La migrazione a SharePoint rappresenta un’opportunità per abbandonare metodi obsoleti e affrontare qualunque sfida con una piattaforma più moderna. Tuttavia, non è un processo semplice e richiede spesso l’aiuto di un servizio di consulenza che possa aiutare a navigare le operazioni più delicate. In questo articolo, vedremo nel dettaglio cosa offre un servizio di consulenza dedicato alla migrazione negli ambienti SharePoint, quali criteri considerare per scegliere il fornitore più adatto alle proprie esigenze e perché, tra tutte le aziende che si possono trovare sul mercato, conviene affidarsi a Dev4Side.
Microsoft SharePoint è uno strumento di enorme valore per tutte le organizzazioni alla ricerca di soluzioni per spazi di lavoro digitali. Secondo le statistiche, il suo tasso di adozione ha raggiunto un picco globale del 34% tra il 2016 e il 2018. Di queste, il 65% erano piccole e medie imprese che preferiscono monitorare le proprie operazioni aziendali online.
Uno dei motivi di questa rapida diffusione è la convenienza economica e i costi medi di implementazione più contenuti e ad oggi la piattaforma di collaborazione Microsoft detiene una quota di mercato del 18% nel settore dei portali per la gestione documentale e l’80% delle intranet utilizza SharePoint per la sua versatilità ed efficacia nella comunicazione e nella gestione dei documenti.
È quindi un dato oggettivo il come le aziende stiano comprendendo la necessità di aggiornare i propri spazi di lavoro digitali, avvicinandosi a soluzioni come SharePoint. Tuttavia, questa migrazione non è così semplice come può sembrare, a causa della complessità delle strutture dati articolate.
Le informazioni su SharePoint sono archiviate in diversi formati, come elenchi, flussi di lavoro, documenti e app personalizzate e navigare questo complesso panorama può diventare velocemente frustrante se non si sa cosa fare. Per questo motivo, le organizzazioni si rivolgono a consulenti professionisti specializzati nella migrazione a SharePoint, in grado di garantire un passaggio più fluido e sicuro.
Esistono diverse ragioni per cui una compagnia possa voler attuare la migrazione dei contenuti digitali aziendali di un sito SharePoint.
Per esempio, si potrebbe voler spostare i propri archivi digitali da un ambiente on-premise a uno spazio cloud per permettere a tutti i dipendenti di accedere e collaborare sui documenti condivisi da qualunque dispositivo ovunque si trovino.
Oppure si potrebbe desiderare di consolidare i dati provenienti dalle diverse sedi della propria compagnia in un unico ambiente centralizzato o la migrazione potrebbe servire semplicemente per aggiornare i file a una versione più recente di SharePoint.
Diversi prodotti offrono funzionalità di migrazione dati da e verso ambienti SharePoint, come ad esempio ShareGate, Metalogix, AvePoint o Quest Software. Questi strumenti offrono, oltre alle funzionalità base di un Migration Tool, anche opzioni aggiuntive che consentono la migrazione di elementi specifici come le autorizzazioni NTFS e le app personalizzate sviluppate dall'azienda per i suoi siti.
Per quanto sia possibile effettuare questo processo internamente, spesso però si sottovaluta la complessità delle operazioni che devono essere portate a termine al fine di effettuare una migrazione di successo e, senza un’adeguata strategia, ci si può ritrovare ben presto in un bel pasticcio se non si sa dove mettere le mani.
Esaminiamo quindi le sfide che possono complicare il processo di migrazione.
Se non gestiti correttamente, questi problemi possono ostacolare gli obiettivi strategici del progetto:
Questi sono solo i tre più comuni.
Tantissime altre magagne possono nascondersi in un processo di migrazione.
Siamo davvero convinti di volerlo affrontare da soli?
Se la risposta è no, è qui che possono entrare in gioco i servizi di consulenza dedicati alla migrazione verso ambienti SharePoint.
Questi professionisti possono pianificare ed eseguire strategie accurate, trasferendo diligentemente dati e informazioni e sviluppare piani di migrazione su misura, assicurando un trasferimento dati preciso, l’integrità delle informazioni, la continuità operativa e una riduzione dei tempi di inattività.
Inoltre, garantiscono una transizione fluida verso il nuovo ambiente, con il trasferimento dei dati in sicurezza e senza rischi per la protezione delle informazioni.
Nella tabella seguente, presentiamo quelli che sono i servizi principali messi a disposizione da una consulenza dedicata alla migrazione verso e all’interno degli ambienti SharePoint.
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Ora che sappiamo cosa fa un consulente, è il momento di capire come cercarne uno degno di questo nome.
Non è raro, infatti, trovare in giro per la rete società che si dicono esperte del settore per poi dimostrare nei fatti il contrario e nessuno vuole perdere tempo e risorse dietro questo tipo di partner problematici.
