Una intranet è una piattaforma di collaborazione aziendale interna web-based che consente alle organizzazioni di creare un ambiente privato centralizzato per la comunicazione, la condivisione di documenti e informazioni, e la collaborazione tra i dipendenti. In questo articolo ci occuperemo più nel dettaglio di spiegare cos’è una intranet costruita con SharePoint, come funziona, quali sono i vantaggi di impiegarne una per il proprio business e in conclusione vedremo anche un piccolo esempio pratico di come cominciare a costruirne una.
Una intranet è una rete privata utilizzata all'interno di un'organizzazione, accessibile solo ai suoi dipendenti. Funziona come un sito web interno che centralizza l'accesso a informazioni, documenti e strumenti di collaborazione, rendendoli disponibili in modo sicuro solo ai membri dell'organizzazione.
Le intranet sono estremamente flessibili e scalabili. Supportano una vasta gamma di casi d'uso e processi, offrendo valore in molteplici ambiti, tra cui supporto alle comunicazioni, produttività, completamento dei compiti, coinvolgimento e condivisione delle conoscenze.
Sin dalle sue prime apparizioni, ormai quasi vent’anni fa, SharePoint è diventato per molte aziende sinonimo di intranet aziendale. E c’è del vero in questa associazione ormai praticamente automatica: la piattaforma, infatti, fornisce ai suoi utenti vari strumenti e funzionalità che possono essere utilizzati per creare e gestire una intranet, come la gestione dei documenti e delle news aziendali, strumenti di collaborazione e di comunicazione interna/esterna per i dipendenti e i membri di team impegnati in progetti comuni.
Le intranet di SharePoint (e le loro homepages) sono estremamente flessibili e le aziende possono sempre costruire un'intranet che rifletta le loro esigenze particolari grazie al gran numero di funzionalità e web part disponibili in SharePoint Online, pronte all'uso. Andiamo quindi a vedere insieme, cosa offrono.
Se si decide di costruire una intranet utilizzando SharePoint si hanno a disposizione tre opzioni principali. Si può creare un sito SharePoint di base con personalizzazioni minime, strutturare una intranet completamente personalizzata da zero o affidarsi a una società di sviluppo che offra soluzioni “in-a-box” pronte all’utilizzo immediato con possibilità di eventuali customizzazioni da progettare ad hoc. Diamo un’occhiata più da vicino alle tre opzioni sopra elencate.
Una soluzione SharePoint pronta all'uso è la più conveniente per piccoli business. Con "Pronta all'uso" ci riferiamo qui all’utilizzo delle funzionalità native di SharePoint e tutto ciò che è disponibile all’interno della sua offerta standard.
Se si ha una piccola organizzazione e un professionista IT che gestisca le operazioni quotidiane del proprio sito intranet, questa potrebbe essere l'opzione migliore per risparmiare sul budget ma bisogna considerare come, in questo particolare scenario, le opzioni di customizzazione siano ridotte meno che all’osso (e quindi necessità più particolari potrebbero rimanere insoddisfatte) e che l’impatto visivo potrebbe lasciare a desiderare, andando a influire negativamente sul proprio branding.
La propria organizzazione potrebbe anche decidere di costruire un'intranet su SharePoint partendo completamente da zero e strutturare il progetto fin nei minimi dettagli per andare incontro a necessità di customizzazione più particolari rispetto alla norma.
Seppure questa opzione garantisca il massimo grado di personalizzazione per il proprio ambiente di lavoro digitale, c’è comunque da considerare il bisogno di avere a disposizione un team IT esperto per gestire con attenzione ogni singola fase del progetto e, post-implementazione, mantenere operativa la intranet e occuparsi degli aggiornamenti.
Questa strada, seppur garantisca la massima libertà, è decisamente la più costosa in termini di tempo e risorse ed è generalmente intrapresa da pochissime compagnie di alto livello (e con estrema cautela) proprio per questo.
Una soluzione SharePoint "in-a-box" è ideale per aziende di medie e grandi dimensioni che vogliono lanciare un'intranet il più rapidamente possibile raggiungendo un soddisfacente compromesso tra qualità, personalizzazione e prezzo.
