Come si usa SharePoint: casi d’uso e applicazioni

Microsoft SharePoint è la piattaforma di collaborazione web e gestione dei documenti usata da oltre 200.000 aziende nel mondo. È parte integrante della suite di applicazioni Microsoft 365 e offre una vasta gamma di funzionalità che supportano il lavoro di squadra, la gestione dei progetti e la condivisione delle informazioni ed è da oltre vent’anni il punto di riferimento per la costruzione di intranet ed extranet aziendali. In questo articolo parleremo di che cos’è SharePoint, di come funziona e di quali sono i casi d’uso in cui può aiutare i nostri digital workplace a raggiungere il livello successivo.

Cosa troverai in questo articolo

  • Cos’è Microsoft SharePoint
  • Come usare SharePoint: le possibili applicazioni
  • Vantaggi dell’utilizzo di SharePoint in azienda
  • Come usare SharePoint: i principali casi d’uso in azienda
Come si usa SharePoint: casi d’uso e applicazioni

Cos’è Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint è uno strumento di collaborazione di Microsoft utilizzato principalmente in ambito lavorativo per la gestione dei contenuti, la gestione elettronica dei documenti e la condivisione delle conoscenze. SharePoint è una piattaforma web centralizzata e sicura che consente ai gruppi di lavoro di collaborare, gestire i dati e migliorare l'efficienza. SharePoint viene utilizzato ad oggi da più di 200.000 aziende per costruire e gestire intranet e ambienti di lavoro digitali aziendali grazie alle sue funzionalità collaborative.

Le numerose funzionalità della piattaforma rendono molto più semplice per le persone lavorare insieme su progetti ad hoc ed istituire processi aziendali standard per la condivisione di informazioni, la pubblicazione di documenti e la registrazione dei dati.

Per una piattaforma di collaborazione basata su web, SharePoint è facile da mantenere e, a livello fondamentale, è facile da capire per gli utenti aziendali. È anche infinitamente personalizzabile e estremamente scalabile, ci sono molti modi diversi in cui le aziende possono utilizzare SharePoint per incrementare significativamente la propria produttività e ottenere un grande ritorno sugli investimenti.

SharePoint consente un aumento della produttività e della visibilità per i lavoratori in tutti i settori, in business e aziende di ogni dimensione ed è stato fondamentale negli ultimi 23 anni nell’aumentare l’efficienza lavorativa nelle aziende Fortune 500 come piattaforma intranet che attraversa tutti i settori.

Come usare SharePoint: le possibili applicazioni

Descrivere in una singola sezione tutto ciò che contraddistingue il mondo di SharePoint è un’impresa non da poco. La piattaforma di collaborazione web di Microsoft è infatti diventata nel corso degli anni un piccolo microcosmo di funzionalità, integrazioni, versioni differenti e implementazioni di ogni tipo.

In questa sezione, ci limiteremo quindi a dare una panoramica quanto più generale possibile per fornire un quadro che, seppur non esaustivo, possa aiutare quantomeno a farsi un’idea più chiara di quelle che sono le basi e le caratteristiche salienti di SharePoint.

SharePoint On-Premise vs. Online

SharePoint può essere implementato in due modalità: on-premise e online.

Le differenze principali tra SharePoint on-premise e SharePoint Online risiedono nella gestione, nell'hosting e nelle funzionalità. SharePoint on-premise è installato e gestito sui server fisici dell'organizzazione, offrendo un maggiore controllo sulle personalizzazioni e sulla sicurezza dei dati, ma richiedendo una manutenzione costante e risorse IT dedicate.

SharePoint Online, invece, è ospitato nel cloud di Microsoft come parte di Microsoft 365, eliminando la necessità di gestire l'infrastruttura fisica e garantendo aggiornamenti e scalabilità automatici. SharePoint Online offre una maggiore facilità di accesso e integrazione con altri servizi cloud di Microsoft, ma può avere limitazioni rispetto alle personalizzazioni più avanzate disponibili in una soluzione on-premise.

SharePoint On-Premise è un prodotto end-of-life, che non riceve i nuovi aggiornamenti sviluppati e, seppur rimanga una scelta per tutte quelle aziende che necessitano di maggiore controllo e sono già in possesso delle infrastrutture per ospitarlo sui loro spazi digitali, la proposta SaaS (Software-as-a-Service) di Microsoft per SharePoint, parte integrante della sottoscrizione Microsoft 365 rappresenta il presente e il futuro di questo prodotto ed è l’opzione su cui la casa di Redmond sta investendo maggiormente al momento.

Tipologie di siti realizzabili con SharePoint

SharePoint permette di creare diversi tipi di siti per soddisfare varie esigenze aziendali. Le tre macrogategorie principali in cui si dividono sono rispettivamente:

  • Siti di team
  • Siti di comunicazione
  • Siti hub

I siti di team sono progettati per la collaborazione all'interno di piccoli gruppi o progetti specifici, offrendo spazi per condividere documenti, discutere idee e coordinare attività. Questi siti sono spesso utilizzati per gestire progetti.

