Come creare un sito SharePoint, passo per passo

Creare un sito SharePoint può trasformare radicalmente il modo in cui la propria azienda gestisce e condivide le informazioni. La piattaforma di collaborazione targata Microsoft offre infatti una vasta gamma di strumenti che semplificano la creazione di siti web interni e la gestione documentale. Che si cerchi di costruire una intranet aziendale robusta, facilitare la gestione dei progetti, o ottimizzare i flussi di lavoro, SharePoint è la soluzione ideale. In questo articolo, oltre ad una breve panoramica sulle sue caratteristiche fondamentali, andremo a vedere come creare un sito SharePoint, evidenziando le migliori pratiche e i suggerimenti per sfruttare al meglio le sue potenzialità.

Cosa troverai in questo articolo

  • Introduzione a Microsoft SharePoint
  • Perché creare un sito con SharePoint
  • Creare un sito SharePoint: sito di team, sito di comunicazione o sito hub?
  • Come creare un sito con SharePoint: tutti i passaggi da seguire
Come creare un sito SharePoint, passo per passo

Introduzione a Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint è uno strumento di collaborazione di Microsoft utilizzato in ambito lavorativo per la gestione dei contenuti, la gestione dei documenti e la condivisione delle conoscenze. SharePoint è una piattaforma web centralizzata e sicura che consente ai gruppi di lavoro di collaborare, gestire i dati e migliorare l'efficienza dei processi aziendali.

Proprio per queste sue caratteristiche principalmente collaborative, SharePoint viene utilizzato ad oggi da più di 200.000 aziende per realizzare intranet e digital workplace. Le numerose funzionalità della piattaforma rendono infatti molto più semplice per le persone lavorare insieme su progetti ad hoc ed istituire processi aziendali standard per la condivisione di informazioni, la pubblicazione di documenti e la registrazione dei dati sensibili.

SharePoint offre una gamma versatile di opzioni per la creazione di siti aziendali, ciascuna adattata a specifiche esigenze operative, rendendo l’applicazione di Microsoft una piattaforma essenziale per qualsiasi organizzazione che desideri ottimizzare al meglio i propri ambienti di lavoro digitali e centralizzarne le operazioni in maniera funzionale, economica ed elegante.

Perché creare un sito con SharePoint

I motivi per cui un’azienda dovrebbe implementare SharePoint all’interno delle proprie infrastrutture digitali sono molteplici e sarebbe davvero difficile riuscire ad elencarli tutti. Ci limiteremo dunque in questa sezione a dare uno sguardo generale alle caratteristiche più importanti che contraddistinguono l’offerta di SharePoint e ai vantaggi che può mettere sul tavolo per la propria organizzazione.

In primo luogo, SharePoint funge da hub centrale per tutte le informazioni aziendali. Le aziende possono consolidare documenti, dati e processi in un'unica piattaforma accessibile a tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica.

Questo non solo elimina la necessità di navigare tra diversi sistemi o applicazioni per trovare informazioni, ma riduce significativamente il tempo speso nella ricerca di documenti o dati. La possibilità di accedere a una singola fonte di verità, che è sempre aggiornata e sicura, aumenta l'efficienza operativa e assicura che le decisioni siano basate su informazioni accurate.

Un altro motivo è la collaborazione avanzata che SharePoint facilita. In un'epoca in cui il lavoro remoto e le squadre distribuite sono sempre più comuni, SharePoint fornisce strumenti robusti per la collaborazione in tempo reale e i team possono ora lavorare insieme su documenti e progetti, effettuare modifiche simultanee e vedere le modifiche in tempo reale, tutto senza dover inviare email avanti e indietro.

La sicurezza è un altro pilastro fondamentale di SharePoint. Con la crescente importanza della protezione dei dati e della conformità alle normative, SharePoint offre livelli avanzati di controllo dell'accesso e gestione dei permessi.

Le aziende possono quindi gestire chi ha accesso a quali documenti e dati, proteggendo informazioni sensibili da accessi non autorizzati. Inoltre, la possibilità di monitorare e tracciare le attività su documenti e siti assicura che tutte le operazioni siano trasparenti e verificabili, un aspetto essenziale per la conformità e la governance aziendale.