Queste soluzioni sono generalmente offerte da partner Microsoft che sviluppano di mestiere intranet SharePoint; quindi, è possibile beneficiare dell’esperienza di sviluppatori competenti, della piena sicurezza offerta dagli ambienti Microsoft sapientemente implementata da questi professionisti e di tutti gli sviluppi più recenti, senza doversi preoccupare di occuparsi in prima persona della manutenzione e degli aggiornamenti.
Inoltre, la scelta di questo tipo di soluzione spesso include anche lo sviluppo di soluzioni per device mobili come smartphone e tablet, togliendo alle compagnie anche l’impiccio di doversi occupare dell’implementazione delle loro intranet per dispositivi diversi dai normali pc desktop e laptop.
L’utilizzo di SharePoint per creare la propria intranet aziendale presenta diversi vantaggi di rilievo per chiunque dovesse decidere di implementare la piattaforma di collaborazione Microsoft all’interno del proprio digital workplace. Andiamo a vedere più da vicino quali sono questi benefit:
Innanzitutto, una intranet SharePoint, come abbiamo già accennato nelle sezioni precedenti è uno strumento incredibilmente importante nella promozione della collaborazione interna attraverso la creazione di siti di comunicazione per i propri dipendenti.
In questi spazi collaborativi, i dipendenti che partecipano a un progetto possono condividere file (immagini, file di archiviazione, pdf, ecc.), produrre e modificare documenti insieme (Excel, Word, PowerPoint, ecc.) e configurare flussi di lavoro per automatizzare determinate attività, come l'approvazione di un nuovo rapporto o di richieste inoltrate a dipartimenti acquisti e risorse umane. In breve, i membri del gruppo possono collaborare e avanzare insieme sul loro progetto, anche se non si trovano nello stesso luogo o praticano modalità di lavoro ibride e smart working.
Una intranet SharePoint facilita la comunicazione interna ed esterna. Grazie ai siti di team, i dipendenti appartenenti allo stesso dipartimento o gruppo possono facilmente condividere informazioni riguardanti i loro progetti tra loro, anche quando sono in viaggio (grazie all’app mobile di SharePoint) o se lavorano da casa.
L'organizzazione può anche creare siti di comunicazione il cui obiettivo principale è riunire in un unico luogo informazioni, notizie ed eventi che possono interessare e coinvolgere maggiormente i dipendenti della compagnia all’interno delle attività aziendali.
Una intranet SharePoint è ideale anche per centralizzare le conoscenze e renderle più accessibili ai dipendenti. È infatti facile trasformare SharePoint in un EDM (Electronic Documentation Manager), cioè uno strumento di gestione documentale elettronica.
Con SharePoint, l'azienda può archiviare i suoi documenti e amministrare i diritti di accesso a questi ultimi, ma non solo. Può anche tracciare la loro storia, dalla creazione all'archiviazione passando per lo storico di tutte le versioni successive.
I file sono organizzati in elenchi e librerie di facile consultazione e la barra di ricerca di SharePoint facilita il loro ritrovamento. In aggiunta, i dipendenti possono condividere le loro conoscenze e idee creando e co-editando pagine Wiki che possono essere una manna dal cielo per l’introduzione dei nuovi impiegati alle pratiche e ai progetti aziendali.
Una intranet SharePoint offre sia flessibilità che un elevato grado di sicurezza. I dipendenti possono accedere al loro spazio di lavoro digitale (DWS) da qualsiasi dispositivo (tablet, smartphone, computer) e da qualsiasi luogo essi desiderino e, nonostante la possibilità di poter accedere alla intranet aziendale ovunque si desideri possa sembrare problematica a livello di security, la sicurezza dei dati non verrà in nessun caso compromessa.
Gli amministratori possono assegnare diversi livelli di autorizzazione agli utenti e gestire i diritti di accesso ai contenuti ospitati sull'intranet. Inoltre, i documenti non si perderanno più in fastidiosi loop di e-mail.
Inoltre, i dipendenti si dovranno identificare una sola volta per accedere alle diverse applicazioni, il che limita notevolmente i rischi di hacking e infiltrazione di agenti malevoli durante la connessione alle reti aziendali.
