La scelta della giusta soluzione per costruire la propria intranet è un momento importante per ogni azienda che desidera migliorare la comunicazione interna, ottimizzare la condivisione delle informazioni e supportare la collaborazione, soprattutto ora che i team sono sempre più dislocati. Ma nel mare di possibilità a disposizione, qual è la soluzione migliore per ottenere una intranet su misura senza investire ingenti quantità di tempo e denaro? In questo articolo, vedremo come fare una scelta consapevole, con un confronto dettagliato delle piattaforme più diffuse e i consigli dei nostri esperti.
Ah, la intranet.
Era considerata come l’equivalente digitale di quella bacheca impolverata nella sala pausa dell’ufficio, ma, di recente, un numero sempre maggiore di aziende si è resa conto che è qualcosa di… beh, molto più utile.
Al giorno d'oggi, avere la giusta soluzione intranet non è più solo un “optional”, perché stiamo parlando della spina dorsale del proprio digital workplace, che segna la differenza tra semplificare le operazioni quotidiane oppure abbandonare i colleghi in un labirinto di processi disorganizzati, link obsoleti, notifiche infinite e comunicazioni criptiche.
Ma ecco che sorge spontanea una domanda: come si fa a trovare la migliore soluzione per creare una intranet?
Siamo qui per scoprirlo: nelle prossime sezioni, navigheremo tra le piattaforme più utilizzate per capire quale si adatta meglio alle proprie esigenze.
Prima di cominciare, facciamo un breve ripasso generale.
Al suo nocciolo, una intranet è una rete privata, accessibile solo ai dipendenti di un’organizzazione. Immaginala come un internet interno all’azienda – un’oasi digitale dove le informazioni fluiscono liberamente, o almeno, questo è l’obiettivo ideale.
Una soluzione intranet moderna va ben oltre la semplice condivisione di documenti: è una piattaforma dinamica e interattiva pensata per favorire la comunicazione, la collaborazione e il coinvolgimento dei dipendenti.
Può ospitare di tutto, dalle notizie aziendali e politiche interne agli strumenti per la gestione dei progetti, i social network interni e persino programmi di riconoscimento per i dipendenti.
Lo scopo? Creare un ambiente di lavoro digitale efficiente.
Scegliere una delle migliori soluzioni intranet può influenzare in modo significativo il modo in cui il tuo team lavora ogni giorno, trasformando sforzi disarticolati in un insieme coeso.
Per chi è all’inizio di questo percorso e si trova davanti alla prima decisione strategica, può essere estremamente utile considerare fin da subito una questione fondamentale: costruire o acquistare una intranet?
Questa scelta pone le basi per l’intero progetto.
In un’epoca in cui il lavoro da remoto è sempre più diffuso, i team distribuiti sono la norma e il sovraccarico informativo è una preoccupazione reale, una potente piattaforma intranet agisce come un’ancora digitale, offrendo una fonte unica e affidabile di verità.
È il luogo dove i dipendenti possono trovare facilmente le informazioni necessarie, entrare in contatto con colleghi che altrimenti non incontrerebbero mai e sentirsi davvero parte della cultura aziendale, indipendentemente da dove si trovino o dal fuso orario in cui lavorano.
Una intranet ben implementata migliora profondamente la comunicazione interna, assicurando che tutti siano sempre aggiornati.
Inoltre, semplifica la collaborazione e la condivisione della conoscenza, permettendo ai team di lavorare insieme in modo fluido, scambiarsi idee in tempo reale e diffondere informazioni in modo efficiente. Non si tratta solo di efficienza: si tratta di costruire un team più forte e coeso.
Il software intranet giusto contribuisce in modo determinante a creare una forza lavoro più produttiva, coinvolta e fedele. Trovare la migliore intranet non è più un lusso, ma una scelta strategica essenziale per le aziende che vogliono davvero offrire ai propri dipendenti una piattaforma integrata e abilitante.
La intranet è la differenza tra un gruppo di persone messe a lavorare insieme e un'azienda davvero connessa.
