze. Tuttavia, dietro le quinte, Teams è alimentato da SharePoint.
Ogni volta che si crea un Team in Microsoft Teams, viene creato un nuovo sito SharePoint per memorizzare i documenti che si archiviano nei canali di Teams. Ogni volta che si crea un canale privato o un canale condiviso, viene creato anche un nuovo sito SharePoint.
E quei siti SharePoint che vengono creati lavorano duramente per supportare le attività svolte in Teams. Al loro interno vengono memorizzati tutti i file e le cartelle dei "Teams"; i siti SharePoint sono dove vengono memorizzate tutte le registrazioni di Teams, dove sono contenuti i blocchi note di OneNote che vengono utilizzati in Teams per i verbali delle riunioni, così come eventuali elenchi, record e storici delle conversazioni effettuate sui canali di comunicazione aziendali della app.
Le app in Microsoft SharePoint sono integrazioni che aggiungono funzionalità agli spazi di collaborazione standard sulla piattaforma. Alcune app sono predefinite e vengono fornite con la piattaforma, ma ce ne sono molte altre che aggiungono funzionalità e opzioni non presenti nella normale piattaforma SharePoint.
SharePoint è strettamente integrato con Power Platform e in combinazione con le soluzioni offerte dalla suite permette agli utenti di creare applicazioni personalizzate, flussi di lavoro automatizzati e dashboard di reporting utilizzando rispettivamente Power Apps, Power Automate e Power BI.
Queste possono essere qualsiasi cosa, da una libreria in cui gli utenti possono archiviare e condividere documenti e file, a plug-in per calendari, a potenti app per la gestione e la regolazione dei flussi di lavoro, che consentono molte azioni logiche ripetibili in SharePoint con facilità.
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Le funzioni di SharePoint come abbiamo potuto osservare nei precedenti paragrafi sono incentrate su un'esperienza di collaborazione trasversale basata su intranet che consente, tra le molte altre cose, la condivisione sicura, la gestione dei contenuti e funzionalità di collaborazione dei flussi di lavoro. Andiamo adesso a vedere più nel dettaglio come operano.
SharePoint è principalmente configurato tramite web browser. L'interfaccia utente fornisce la maggior parte delle funzionalità di configurazione del prodotto.
A seconda del livello di autorizzazione, l'interfaccia può essere utilizzata per:
SharePoint fornisce uno spazio web dove gli utenti hanno la possibilità di caricare un documento per condividerlo immediatamente con altre persone che devono vederlo. I dipendenti possono anche avere il proprio spazio di archiviazione personale OneDrive, dove nessuno può vedere un documento o un file che caricano fino a quando non lo "condividono" o consentono l'accesso a quel documento ad altri utenti.
Ciò rende possibile abilitare un segmento dei propri colleghi alla visione di un documento pubblicato con un processo a un solo passaggio, ma non solo: le funzionalità di approvazione e gestione dei flussi di lavoro possono controllare in modo capillare come i documenti vengono condivisi e come i dipendenti lavorano sulle informazioni nelle loro organizzazioni.
I link ai documenti condivisi o agli spazi di collaborazione possono anche essere facilmente inviati tramite e-mail, rendendo semplice per gli utenti essere indirizzati in maniera rapida e precisa a ciò che vogliono visualizzare. Le organizzazioni utilizzano frequentemente SharePoint per pubblicare informazioni a livello aziendale come documenti HR, annunci e memo.
Funzionalità come controlli di sicurezza, co-autorizzazione, versionamento e integrazione con Exchange (applicazioni di posta elettronica di Outlook) forniscono agli utenti aziendali la capacità di fare di più in meno tempo e mantenere l'integrità del lavoro che producono, senza correre il rischio di data leak o incappare in documentazione discordante. SharePoint include la possibilità di:
Tutte queste funzionalità migliorano la produttività degli utenti aziendali, ma ciò che SharePoint fa davvero meglio dei precedenti sistemi di collaborazione è visualizzare informazioni su quali informazioni/documenti sono archiviati e perché.
In SharePoint è estremamente facile richiedere "metadata", o informazioni sui dati (come tempo di modifica, creato da, ecc., ma anche tag personalizzate su documenti o elementi) in modo che gli utenti possano comprendere meglio perché un documento dovrebbe esistere e perché è importante senza necessariamente doverlo aprire.
SharePoint offre molti modi per aggiungere metadati ai file per ordinare, organizzare e tenere traccia dei contenuti di proprietà delle aziende. Inoltre, come piattaforma, SharePoint può forzare i tag sui contenuti mentre gli utenti aziendali li caricano negli spazi di collaborazione. Possono anche far sì che gli utenti finali forniscano metadati sui documenti come parte di questo processo.
Una volta che i contenuti e i metadati sono nella piattaforma, SharePoint, con la sua stretta integrazione con Power Automate offre alle organizzazioni strumenti di gestione del flusso di lavoro per automatizzare:
SharePoint consente anche agli utenti di creare database personalizzati in un formato facile da usare e registrare migliaia di informazioni che possono essere integrate nei flussi di lavoro menzionati in precedenza o in altri processi aziendali.
Inoltre, sono disponibili all’interno della piattaforma anche client di sincronizzazione per OneDrive, che garantiscono agli utenti la possibilità di accedere ai documenti di cui hanno bisogno da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Ciò apre la strada a soluzioni per le aziende per sincronizzare i propri file da Office 365 e SharePoint in locale su un laptop, permettendo il massimo della sinergia tra i lavoratori in ufficio e i loro colleghi che operano su dispositivi mobili.