SharePoint si distingue anche per la sua integrazione pressoché perfetta con altre applicazioni e servizi di Microsoft 365. Questo significa che le aziende possono sfruttare appieno strumenti come Outlook, Teams, gli strumenti della suite Power Platform e OneDrive, creando un ecosistema digitale interconnesso che supporta tutte le funzioni aziendali.

Ad esempio, i documenti possono essere condivisi e modificati direttamente da Teams, o salvati in OneDrive e sincronizzati automaticamente con SharePoint, semplificando così i flussi di lavoro e riducendo la necessità di duplicare i dati.

Un ulteriore vantaggio è la flessibilità e la personalizzazione offerte da SharePoint. Le aziende possono creare siti intranet su misura che rispecchiano la loro cultura aziendale e le loro esigenze specifiche. Con SharePoint, è possibile costruire pagine web personalizzate, sviluppare workflow automatizzati attraverso l’integrazione con Power Automate e integrare app di terze parti, senza necessità di competenze di sviluppo.

Questo livello di personalizzazione consente alle organizzazioni di adattare SharePoint alle loro necessità uniche, andando così a migliorare sensibilmente l'engagement, l’operatività e la soddisfazione dei propri dipendenti.

Infine, l'adozione di SharePoint può tradursi in significativi risparmi sui costi. Riducendo la necessità di software separati per la gestione dei documenti, la collaborazione e la sicurezza, SharePoint permette alle aziende di consolidare le loro soluzioni IT e, con SharePoint Online, le organizzazioni possono beneficiare della scalabilità del cloud senza dover investire pesantemente in infrastrutture fisiche.

Questo non solo riduce i costi operativi, ma offre anche una maggiore flessibilità per crescere e adattarsi ai cambiamenti repentini del mercato e del panorama tecnologico contemporaneo, anche grazie ai costanti update gratuiti di Microsoft alla sua piattaforma di collaborazione.

Creare un sito SharePoint: sito di team, sito di comunicazione o sito hub?

Quindi, quando si parla di Microsoft SharePoint, una delle sue principali forze, come abbiamo già visto nella sezione precedente, risiede nella sua flessibilità nel creare vari tipi di siti web aziendali che vadano a soddisfare tutte le esigenze.

La piattaforma di collaborazione di Microsoft offre tre macrocategorie principali di siti: Siti Team, Siti di Comunicazione e Siti Hub. Ognuno di questi tipi di siti ha caratteristiche uniche e risponde a esigenze specifiche all'interno di un'organizzazione, migliorando la cooperazione tra dipendenti e dipartimenti, la condivisione di informazioni tra i vari rami della propria organizzazione e l'integrazione delle risorse aziendali. Andiamo a vedere queste tre macrocategorie più da vicino.

Siti di Team

I siti di Team sono progettati principalmente per supportare la collaborazione all'interno di piccoli gruppi o team di lavoro. Questi siti fungono da spazi dedicati dove i membri del team possono lavorare insieme su documenti, progetti e attività.

Una delle caratteristiche distintive dei siti di Team è la loro capacità di gestire contenuti dinamici. Ad esempio, i membri del team possono caricare, modificare e commentare documenti in tempo reale, mantenendo tutti allineati sulle ultime versioni dei file.

Questi siti sono inoltre fortemente integrati con Microsoft Teams, consentendo una transizione senza interruzioni tra la gestione dei documenti e la comunicazione diretta. Questo rende i siti di Team ideali per progetti collaborativi, gestione delle attività quotidiane e qualsiasi scenario in cui è necessario un lavoro sinergico.

Siti di Comunicazione

I siti di Comunicazione, al contrario, sono focalizzati sulla diffusione delle informazioni a un pubblico più ampio all'interno dell'organizzazione. Mentre i Siti Team sono orientati verso la collaborazione di piccoli gruppi, i siti di Comunicazione sono progettati per condividere annunci, report e aggiornamenti che devono raggiungere tutti o una parte dei colleghi.

Questi siti offrono una piattaforma per pubblicare contenuti visivamente accattivanti e ben strutturati, come articoli di notizie, eventi aziendali e risorse informative. La loro interfaccia è ottimizzata per la visualizzazione mobile, garantendo che i dipendenti possano accedere alle informazioni critiche anche quando sono in movimento.