Cerchiamo quindi di tenere in conto questi fattori quando decidiamo di affidarci ad un servizio di consulenza per le nostre migrazioni:
Ma se volessimo una dimostrazione pratica delle capacità di un servizio di consulenza? C’è qualcosa che possiamo fare?
Vediamo come possiamo cominciare a tastare le acque.
Le sessioni di analisi preliminare (o discovery sessions) svolgono un ruolo fondamentale nella scelta della soluzione ideale per la migrazione a SharePoint all’interno della tua azienda. In genere, si tratta di un incontro tra un rappresentante della tua organizzazione e il fornitore del servizio, durante il quale vengono analizzati l’ambito del progetto e le esigenze specifiche legate alla migrazione imminente.
È in questa fase che si affrontano gli aspetti tecnici e i dettagli operativi, come gli obiettivi della migrazione e le tappe principali. È possibile discutere le modalità con cui il fornitore intende proteggere i servizi, assicurandosi che non si verifichino perdite o danneggiamenti dei dati. Solitamente, il fornitore del servizio di migrazione a SharePoint Online effettua una valutazione tecnica dell’infrastruttura esistente, utile per avere una visione d’insieme e individuare eventuali criticità che potrebbero ostacolare il processo.
Durante la sessione, è anche possibile informarsi su funzionalità e servizi aggiuntivi, inclusi gli strumenti che verranno utilizzati per la migrazione e i tipi di ambienti di origine con cui sono compatibili.
Un passaggio fondamentale per individuare la soluzione ideale di migrazione a SharePoint è la pianificazione di una migrazione di prova. Conosciuta anche come Proof of Concept (POC), questa fase prevede solitamente il coinvolgimento di un gruppo pilota o di un insieme selezionato di utenti test.
Ecco i passaggi principali di una Proof of Concept:
Ok, adesso che abbiamo un po’ più chiaro cosa fanno e come sceglierne uno, qualcuno potrebbe ancora chiedersi quali siano i vantaggi di affidarsi a un servizio di consulenza quando questo processo può essere realizzato internamente.
Tecnicamente corretto, ma come abbiamo visto le operazioni di migrazione possono trasformarsi in affari molto complessi nel giro di poco tempo. Così poco da far girare letteralmente la testa e quando si trasformano in pozzi in cui tempo e risorse spariscono, ci potremmo rendere conto nel peggiore dei modi che la situazione ci è sfuggita di mano.
Affidarsi a professionisti esperti è molto più di un semplice scaricabarile in cui un consulente ci toglierà l’impiccio del lavoro sporco, bensì di un investimento a lungo termine che può portare enormi benefici per le proprie infrastrutture digitali e può aiutare la propria organizzazione a transitare verso un nuovo ambiente SharePoint o ad aggiornare il precedente se necessario.
Qualche esempio di questi benefici? Vediamo i principali:
Sappiamo cosa fanno, come sceglierne uno e quali sono i benefici principali di affidarsi ad un servizio di consulenza per le nostre migrazioni.
Ora rimane solo una domanda: chi scegliere?
Beh, siamo nel posto giusto.
Con oltre 20 anni di esperienza nello sviluppo di software aziendale e nella gestione e sviluppo su ambienti Microsoft, Dev4Side offre un catalogo di oltre 50 applicazioni verticali per SharePoint e siamo al momento uno dei migliori fornitori al mondo, certificato Microsoft Gold Partner, per i progetti mirati alla creazione del digital workplace.
Oltre ad aver collaborato con piccole e medie imprese in tutto il paese, abbiamo sviluppato applicazioni SharePoint anche per organizzazioni di calibro internazionale, dimostrando incredibile versatilità nell’implementazione di soluzioni custom adatte a ogni esigenza e budget.
Sfruttiamo SharePoint Online per digitalizzare ogni esigenza interna, inclusa la gestione di approvazioni, richieste, prenotazioni, moduli precedentemente basati su supporti cartacei e utilizziamo la piattaforma per la generazione di documenti, integrazioni con altre piattaforme e altro ancora, offrendo soluzioni moderne e efficienti per migliorare i processi aziendali.
Il nostro team con competenze verticali su SharePoint, può aiutarvi con i vostri progetti di migrazione sfruttando tutti i principali tool disponibili sul mercato (come, ad esempio, ShareGate) e assistendo nella delineazione del piano di migrazione dai test iniziali fino a dopo la migrazione vera e propria per supportare gli utenti nel passaggio a SharePoint e alle sue versioni più recenti.
I nostri professionisti saranno a vostra disposizione per facilitare la transizione della propria intranet e dei propri repository a SharePoint, con l'obiettivo di ottimizzare i costi infrastrutturali e di gestione, nonché di massimizzare l'utilizzo delle avanzate funzionalità collaborative offerte dalla piattaforma Cloud.
Ma qualcuno potrebbe volere qualche esempio più pratico del nostro lavoro.