Esistono diversi tipi di soluzioni intranet da prendere in considerazione, ognuna con le proprie particolarità e vantaggi.
Diamo un’occhiata alle principali categorie, mettendo a confronto il fascino del classico con le comodità moderne.
Ricordate quelle sale server brulicanti, piene del rassicurante ronzio dei macchinari e delle luci lampeggianti? È questo l’ambiente tipico di una intranet on-premise.
Questi sistemi sono solitamente ospitati e gestiti direttamente sull’infrastruttura fisica dell’azienda, protetti all’interno del proprio firewall. Offrono un livello di controllo senza pari su sicurezza dei dati, personalizzazione e integrazione con sistemi legacy, ma comportano anche oneri significativi.
Parliamo di costi iniziali elevati per hardware e licenze software, spese continue per manutenzione, alimentazione e raffreddamento, oltre a una forte dipendenza dal team IT interno per assistenza, aggiornamenti e risoluzione dei problemi.
Per alcuni settori altamente regolamentati o per organizzazioni con requisiti di sicurezza molto specifici e un solido reparto IT interno, questa può ancora essere la scelta preferita. Tuttavia, per la maggior parte delle aziende moderne, la complessità operativa e l’onere economico superano spesso i benefici, spingendole verso alternative più agili nella ricerca delle migliori soluzioni intranet.
Ecco che entra in scena il cloud.
Queste piattaforme intranet sono ospitate da un fornitore esterno, il che significa che si può evitare completamente il mal di testa e i costi legati alla gestione di server fisici, installazioni software e dell’infrastruttura IT associata.
Il provider si occupa di tutto il lavoro tecnico pesante, comprese manutenzione, aggiornamenti di sicurezza e patch del software.
Le soluzioni basate sul cloud offrono intrinsecamente una maggiore scalabilità, permettendo di regolare con facilità licenze utente e spazio di archiviazione man mano che l’azienda cresce o si ridimensiona.
Sono solitamente accessibili ovunque ci sia una connessione internet, rendendole estremamente flessibili per lavoratori da remoto, team distribuiti geograficamente e lavoratori in mobilità.
Il modello di prezzo in abbonamento tipico di molte intranet cloud-based trasforma inoltre una grande spesa in conto capitale in una spesa operativa più gestibile.
Molte aziende, soprattutto quelle orientate all’agilità e alla sostenibilità economica, considerano ormai queste soluzioni tra le migliori per un digital workplace moderno. La rapidità di implementazione e il minimo coinvolgimento dell’IT interno rappresentano spesso una svolta, in netto contrasto con alcune offerte più rigide e tradizionali.
Come suggerisce il nome, i modelli ibridi cercano di combinare i presunti punti di forza delle intranet on-premise e di quelle basate sul cloud.
Questo approccio può essere adatto a organizzazioni più grandi e complesse che desiderano mantenere determinati dati altamente sensibili o soggetti a normative all’interno del proprio ambiente sicuro, pur sfruttando al contempo la flessibilità, la scalabilità e l’accessibilità del cloud per altri aspetti della intranet, come strumenti di collaborazione comuni o contenuti meno riservati.
Viene spesso presentato come uno scenario che offre il meglio di entrambi i mondi, offrendo un equilibrio tra controllo e agilità.
Tuttavia, questo modello può introdurre anche una propria serie di complessità in termini di integrazione, gestione e mantenimento di un’esperienza utente coerente tra le varie componenti. Richiede una pianificazione meticolosa e una strategia IT sofisticata per garantire funzionalità fluide e un’esperienza ottimale per gli utenti.
Quindi, siamo alla ricerca di una soluzione intranet e adesso stiamo passando al setaccio numerose recensioni di software e confrontando funzionalità. Ma quali elementi critici dovremmo esaminare “sotto il cofano” per assicurarci di scegliere una delle migliori soluzioni intranet in assoluto?
Per agevolare le aziende interessate, presentiamo di seguito alcune caratteristiche fondamentali che spesso distinguono ciò che è semplicemente adeguato da ciò che è eccezionale.