Inoltre, i siti di Comunicazione permettono un'ampia personalizzazione, consentendo alle aziende di allineare l'aspetto del sito con la propria brand identity, migliorando così il coinvolgimento nell'organizzazione.

Hub Sites

I siti hub rappresentano un livello superiore di gestione e organizzazione dei contenuti rispetto ai siti di Team e ai siti di Comunicazione. Essi fungono da centri di raccolta che collegano più siti SharePoint correlati, permettendo una navigazione coerente e una ricerca centralizzata delle informazioni.

I siti hub sono particolarmente utili per grandi organizzazioni che necessitano di organizzare numerosi siti dipartimentali o progetti sotto un'unica struttura coesa. Attraverso i siti hub, è possibile implementare temi e navigazione comuni tra i siti affiliati, offrendo un'esperienza utente uniforme e facilitando la scoperta di contenuti.

Questi siti non solo aggregano contenuti da vari siti team e di comunicazione, ma rendono anche più semplice per i dipendenti trovare risorse e informazioni pertinenti senza dover navigare attraverso molteplici portali.

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Come creare un sito con SharePoint: tutti i passaggi da seguire

Adesso che abbiamo chiarito cosa sia SharePoint e quali sono le sue caratteristiche e la sua offerta è arrivato il momento di testare con mano le sue capacità. In questa sezione andremo quindi a proporvi un breve e semplice tutorial per cominciare a familiarizzare con l’ambiente di lavoro di SharePoint e lasciare che la piattaforma di collaborazione cloud di Microsoft parli da sé.

0. Prima di cominciare

Prima di iniziare con la creazione del proprio sito, è fondamentale pianificare attentamente come sarà strutturato e quali saranno le sue principali funzionalità.

È pertanto necessario tenere in considerazione alcuni aspetti chiave come ad esempio:

  • Obiettivi del sito: Definire chiaramente gli scopi principali del sito. Serve per la gestione dei progetti, la comunicazione interna o la gestione dei documenti? In questo ci può aiutare la selezione di Siti di Comunicazione e, nel caso non ci sentissimo pronti ad affrontare la tela bianca, la scelta del template appropriato che proponga già al suo interno le funzionalità di cui necessitiamo.
  • Target Audience: Chi saranno gli utenti principali del sito? Comprendere il pubblico ti aiuterà a personalizzare la navigazione e il contenuto in modo efficace. Un sito dedicato ai propri dipendenti dovrà essere funzionale e permettergli di muoversi agilmente per recuperare informazioni, semplificare compiti ripetitivi e di collaborare senza sforzi con i propri colleghi. Un sito dedicato alla propria clientela invece potrebbe favorire una comunicazione più unidirezionale e una navigazione semplificata e intuitiva che gli permetta di non perdersi e di fornirgli da subito tutte le informazioni e i servizi necessari.
  • Architettura dell'informazione: Pianificare come saranno organizzati i contenuti e le informazioni è fondamentale. Ciò include la creazione di una mappa del sito e la determinazione di quali pagine e sezioni saranno necessarie per evitare di creare spazi web confusionari e disordinati in cui perdersi rischia di diventare una garanzia.
  • Sicurezza e permessi: Determinare come verranno gestiti i permessi e l'accesso ai contenuti. Chi potrà vedere, modificare o amministrare il sito? Le funzionalità dedicate alla gestione delle autorizzazioni messe a disposizione da SharePoint possono aiutarci a mantenere ciò che è esclusivo per gli addetti ai lavori privato e dare a guest o clienti la possibilità di vedere solo ciò che desideriamo vedano.

1. Creazione del sito SharePoint

Per creare un sito in SharePoint Online, accediamo al Portale Microsoft 365 su portal.office.com e inseriamo le nostre credenziali di accesso. Nella dashboard principale, clicchiamo sull'icona di SharePoint per accedere alla pagina principale di SharePoint Online.

