Per le aziende che devono affrontare frequenti cambiamenti nelle normative di settore, è fondamentale poter contare su una piattaforma centralizzata per gestire la redazione, l’approvazione e la distribuzione delle procedure aggiornate. In questo modo, diventa più semplice accedere alle versioni dei documenti necessarie per garantire la massima qualità e trasparenza nel rapporto con tutti gli stakeholder coinvolti nelle operazioni aziendali. Un cliente ha richiesto lo sviluppo di questa tecnologia. Ecco com’è andata.
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Operando nel settore farmaceutico, il cliente deve garantire l’aggiornamento costante delle procedure e l’accesso rapido alle ultime versioni dei documenti aziendali da parte di lavoratori, operatori sanitari e relativi pazienti.
Una gestione errata della documentazione comporterebbe non solo danni all’efficienza operativa e alla sicurezza delle informazioni, ma anche e soprattutto:
Per evitare tali rischi, il cliente ha deciso di investire nella digitalizzazione delle procedure e nella creazione di un sistema capace di semplificare l’accesso alle ultime versioni dei documenti aziendali.
Il sistema desiderato doveva offrire funzionalità per:
Abbiamo scelto SharePoint per implementare questo sistema, dato che le sue possibilità di personalizzazione e l’integrazione nativa con i restanti prodotti dell’ecosistema Microsoft ci avrebbero permesso di creare la soluzione a misura del nostro cliente.
Prima di tutto, abbiamo configurato un sito documentale in SharePoint Online integrato con DocuSign per consentire l’approvazione tramite firma digitale delle procedure aziendali.
L’utilizzo della firma digitale avvia un flusso automatizzato che sposta i documenti approvati dall’area di redazione, con i file Word in bozza, all’area pubblica. In quest’ultima, i documenti vengono messi a disposizione in formato PDF per consentire la presa visione da parte di tutti i lavoratori e dei pazienti che devono sottoporsi ai trattamenti offerti dall’azienda.
È importante sottolineare che il sistema non semplifica solo l’accesso alle procedure, ma anche l’aggiornamento degli utenti sui nuovi documenti approvati grazie all’invio di notifiche automatiche.
Abbiamo infatti sviluppato una web part custom con SharePoint Framework capace di selezionare i destinatari della notifiche in base alla rilevanza del loro reparto con la documentazione appena pubblicata. La web part è stata poi estesa tramite sviluppo ASP.NET per consentire:
Infine, la nostra soluzione è stata completata con l’integrazione di:
Il progetto si è quindi basato sulla combinazione della tecnologia Microsoft fin qui menzionata e sull’elevata personalizzazione del sito SharePoint, che rappresenta il nucleo del sistema di gestione documentale realizzato per soddisfare le richieste specifiche del cliente. Ma la vera sfida è stata un’altra.
L’integrazione tra SharePoint e DocuSign si è rivelata subito poco affidabile.
Il che ci ha costretto ad adottare un approccio alternativo, implementando un sistema di gestione custom basato su API.
Siamo così riusciti a garantire la sicurezza delle informazioni nei processi di:
Abbiamo tracciato insieme al cliente le performance del nuovo sistema di gestione documentale basato su SharePoint Online, per capire se fosse davvero la soluzione giusta per migliorare l’esperienza dei dipendenti, la trasparenza nella relazione coi pazienti e la compliance normativa. La risposta? Vediamo insieme qualche dato:
Dalla messa in produzione, l’azienda non ha ancora ricevuto alcun feedback negativo da parte degli utenti.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
