Le liste sono una delle funzionalità più utili in SharePoint e nel più ampio ambiente di lavoro digitale di Microsoft 365. Sono un modo altamente flessibile e conveniente per memorizzare e visualizzare dati e contenuti, con una varietà di opzioni diverse relative alla formattazione, all'accesso e ai workflow; inoltre, sono estremamente facili da usare. In questo articolo spiegheremo un po’ più nel dettaglio cosa sono le liste, a cosa servono e come crearne una, oltre a dare uno sguardo alle differenze con il recentemente introdotto Microsoft Lists.
Le SharePoint List sono, sin dalla loro prima introduzione nelle prime versioni del programma, una delle feature essenziali della piattaforma di collaborazione di Microsoft, nonché una delle più utili e amate dagli utenti che la utilizzano nei loro digital workplace ogni giorno.
Le liste non sono altro che un modo per memorizzare e visualizzare dati e contenuti all'interno di un sito SharePoint in un insieme di righe e colonne ordinate, in una maniera simile a una tabella o un foglio di calcolo Excel.
Una lista è un modo altamente flessibile sia per gestire che per visualizzare informazioni e contenuti strutturati all'interno di SharePoint, con una varietà di opzioni relative alla formattazione, ai diritti di accesso e ai diversi tipi di contenuto.
Le SharePoint List possono essere utilizzate in una vasta gamma di scenari aziendali come, ad esempio, il tracciamento di attività e scadenze, la memorizzazione di informazioni sui documenti (come metadati, stato di approvazione o versioni) e la creazione di database contatti per tenere traccia delle informazioni su clienti o fornitori.
La possibilità di applicare regole specifiche e workflow alle proprie liste SharePoint rende quest’ultime uno strumento estremamente versatile e personalizzabile per tutti quegli utenti che hanno necessità di raccogliere i propri dati in maniera ordinata e precisa e conservarli e utilizzarli all’interno di un unico repository facile da accedere e navigare.
Microsoft ha introdotto il brand "Microsoft Lists" quando ha aggiornato in maniera sostanziale le funzionalità delle liste nell’ondata di update ai suoi software aziendali del 2020. Questo ha però generato un po’ di confusione nell’utenza che ha faticato (e talvolta fatica ancora, specialmente se alle prime armi) a capire come le liste SharePoint si differenzino da quelle generate con Microsoft Lists. Andiamo quindi a fare un po’ di chiarezza a riguardo.
Se osserviamo bene, le liste di SharePoint e Microsoft Lists hanno ora essenzialmente le stesse funzionalità e interfaccia utente e possono essere considerate praticamente uguali a livello di funzionalità e possibilità di gestione ma quando le Microsoft Lists sono state inizialmente lanciate avevano più funzionalità rispetto alle liste di SharePoint.
La sostanziale differenza adesso è principalmente nella collocazione e accesso alle liste: le liste generate con SharePoint si possono trovare solamente all'interno di un sito SharePoint che è anche l’unico modo per accedervi e consultarle, mentre le Microsoft Lists si trovano all'interno di siti personali o spazi d’archiviazione dedicati come ad esempio Microsoft OneDrive e possono essere consultate, modificate e implementate in maniera più autonoma e ampia all’interno dell’ambiente di lavoro digitale dei software Microsoft 365.
Quindi con questo rebranding Microsoft ha voluto, ai tempi dell’introduzione di Microsoft Lists, enfatizzare al suo pubblico di riferimento che le liste potevano adesso essere distribuite direttamente in Teams e utilizzate in modo autonomo rispetto alle normali liste SharePoint senza che le liste generate dagli utenti fossero più vincolate in maniera esclusiva a quest’ultimo.
Non tutti utilizzano SharePoint, ma le liste sono altamente versatili e possono essere utilizzate indipendentemente, soprattutto all'interno di Microsoft Teams e nelle integrazioni con Power Apps e la Power Platform.
Un'altra differenza principale è che Microsoft Lists ha la propria web app dedicata e una app mobile, disponibile tramite Google Play e l'App Store di iOS. L'app può presentare una vista aggregata delle liste e aiutare a gestirle in maniera più precisa.
Per chi se lo sta chiedendo in questo momento: sì, è possibile spostare le liste di SharePoint su Microsoft Lists e viceversa. Esiste infatti una funzionalità per copiare le liste da un luogo all'altro che permetterebbe di creare una lista in un sito di SharePoint come una Microsoft List, e viceversa.
C'è anche una soluzione alternativa che prevede la copia della lista di SharePoint in Excel e poi il ricopio di quella in una Microsoft List - un processo che funziona anche al contrario. Tuttavia, ci sono state alcune segnalazioni secondo cui la formattazione può andare persa eseguendo entrambi questi processi.
