Usare SharePoint Online è più facile che mai grazie ai template messi a disposizione da Microsoft. Che si voglia creare un nuovo sito per un progetto imminente o un sito di comunicazione, ora è possibile crearne uno in pochi minuti utilizzando i template SharePoint come base di partenza. Non vanno bene i template di default? ora puoi creare template SharePoint personalizzati per adattarli ai workflow e ai processi aziendali specifici. In questo articolo andremo a vedere cosa sono e gli aspetti fondamentali dell'uso dei template SharePoint e il metodo e le migliori pratiche per crearne di personalizzati.
I template in SharePoint non sono altro che modelli predefiniti che vengono utilizzati per creare siti e pagine web con una struttura, un design e funzionalità specifiche. Questi modelli permettono agli utenti di creare rapidamente siti che rispondano a esigenze specifiche senza dover costruire ogni componente da zero.
I site template sono sempre esistiti all'interno dell'ecosistema di SharePoint ma solo di recente Microsoft ha deciso di valorizzarli davvero e ampliarne sensibilmente l’offerta, arrivando anche a inserire all’interno della sua piattaforma di collaborazione web anche una nuova interfaccia utente per la schermata dei template e un’opzione "Applica un template" all'interno di tutti i pannelli delle impostazioni per i siti SharePoint.
Questo nuovo approccio mira a fornire agli utenti maggiore libertà e a velocizzare i loro ritmi di lavoro, consentendo la collaborazione su spazi digitali aziendali a qualsiasi livello di competenza.
Anche gli utenti non tecnici, come creatori di contenuti, gestori di eventi, addetti alle assunzioni e fornitori esterni, possono facilmente creare siti personalizzati nel proprio ecosistema SharePoint Online utilizzando i template disponibili. Questo permette di risparmiare tempo e risorse nell’applicazione delle linee guida aziendali per il design del sito, il branding e le funzionalità.
Sebbene la funzionalità sia sempre esistita, ‘Site template’ è la nuova denominazione utilizzata in SharePoint Online per ciò che in precedenza veniva definito come ‘site design’, ovvero i punti di partenza predefiniti utilizzati per la creazione di siti SharePoint.
Quando si crea un nuovo sito aziendale, SharePoint offre oltre all’opzione ‘vuota’ una serie di modelli per attivare in pochi secondi un portale già configurato con snippet specifici di contenuto, layout di pagina e web part.
Questi modelli sono altamente flessibili e possono essere personalizzati in ogni aspetto. L’utente che crea un sito può scegliere e applicare il template più adatto alle proprie esigenze in termini di funzionalità e contenuti.
Dopo aver applicato il modello, l’utente può effettuare tutte le personalizzazioni messe a disposizione da SharePoint, avendo a disposizione una base di partenza facilmente modellabile per iniziare a lavorare al proprio progetto. Ma quali sono esattamente questi modelli?
Prima di iniziare, diamo un’occhiata alle macrocategorie di siti che è possibile creare sulla piattaforma di collaborazione web di Microsoft. Nello specifico, hai la possibilità di scegliere tra tre macrocategorie di template di siti:
Ciascuna di queste macrocategorie consente di creare siti in grado di soddisfare specifiche esigenze aziendali con funzionalità e contenuti personalizzati. Vediamole un po’ più nel dettaglio.
I siti di team sono progettati per facilitare la collaborazione all’interno di un gruppo di lavoro. Sono ideali per i team che lavorano su progetti comuni, poiché forniscono uno spazio centralizzato dove i membri del team possono condividere e co-editare documenti, gestire attività, pianificare riunioni e comunicare tramite conversazioni integrate.
I siti di team sono solitamente collegati a un gruppo di Office 365, il che significa che includono strumenti come Outlook, Planner, OneNote e Teams. L’interfaccia è orientata alla produttività di gruppo, con librerie di documenti, elenchi e altre applicazioni di SharePoint personalizzabili per soddisfare le esigenze specifiche del team.
I siti di Comunicazione sono pensati per la diffusione di informazioni su larga scala all’interno dell’organizzazione. Vengono utilizzati per trasmettere notizie, annunci, eventi e altre informazioni aziendali importanti a un vasto pubblico.
