Power BI: come creare un report dinamico da zero

Power BI: cos’è e a cosa serve?‍

Microsoft Power BI è la piattaforma di business intelligence e analytics di Microsoft, disponibile come Power BI Desktop (strumento di authoring gratuito), Power BI Service (condivisione e collaborazione cloud) e Power BI Mobile (iOS/Android). Si connette a 100+ fonti dati, trasforma i dati con Power Query, li modella con DAX e pubblica report e dashboard interattivi che si aggiornano automaticamente.

Per capire cos’è Power BI e quando usarlo in azienda, leggi la nostra guida introduttiva.

Power BI: quali sono i prodotti e le licenze disponibili?

Power BI comprende 4 prodotti:

1. Power BI Desktop.
2. Power BI Service.
3. Power BI Mobile.
4. Power BI Embedded. Il primo è il componente principale della piattaforma, che consiste nell’app per desktop con cui creare report e dashboard personalizzati e completi. E gratuiti.

Power BI dispone infatti di una licenza Free proprio per consentire agli utenti di accedere alle sue funzionalità di base senza costi a consumo o abbonamenti. L’unica condizione è che le analisi siano per il solo uso personale. Ciò significa che con Power BI Desktop, non è possibile collaborare con altri utenti alla costruzione dei grafici, né tantomeno pubblicare il report finale online.

Per farlo, occorre acquistare la licenza Pro. Power BI Pro è una licenza per singolo utente che consente di leggere e interagire con i report pubblicati nel cloud di Microsoft attraverso l’uso di Power BI Service.

Questo secondo prodotto rappresenta la versione cloud-based di Power BI e serve per condividere un progetto, lavorare in tempo reale con il proprio team e incorporare report e dashboard in:

• un sito web;
• un sito di SharePoint Online;
• un gruppo di Teams.

Se poi la vostra organizzazione avesse particolari necessità in termini di controllo sulle informazioni condivise, è possibile espandere le capacità di Power BI Pro con la licenza Premium. La versione Premium include Power BI Report Server, ovvero la soluzione on-premise con la quale un’azienda può gestire e pubblicare contenuti nella propria infrastruttura IT, avendo a disposizione funzionalità avanzate per la protezione dei dati. Inoltre, Power BI Premium prevede anche l’accesso su base utente a funzionalità specifiche per l’intelligenza artificiale e la scalabilità dei data set.

Per quanto riguarda Power BI Mobile, il nome è piuttosto auto esplicativo. Si tratta infatti dell’app gratuita per dispositivi mobili, con cui gli utenti possono entrare nella propria area di lavoro e interagire con i report salvati.

Infine, Power BI Embedded è un prodotto con licenza a sé stante e finalità più complesse.

Viene generalmente utilizzato da developer e software house sia per incorporare nelle loro applicazioni report e dashboard che per automatizzare, gestire e integrare un sistema di analisi avanzate. A differenza di Power BI Pro, Power BI Embedded non richiede alcun tipo di abbonamento per personalizzare l’interazione con i report. Ha quindi una maggiore flessibilità e consente di pagare in base al consumo delle risorse incorporate nelle proprie applicazioni.

Inoltre, offre funzionalità avanzate per:

• Personalizzare l’aspetto e il comportamento dei report, adattandoli alle specifiche delle applicazioni.
• Impostare sistemi di autenticazione e autorizzazioni personalizzate per controllare l’accesso degli utenti ai report incorporati. ‍

Panoramica di Power BI Desktop

Cosa sono DAX e Power Query M in Power BI

Una menzione a parte va fatta per DAX e Power Query M, due tra le funzionalità più potenti di Power BI. ‍Data Analysis Expressions (DAX) è un linguaggio per la creazione di formule e espressioni, che utilizza una libreria di funzioni e operatori molto simile a quella contenuta in Excel.

Con DAX, si possono creare calcoli e query avanzate sui dati già importati in forma tabulare da Power Query. Per esempio, si possono generare misure per calcoli diretti (capaci di interagire con gli altri componenti del report) oppure si possono creare intere colonne e tabelle a partire da una funzione o da una formula.

Dal canto suo, come suggerisce il nome, M è il linguaggio di Power Query e serve quindi per costruire query personalizzate in modo intuitivo.

Power BI: come creare report e dashboard dinamici?

Andiamo nei dettagli e vediamo insieme quali sono i passaggi da seguire e le considerazioni da tenere a mente per creare un report dinamico dal punto zero. Per fare una sintesi del procedimento, possiamo già dirvi che esistono tre macro-fasi.