Adesso che abbiamo un’idea generale di cosa siano le liste SharePoint (e fatte le doverose chiarificazioni riguardanti similitudini e differenze con Microsoft Lists) è arrivato il momento di vedere un po’ più da vicino quali sono i vantaggi più importanti dati dall’utilizzo di questo metodo per la visualizzazione e la gestione dei propri dati aziendali.
Molti team potrebbero decidere di utilizzare Excel per archiviare e gestire informazioni strutturate, ma in realtà le liste di SharePoint sono uno strumento superiore per gestire le informazioni nella maggior parte delle situazioni in virtù della loro versatilità.
Le liste sono infatti altamente flessibili e scalabili. Possono essere molto piccole o molto grandi, con migliaia di elementi e ospitare diversi tipi di contenuti, tra cui testo, immagini, video, audio, documenti, formule e metadati. Possono anche avere una vasta gamma di formattazioni diverse e inoltre si possono impostare flussi di lavoro automatizzati alle liste e controllarne l'accesso in modo capillare.
Questa flessibilità significa che una lista di SharePoint può soddisfare una vasta gamma di casi d'uso e scenari ed è una delle ragioni principali per cui le liste di SharePoint sono così utili.
Un altro grande vantaggio delle liste è che sono estremamente facili da creare e gestire; lavorare con le liste non è molto diverso dal lavorare con i fogli di calcolo. Grazie all'approccio "no code/low code" di Microsoft che caratterizza le iterazioni moderne di SharePoint, non sarà necessario coinvolgere il reparto IT per ogni operazione.
Le liste sono inoltre dotate di una serie di modelli pronti all'uso con una formattazione accattivante per coprire diversi tipi di liste, come gestori di asset, pianificatori di contenuti, tracciatori di budget, tracciatori di problemi e molti altri. Molti di questi sono forniti da Microsoft, ma ce ne sono anche molti altri disponibili su GitHub dalla comunità Microsoft.
Una delle caratteristiche più importanti delle liste è l'alto livello di controllo che si può avere su di esse: si può gestire ogni singolo elemento fino al livello di riga, colonna e cella e sia per quanto riguarda la formattazione, sia per il controllo degli accessi.
Ad esempio, si potrebbero avere diverse persone che aggiornano sull'intranet aziendale una lista di addetti al primo soccorso all’interno della propria organizzazione, ma si desidera che questi utenti possano aggiornare autonomamente solo una colonna della lista.
La possibilità di definire fin nei minimi particolari il controllo di ogni singolo elemento della lista consente di proteggere il resto dei dati al suo interno e assicurarsi che altre informazioni non vengano sovrascritte o cancellate per errore.
Quando le organizzazioni utilizzano SharePoint per la loro intranet o come repository affidabile di informazioni, spesso cercano di garantire che ci sia un'unica fonte autorevole per i propri dati.
Le liste di SharePoint supportano questa esigenza grazie a varie funzionalità che favoriscono la governance dei dati, tra cui il controllo capillare degli accessi e l'integrazione con Power Automate per garantire che le informazioni mantenute in una lista di SharePoint siano aggiornate anche in altri sistemi, e viceversa.
Poiché la lista può essere visualizzata in diversi strumenti di Microsoft 365, è necessario avere solo un'unica istanza della lista, supportando così l’obbiettivo di una compagnia di avere una sola fonte autorevole e centralizzata per tutti i dati e gli elenchi aziendali più importanti.
Infine, uno dei motivi per cui le liste sono così convenienti da utilizzare è la loro integrazione profonda con altri strumenti Microsoft 365.
Tra le menzioni onorevoli (come, ad esempio, l’integrazione con Teams), un esempio particolarmente interessante è quello dell’integrazione con Microsoft Forms che permette facilmente di creare un modulo che consenta ai nostri utenti di aggiungere informazioni e poi popolare istantaneamente una lista di SharePoint; questo è molto comodo quando si desidera guidare gli utenti nell'inserimento di certi tipi di informazioni, con un modulo apposito che si occupa dell'inserimento dei dati.
L'integrazione con Power Automate, Power Apps e altri strumenti della Power Platform è a sua volta altrettanto degna di essere menzionata. Mediante le automazioni sviluppate in combinazione con Power Automate, ad esempio, i workflow possono essere attivati quando le informazioni vengono modificate o aggiunte, e poi essere aggiornate in un altro sistema, e viceversa.
Oppure, per fare un altro esempio, possiamo pensare all’integrazione di moduli interattivi all’interno delle nostre Power App che interagiscano in maniera dinamica con i contenuti delle nostre liste SharePoint.
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Come abbiamo già accennato, le SharePoint List funzionano come un contenitore versatile per memorizzare e organizzare dati strutturati all'interno di SharePoint che possono aiutare la propria compagnia a coprire un ampio numero di scenari e situazioni in cui si ha la necessità di accedere e tenere traccia di numerose informazioni tra loro correlate in maniera rapida ed efficiente.
