Per ottimizzare la gestione del tempo e rendere più efficiente il processo di rendicontazione, molte aziende si affidano a strumenti di time tracking come Clockify. Tuttavia, l’utilizzo di queste soluzioni ha alcune limitazioni, soprattutto quando si tratta di condividere le ore lavorate con i clienti. Un’azienda di consulenza si è rivolta a noi proprio per colmare questo divario, chiedendoci di sviluppare una soluzione personalizzata che consentisse ai manager di intervenire sui rapportini senza compromettere la tracciabilità delle attività svolte. Da qui, è nata Activities. Ecco com’è andata.
Un’azienda di consulenza che opera in ambito ingegneristico si è rivolta a noi con l’esigenza di risolvere un’importante limitazione di Clockify, ovvero la perdita del flusso di lavoro originale associato alle attività svolte dai team di progetto che si verifica ogni volta che vengono preparati i rapporti di fatturazione per i clienti.
Al momento di trasformare i dati di Clockify in report utili alla fatturazione, l’azienda era infatti costretta a intervenire manualmente per:
I responsabili di progetto dovevano poi validare le ore effettivamente rendicontabili per le singole attività segnate all’interno dell’applicazione.
Di conseguenza, l’informazione così com’era stata registrata dai membri del team veniva inevitabilmente alterata (o parzialmente riscritta), il che poteva significare la perdita di dati importantissimi per tenere traccia di come e quando erano state svolte le attività concordate con il cliente nell’arco dell’intero progetto.
La sfida che ci è stata posta consisteva quindi nel trovare una soluzione a questa mancanza di continuità tra la fase di registrazione delle giornate lavorate su Clockify e la fase di rendicontazione finale, per evitare disservizi o persino la perdita di fiducia da parte dei clienti.
Ma prima di scendere nei dettagli sulla soluzione che abbiamo progettato, è importante fare un passo indietro per capire bene il funzionamento di Clockify.
Clockify è un’applicazione di time tracking, pensata per monitorare con precisione le attività svolte dai membri dei team aziendali relative a progetti, task e commesse. Il suo scopo è dunque quello di registrare le ore di lavoro effettive, associandole a specifici clienti o attività, così da tenere traccia del tempo impiegato in ogni fase di progetto.
È uno degli strumenti più utilizzati dalle aziende (specialmente di consulenza, ma non solo) per ottenere visibilità sul carico di lavoro delle risorse e sulla distribuzione del tempo tra i diversi incarichi, sia per la sua facilità d’uso che per il fatto di essere gratuito.
Tuttavia, pur offrendo una panoramica dettagliata delle attività, Clockify presenta una limitazione importante: le ore registrate all'interno dell'app non sono immediatamente fruibili ai fini della fatturazione verso i clienti.
Questo perché spesso le descrizioni inserite dagli utenti sono sintetiche o troppo tecniche, e il monte ore segnato può richiedere aggiustamenti prima di essere condiviso con soggetti esterni. Prima di arrivare a un report “cliente-ready”, è quindi necessario intervenire manualmente per rivedere le informazioni e poterle validare.
Come dicevamo, Clockify è uno degli strumenti preferiti dalle aziende per la rilevazione delle giornate di lavoro, ma quando si passa dalla registrazione interna alla condivisione esterna dei dati (come nel caso della fatturazione o della reportistica verso i clienti) emergono alcune criticità che non possono essere ignorate.
Il limite non sta tanto nelle funzionalità di base dell’applicazione, quanto nella sua mancanza di flessibilità in fase di post-produzione dei dati. Clockify consente di tracciare con precisione ogni attività, ma non prevede un sistema di revisione e validazione centralizzato, né un flusso strutturato per gestire eventuali correzioni prima della pubblicazione dei rapporti.
A questo punto, ci si pone una domanda: conviene cercare un’alternativa più completa o sviluppare un’estensione su misura per colmare le lacune di Clockify?
La risposta è dipende.
Se un’azienda vuole tenere traccia del tempo a solo scopo interno, le funzionalità di base offerte da Clockify sono più che sufficienti. Ma se il time tracking deve integrarsi con i processi di gestione commesse, approvazione dei rapportini e rendicontazione verso terzi, allora una soluzione customizzata può fare davvero la differenza.
È proprio qui che entra in gioco l’estensione che abbiamo creato per il nostro cliente.
Invece di abbandonare Clockify, abbiamo costruito un sistema su misura (chiamato Activities) che si integra con l’applicazione, permettendo ai responsabili di progetto di riorganizzare, approvare e validare i dati raccolti, mantenendo la tracciabilità originale e facilitando la generazione dei report finali.