‍ La prima si gioca sull’uso di Power Query e consiste nella configurazione delle sorgenti e nella trasformazione dei loro dati; la seconda prevede la costruzione di un data model, ovvero di un modello in cui le diverse informazioni importate sono messe in relazione tra loro; infine, la terza è quella di creazione vera e propria del report e delle dashboard annesse.

Iniziamo quindi da Power Query e da come potete usarlo per modellare dati.

Fase 1: importare e pulire i dati

Per importare i dati, Power BI vi propone tre differenti modi:

1. Usare il comando “Get data”.
2. Selezionare uno shortcut, come “Excel workbook” o “SQL Server”.
3. Aprire il Power Query Editor, cliccando su “Transform data”. I primi due si trovano nella sezione “Data” della barra comandi superiore; il terzo, lo potete trovare immediatamente accanto, nella sezione “Queries”.

Barra comandi nell’interfaccia di Power BIIl nostro consiglio è di accedere all’editor di Power Query, dato che qui avrete la possibilità non solo di configurare le sorgenti, ma anche analizzare e sistemare direttamente i dati importati.

Per quanto riguarda le sorgenti, basta cliccare “New Source”, in alto a sinistra, e poi “More” per visualizzare l’elenco completo delle possibili fonti di dati che potete collegare. Ricordate che potete scegliere tra fonti cloud e on-prem, tanto interne come esterne al vostro ambiente di lavoro Microsoft.

Unica precisazione: se i dati che volete importare provengono da una fonte locale dell’azienda (per es. un file o un server), dovete utilizzare un Gateway. Si tratta di un componente gratuito che consente di importare e, successivamente, di condividere i dati archiviati localmente in sicurezza.

Una volta caricati i dati dalle sorgenti selezionate, dovrete sistemare e pulire la tabella che vi verrà mostrata dall’editor. Dovrete infatti eliminare tutti i dati incompleti oppure non rilevanti per il report finale.

Tabella con dati grezzi importati in Power Query EditorIn primo luogo, occorre quindi assegnare a ciascuna colonna il tipo di dato corretto*.

*In realtà, la piattaforma si occupa di fare questa assegnazione in automatico, al momento dell’importazione dei dati, ma non sempre il risultato è soddisfacente.

Per farlo, cliccate sull’intestazione della colonna, a sinistra, e scegliete una delle opzioni che compariranno nel menu a tendina.

Assegnazione del data type a una colonna in Power Query EditorDopodiché, potrete intervenire con una o più delle seguenti azioni:

• Promuovere a intestazione la prima riga della tabella.
• Cancellare una colonna.
• Fondere colonne diverse in una.
• Filtrare i dati di una colonna.
• Dividere una colonna.
• Unire due query distinte (ovvero, due tabelle).

Per svolgere una qualsiasi delle azioni elencate, prendete come riferimento i seguenti comandi del ribbon:

Comandi per la configurazione delle colonne in Power Query EditorQuando la vostra tabella sarà completamente pulita e riordinata, potrete cliccare su “Close & Apply”, sempre in alto a sinistra, per passare alla seconda fase.

Fase 2: costruire il data model

Arrivati a questo punto, è necessario stabilire quali relazioni esistono tra le informazioni importate. In altre parole, dovete definire un data model per specificare come i dati devono essere analizzati da Power BI e potete farlo nella sezione “Modelli” (la terza icona a sinistra dell’interfaccia principale). Qui, trovate infatti le tabelle che avete configurato nell’editor di Power Query e che ora sono pronte per essere messe in collegamento tra loro. Avete quindi a disposizione diverse possibilità, tra cui la relazione “1 a molti”.

Con lei, è possibile collegare una tabella contenente determinati valori da analizzare (Fact Table) con una delle tabelle che riportano la modalità in cui devono essere interpretati i valori (Dimension Table). Chiariamo con un esempio.

Prendiamo il caso in cui ci sia una tabella con l’elenco dei codici della merce che è stata acquistata in una data regione, insieme a una tabella che riporta per ogni codice il nome dell’articolo venduto. Basterà collegare i campi “codice” delle due tabelle per far sì che i grafici del report riportino il nome del prodotto venduto in ciascuna delle regioni registrate.

Facciamo un altro esempio. Mettiamo che abbiate delle tabelle, ognuna contenente valori differenti ma accomunate dall’avere degli eventi temporali in uno dei loro campi. Per riportare la data di questi eventi nel report finale, potreste creare una “tabella del tempo”, o Date Table, e collegare tutti i campi evento a quest’ultima.