Vediamo quindi adesso più da vicino come ottenere esattamente questo risultato creando una lista SharePoint e quali sono le opzioni disponibili per personalizzarla e integrarla armoniosamente all’interno dei nostri workflow.
Per questo particolare esempio ci dedicheremo alla creazione di una lista per gestire le richieste di ferie dei dipendenti della nostra compagnia.
Apriamo il browser web e raggiungiamo la homepage del nostro sito SharePoint e accediamo con le nostre credenziali di Microsoft 365.
Una volta completato l’accesso, nella barra di navigazione di SharePoint, troviamo e clicchiamo su "Contenuti del sito". Questo ci porterà a una pagina che elenca tutte le app, le liste, le biblioteche e le pagine attualmente presenti sul nostro sito SharePoint.
Arrivati qui, clicchiamo sul pulsante “Nuovo” e selezioniamo “Lista” dal menu a discesa. Questo avvierà il processo di creazione della nuova lista.
Selezionata l’opzione di creazione di una nuova lista, nella finestra di dialogo che si apre ci verrà chiesto di fornire un nome per la nuova lista. Questo nome dovrebbe essere descrittivo e indicare chiaramente il tipo di informazioni che la lista conterrà. È possibile anche aggiungere una descrizione opzionale per fornire ulteriori dettagli sull'uso della lista.
Nel nostro caso, all’interno della finestra di dialogo andremo a inserire "Richieste di Ferie" come nome della lista. Aggiungiamo poi una descrizione come "Lista per gestire e approvare le richieste di ferie dei dipendenti".
Come abbiamo già accennato in precedenza SharePoint offre una varietà di modelli di lista predefiniti come "Traccia attività", "Contatti", "Eventi" e molti altri che possiamo utilizzare al volo per configurare le nostre liste.
Se uno di questi modelli predefiniti soddisfa le nostre esigenze, selezioniamolo per semplificare il processo di configurazione. Se invece preferiamo creare una lista personalizzata da zero, scegliamo l'opzione "Lista personalizzata".
In questo esempio andremo a creare una lista personalizzata, quindi selezioniamo l’opzione appropriata e decidiamo infine se vogliamo che la lista appena creata venga visualizzata nella barra di navigazione rapida del sito di SharePoint, così da facilitare l'accesso rapido alla lista per noi e per gli altri utenti del sito.
Dopo aver creato la lista, questa apparirà inizialmente con una singola colonna chiamata "Titolo" per impostazione predefinita.
Clicchiamo su “Aggiungi colonna” per iniziare ad aggiungere altre colonne. Possiamo scegliere diversi tipi di dati per le colonne che desideriamo aggiungere, come ad esempio Testo singolo, Scelta, Numero, Data e ora, ecc.
Per ogni colonna che andremo ad aggiungere, specifichiamo le impostazioni come il nome della colonna, il tipo di dati e altre proprietà (ad esempio, se il campo è obbligatorio o meno, impostazioni di convalida dei dati, valori predefiniti, ecc.).
Nel nostro caso andremo a inserire le seguenti colonne:
Una volta completata la configurazione delle colonne potremo dedicarci al personalizzare la visualizzazione della lista cliccando su “Visualizzazioni” e selezionando “Crea nuova visualizzazione” o modificando una visualizzazione esistente, andando così a definire come i dati verranno visualizzati, quali colonne verranno mostrate e l'ordine di visualizzazione che preferiamo.
In questo caso potremmo voler vedere "Nome Dipendente", "Data Inizio Ferie", "Data Fine Ferie" e "Stato Approvazione", quindi selezioniamo queste colonne per la visualizzazione.
Se si desidera, è possibile automatizzare processi legati alla lista utilizzando Power Automate per creare workflow personalizzati che si attivano quando vengono aggiunti o modificati elementi nella lista.
In questo caso si potrebbe, ad esempio, adoperare Power Automate per creare un flusso di lavoro che invia una notifica al responsabile quando viene inserita una nuova richiesta di ferie e creare un flusso di approvazione che aggiorna automaticamente lo “Stato Approvazione” quando il responsabile approva o rifiuta la richiesta.
Le liste di SharePoint offrono molti vantaggi che le qualificano perfettamente per essere utilizzate come piccoli database in SharePoint, realizzabili in poco tempo e con poco sforzo, pronti per lavorarci in pochissimo tempo.