Dal punto di vista del datore di lavoro e delle persone incaricate di distribuire la soluzione, una intranet SharePoint ha un vantaggio importante: l’estrema facilità di hosting e l’integrazione della piattaforma di collaborazione con altri strumenti di lavoro digitali (non solo Microsoft).
SharePoint Online è ospitato sul cloud di Microsoft, quindi non c'è bisogno di un server fisico né della manutenzione associata a questo tipo di installazioni (a meno che non si utilizzi il vetusto SharePoint On-Premise).
Un altro punto di forza è che SharePoint può integrarsi con un gran numero di applicazioni, tra cui Outlook, Excel, Word, OneDrive, Teams, Yammer, Delve, Skype Enterprise e Salesforce (per citarne alcuni). Ciò significa che i dipendenti possono aprire questi programmi senza lasciare SharePoint o accedere ai siti di SharePoint direttamente da essi.
Come conseguenza dei punti precedenti, una intranet SharePoint è una leva di produttività sia per i team che per l'azienda. Centralizza e rende accessibili in pochi clic tutte le informazioni e gli strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per lavorare in modo efficiente.
Non è più necessario navigare da un programma all'altro, poiché SharePoint si integra con la suite Office365 e altre applicazioni da ufficio come Salesforce. Meglio ancora, con SharePoint, i dipendenti possono creare flussi di lavoro per automatizzare alcuni dei loro processi aziendali (processi di acquisto, approvazioni di progetti, revisioni di documenti, ecc.) che sono un modo molto efficace per aumentare la produttività andando a risparmiare tempo e risorse su processi ripetitivi che possono spostare il focus dei propri dipendenti da questioni più importanti.
Infine, una intranet SharePoint offre un’esperienza digitale più intuitiva e coinvolgente per i dipendenti di una compagnia che possono facilmente accedere al loro spazio di lavoro digitale, sia che si trovino sul campo che in ufficio.
Questo unico punto di accesso consente loro di aprire rapidamente tutte le loro applicazioni e di spostarsi senza soluzione di continuità tra di esse. Inoltre, possono trovare le informazioni, le notizie e i documenti che li interessano senza essere sopraffatti da una massa di dati. Una buona intranet può diventare una delle componenti chiave per combattere il sovraccarico di informazioni all’interno delle aziende.
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Ora che sono più chiari i vantaggi dell’implementazione di una intranet per la propria azienda, qualcuno potrebbe ancora chiedersi però in cosa consista nel pratico e quali possano essere degli esempi concreti per farsi un’idea più precisa di quali siano gli spazi di comunicazione e collaborazione che si possono sviluppare per la propria intranet SharePoint. Andiamo subito a vederne a qualcuno.
La home page di un’azienda in una intranet SharePoint è spesso il punto di ingresso principale per i dipendenti. Può contenere notizie aziendali, aggiornamenti recenti, collegamenti rapidi a risorse e strumenti importanti.
Oltre a una sezione dedicata alle ultime notizie aziendali e annunci importanti, potrebbe fornire accesso rapido a risorse usate frequentemente come il portale HR, manuali aziendali, e moduli di richiesta. Una barra di ricerca all’interno della homepage potrebbe consentire ai dipendenti anche di cercare documenti, persone, e altre informazioni all'interno della intranet direttamente dalla home page ed evitando lunghe ricerche manuali per ogni sezione dell’intranet.
Per gestire le attività aziendali di routine e incentivare la partecipazione agli eventi organizzati dalla compagnia si potrebbe inserire un calendario che mostra eventi aziendali imminenti come riunioni, formazione e attività di team building.
Un portale HR all'interno della intranet è uno spazio dove i dipendenti possono trovare tutte le informazioni relative alle risorse umane.
Gli impiegati potranno avere accesso a moduli digitali per le loro richieste di ferie, benefici, e feedback e consultare con facilità tutti quei documenti che riguardano l’implementazione o l’aggiornamento delle più recenti politiche aziendali.
Per favorire i processi di onboarding potrebbe contenere un’intera sezione dedicata alla formazione, fornendo ai nuovi utenti dell’intranet corsi di formazione online e materiali di studio e permettendogli di monitoraggio dei progressi fatti attraverso comode dashboard che tracciano il percorso dei loro studi.