Esempio di data model in cui diverse tabelle vengono ricollegate a una Date TableFinito con il data model, è tempo di costruire il report. Andate nella schermata dedicata (prima icona a sinistra dell’interfaccia principale) e continuiamo con la terza fase.

Fase 3: creare il report e la relativa dashboard

Per creare il report a partire dai dati importati con Power Query e strutturati nel data model, potete finalmente usare i grafici che hanno reso celebre Power BI. Di fatto, avete a disposizione una gamma vastissima e continuamente aggiornata di visualizzazioni per mettere in luce i trend aziendali e ottenere a colpo d’occhio le informazioni chiave per decidere le strategie future.

Per darvi un’idea, elenchiamo qui di seguito alcuni dei grafici più importanti e utilizzati della piattaforma e che potete trovare nella finestra a destra della schermata “Report”:

• Bar chart, per visualizzare un valore attraverso diverse categorie.
• Card, per visualizzare uno o più valori singoli.
• Combo chart, per unire un grafico a colonne con un grafico lineare e ottenere così un confronto rapido e dettagliato tra i dati.
• Decomposition tree, per analizzare le informazioni su diversi livelli e investigare le cause alla base di un trend.
• Pie chart e Doughnut chart, per mostrare il peso di determinati valori sul totale.
• Funnel chart, per visualizzare i dati in step consecutivi.
• Gauge chart, per mostrare il progresso di un valore rispetto l’obiettivo previsto.
• Map, per visualizzare la quantità e la distribuzione dei dati per aree geografiche.‍ Ovviamente, esistono numerosi altri grafici che mancano dal nostro elenco e che vi invitiamo a esplorare direttamente in Power BI, oppure dando un’occhiata alla pagina di Microsoft dedicata. Ciò che vogliamo sottolineare, oltre all’eterogeneità dei grafici disponibili, sono le funzionalità che rendono i report dinamici. Con “dinamici”, ci riferiamo a due caratteristiche in particolare:

1. Interattività dei grafici: L’owner, insieme agli utenti a cui è stato dato il permesso di accesso, possono applicare filtri all’insieme dei grafici presenti nel report per mettere in evidenza informazioni e tendenze diverse rispetto a ciò che viene mostrato nella versione originale.
2. Aggiornamento in tempo reale dei dati: Per ogni nuova informazione inserita nelle sorgenti da cui provengono i dati del report, vengono modificati i grafici per mostrare i valori attuali.Questa operazione può essere svolta sia manualmente dall’utente (owner o abilitato) usando il comando “Refresh” oppure automaticamente. Nell’ultimo caso, potete infatti impostare diversi orari (il numero dipende dalla vostra licenza*) in cui verranno aggiornati i dati. *Con la licenza Pro, si possono impostare 8 refresh giornalieri dei dati; mentre con la Premium, il numero di aggiornamenti automatici arriva a 48.

Inoltre, esiste la possibilità di aggiornare i report e le loro dashboard in modo costante con “Direct query”. Questa modalità consente di interrogare le query senza interruzioni e in tempo reale, ma, ovviamente, la consigliamo solo in alcuni casi. Se la vostra query dovesse avere un peso di varie centinaia di MB, potrebbero infatti esserci dei significativi rallentamenti nell’aggiornamento dei dati, rendendolo quindi inutile.

Una volta che avrete inserito i grafici e scelto la modalità di aggiornamento, potreste voler creare una dashboard oppure potreste avere la necessità di condividere il risultato del vostro lavoro. Per quanto riguarda la creazione di una dashboard, la questione è piuttosto semplice.

In primo luogo, dovete accedere a Power BI dal vostro browser. Dopodiché, entrate nel report, selezionate uno o più grafici e cliccate “Pin to dashboard” dai tre puntini nella barra comandi superiore. Così facendo, verrà creata una nuova dashboard nell’area “Workspace” personale con le visualizzazioni scelte. L’utilità sarà quella di poter fornire una panoramica delle vostre analisi, limitando allo stesso tempo l’uso di filtri da parte degli utenti invitati nel progetto.

A proposito di inviti, conviene qui precisare le modalità di condivisione offerte da Power BI. Partiamo col dire che occorre la licenza Pro sia per condividere e pubblicare online i report sia per accedere ai contenuti come utente guest. Ciò significa che anche gli utenti invitati a collaborare, o anche solo a visualizzare, devono avere un proprio account Microsoft con accesso a Power BI Pro. Solo in questo modo, infatti, è possibile garantire la sicurezza dei dati condivisi.