Diciamolo senza mezzi termini: se la intranet è intuitiva quanto decifrare i geroglifici, i colleghi non la useranno.
Punto.
Un'interfaccia pulita non è un accessorio, ma un requisito fondamentale, perché gli utenti devono poter trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno, che si tratti dell’ultimo annuncio aziendale, di un documento HR o dei contatti di un collega.
Altrimenti, a cosa avrebbe portato il nostro investimento?
La intranet va immaginata come un ambiente meticolosamente organizzato: tutto al posto giusto, chiaramente etichettato e facilmente accessibile.
Le migliori soluzioni mettono quindi l’esperienza utente al centro, grazie a un design curato, layout chiari, potenti funzionalità di ricerca e dashboard personalizzabili che mettono strumenti e contenuti utili in primo piano.
La intranet non dovrebbe esistere in splendido isolamento, come un’isola separata dal resto dei software aziendali.
L’integrazione fluida con gli strumenti che i dipendenti già usano ogni giorno, tra cui spiccano Microsoft 365, Google Workspace, i sistemi CRM (es. Salesforce), i software di project management (es. Jira, Asana) e le piattaforme di comunicazione (es. Slack, Teams), è assolutamente fondamentale.
Bisognerebbe poter accedere agli aggiornamenti di progetto, collaborare su documenti condivisi o persino avviare una videochiamata direttamente dalla homepage della propria intranet, senza dover cambiare scheda o accedere a più sistemi.
In un’epoca segnata dall’aumento delle minacce informatiche, delle violazioni dei dati e delle preoccupazioni per la privacy, funzionalità di sicurezza robuste sono imprescindibili. Le migliori piattaforme intranet offrono misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati sensibili dell’azienda, la proprietà intellettuale e le informazioni personali dei dipendenti.
Ciò include crittografia di livello enterprise per i dati in transito e a riposo, autenticazione a più fattori (MFA), controlli di accesso granulari, audit di sicurezza regolari e conformità alle normative di settore applicabili (come il GDPR o, se rilevante, l’HIPAA).
Con la diffusione dei modelli ibridi e di una forza lavoro dislocata, l’accessibilità da dispositivi mobili è un requisito da non trascurare.
Il miglior software intranet è responsivo e accessibile da smartphone e tablet, consentendo ai dipendenti di restare connessi e informati ovunque si trovino, che siano in viaggio, in un bar o a casa.
Ciò garantisce pari accesso a informazioni importanti, notizie aziendali e strumenti di collaborazione, evitando una netta separazione tra chi lavora in ufficio e chi da remoto. Un’esperienza mobile mal ottimizzata rischia di escludere rapidamente una parte rilevante del personale.
Ogni azienda, come ogni individuo, è unica, e la intranet dovrebbe essere in grado di adattarsi alle proprie esigenze specifiche, senza costringere in uno schema rigido.
Cerchiamo quindi piattaforme che offrano ampie possibilità di personalizzazione, permettendoci di modellare design, branding, layout e funzionalità in modo da allinearsi perfettamente alla cultura, ai flussi di lavoro e agli obiettivi strategici della nostra azienda.
Anche la scalabilità è importante: la intranet deve poter crescere ed evolvere insieme al proprio business, accogliendo un numero maggiore di utenti, contenuti e funzionalità senza perdita di prestazioni o la necessità di una completa revisione dell'infrastruttura.
Si tratta di investire in una soluzione che possa resistere alla prova del tempo.
Abbiamo realizzato intranet.ai che conta 200+ installazioni. È la soluzione completa e personalizzabile per digitalizzare i processi e la comunicazione di qualunque azienda.
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Ok, adesso sappiamo cosa cercare ma le soluzioni sul mercato continuano a rimanere un po’ troppe e l’indecisione regna sovrana.
Mettiamo un punto netto a tutta la faccenda. Dopo un’accurata selezione effettuata incrociando le recensioni dei principali aggregatori online, è arrivato il momento di vedere i tre principali rivali nel mercato delle soluzioni intranet e scoprire chi dei tre può essere incoronato vincitore.
