L'automazione dei flussi di lavoro ti aiuta a snellire i processi ripetitivi collegando le app e automatizzando attività manuali come approvazioni, notifiche e inserimento dati. Senza, i team perdono ore in lavori a basso valore, subiscono problemi di comunicazione e affrontano ritardi nella consegna dei progetti. Naturalmente, per raggiungere questo livello di efficienza operativa, è necessario prima adottare il software giusto per l'automazione aziendale e solo così si potranno gettare le basi per un'innovazione digitale sostenibile, scalabile e in grado di aumentare il ritorno sugli investimenti (ROI). In questo articolo spiegheremo tutto quello che c’è da sapere sui software per l'automazione aziendale, per poi confrontare le principali piattaforme presenti sul mercato e rivelarvi la nostra scelta.
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Ogni azienda in crescita arriva a un punto in cui fogli di calcolo, email sparse e flussi di lavoro manuali non sono più sufficienti. Le cose iniziano a sfuggire di mano. I team passano più tempo a capire come lavorare che a svolgere effettivamente il lavoro. È allora che ci si rende conto: non si tratta solo di lavorare duro, ma di avere processi più intelligenti.
L’automazione dei processi aziendali sfrutta la tecnologia e gli strumenti per snellire e automatizzare attività o processi ricorrenti che le aziende solitamente gestiscono manualmente. Automatizza processi ripetitivi che coinvolgono più fasi utilizzando sistemi di gestione IT.
Questo accelera il processo e garantisce un’esecuzione precisa e costante di ogni passaggio. Che si tratti di automatizzare la creazione di ticket, indirizzare le richieste ai team appropriati o generare report regolari, l’automazione dei processi aziendali migliora l’efficienza complessiva del servizio IT riducendo lo sforzo manuale.
Quando tre ore al giorno dedicate a compiti ripetitivi consumano l’energia del proprio team, queste piattaforme gestiscono processi complessi e multi-fase che possono fare la differenza per le aziende in crescita. Richiedono investimenti maggiori, ma offrono risultati su scala enterprise.
Ma in un mercato così affollato e con poco tempo a disposizione per imparare tutto quello che c’è da sapere, fare la scelta giusta per la propria azienda può diventare complicato.
Ma niente panico, vediamo di cominciare dall’inizio.
“Business Automation Software” è un termine ombrello che comprende diverse categorie di strumenti, tra cui: automazione dei processi aziendali (BPA), automazione robotica dei processi (RPA) e automazione dei flussi di lavoro.
Sebbene queste piattaforme presentino alcune differenze minori, tutte permettono alle organizzazioni di trasformare compiti manuali in processi semi o completamente automatizzati.
In questo modo, le aziende possono ridurre gli errori umani comuni, come gli errori di battitura durante l’inserimento dei dati, e aumentare la qualità dei dati, portando a insight di valore e decisioni aziendali più accurate. Inoltre, possono anche eliminare le attività noiose, aumentando così il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, e migliorare l’efficienza e snellire i processi, offrendo servizi più rapidi e comodi a clienti e utenti.
A differenza di molti strumenti più datati, le piattaforme di automazione moderne sono generalmente low-code e richiedono un supporto di sviluppo minimo. Questo dà sia agli utenti tecnici che non tecnici la possibilità di creare facilmente flussi di lavoro automatizzati, moduli elettronici e applicazioni.
I migliori software di gestione dei processi aziendali sono progettati quindi per aiutare le organizzazioni a snellire le operazioni, migliorare l’efficienza e garantire flussi di lavoro coerenti.
Automatizzare processi aziendali specifici può migliorare significativamente efficienza e precisione. Identificare quali processi automatizzare è fondamentale per assicurare un intervento efficace e mirato.
Ecco i processi aziendali critici ideali per l’automazione dei processi aziendali (BPA):
Quando valutiamo il miglior software per la gestione dei processi aziendali (BPM), ci dobbiamo concentrare su diverse caratteristiche chiave per determinarne l’efficacia nello snellire i flussi di lavoro e migliorare l’efficienza operativa.
Quali sono queste caratteristiche? Vediamolo subito:
Dev4Side Software è specializzata nella creazione di app aziendali con Power Apps, riducendo drasticamente i processi di sviluppo e mantenimento delle applicazioni interne.