Come ben si sa, spesso sono le cose più banali che possono far sorgere i dubbi più grandi e per dipanarli ci può venire in aiuto una sezione dedicata alle domande frequenti per risolvere rapidamente e con spiegazioni chiare e dritte al punto le incertezze comuni tra i dipendenti.
Un’altra idea interessante potrebbe essere un sito dedicato a un team specifico o a un progetto particolare su cui il suddetto team stia lavorando, che possa facilitare la collaborazione tra i membri e la gestione dei documenti riguardanti il compito della nostra squadra.
Questo portale diventerebbe quindi uno spazio unico per archiviare, condividere e collaborare su documenti di progetto, mettere a disposizione collegamenti a risorse e strumenti specifici per il progetto e fornire elenchi delle attività assegnate ai membri del team, con scadenze e priorità per mantenere il controllo del lato organizzativo e favorire la comunicazione tra i membri attraverso bacheche virtuali su cui postare aggiornamenti e comunicazioni relative allo status dei lavori e il raggiungimento degli obbiettivi prefissati.
Una raccolta centralizzata di conoscenze aziendali, documentazione tecnica, guide operative, e best practice potrebbe essere un’aggiunta strepitosa alla propria intranet, che in questo modo vanterebbe al suo interno una vera e propria wiki aziendale sempre accessibile e aggiornata con le ultime informazioni, articoli dettagliati e guide operative su processi aziendali, tecnologie implementate e procedure seguite.
Il sistema di tagging dei documenti e la categorizzazione capillare dei documenti e le funzionalità di ricerca avanzate messe a disposizione da SharePoint renderanno la ricerca di informazioni specifiche su un argomento un gioco da ragazzi per tutti quei nuovi dipendenti in cerca di informazioni per facilitare il loro inserimento nei processi aziendali.
E non pensate che non possa essere una risorsa utile anche per i veterani dell’ufficio che vogliono aggiornarsi sul panorama in continua evoluzione della loro compagnia o fornire informazioni utili a loro volta negli spazi dedicati alla sottoposizione di domande da parte dei loro colleghi, condividendo le loro conoscenze ed esperienze all’interno della realtà della compagnia.
Un’azienda non deve essere solo un semplice luogo di lavoro. Si tratta dopotutto di una realtà concreta all’interno della vita dei propri dipendenti e diventa, nel bene o nel male, una parte importante della loro vita.
La comunicazione interna con i propri dipendenti diventa quindi fondamentale, ed è proprio per questo che all’interno della propria intranet si dovrebbe sempre pensare a costruire e gestire spazi dove i dipendenti possano trovare notizie, aggiornamenti, e iniziative aziendali per favorire il senso di cooperazione e appartenenza tra i propri dipendenti.
Da blog dove i leader aziendali e i dipendenti possono condividere aggiornamenti, strategie e visioni per il futuro della compagnia, all’accesso alle newsletter aziendali passate e presenti, un portale per la comunicazione interna può diventare molto di più di una banale bacheca per annunciare nuove politiche, cambiamenti organizzativi, e iniziative aziendali.
Se contiamo anche la stretta integrazione di SharePoint con Viva Engage e la possibilità di inserire web part personalizzate, il nostro portale di comunicazione interna può diventare un vero e proprio Social Network aziendale con sezioni dedicate per i video messaggi, le presentazioni e altri contenuti multimediali.
A questo punto i benefici e gli esempi di cosa implementare e perché all’interno di una intranet aziendale dovrebbero essere chiari a tutti. Rimane solo da capire il come.
Quindi vediamo insieme come si può cominciare a creare la propria intranet SharePoint partendo da una semplice pagina iniziale in pochi passaggi al fine di saggiare un po’ il mezzo e prendere confidenza con le funzionalità messe a disposizione da SharePoint.
Per prima cosa, con le nostre credenziali Microsoft accediamo all’ambiente di SharePoint Online e una volta scelta l'opzione "sito di comunicazione", inizierà il processo di creazione della intranet.
Per iniziare, Microsoft mette a disposizione diversi template per velocizzare la creazione di un sito di comunicazione dedicato a:
Purtroppo, però, non è ancora disponibile un vero e proprio template pronto all'uso per la intranet aziendale, quindi vedremo di partire da zero, utilizzando il modello "Blank" che ci darà una tela bianca, perfetta per lavorare in totale libertà.