Se gli utenti invitati soddisfano questi criteri, potranno interagire con il report e la relativa dashboard in base al permesso concesso dall’owner (modifica o sola lettura) e potranno farlo sia direttamente in Power BI sia dal sito in cui il progetto è stato incorporato.

Dettaglio di report creato con Power BI

FAQ su Power BI

Cos’è Microsoft Power BI?Microsoft Power BI è uno strumento di business intelligence che consente agli utenti di connettere, visualizzare e condividere approfondimenti sui dati all’interno di un’organizzazione. Permette la creazione di report interattivi e dashboard per prendere decisioni basate sui dati.

Come aiuta Microsoft Power BI nella visualizzazione dei dati?Microsoft Power BI aiuta nella visualizzazione dei dati fornendo una gamma di strumenti visivi interattivi e personalizzabili. Gli utenti possono creare grafici, tabelle e dashboard che facilitano la comprensione di set di dati complessi.

Microsoft Power BI può connettersi a diverse fonti di dati?Sì, Microsoft Power BI può connettersi a una vasta gamma di fonti di dati, tra cui Excel, database SQL, servizi cloud e piattaforme web. Questa flessibilità consente agli utenti di integrare dati da più sistemi in un’unica piattaforma per l’analisi.

Quali sono i principali componenti di Microsoft Power BI?I principali componenti di Microsoft Power BI includono Power BI Desktop (per la creazione di report), Power BI Service (una piattaforma cloud per la condivisione e la collaborazione) e Power BI Mobile (un’app per accedere ai dati in movimento).

Microsoft Power BI è adatto sia per piccole che per grandi organizzazioni?Sì, Microsoft Power BI è adatto a organizzazioni di tutte le dimensioni. Le piccole imprese possono beneficiare della sua interfaccia intuitiva e soluzioni economiche, mentre le grandi aziende possono utilizzare le sue capacità di analisi avanzate e scalabilità per esigenze complesse.

Quanto è sicuro Microsoft Power BI?Microsoft Power BI è altamente sicuro, offrendo robusta crittografia dei dati, controllo di accesso basato sui ruoli e conformità con standard industriali come il GDPR. Ciò garantisce che i dati sensibili siano protetti sia durante l’archiviazione che durante la trasmissione.

Quali tipi di report si possono creare con Microsoft Power BI?Con Microsoft Power BI è possibile creare una varietà di report, inclusi report operativi, analitici e strategici. Questi possono essere utilizzati per monitorare KPI, analizzare trend e prevedere risultati futuri basati sui dati attuali.

Microsoft Power BI può essere integrato con altri prodotti Microsoft?Sì, Microsoft Power BI si integra perfettamente con altri prodotti Microsoft come Excel, Azure e SQL Server. Questa integrazione migliora le capacità di questi strumenti e consente un’analisi dei dati più completa.

Esiste un’app mobile per Microsoft Power BI?Sì, Microsoft Power BI offre un’app mobile che consente agli utenti di accedere a report e dashboard da smartphone e tablet. L’app supporta aggiornamenti in tempo reale, permettendo agli utenti di rimanere informati anche in movimento.

Qual è la struttura dei costi di Microsoft Power BI?Microsoft Power BI offre diverse opzioni di prezzo, da una versione gratuita con funzionalità di base a piani premium che includono analisi avanzate e capacità a livello aziendale. Il modello di prezzo è flessibile, consentendo alle organizzazioni di scegliere un piano adatto al proprio budget e alle proprie esigenze.

Come può Microsoft Power BI migliorare il processo decisionale?Microsoft Power BI migliora il processo decisionale fornendo approfondimenti sui dati in tempo reale, consentendo alle aziende di analizzare trend, monitorare le prestazioni e prendere decisioni basate sui dati. I suoi dashboard interattivi rendono facile individuare opportunità e affrontare sfide in modo rapido.

Microsoft Power BI supporta l’analisi dei dati in tempo reale?Sì, Microsoft Power BI supporta l’analisi dei dati in tempo reale. Permette il monitoraggio continuo delle fonti di dati, fornendo informazioni aggiornate che aiutano le aziende a reagire rapidamente ai cambiamenti e a prendere decisioni informate.

Quali competenze sono necessarie per utilizzare Microsoft Power BI?Anche se Microsoft Power BI è facile da usare, può essere utile avere una conoscenza di base dell’analisi e della visualizzazione dei dati. Microsoft offre tutorial e risorse per utenti di tutti i livelli, e gli utenti avanzati potrebbero beneficiare della conoscenza della modellazione dei dati o del linguaggio DAX (Data Analysis Expressions).