Una volta all'interno di SharePoint, si potrà iniziare iniziare la creazione del nuovo sito trovando l'opzione "Crea sito". Clicchiamo per avviare la procedura guidata di creazione del sito e scegliamo il tipo di sito che desideriamo realizzare, se un sito dedicato ai team o un sito di comunicazione.

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Inseriamo un nome per il nostro nuovo sito, una descrizione opzionale e scegliamo le impostazioni di privacy (pubblico o privato) e una lingua predefinita per il sito.

Dopo aver configurato le impostazioni di base, clicchiamo su "Avanti" per procedere.

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Inseriamo gli indirizzi email dei membri del team che desideriamo aggiungere al sito. Tenete presente che sarà sempre possibile aggiungere o rimuovere membri in seguito se sarà necessario.

Dopo aver completato la configurazione iniziale, clicchiamo su "Fine" per creare il sito e SharePoint si prenderà alcuni istanti per generarlo.

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2. Personalizzazione del sito SharePoint

Dopo aver creato il sito, verremo reindirizzati alla sua home page. Da qui, potremo iniziare a modificarne il layout e il design come meglio crediamo. In alto a destra della pagina, troveremo l'icona della matita. Clicchiamo quindi su "Modifica" per entrare in modalità di modifica e cominciare a customizzare la pagina.

SharePoint utilizza le "web part" per aggiungere funzionalità e contenuti alle pagine. È possibile aggiungere web part come documenti, elenchi, calendari, news, immagini, video e altro ancora. Clicchiamo sul segno "+" per visualizzare l'elenco delle web part disponibili e selezioniamo quelli che vogliamo aggiungere.

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Le web part possono essere disposte a piacere trascinandole e rilasciandole in diverse sezioni della pagina per personalizzarne il layout in base alle proprie preferenze.

Clicchiamo su una web part per visualizzare le sue opzioni di personalizzazione. Ad esempio, si può modificarne il contenuto, cambiarne l'aspetto, o configurare le impostazioni di visualizzazione.

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Configuriamo le web part per visualizzare i contenuti nel modo desiderato. Si potrebbe, ad esempio, configurare una web part per mostrare solo i documenti recenti o gli eventi imminenti.

SharePoint offre un Marketplace di app che è possibile aggiungere al proprio sito per estenderne le funzionalità e si possono cercare app specifiche come strumenti di gestione dei progetti o sistemi di ticketing.

Una buona navigazione è fondamentale per garantire che gli utenti possano trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno, quindi sarà necessario lavorare anche su questo aspetto. Nella home page del sito, clicchiamo sull'icona a forma di ingranaggio (impostazioni) in alto a destra e selezioniamo "Impostazioni del sito".

Nella sezione "Aspetto", clicchiamo su "Navigazione". Qui possiamo aggiungere, rimuovere o riorganizzare i link di navigazione. Clicchiamo su "Aggiungi link" per aggiungere nuovi elementi al menu di navigazione e inseriamo l'URL e il nome del link.

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Come per le web part, anche i link possono essere trascinati per riorganizzarli nell'ordine desiderato ed è possibile anche creare sotto-link per organizzare meglio i propri contenuti. Dopo aver configurato la navigazione, clicchiamo su "OK" per salvare le modifiche.

Una volta completate le modifiche, clicchiamo su "Salva come bozza" per salvare le modifiche senza pubblicarle, o su "Pubblica" per rendere le modifiche visibili a tutti i membri del sito.

3. Gestione dei permessi e della sicurezza

Come abbiamo accennato in precedenza, la gestione dei permessi è fondamentale per proteggere i dati e garantire che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso alle informazioni sensibili. SharePoint offre un sistema di permessi flessibile che consente di controllare chi può visualizzare, modificare o amministrare il proprio sito. Vediamo adesso come fare.

Nella home page del sito, clicchiamo sull'icona delle impostazioni e selezioniamo "Impostazioni del sito". Nella sezione "Utenti e permessi", clicchiamo su "Permessi del sito". Possiamo aggiungere nuovi utenti cliccando su "Concedi autorizzazioni" e inserendo gli indirizzi email.

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Per rimuovere un utente, seleziona il nome e clicca su "Rimuovi autorizzazioni utente". SharePoint offre diversi livelli di permesso, come Lettura, Contributo e Controllo Completo. Assegna i livelli di permesso appropriati in base ai ruoli e alle responsabilità degli utenti.