Per cominciare, presenteremo le soluzioni singolarmente per poi fare un confronto diretto.
Fondata nel Regno Unito nel 2005 da BrightStarr, Unily nasce inizialmente come soluzione custom su SharePoint. Negli anni, si è evoluta in una piattaforma intranet indipendente, basata sul cloud, rivolta a grandi organizzazioni multinazionali.
Unily offre un’esperienza di comunicazione interna multicanale, strumenti di collaborazione, personalizzazione avanzata dei contenuti e un motore di analytics proprietario. Il sistema è costruito per integrarsi con Microsoft 365 ma non dipende esclusivamente da esso. Tuttavia, la complessità dell’architettura può aumentare i tempi e i costi di implementazione.
Nella tabella seguente, vediamo più da vicino le feature della piattaforma.
Nata in Francia nel 2015, LumApps si è rapidamente affermata come intranet di riferimento per le aziende che utilizzano Google Workspace. Negli ultimi anni ha ampliato il supporto anche a Microsoft 365.
La piattaforma si concentra su comunicazione interna, onboarding, gestione delle conoscenze e personalizzazione dell’esperienza utente tramite ruoli e profili. L’approccio modulare consente una certa flessibilità, anche se alcune funzionalità avanzate sono disponibili solo tramite componenti aggiuntivi o configurazioni complesse.
Anche qui, andiamo a vedere quali sono le feature principali di LumApps nella tabella sottostante.
Sviluppato da Microsoft nei primi anni 2000 e oggi parte integrante della suite Microsoft 365, SharePoint è una piattaforma matura per la gestione di contenuti, collaborazione e costruzione di siti aziendali.
Nel tempo, si è evoluto da semplice sistema documentale a un framework modulare e flessibile, adottato da aziende di ogni dimensione per gestire portali interni, knowledge base, workflow di approvazione e siti di team o comunicazione (in questi ultimi, rientra la intranet).
Pur richiedendo un certo livello di competenza tecnica per una personalizzazione spinta, la sua integrazione nativa con strumenti come Teams, OneDrive, Outlook e Power Platform ne consolida il ruolo di piattaforma centrale nel digital workplace aziendale.
Ancora una volta, presentiamo le feature principali del prodotto in questa comoda tabella.
Visti i contendenti, è arrivata l’ora del confronto e del verdetto.
Per comodità, confronteremo le tre piattaforme nella tabella seguente focalizzandoci solo sugli aspetti chiave.
Ci sono delle considerazioni da fare sulla nostra comparazione.
Come sempre, quando si fanno questo genere di confronti si tende a delineare delle linee di comparazione estremamente nette che non tengono sempre conto della posizione attuale del proprio business (specializzazione e competenza del team IT, budget, ecosistema di riferimento etc.).
La risposta reale alla domanda “quale scegliere?” rimane, oggettivamente: dipende.
Con oltre 20 anni di esperienza nell’ambito dello sviluppo di intranet aziendali, il nostro giudizio è che, allo stato attuale, SharePoint è al momento la soluzione migliore sul mercato, per una serie di fattori.
In primis, la versatilità e la maturità della piattaforma di collaborazione Microsoft che è andata evolvendosi sempre di più, diventando indiscutibilmente una soluzione estremamente customizzabile e scalabile, in grado di offrire un’esperienza completa a prescindere dalla dimensione e dal settore in cui opera il proprio business.
Anche il numero di integrazioni gioca un ruolo essenziale nel nostro giudizio.
LumApps, in questo caso, fa un po’ da fanalino di coda, pur rimanendo un'ottima soluzione per chi è fortemente investito negli ambienti Google.
SharePoint vince quindi la sfida.
Se però non si ha idea sul dove cominciare per adottare la soluzione Microsoft, conviene leggere la prossima sezione.
Questa è intranet.ai, la nostra soluzione per lo sviluppo rapido ed efficiente di intranet aziendali personalizzate.
intranet.ai è la soluzione per ottenere un digital workspace intelligente, basato su SharePoint Online, con il minimo investimento.