I siti team sono solitamente collegati a un gruppo di Office 365, il che significa che includono strumenti come Outlook, Planner, OneNote e Teams. L'interfaccia è orientata alla produttività di gruppo, con librerie di documenti, elenchi e altre applicazioni di SharePoint personalizzabili per soddisfare le esigenze specifiche del team.

I siti di comunicazione sono orientati alla diffusione di informazioni più ampie all'interno dell'organizzazione, come notizie aziendali, annunci e risorse importanti. Sono ideali per mantenere informati tutti i dipendenti e per promuovere la cultura aziendale.

A differenza dei siti team, che sono incentrati sulla collaborazione di gruppo, i siti di comunicazione sono progettati per una comunicazione unidirezionale dall'azienda ai dipendenti. L'interfaccia di questi siti è altamente visiva, con sezioni per le notizie, gli eventi e le pagine di contenuti che possono includere immagini, video e altri elementi multimediali.

La differenza principale tra i siti di dipartimento e i siti di team sta quindi anche nella loro portata. I siti di dipartimento sono accessibili a più dipartimenti all'interno di un'organizzazione, mentre i siti di team sono accessibili solo ai membri di un team specifico.

I siti hub, infine, consentono di collegare e organizzare più siti correlati sotto un'unica struttura, facilitando la navigazione e la gestione di contenuti distribuiti, offrendo una vista unificata delle notizie, delle attività e dei contenuti provenienti dai siti collegati e migliorano la ricerca e la scoperta delle informazioni, poiché gli utenti possono cercare contenuti in tutti i siti associati al hub.

Quando un sito viene associato a un sito hub, questo erediterà automaticamente il tema, la struttura di navigazione e altre impostazioni configurate a livello di hub, garantendo uniformità e coerenza all’interno dello spazio di lavoro digitale.

Integrazione con Microsoft 365

Le integrazioni in Microsoft SharePoint consentono all'applicazione di comunicare e interagire con altre app, servizi o fonti di dati esterne. Funzionano attraverso l'uso di connettori preconfigurati per la connessione a numerosi servizi e piattaforme esterne.

SharePoint è un’applicazione nativa della suite Office 365 e, come tale, opera in perfetta sinergia con le altre applicazioni dell’ambiente Microsoft 365 per offrire ai suoi user la migliore esperienza utente possibile.

L’ambiente 365 include, oltre a SharePoint, un vasto numero di applicazioni e strumenti per lo svolgimento di pratiche aziendali e l’incremento della produttività della propria forza lavoro come, ad esempio, le applicazioni core delle precedenti versioni di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, ecc.) insieme a Teams, OneDrive, Viva Engage, i software della suite Power Platform (Power Automate, Power BI e Power Apps).

L'integrazione tra SharePoint e altre applicazioni Microsoft 365 è un aspetto fondamentale della piattaforma di collaborazione Microsoft che amplifica ed estende le sue potenzialità e le sue funzioni, consentendo agli utenti di sfruttare al massimo le funzionalità messe a disposizione dalla piattaforma di collaborazione web di Microsoft e che risolve in un colpo solo il problema della compatibilità tra file di applicazioni diverse, il problema della loro centralizzazione e lo sviluppo di soluzioni combinate che permettano agli utenti di sfruttare le funzionalità di applicazioni diverse nello stesso momento.

SharePoint Intranet

Per quanto riguarda la costruzione di intranet aziendali, SharePoint è una soluzione potente e flessibile ed è diventato negli anni il punto di riferimento principale delle aziende che vogliono implementarne una per i loro digital workplace. Un'intranet basata su SharePoint funge da portale centralizzato dove i dipendenti possono accedere a informazioni aziendali, risorse, documenti e strumenti necessari per svolgere il loro lavoro.

Le caratteristiche principali di un'intranet SharePoint includono la gestione dei documenti, con la possibilità di versionare e tracciare le modifiche, l'integrazione con applicazioni Microsoft 365 come Outlook, Teams e OneDrive, e la capacità di creare flussi di lavoro automatizzati tramite l’integrazione con Power Automate per ottimizzare i processi aziendali.

L'intranet può essere personalizzata per riflettere il brand e la struttura organizzativa dell'azienda, con sezioni dedicate per diversi dipartimenti o aree di interesse, facilitando l'accesso a risorse specifiche e rendendo l'esperienza utente più intuitiva e coinvolgente in ogni passaggio.

Le funzionalità di ricerca avanzata di SharePoint permettono ai dipendenti di trovare rapidamente i documenti e le informazioni di cui hanno bisogno, migliorando la produttività e riducendo il tempo speso a cercare file in spazi d’archiviazione spesso disordinati e poco organizzati. Inoltre, SharePoint offre strumenti di comunicazione interna, come newsfeed e forum di discussione, che migliorano la condivisione delle informazioni e la collaborazione.

SharePoint Mobile

È degno di segnalazione il fatto che tutti i portali e contenuti aziendali creati con il tool di Microsoft 365 sono capaci di adattarsi a qualunque tipo di dispositivo mobile. Con l’app di SharePoint Online è infatti possibile interagire con siti e file, scaricandoli e modificandoli direttamente dal vostro smartphone o tablet.