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SharePoint utilizza i gruppi per semplificare la gestione dei permessi ed è possibile creare gruppi personalizzati per diversi dipartimenti o team e assegnare loro permessi specifici.

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Per impostazione predefinita, le sotto-pagine e i documenti ereditano i permessi dal sito principale ma è consentito interrompere l'ereditarietà e assegnare permessi specifici a singoli elementi, se necessario.

Assicuriamoci di configurare le librerie documentali per richiedere l'approvazione dei documenti e di mantenere un registro delle versioni per tracciare le modifiche effettuate a ognuno dei documenti interessati.

4. Aggiunta di contenuti e funzionalità

Ora che il sito è configurato, è il momento di aggiungere contenuti e funzionalità per rendere il sito utile e operativo. A titolo di esempio andremo ad aggiungere una lista alla nostra pagina. Quindi clicchiamo su "Contenuti del sito" e poi su "Nuovo" per aggiungere una nuova lista.

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Inserisci un nome e una descrizione per la lista. Puoi anche scegliere un modello predefinito per liste comuni come "Compiti" o "Eventi".

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Personalizza la lista aggiungendo colonne per raccogliere informazioni specifiche. Ad esempio, puoi aggiungere una colonna per il "Responsabile del Progetto" o la "Data di Scadenza".

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Se invece volessimo aggiungere una libreria documentale, potremo caricare file singoli o in blocco, e organizzarli in cartelle per una migliore gestione.

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5. Ottimizzazione e manutenzione del sito

Una volta creata la nostra pagina il nostro compito non sarà però finito e il sito andrà monitorato e aggiustato a seconda delle esigenze. Per farlo potremo utilizzare gli strumenti di analisi integrati messi a disposizione da SharePoint per monitorare il traffico del sito, le pagine più visitate e l'engagement degli utenti.

Con questi strumenti potremo analizzare nel dettaglio quali contenuti sono più utili e quali potrebbero essere migliorati e rimuovere o aggiornare i contenuti obsoleti per mantenere il sito sempre rilevante e aggiornato per i nostri utenti.

Altro compito molto importante è assicurarsi che il sito sia regolarmente sottoposto a backup e che ci siano piani di ripristino in caso di problemi o malfunzionamenti per evitare conseguenze a lungo termine sull’efficienza del nostro spazio web e velocizzare l’immediato ritorno alla piena operatività.

Per quanto riguarda gli aggiornamenti niente panico, se utilizzate SharePoint Online gli aggiornamenti verranno effettuati automaticamente dalla piattaforma al loro rilascio. Assicuratevi soltanto che gli aggiornamenti non causino problemi di compatibilità con app o web part di terze parti e, nel caso fosse così, prendete le adeguate contromisure per evitare eventuali malfunzionamenti.

Infine, ricordiamoci che l’amministratore non è l’unica figura responsabile nella gestione del sito ed è cruciale fornire formazione continua anche agli utenti che lo utilizzano su base regolare nello svolgimento del loro lavoro per garantire che utilizzino SharePoint in modo efficace e sicuro e che possano mantenere il più ordinato possibile il loro digital workplace. Così come negli spazi fisici di un ufficio, è fondamentale che tutti facciano la loro parte nel mantenere funzionanti e operativi gli spazi di lavoro digitali.

Conclusioni

Creare un sito SharePoint può sembrare un compito arduo, ma con una pianificazione attenta e l'uso delle giuste tecniche, è possibile costruire una piattaforma potente e flessibile per soddisfare le esigenze della propria organizzazione. Non per altro è stato fondamentale negli ultimi 23 anni nell'aumentare l'efficienza lavorativa all’interno delle aziende Fortune 500 come piattaforma intranet che attraversa tutti i settori aziendali.

SharePoint offre strumenti robusti per la gestione dei contenuti, la collaborazione e la comunicazione interna, che possono trasformare il modo in cui le aziende operano e seguendo la guida offerta in questo articolo si potrà avere una prova diretta di quelle che sono le sue potenzialità per rivoluzionare le proprie infrastrutture digitali aziendali. Provare per credere.

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