Microsoft SharePoint ha di recente ampliato le sue offerte con una serie di nuove caratteristiche e funzionalità degne di nota che andremo adesso a vedere un po’ più da vicino:
Nel panorama in costante mutamento degli spazi di lavoro virtuali, l'introduzione di strumenti alimentati dall'IA come Copilot all’interno di capisaldi aziendali come SharePoint rappresenta un significativo passo in avanti per tutte le compagnie che vogliono rimanere in testa nella corsa al miglioramento delle proprie infrastrutture digitali.
L'introduzione di Copilot in SharePoint mira a ridurre significativamente il tempo e lo sforzo tradizionalmente necessari per configurare e gestire i siti SharePoint. Automatizzando la configurazione iniziale e offrendo suggerimenti per il miglioramento, Copilot consente agli utenti di concentrarsi maggiormente sulla qualità del contenuto e meno sulle complicazioni dei sistemi di gestione dei contenuti.
Al suo nucleo, Copilot in SharePoint utilizza Large Language Models (LLM) per interpretare input di linguaggio naturale. Ciò significa che gli utenti possono descrivere ciò che immaginano per il loro sito o pagina SharePoint utilizzando un linguaggio comune e Copilot inizierà a dare vita alle loro descrizioni, senza la necessità di scrivere una singola riga di codice. Questo processo non solo semplifica la fase iniziale di creazione, ma consente anche una collaborazione iterativa tra l'utente e l'IA per perfezionare e affinare il contenuto delle proprie web platform.
Uno degli aspetti più interessanti di Copilot in SharePoint è la sua profonda integrazione con Microsoft Graph. Questa connessione consente a Copilot di accedere e incorporare una vasta gamma di dati provenienti da tutta l'organizzazione. Inoltre, questo strumento è progettato per conformarsi automaticamente alle linee guida di branding dell'organizzazione, garantendo coerenza formale e estetica in tutto il contenuto creato.
Oltre a semplificare il processo di creazione, Copilot assiste anche nell'arricchimento dell'aspetto visivo delle pagine SharePoint. Convertendo documenti o presentazioni esistenti in pagine web progettate ad hoc, Copilot garantisce che il contenuto non solo trasmetta il messaggio previsto, ma coinvolga efficacemente il pubblico attraverso un design professionale e accattivante.
Copilot in SharePoint opera ovviamente sempre all'interno del rigoroso quadro di sicurezza e privacy di Microsoft. Ciò garantisce che, pur sfruttando l'IA per migliorare la creazione di contenuti, l'integrità e la riservatezza dei dati dell'organizzazione non vengano mai compromessi da nessuna terza parte indesiderata.
Addentrandosi nel mondo di SharePoint, potremo trovare varie opzioni di licenza progettate per soddisfare diverse esigenze organizzative e budget. Comprendere queste opzioni è cruciale per prendere una decisione informata che si allinei con i propri obiettivi aziendali.
Iniziamo dando una panoramica generale delle licenze acquistabili per SharePoint Online, al cui centro ci sono due piani principali:
Il Piano 1 offre un punto di ingresso conveniente per le aziende che vogliono focalizzarsi sulla gestione dei documenti e la collaborazione dei team interni. Il Piano 2 invece, a circa il doppio del prezzo rispetto al Piano 1 per utente al mese, si rivolge a organizzazioni più grandi che necessitano di ricerca avanzata, eDiscovery e archiviazione illimitata.
Per le aziende che cercano invece una soluzione più completa o vogliono installare SharePoint sui loro server locali, la piattaforma è disponibile anche come parte dei piani Office 365 E, che combinano vari servizi Microsoft sotto un'unica soluzione:
I piani autonomi di SharePoint Online sono ideali per le aziende che cercano principalmente strumenti di gestione documentale e collaborazione. Al contrario, i piani di Office 365 offrono un insieme più completo di strumenti di produttività, inclusi l'hosting della posta elettronica, le applicazioni desktop di Office e funzionalità di sicurezza e conformità più avanzate.
Inoltre, i piani E3 e E5 sono gli unici a offrire l'ultima versione on-premise di SharePoint. Se si desidera implementarla nella propria organizzazione, è necessario che un team IT, un partner Microsoft o un distributore autorizzato di SharePoint la installi sul tuo server corrente. Anche se in locale, il server SharePoint può essere comunque accessibile tramite dispositivi mobili tramite la app installabile su smartphone e tablet.
Oltre alle tariffe di abbonamento di base, è importante considerare eventuali costi aggiuntivi. Personalizzazioni, componenti aggiuntivi di terze parti e migrazioni estese dei dati possono aumentare il costo totale di proprietà. Inoltre, sebbene SharePoint Online includa funzionalità di sicurezza robuste, esigenze specifiche di conformità o di sicurezza avanzata potrebbero richiedere investimenti aggiuntivi in strumenti o servizi di terze parti.
SharePoint è, come abbiamo potuto vedere, molto più di una piattaforma di collaborazione e gestione dei contenuti basata su cloud; è uno strumento che può rivoluzionare il modo in cui la propria organizzazione e i suoi elementi (singoli dipendenti, team e dipartimenti) possono comunicare, collaborare e operare su progetti comuni.
Dalla gestione semplice e sicura di tutti i contenuti aziendali (dalle richieste di informazioni ai materiali di marketing ai dati finanziari), la creazione di siti web e intranet aziendali per mantenere gli utenti aggiornati, l'orchestrazione dei processi aziendali per automatizzare compiti di routine (come i flussi di lavoro) e lo sviluppo di app personalizzate per aumentare la produttività del team, SharePoint offre una soluzione completa su tutta la linea per ogni tipo di necessità aziendale.
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