Operando in maniera verticale sull'intero ecosistema Power Platform di Microsoft, abbiamo sviluppato una ottima competenza su Power Apps che ci permette di offrire soluzioni disegnate su misura ed completamente integrate all'interno del tuo tenant Microsoft 365.
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Le aziende che oggi implementano strumenti di automazione intelligente dei processi stanno costruendo vantaggi operativi che si accumulano nel tempo. Velocità e precisione diventano fattori distintivi competitivi quando l’automazione elimina gli attriti dai processi aziendali critici.
Il successo deriva dalla scelta di strumenti che si adattano alla propria situazione specifica, piuttosto che seguire pratiche generiche. Partiamo dal nostro punto dolente operativo più grande, scegliamo lo strumento progettato per risolvere proprio quel problema e poi ampliamo da lì.
Beh, sembra facile, vero? In realtà le cose sono più complicate, e quando si tratta di decidere quali piattaforme di automazione aziendale implementare, ci si trova davanti a molte opzioni diverse.
Prendiamoci quindi un attimo per conoscere meglio alcuni tra i principali protagonisti del mercato (tranne uno, di cui parleremo nella prossima sezione) e vediamo che cosa hanno da offrirci.
Kissflow è una piattaforma low-code/no-code pensata per facilitare la gestione di workflow approvativi, richieste interne, e flussi di lavoro personalizzati all’interno di team e aziende. Offre un’interfaccia grafica semplice e accessibile, con moduli predefiniti, notifiche integrate, e la possibilità di definire ruoli, approvazioni e automazioni senza interventi tecnici.
Il focus è chiaramente su team non IT e PMI che cercano rapidità di implementazione e un certo grado di visibilità operativa.
Tuttavia, Kissflow presenta diversi limiti strutturali: le possibilità di personalizzazione sono inferiori rispetto a piattaforme BPM più mature. La logica dei flussi, sebbene accessibile, non si presta a scenari complessi né a integrazioni robuste con sistemi esterni.
Anche le prestazioni dell’interfaccia e del back-end non sono sempre consistenti, in particolare quando aumentano i volumi di dati o di utenti. Il piano base, inoltre, non include utenti esterni né funzionalità avanzate di sicurezza, rendendolo meno adatto a ecosistemi aziendali aperti o a contesti con esigenze regolatorie specifiche.
Zapier è una piattaforma no-code che consente di creare automazioni tra oltre 7.000 applicazioni cloud, come Gmail, Slack, Trello, Salesforce e centinaia di altri strumenti SaaS. Funziona attraverso semplici regole "trigger–azione" (i cosiddetti Zap), ideali per collegare servizi web senza scrivere codice. La sua interfaccia è molto intuitiva e consente di creare automazioni anche complesse grazie a filtri condizionali, percorsi logici, e formattatori di dati.
Nonostante la facilità d'uso, Zapier presenta limiti strutturali evidenti: non è adatto ad ambienti on-premise o a processi aziendali articolati. La dipendenza dalle API di terze parti può generare errori silenziosi o malfunzionamenti se cambiano le condizioni lato applicazione.
I piani gratuiti o base sono fortemente limitati nel numero di task e di step, e i costi aumentano in modo non lineare con l'espansione dei flussi o l’uso di funzionalità premium. Inoltre, mancano strumenti di monitoraggio professionale, rendendo difficile la diagnosi in ambienti produttivi.
UiPath è una piattaforma di Robotic Process Automation (RPA) orientata all'automazione di attività ripetitive e complesse, spesso legate a sistemi legacy o applicazioni desktop. Offre un ambiente di sviluppo visivo tramite lo strumento "Studio", accompagnato da funzionalità avanzate come l’integrazione dell’intelligenza artificiale per il riconoscimento documentale e il processamento semantico.
È molto utilizzato in ambienti enterprise, soprattutto laddove i processi non possono essere facilmente integrati tramite API moderne.
Tuttavia, la curva di apprendimento è piuttosto ripida, specialmente per utenti non tecnici. La manutenzione dei bot può risultare onerosa in ambienti dinamici dove le interfacce applicative cambiano spesso. Inoltre, il modello di licenza può rivelarsi costoso e poco trasparente per realtà medio-piccole o in fase di crescita. Alcuni utenti segnalano anche problemi di stabilità e di lentezza operativa, specie in processi con molteplici interazioni UI.