Potremmo definire Activities come la messa in atto di un approccio ibrido con cui è stato possibile rendere Clockify una parte integrante del ciclo di fatturazione.
Vediamo meglio cos’è e cosa permette di fare Activities nella prossima sezione.
Per rispondere alle richieste del nostro cliente, abbiamo sviluppato un’applicazione che consente ai project manager di modificare le ore dei rapportini creati su Clockify, rendendole fruibili in tempo reale agli utenti esterni all’organizzazione.
Questa applicazione prende il nome di Activities ed è pensata proprio per agevolare il lavoro di manager e team aziendali nel gestire ordini e commesse.
Le informazioni vengono prelevate automaticamente da Clockify e registrate nel database di Activities, dove è possibile organizzarle e modificarle senza alterare i dati originali.
Ma come funziona Activities, di preciso?
Iniziamo col dire che la nostra web app si divide in due sezioni principali:
Nell’area di amministrazione, i responsabili di progetto possono:
In più, per ogni commessa disponibile nell’area di amministrazione è possibile:
Arriviamo quindi al cuore pulsante di Activities: le time entry.
Per “time entry”, si intende la registrazione puntuale di un’attività svolta, comprensiva di durata, descrizione, data, utente responsabile e progetto associato.
All’interno di Activities, le time entry possono essere gestite in due modalità:
Una volta individuate le time entry di interesse, i manager hanno modo di cambiarne la descrizione, convertire l’attività in “billable” (quindi utile ai fini della rendicontazione) e validare.
Se una time entry viene validata, viene resa visibile al cliente nell’area dedicata.
Inoltre, i manager possono usare il comando “Send mail” per inviare una notifica con cui avvisare i committenti del progetto riguardo la disponibilità delle giornate fatturate. A questi ultimi, basterà accedere all’app di Activities per visualizzare i dettagli.
E se i clienti non riuscissero a recuperare le giuste informazioni?
Abbiamo pensato anche a questa eventualità: grazie al comando “Impersonate a client”, è possibile effettuare l’accesso come utente esterno e navigare l’applicazione per accertarsi che i dati forniti siano corretti, chiari e ben visibili.
Abbiamo sviluppato Activities basandoci su Azure, il cloud dell’ambiente Microsoft, per fornire al nostro cliente una soluzione di time tracking solida, sicura e scalabile.
In primo luogo, Azure ci ha permesso di automatizzare il flusso di importazione dei dati presenti su Clockify, garantendo che ogni notte fosse completato il salvataggio nel database di Activities. Ovviamente, ciò ha eliminato la necessità di intervento manuale da parte dei responsabili di progetto.
In secondo luogo, il cloud Microsoft ha consentito lo sviluppo di una web app accessibile da qualsiasi dispositivo aziendale, soddisfacendo rigidi criteri di sicurezza.
L’infrastruttura di Azure comprende infatti funzionalità avanzate per la gestione delle identità e dei permessi, il che ci ha permesso di implementare un accesso differenziato per manager e clienti, i quali possono così visualizzare solo le informazioni e i comandi rilevanti per il loro ruolo.
Altro beneficio derivante dall’utilizzo di Azure è la scalabilità, dato che la nostra soluzione può crescere senza difficoltà in termini di:
Questa tecnologia ha infine permesso un rilascio rapido dell’applicazione, liberando il nostro team dal carico di lavoro che avrebbe richiesto la gestione autonoma delle complessità legate all’infrastruttura.
Al contrario, ci siamo potuti focalizzare sullo sviluppo di un’interfaccia completa ma intuitiva, sull’aggiunta di funzionalità custom richieste dal cliente e sul migliorare l’esperienza utente per manager, membri del team e clienti.
Partendo dalla necessità di estendere le funzionalità di time tracking offerte da Clockify, siamo riusciti a progettare e implementare una soluzione su misura per il nostro cliente, superando con successo ostacoli come:
Una volta entrata in produzione, abbiamo monitorato insieme all’azienda l’impatto di Activities. L’obiettivo era verificare se la soluzione fosse davvero quella giusta per ottimizzare il processo di fatturazione.
I risultati hanno confermato la bontà del nostro approccio, registrando fin da subito un flusso più snello, dati più affidabili e un coinvolgimento attivo anche da parte dei clienti.
Il team Modern Apps risponde con prontezza alle necessità IT in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale, includendo soluzioni che integrano l’intelligenza artificiale. Le figure tecniche hanno una formazione mirata alla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