Una volta scelto il nome per la intranet, SharePoint vi chiederà di scrivere una breve descrizione del nuovo sito e di scegliere la lingua di default. La scelta della lingua rappresenta il secondo momento chiave nel processo di creazione della intranet, perché SharePoint non permette di cambiarla successivamente.
Appena entrati nel sito vuoto, consigliamo di scegliere il tema aziendale per applicare la palette colori adeguata ai comandi, alle etichette e agli elementi grafici di SharePoint. Per farlo, basterà:
Potete scegliere tra i template offerti da Microsoft e utilizzarli così come sono per accelerare la creazione della intranet. Oppure potete scegliere un template e personalizzarlo, magari per allineare la palette ai colori del brand aziendale. Per una maggiore personalizzazione, SharePoint permette di creare il vostro tema da zero.
Sempre nella voce "Change the look", è possibile modificare l'aspetto di:
Una volta personalizzato il template della nostra intranet, occorrerà quindi definirne il contenuto della home. Per iniziare ci basterà selezionare la voce "Edit" in alto a destra. SharePoint Online è, come abbiamo potuto già osservare, un potente strumento di Content Management e permette agli utenti di inserire una grande quantità di contenuti diversi tra loro in ciascuna delle pagine dei suoi siti.
Per prima cosa, gli Editor possono modificare il numero e la formattazione delle sezioni che compongono una pagina, in modo da definire la struttura che ospiterà i singoli contenuti.
Dopo aver impostato la struttura della pagina, è quindi possibile inserire le web part dei contenuti testuali e multimediali supportati da SharePoint. Tra questi, possiamo menzionare:
Le web part possono essere estese con tutta una serie di funzionalità personalizzate, adatte a coprire le specifiche esigenze di una compagnia e dei suoi documenti e che permettono agli utenti della intranet di:
Che siano standard o custom, è importante ricordare che le web part della propria intranet devono essere sempre selezionate in base alle reali esigenze dei dipendenti e ai processi che caratterizzano la vostra azienda. La funzionalità è e deve sempre essere la priorità più alta nella progettazione e implementazione di una rete intranet dato che si tratta pur sempre di uno spazio di lavoro.
Una volta inserite le web part utili, non rimarrà quindi che creare, pubblicare e aggiornare in modo costante i contenuti della intranet.
Ovviamente i passaggi qui sopra non sono intesi come una guida esaustiva ma più come un antipasto di quelle che sono le funzioni base offerte da SharePoint per la creazione di una rete intranet e, come tali, vanno intesi.
La creazione di una rete intranet è un processo dai numerosi passaggi che non può essere davvero condensato in pochi punti e, dalla sua progettazione fino alla sua implementazione, richiede occhio attento e cura al funzionamento e ai dettagli che andranno a contraddistinguere la rete interna della nostra azienda.
L'implementazione di una intranet SharePoint rappresenta una mossa strategica cruciale per qualsiasi azienda che desideri migliorare la collaborazione interna, ottimizzare la gestione dei documenti e potenziare la produttività dei team.
Le statistiche parlano chiaro: le aziende che adottano soluzioni come SharePoint vedono un ritorno sull'investimento (ROI) significativo. Uno studio di Forrester ha rilevato che le aziende che utilizzano SharePoint hanno registrato un ROI del 301% in tre anni, con un tempo di recupero dell'investimento di meno di sei mesi.
L'uso di intranet per centralizzare le informazioni aziendali riduce drasticamente il tempo speso dai dipendenti nella ricerca di documenti, migliorando l'efficienza operativa come evidenziato da una ricerca di McKinsey che conferma come una migliore gestione delle conoscenze può aumentare la produttività del 20-25% nelle organizzazioni che implementano questo tipo di soluzioni per le loro infrastrutture digitali.
Pertanto, non c'è momento migliore per scegliere di adottare una intranet SharePoint che l’adesso. I benefici tangibili in termini di produttività, sicurezza, e integrazione con le altre applicazioni dell’ambiente Microsoft 365 la rendono un investimento essenziale per il successo e la competitività futura della propria azienda. Perché aspettare, quindi?
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