Per questo, rimandiamo ai casi di successo riguardanti lo sviluppo di soluzioni SharePoint per i nostri clienti, descritti nel dettaglio dagli stessi esperti che ne hanno seguito la progettazione e implementazione, senza far mancare mai il loro supporto, anche una volta concluso lo sviluppo.
I processi di migrazione possono sembrare delle semplici operazioni di trasferimento, ma quando in gioco ci sono l’infrastruttura e le risorse digitali della propria azienda niente può essere sottovalutato o preso alla leggera.
È per questo motivo che un servizio di consulenza può essere l’aiuto prezioso che stavamo cercando al fine di fare in modo che le proprie migrazioni vadano il più lisce possibile, evitando perdite ed errori strutturali che possono compromettere seriamente i propri repository o la propria intranet.
Affidarsi a un consulente esperto può aiutare quindi a dormire sonni tranquilli, sapendo che professionisti competenti (come quelli di Dev4Side) sono al nostro fianco e che questi non lasceranno nulla al caso.
La consulenza per la migrazione a SharePoint è un servizio professionale offerto da esperti del settore, il cui obiettivo è supportare le aziende in tutte le fasi del passaggio verso SharePoint, sia da ambienti on-premise sia da sistemi esterni. Questo supporto include la pianificazione, la gestione tecnica del trasferimento, la personalizzazione dell’ambiente, l’assistenza agli utenti e il supporto post-migrazione, con l’obiettivo di garantire un processo fluido, sicuro e in linea con le esigenze dell’organizzazione.
È consigliabile affidarsi a un consulente per la migrazione a SharePoint quando l’ambiente aziendale da migrare è complesso o personalizzato, oppure quando si desidera evitare problematiche legate alla sicurezza dei dati, alla gestione dei permessi, alla compatibilità tra sistemi o all’interruzione delle attività operative. Inoltre, un consulente diventa fondamentale quando l’obiettivo è assicurare un’adozione efficace della piattaforma da parte degli utenti e ottenere un risultato sostenibile nel lungo termine.
Le sfide più rilevanti nella migrazione a SharePoint riguardano innanzitutto la protezione e l’integrità dei dati, poiché ogni fase del trasferimento può esporre contenuti sensibili a rischi di perdita o accessi non autorizzati. Un altro ostacolo frequente è rappresentato dai tempi di inattività, che, se non gestiti con attenzione, possono compromettere la produttività e la continuità operativa. Infine, anche l’adozione della piattaforma da parte degli utenti può risultare difficoltosa se non viene accompagnata da una formazione adeguata e da un supporto efficace durante il cambiamento.
Una consulenza specializzata per la migrazione a SharePoint comprende l’analisi tecnica dell’ambiente esistente, la progettazione della strategia di migrazione, il trasferimento dei contenuti con attenzione alla sicurezza e all’integrità, l’eventuale ricostruzione di funzionalità personalizzate, la fase di test e validazione dell’ambiente e infine la formazione degli utenti, accompagnata da un supporto costante per favorire una transizione stabile e duratura verso la nuova piattaforma.
Per scegliere un buon servizio di consulenza per la migrazione a SharePoint è necessario valutare attentamente l’esperienza reale del partner nel gestire progetti simili, la padronanza degli strumenti di migrazione professionali, la capacità di garantire la sicurezza dei dati in ogni fase e la flessibilità nel replicare le specificità operative dell’organizzazione. È fondamentale anche assicurarsi che venga garantito un supporto continuativo dopo la migrazione, affinché il passaggio a SharePoint non si limiti a un semplice trasferimento tecnico, ma diventi un’opportunità di crescita per tutta l’azienda.
Gestire internamente la migrazione a SharePoint può sembrare inizialmente una soluzione più economica, ma nella pratica espone a numerosi rischi, soprattutto in assenza di competenze specifiche. Errori nella configurazione, difficoltà nell’adattamento delle personalizzazioni, perdita di dati o malfunzionamenti legati alla sicurezza sono solo alcuni degli scenari che possono emergere. Al contrario, un partner specializzato è in grado di prevenire queste problematiche, garantendo un trasferimento ordinato, sicuro e allineato agli obiettivi strategici dell’organizzazione.
Affidarsi a una consulenza per la migrazione a SharePoint significa beneficiare di un processo progettato per essere allineato alle reali necessità dell’azienda, capace di favorire la trasformazione digitale in modo strutturato. Un consulente esperto aiuta a comprendere il costo totale dell’implementazione, a valutare il ritorno sull’investimento e a personalizzare SharePoint in modo che si integri perfettamente con i sistemi già in uso. Inoltre, garantisce che l’architettura sia pronta a sostenere l’evoluzione futura dell’organizzazione, assicurando un’adozione stabile, sicura e sostenibile nel tempo.
Il team Modern Work è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione di soluzioni personalizzate all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft e Azure e implementiamo processi aziendali pensati per massimizzare l'investimento in Microsoft 365.