Quelli nella precedente sezione erano solo alcuni tra i tool più utilizzati al momento per la business automation, ma non sono di certo gli unici. Abbiamo accennato di non averne menzionato uno ed è quello che è diventato de facto la nostra soluzione prediletta per l’automazione dei processi aziendali.
Nel nostro percorso abbiamo infatti sperimentato con tantissime tecnologie di automazione differenti e nonostante l’offerta ampia e variegata presente sul mercato, ancora oggi non abbiamo trovato una soluzione più versatile e completa di Microsoft Power Automate.
Incluso all’interno dell’offerta più ampia della Microsoft Power Platform, Power Automate offre una piattaforma d’automazione a 360 gradi, integrando capacità sofisticate nella digital process automation (DPA), nella robotic process automation (RPA) e nell'analisi dei processi, rispondendo così a una vasta gamma di requisiti di automazione.
Il tool fornisce agli utenti di tutti i livelli di abilità strumenti AI low-code, facilitando l'inclusione di funzionalità avanzate nei loro processi automatizzati. Ottimizzando la creazione di flussi di lavoro intelligenti, Power Automate aumenta significativamente la produttività degli utenti e i suoi connettori preconfigurati consentono agli utenti di costruire facilmente flussi di lavoro efficienti, sia per gestire compiti singoli che per collegare in modo fluido sistemi complessi e ampi.
Questi flussi di lavoro sicuri sfruttano le capacità basate su cloud, inclusi i servizi di prevenzione della perdita di dati e di gestione dell'identità e degli accessi, per garantire una protezione robusta. Utilizzando l'intelligenza artificiale integrata, Power Automate trasforma i compiti manuali monotoni in processi automatizzati, permettendo così agli utenti di concentrare la loro attenzione su opportunità aziendali strategiche e ad alto impatto.
Power Automate è automaticamente abilitato in tutte le applicazioni Microsoft 365 e include circa 150 connettori standard. Per coloro che desiderano ampliare le loro possibilità di automazione, è anche possibile acquistare circa 150 connettori premium per esigenze più avanzate.
Come piattaforma di integrazione avanzata, Power Automate facilita poi la connessione con oltre 1.000 fonti di dati. Questo supporto esteso include servizi noti come Google Sheets, X, Dynamics 365, SharePoint, Salesforce e OneDrive.
Power Automate è per noi la scelta di riferimento ormai dalla sua prima introduzione, ma una menzione speciale a parte la merita anche l’ultimo arrivato di casa Microsoft in ambito di automazione delle task e dei processi aziendali.
Stiamo ovviamente parlando di Copilot, l’assistente digitale AI della casa di Redmond che negli ultimi anni si è ritagliato un posto di rilievo all’interno dell’agguerritissimo mercato dell’intelligenza artificiale generativa.
Con l’avvento dell’intelligenza artificiale l’automazione dei flussi di lavoro in ambito aziendale sta rilevando una crescita significativa, ridefinendo ancora una volta il modo di lavorare in qualsiasi ambito e settore e Copilot promette infatti di portare i processi di automazione dei workflow nel futuro, sia attraverso l’integrazione del “copilota” con strumenti come il sopracitato Power Automate, sia con le sue nuove feature, come gli Agents e le Copilot Actions.
Attraverso la combinazione tra Copilot e Power Automate, gli utenti possono ora sfruttare funzionalità avanzate di intelligenza artificiale per migliorare i propri processi di automazione e Copilot assisterà nella creazione, gestione e ottimizzazione dei flow di Power Automate fornendo suggerimenti intelligenti, automatizzando attività ripetitive e offrendo insight per migliorare l'efficienza.
Questa integrazione non solo semplifica l'esperienza di automazione, ma permette anche di ottenere maggiori risultati con meno sforzo, rendendolo uno strumento prezioso sia per i principianti che per gli utenti esperti.