Questo utilizzo alternativo delle liste SharePoint ha alcuni vantaggi interessanti che elenchiamo qui sotto:
Tuttavia, nonostante i vantaggi sopraelencati, l’utilizzo delle SharePoint Lists come database ha come contrappeso diverse limitazioni e la mancanza di funzioni specifiche avanzate per la gestione dei database. Tra questi problemi sono degni da menzionare:
È importante notare che non è consigliato utilizzare SharePoint come database primario. Tuttavia, è possibile aggiungere database di contenuti all'interno di SharePoint Server. Secondo Microsoft, è possibile aggiungere un nuovo database di contenuti o allegarne uno esistente a un'applicazione web utilizzando un file di backup.
Un modo per utilizzare SharePoint per la gestione dei database è aggiungere database di contenuti a SharePoint Server. Per farlo, basterà navigare sul sito web di Amministrazione Centrale di SharePoint e selezionare l'opzione "Gestisci Database di Contenuti" nella sezione "Gestione Applicazioni". Da lì, sarà possibile aggiungere un nuovo database di contenuti o allegarne uno esistente a un'applicazione web.
Quando si lavora con i database di SharePoint, è importante gestirli correttamente per garantire che funzionino senza problemi e in modo sicuro. Questo include eseguire regolarmente i backup dei database, monitorare le prestazioni e controllare eventuali errori.
SharePoint offre anche funzionalità come la possibilità di trasferire raccolte di siti tra diversi database all'interno di SharePoint Server e l'opzione di gestire una farm utilizzando database in sola lettura in SharePoint Server, tra le altre. Queste opzioni forniscono una maggiore flessibilità nella gestione dei database di SharePoint e possono essere utili in determinate situazioni.
Nonostante i numerosi vantaggi osservati nei paragrafi precedenti, le liste SharePoint hanno come rovescio della medaglia una serie di limitazioni che, seppur non ne compromettono l’indiscutibile utilità e versatilità, possono risultare vincolanti in scenari altamente specifici. Vediamo insieme quali sono alcuni dei limiti più rilevanti delle SharePoint Lists:
Le liste SharePoint possono contenere un massimo di 30 milioni di elementi. Tuttavia, è importante notare che le performance possono risentire significativamente quando una lista contiene più di 5.000 elementi a causa della soglia di visualizzazione della lista.
La dimensione massima per ogni singolo file caricato in una lista è di 250 MB, il che può essere limitante se si necessita dell’inserimento di file di grandi dimensioni e potrebbe richiedere la ricerca di soluzioni alternative per la compressione dei propri file.
Le visualizzazioni di lista possono avere un massimo di 12 colonne con indicizzazione. Se si supera questo limite, le prestazioni possono essere compromesse e potrebbero verificarsi errori di visualizzazione.
Esiste un limite al numero di colonne che possono essere aggiunte a una lista. Per esempio, una lista può avere fino a 276 colonne in totale, con restrizioni su tipi specifici di colonne.
Anche se SharePoint offre funzionalità di conformità e regolamentazione, alcune organizzazioni potrebbero trovare necessario integrare strumenti aggiuntivi per soddisfare pienamente le loro esigenze di conformità legale e normativa.
Sebbene SharePoint supporti workflow e automazioni, i workflow complessi possono richiedere una personalizzazione significativa o l'uso di strumenti avanzati come Power Automate. Inoltre, i workflow creati con SharePoint Designer 2010 e 2013 sono diventati, con l’arrivo della suite Power Platform, obsoleti e necessitano di essere aggiornati o migrati a Power Automate.
La gestione dei permessi a livello di item può diventare complessa e difficile da gestire, specialmente in liste con un gran numero di elementi e con esigenze di sicurezza capillari.
Le integrazioni con altri sistemi esterni possono essere limitate e richiedere soluzioni di sviluppo personalizzate o soluzioni di terze parti per essere implementate efficacemente.
La ricerca e il filtraggio avanzato possono risultare limitati rispetto a software dedicati per database più robusti o strumenti di gestione dei dati. La configurazione di opzioni di ricerca avanzata potrebbe richiedere l’ausilio di consulenti e sviluppatori con competenze tecniche specifiche.
Per terminare la nostra panoramica non possiamo altro che ribadire come le liste rimangano ancora, dopo tanti anni dalla loro introduzione, uno degli strumenti più versatili per memorizzare e organizzare dati strutturati all'interno di SharePoint ed è indiscutibile la loro utilità nell’aiutare ogni tipo di aziende in una vasta gamma di situazioni in cui si desidera di accedere e tenere traccia di numerose informazioni tra loro correlate in maniera rapida, efficiente e precisa.
Non resta dunque che invitarvi a provare personalmente le potenzialità e i vantaggi offerti da questa funzionalità che, sin dalla sua prima iterazione, è diventata una delle feature essenziali di SharePoint e una delle più apprezzate dagli utenti che utilizzano ogni giorno la piattaforma di collaborazione web di Microsoft all’interno dei loro spazi di lavoro digitali.
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