Potendo vantare oltre 200 progetti realizzati con successo e il titolo di Microsoft Gold Partner, abbiamo le competenze per offrire una piattaforma completa e scalabile, risolvendo al contempo i problemi di ciascuna azienda con cui abbiamo avuto il piacere di collaborare attraverso lo sviluppo di customizzazioni.
Un valore che, nel complesso, ci ha permesso di acquisire solo nell’ultimo anno più di 100 nuovi clienti, a cui si aggiungono le collaborazioni di lunga data con brand internazionali del calibro di Ariston, Bulgari e BRT.
La nostra soluzione è operativa entro 24 ore dall'acquisto. Ma non solo.
Come anticipato, possiamo personalizzare la intranet con i contenuti e le automazioni utili per i nostri clienti e a formare gli utenti nella gestione e nell'utilizzo della nuova piattaforma. Le aziende che ci hanno scelto hanno potuto così adottare un ambiente di lavoro digitale già operativo, per poi arricchirlo con funzionalità costruite solo per loro.
Il nostro lavoro è quello di rendere quello degli altri più semplice.
Per mantenere questa promessa, siamo pronti a seguire la crescita della intranet costruita insieme ai clienti anche dopo il go-live, anche dopo mesi o anni dalla fine della collaborazione.
Possiamo supportare la vostra azienda nel promuovere le funzionalità della intranet con campagne di comunicazione personalizzate, contenuti informativi originali e sessioni di formazione online, per coinvolgere i colleghi nel lancio del portale e aumentare il tasso di adozione.
La qualità del supporto che forniamo a ogni nostro cliente è stata premiata da Software Advice con il badge Best Customer Support.
Il programma "Best of" aiuta le aziende a trovare i software provider con le valutazioni più alte. Il team di intranet.ai è stato così riconosciuto come il migliore nella categoria Intranet Software grazie alle eccellenti recensioni ottenute per:
Potete quindi capire come intranet.ai non sia riducibile a un semplice prodotto.
Si tratta di una vera e propria relazione, con un team di professionisti che ci tengono a dare ai propri clienti non solo la migliore intranet ma anche la migliore esperienza possibile.
L'infrastruttura IT di ogni azienda deve poggiare su strumenti solidi e affidabili, in grado di adattarsi a qualunque esigenza e che siano semplici da usare.
La intranet non fa eccezione.
Scegliere la giusta piattaforma è quindi essenziale affinché la propria azienda non perda tempo e risorse dietro a soluzioni scomode da utilizzare, o che non permettono la piena integrazione con gli strumenti già a propria disposizione.
Soluzioni come SharePoint e intranet.ai sono la scelta migliore per tutte quelle aziende che vogliono adottare una rete interna solida e affidabile, che possa davvero supportare il business e la sua forza lavoro, permettendo di arrivare al massimo della produttività con il minimo sforzo.
Una intranet è una rete privata accessibile solo ai dipendenti di un’organizzazione. Oggi, le intranet moderne non si limitano più alla semplice archiviazione di documenti, ma offrono funzionalità evolute per la comunicazione interna, la collaborazione tra colleghi e la condivisione delle conoscenze. Consentono ai dipendenti di trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno, di rimanere aggiornati sulle novità aziendali e di sentirsi parte attiva della cultura organizzativa, anche in contesti di lavoro distribuito o da remoto. Una buona intranet contribuisce in modo decisivo a creare un ambiente di lavoro più coeso, produttivo e informato.
Le soluzioni più apprezzate sul mercato includono Microsoft SharePoint, Unily, LumApps e intranet.ai. SharePoint è una piattaforma consolidata, parte integrante di Microsoft 365, che offre elevata flessibilità e una gamma completa di strumenti per la gestione dei contenuti e la collaborazione. Unily è una soluzione cloud nata nel mondo SharePoint ma oggi indipendente, pensata per le grandi aziende internazionali con esigenze di comunicazione e personalizzazione avanzata. LumApps si distingue per la sua integrazione nativa con Google Workspace e un approccio modulare. intranet.ai rappresenta invece una proposta altamente competitiva per chi desidera una intranet pronta all’uso basata su SharePoint Online, capace di coniugare rapidità di implementazione, supporto continuo e costi contenuti. In particolare, intranet.ai si distingue per la sua operatività entro 24 ore, per il supporto personalizzato offerto ai clienti e per il riconoscimento ricevuto da Software Advice per la qualità del suo servizio.