E se abbiamo bisogno di qualcosa che vada un po’ oltre le normali funzionalità di Power Automate, ecco che entrano in gioco gli agent autonomi in Copilot Studio: la soluzione di automazione di nuova generazione che non si limita a seguire regole, ma pensa, apprende e si ottimizza nel tempo. Questa innovazione basata sull’IA trasforma il modo in cui le aziende operano, sbloccando nuovi livelli di produttività, efficienza e insight.
Immaginiamo un sistema che non solo esegue le proprie istruzioni, ma comprende anche gli obiettivi aziendali, prende decisioni in tempo reale e migliora continuamente grazie all’analisi dei dati. Gli agenti autonomi sono programmi basati sull’IA che operano in modo indipendente, gestendo processi aziendali complessi con un intervento umano minimo.
A differenza dei flussi di lavoro statici, basati su logiche predefinite, questi agenti si adattano ai cambiamenti, riconoscono schemi e persino prevedono le necessità, risultando estremamente potenti in ambienti aziendali dinamici.
Gli agent ridefiniscono ciò che è possibile fare con l'automazione, eseguendo azioni a più fasi, guidate dalle decisioni. A differenza dei flussi di lavoro di base, che eseguono un set fisso di passaggi, gli agent adattano le loro azioni in base ai feedback in tempo reale e alle esigenze aziendali.
Ma supponiamo di avere bisogno di qualcosa di più piccolo, dedicato a compiti più ripetitivi in cui non è necessario un elevato grado di adattabilità e per cui un agent autonomo sarebbe tempo e risorse sprecate. In questo caso potremo affidarci alle Copilot Actions.
Questo è il nuovo nome dei vecchi “plugin” di Copilot, che adesso mirano a integrazioni più piccole e mirate all’interno di tutto l’ambiente di lavoro, al fine di semplificare snellire i flussi di lavoro dei dipendenti attraverso l’automazione dei compiti più semplici e in cui la richiesta di intervento umano è minima.
E per quanto riguarda il futuro, nei rimanenti mesi del 2025 e per il 2026 Microsoft ha già annunciato moltissimi ampliamenti e aggiornamenti dedicati al suo “copilota” che continueranno ad estendere sensibilmente le sue già notevoli capacità di automazione dei compiti.
L’automazione è diventata piano piano negli ultimi anni il futuro del lavoro in aziende di qualsiasi settore e dimensione e il trend non accenna a decrescere neanche un po’.
È quindi importantissimo non rimanere indietro rispetto a quella che è, a tutti gli effetti, una delle più grandi trasformazioni nell’ambito lavorativo dai tempi dell’introduzione dei primi computer e, per evitare costosi e dolorosi esperimenti, è importante scegliere da subito il tool migliore che può garantire il massimo ROI nel più breve tempo possibile.
Strumenti come Power Automate e Copilot nella nostra esperienza si sono rivelati per i nostri clienti scelte vincenti in questo senso e che hanno garantito implementazioni rapide, efficienti e indolori per tutti coloro che hanno dovuto abituarsi ad un nuovo modo di lavorare più facile e produttivo che mai.
Curiosi di saperne di più? Perché non consultare la pagina dei nostri servizi, allora?
1) Che cos’è la Business Process Automation (BPA)?
La BPA è l’automazione di processi aziendali ricorrenti (approvazioni, notifiche, inserimento dati, ticket, report) per ridurre lavoro manuale, errori e tempi di esecuzione.
2) BPA, RPA e workflow automation: qual è la differenza?
3) Quali segnali indicano che serve un tool di automazione?
Quando i flussi si reggono su email sparse, fogli Excel, passaggi manuali non tracciati, ritardi ricorrenti, “colli di bottiglia” nelle approvazioni e duplicazioni di dati.
4) Quali processi conviene automatizzare per primi?
In genere: attività ad alto volume, sensibili al tempo, con più attori coinvolti, che richiedono tracciabilità (audit/compliance) o attività “a coda lunga” (scadenze periodiche e controlli).
5) Come scegliere il miglior tool BPA per la propria azienda?
Valutando: modellazione dei processi, automazione e task management, collaborazione, report/KPI, integrazioni (native/API), scalabilità, sicurezza/permessi, ambienti (dev/test/prod) e governance.
Il team Modern Apps risponde con prontezza alle necessità IT in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale, includendo soluzioni che integrano l’intelligenza artificiale. Le figure tecniche hanno una formazione mirata alla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