A differenza dei siti di team, che sono incentrati sulla collaborazione di gruppo, i siti di comunicazione sono progettati per una comunicazione unidirezionale dall’azienda ai dipendenti. L’interfaccia di questi siti è altamente visiva, con sezioni per le notizie, gli eventi e le pagine di contenuti che possono includere immagini, video e altri elementi multimediali.
I siti di comunicazione aiutano a mantenere i dipendenti informati e coinvolti, fornendo un punto centrale dove possono trovare aggiornamenti aziendali e risorse importanti
I siti hub rappresentano un livello superiore di organizzazione e connessione tra vari siti SharePoint all’interno di un’azienda.
Non sono solo siti standalone, ma un meccanismo per collegare e raggruppare diversi siti team e di comunicazione sotto un’unica struttura gerarchica. Ciò facilita la navigazione e la coerenza delle informazioni tra i siti collegati. Quando un sito viene associato a un sito hub, eredita automaticamente il tema, la struttura di navigazione e altre impostazioni configurate a livello di hub.
I siti hub sono utili per centralizzare la gestione dei siti correlati, offrendo una vista unificata delle notizie, delle attività e dei contenuti provenienti dai siti collegati. Inoltre, migliorano la ricerca e la scoperta delle informazioni, poiché gli utenti possono cercare contenuti in tutti i siti associati al hub.
Dopo aver chiarito le macrocategorie, esaminiamo da vicino le sottocategorie di siti realizzabili mediante template in SharePoint per ciascuna delle macrocategorie sopraelencate.
Come abbiamo visto, il sito di comunicazione è il sito di default per rispondere alle variegate necessità di comunicazione di un'azienda ed è pensato per condividere notizie, aggiornamenti e report. Questa tipologia di sito è caratterizzata da una combinazione bilanciata di funzionalità e grafica accattivante e, come la vetrina di un negozio, si adatta a diverse esigenze dando così vita a siti particolari che si distinguono per forma e funzionalità.
Diamo quindi uno sguardo ai template più utilizzati per questa macrocategoria:
Per quanto riguarda i siti di team, essi sono stati concepiti per centralizzare e condividere risorse in maniera rapida e fluida tra i diversi membri di un team aziendale, andando ad arginare la problematica della dispersione delle informazioni rilevanti all’interno di applicazioni differenti.
Una delle loro caratteristiche distintive è la connessione ai gruppi Microsoft 365 già esistenti, così da espandere e consolidare l'ambiente di lavoro digitale in cui opera un gruppo di lavoro.
Di seguito, proponiamo un piccolo elenco dei template per siti di team più popolari:
Infine, per quanto riguarda i siti hub, come abbiamo già accennato in precedenza, essi fungono da meccanismi per collegare e raggruppare diversi siti team e di comunicazione sotto un'unica struttura gerarchica e centralizzare la gestione dei siti correlati, offrendo una vista unificata delle notizie, delle attività e dei contenuti provenienti dai siti collegati.
Inoltre, ecco un elenco di alcuni dei template più utilizzati nei siti hub aziendali:
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La schermata dei site template di SharePoint mostra tutti i modelli disponibili che si possono applicare a un sito SharePoint Online. La piattaforma organizza i template in due schede separate: “Da Microsoft” e “Dalla tua organizzazione”.
La prima scheda mette a disposizione tutti i template di SharePoint Online offerti in-the-box dalla casa di Redmond per soddisfare le esigenze di tutta una serie di scenari specifici. Si può utilizzare qualsiasi modello dall'elenco per creare siti SharePoint efficaci per le comunicazioni del team, l'assunzione di personale, la gestione di eventi o la gestione di progetti.
Per sperimentare il design e la dinamica d'uso, si può anche visitare il portale SharePoint Look Book. Questo portale ospita un'anteprima e una descrizione di tutti i template SharePoint che Microsoft offre gratuitamente.