La scelta dipende da diversi fattori, come il tipo di infrastruttura IT già in uso, le competenze interne, il budget disponibile e gli obiettivi del progetto. Chi lavora già nell’ecosistema Microsoft troverà in SharePoint o in intranet.ai soluzioni particolarmente efficaci, grazie alla perfetta integrazione con Teams, OneDrive, Outlook e Power Platform. Le organizzazioni fortemente legate a Google Workspace possono invece orientarsi verso LumApps. Le aziende più grandi con necessità complesse e risorse adeguate possono trovare in Unily una piattaforma completa, sebbene più onerosa da gestire. intranet.ai si presenta come una scelta strategica per chi cerca un equilibrio tra funzionalità avanzate, velocità di implementazione e semplicità d’uso.
Una intranet efficace deve essere semplice da usare, accessibile da qualsiasi dispositivo, ben integrata con gli strumenti quotidiani di lavoro e personalizzabile in base alle esigenze dell’azienda. Deve garantire la sicurezza dei dati, permettere una gestione granulare dei contenuti e supportare il lavoro ibrido. Inoltre, deve offrire strumenti social per il coinvolgimento dei dipendenti, funzionalità di ricerca intuitive e strumenti di analisi per monitorare l’utilizzo e il livello di adozione. La scalabilità e la possibilità di personalizzare l’esperienza utente nel tempo sono altri elementi essenziali per accompagnare la crescita dell’organizzazione.
Le intranet on-premise offrono il massimo controllo su sicurezza e personalizzazione, ma comportano costi e complessità elevate, oltre alla necessità di un team IT interno esperto. Le soluzioni cloud sono più agili, rapide da implementare e adatte a un contesto di lavoro flessibile e distribuito, grazie alla manutenzione gestita dal provider e alla scalabilità intrinseca del modello. Le intranet ibride rappresentano un compromesso tra controllo e flessibilità, ideali per realtà complesse che vogliono mantenere alcuni dati all’interno della propria infrastruttura ma senza rinunciare ai vantaggi del cloud. Tuttavia, richiedono una gestione accurata per mantenere coerenza ed efficienza tra le componenti.
I tempi di implementazione variano molto in base alla soluzione scelta e al grado di personalizzazione richiesto. Una piattaforma come intranet.ai può essere attiva entro 24 ore, grazie alla sua natura preconfigurata e al supporto diretto fornito dal team. Altre soluzioni, soprattutto quelle che richiedono uno sviluppo su misura, possono richiedere settimane o mesi, soprattutto se coinvolgono l’integrazione di sistemi complessi, la definizione di nuovi processi o la formazione interna.
intranet.ai è una soluzione sviluppata per offrire un’esperienza intranet completa, basata su SharePoint Online, ma pronta all’uso e altamente personalizzabile. È pensata per le aziende che vogliono implementare un digital workplace moderno e funzionale senza dover affrontare costi elevati o progetti lunghi e complessi. intranet.ai permette di attivare un portale aziendale operativo in tempi brevissimi, personalizzabile in base alle esigenze specifiche e arricchibile nel tempo. Il valore della soluzione non risiede solo nella tecnologia, ma anche nel supporto continuo offerto: dalla formazione all’adozione, dalle campagne di comunicazione interna alla misurazione dei risultati. Il team che la sviluppa ha ricevuto importanti riconoscimenti per la qualità del servizio clienti, offrendo supporto rapido, empatico e competente, anche a distanza di tempo dal go-live.
Il team Modern Work è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione di soluzioni personalizzate all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft e Azure e implementiamo processi aziendali pensati per massimizzare l'investimento in Microsoft 365.
