I flussi di Power Automate aumentano l’efficienza operativa, accelerano i processi decisionali in azienda e riducono al minimo gli errori umani in attività ripetitive. Ma anche Power Automate ha dei limiti, per alcune aziende persino dannosi. Soprattutto quando è coinvolta la compliance a una normativa rigida come quella farmaceutica. È possibile una soluzione? Ce lo ha chiesto un cliente, ed ecco com’è andata.
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Operando nel settore farmaceutico, il nostro cliente aveva messo in atto un’automazione per gestire l’approvazione dei documenti inseriti in una lista SharePoint dedicata ai progetti in corso. Il flusso creato con Power Automate aveva lo scopo di affrontare una serie di problematiche cruciali per garantire la conformità con la normativa di settore.
L’approvazione dei documenti gioca un ruolo importante nella compliance di un’azienda farmaceutica, consentendo una maggiore tracciabilità e trasparenza nelle operazioni. Dato l’elevato numero di documenti inseriti in archivio, è presto emersa la necessità di implementare un’automazione per velocizzare l’iter di approvazione e alleggerire il carico di lavoro dei responsabili di progetto.
Tuttavia, l’automazione non funzionava nel modo sperato. Questo perché:
Se nel primo caso, il problema era specifico per il flusso messo in atto dal cliente; nel secondo, la limitazione era propria di Power Automate. Tutte le automazioni costruite con questo strumento si interrompono di default oltrepassati i 30 giorni di inattività da parte degli utenti coinvolti.
Abbiamo quindi dovuto pensare a una soluzione radicale, per compensare i “difetti” di Power Automate e consentire al nostro cliente di non doversi più preoccupare dei malfunzionamenti e delle ricorrenti interruzioni nella gestione dei documenti aziendali.
Per soddisfare le richieste del cliente e risolvere le problematiche alla base dei flussi di Power Automate, abbiamo sviluppato un’automazione combinata. Si tratta di due flussi che interagiscono tra loro per:
Entrambi i malfunzionamenti si sono risolti in un colpo solo, con un impiego minimo di tempo e risorse.
In un colpo solo, abbiamo reso un’automazione di Power Automate, di fatto, infinita.
Abbiamo tracciato insieme al cliente il numero di richieste distribuite automaticamente in azienda, per capire se la soluzione fosse davvero quella giusta per migliorare l’esperienza dei dipendenti. La risposta?
Vediamo insieme un dato significativo:
Da quando la nostra soluzione è stata implementata, non è ancora stato condiviso alcun feedback negativo da parte degli utenti.
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