La scheda "Dalla tua organizzazione" nella schermata di selezione dei modelli di SharePoint Online invece consente agli utenti di accedere a modelli di sito personalizzati creati specificamente per le esigenze aziendali interne. Questi modelli sono progettati e configurati dall'amministratore o dal team IT dell'organizzazione per garantire coerenza e conformità agli standard aziendali, offrendo funzionalità predefinite che rispondono a specifici processi di lavoro o flussi aziendali.
Applicare e personalizzare i modelli di sito SharePoint è un'operazione rapida e semplice. Se si è il proprietario del sito SharePoint o si possiedono autorizzazioni di alto livello date dall'amministratore, è possibile applicare i modelli di SharePoint a un sito senza problemi.
Per provare a utilizzare un template, basterà seguire i seguenti passaggi:
Ok, abbiamo applicato il nostro template, ma supponiamo di volerlo personalizzare per re-brandizzare il sito secondo le linee guida della propria azienda. Ad esempio, vogliamo applicare il template del sito di gestione del progetto messo a disposizione da Microsoft a un team site dedicato a un progetto in corso.
Il template popolerà automaticamente i contenuti essenziali per la gestione del progetto con elementi come Calendario, Pagina iniziale, Elenco di monitoraggio del progetto, Libreria di documenti, Elenco di monitoraggio dei problemi, Template del rapporto di stato e Cestino.
Se non dovesse però bastarci la semplice aggiunta di questi elementi ma volessimo modificarli in un qualunque modo ci basterà seguire i seguenti passaggi:
Dovrebbe essere ormai chiaro che le organizzazioni utilizzano i template personalizzati di SharePoint per risparmiare tempo, garantire coerenza nei siti intranet e diffondere la conformità dei dati ovunque. I template personalizzati offrono portabilità, estensibilità e sviluppo senza sforzo. Tutti elementi che nel panorama degli ambienti di lavoro digitali contemporanei sono assolutamente fondamentali.
Ma, alle volte, i modelli predefiniti offerti da Microsoft potrebbero non bastare per soddisfare le esigenze della nostra compagnia e si potrebbe avere bisogno di sviluppare template custom ad hoc per poter arrivare al risultato desiderato.
Come abbiamo accennato prima, SharePoint Online dà la possibilità di utilizzare template custom, progettati e creati su misura per soddisfare le particolarità dei nostri processi aziendali interni e in questa sezione andremo a vedere brevemente i passaggi con cui si può crearne uno:
Un design semplice e capace di rispecchiare l'identità della vostra organizzazione è essenziale per una intranet o un qualunque sito aziendale e nella costruzione della propria rete privata può essere estremamente facile commettere degli errori nel tentativo di bilanciare eleganza e operatività.
Peccare di anonimità può portare a spazi di lavoro che seppur funzionali, possono risultare poco coinvolgenti per i nostri dipendenti e, all’estremo opposto, calcare troppo la mano sulla personalizzazione estetica dell’intranet rischia di portare a risultati pacchiani, pesanti da supportare e utilizzare e, di conseguenza, poco funzionali per quello che dovrebbe essere uno spazio di lavoro.
Per questo motivo è quindi importantissimo seguire le best practice più importanti da applicare ai vostri modelli SharePoint per riuscire a ottenere il massimo del risultato e una intranet che sia tanto intuitiva e coinvolgente per l’utente quanto pratica e utile nello svolgimento delle proprie mansioni.
Ecco, quindi, un elenco delle migliori pratiche da seguire nella creazione dei vostri template custom per raggiungere risultati ottimali nella propria comunicazione digitale aziendale:
Per concludere la nostra panoramica sui template di SharePoint, voglio sottolineare nuovamente quanto il loro utilizzo rappresenti un vantaggio strategico fondamentale per le aziende che adottano la piattaforma di collaborazione web di Microsoft.
La facilità d’uso dei template consente anche ai non esperti di creare e personalizzare siti professionali in pochi clic, risparmiando tempo prezioso e risorse. Mantenendo la coerenza visiva e funzionale dei propri siti attraverso i template predefiniti o personalizzati, le organizzazioni possono garantire la conformità ai requisiti aziendali.
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