Inoltre, è possibile ricevere alert per essere informati non appena un nuovo post o documento viene caricato all’interno della intranet. Cliccando sulla notifica, si potrà accedere ai nuovi contenuti caricati e iniziare a comunicare o collaborare con il proprio team con un unico, comodo passaggio.

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Vantaggi dell’utilizzo di SharePoint in azienda

Ora che le idee sono un po’ più chiare su cosa sia SharePoint e quali siano le sue caratteristiche di Titano nell’incremento dell’efficienza, produttività e collaborazione sul posto di lavoro, sembra essere il caso di andare a vedere i vantaggi che può apportare al nostro business un po’ più da vicino.

La piattaforma di comunicazione Microsoft fa molto di più che semplicemente facilitare i processi di lavoro e si adatta alle esigenze specifiche della propria compagnia, mantiene i propri dati al sicuro e offre un ambiente di lavoro intuitivo e funzionale. Vediamo come con alcuni dei vantaggi offerti.

1. SharePoint come hub centrale

SharePoint Online offre un'archiviazione cloud accessibile da qualsiasi luogo, mantenendo tutti i file essenziali in un unico posto. Il proprio team non dovrà più andare a caccia di documenti, potendoli cercare direttamente su SharePoint. Solo le persone con accesso autorizzato potranno vedere o modificare i file, garantendone la sicurezza e si potranno aprire i propri documenti Office su qualsiasi dispositivo, come computer, tablet o telefono.

2. Supporto per gli strumenti di MS Office

Rimanendo in tema Office, SharePoint è, come abbiamo già accennato più sopra, strettamente integrato con tutti gli strumenti Microsoft Office. Che si stia lavorando con Excel o Outlook, si potranno spostare i documenti dentro e fuori SharePoint senza problemi. La piattaforma di collaborazione web include anche una funzione per modificare i documenti direttamente nel browser o sul computer, salvando le modifiche in entrambi i modi.

3. Collaborazione facile per aggiornamenti rapidi

SharePoint facilita il lavoro di squadra in tempo reale. Volendo fare un esempio, se salviamo un documento su OneDrive, qualsiasi membro del nostro team potrà aggiungere o modificare il documento da qualsiasi luogo, mantenendo tutti sulla stessa pagina. Grazie allo storico delle versioni, avremo anche a disposizione la possibilità di conservare copie di versioni precedenti dei documenti in caso di problemi.

4. Profonda personalizzazione

SharePoint offre una facile e ampia scelta di opzioni di personalizzazione che possono aiutarci a strutturare la soluzione migliore per soddisfare le nostre necessità. Si possono creare processi specifici come impostare notifiche e progettare il sito in linea con l'aspetto della propria azienda, senza bisogno di elevate competenze di programmazione. Le funzionalità di personalizzazione includono, ad esempio, la creazione di flussi di lavoro personalizzati tramite Power Automate, l’implementazione di notifiche di sistema basate su trigger e il branding del sito/app con il logo e i colori della propria organizzazione.

5. Archiviazione su OneDrive

SharePoint è strettamente legato a OneDrive for Business e quest’ultimo offre un ampio spazio di archiviazione per conservare i propri file nel cloud. OneDrive for Business offre ai dipendenti un sito personale dove è possibile sincronizzare, condividere e collaborare sui documenti con altri. È inoltre possibile controllare i permessi individuali su OneDrive, permettendo di condividere i documenti con colleghi specifici fornendo loro l'accesso alla documentazione che desideriamo condividere. Spazio e sicurezza sono una combinazione da non sottovalutare assolutamente.

Come usare SharePoint: i principali casi d’uso in azienda

Nelle sezioni precedenti abbiamo dato una panoramica generale delle caratteristiche di SharePoint e dei vantaggi che può offrire all’interno dei nostri spazi di lavoro virtuali.

Adesso è arrivato il momento di esplorare un po’ più nel dettaglio le implementazioni possibili della piattaforma di collaborazione web di Microsoft all’interno delle nostre infrastrutture digitali andando a vedere più da vicino dei possibili casi d’uso pratici in cui SharePoint potrebbe essere la soluzione ai propri problemi.

SharePoint come Intranet

Come già accennato nelle sezioni precedenti, SharePoint è diventato nel corso del tempo la piattaforma di riferimento per la creazione di intranet aziendali, offrendo una vasta gamma di funzionalità e caratteristiche personalizzabili.

Immaginate SharePoint come una rete privata accessibile solo al vostro team dove potete condividere informazioni aziendali importanti, collaborare su progetti e comunicare efficacemente. La piattaforma include directory aziendali, calendari per la formazione e strumenti per la gestione delle attività, facilitando la connessione e l'aggiornamento del vostro team.

La personalizzazione della propria intranet con SharePoint è semplice e può essere adattata alle esigenze specifiche della vostra organizzazione. Potete aggiungere web part e app personalizzate ai siti della vostra intranet per fornire funzionalità aggiuntive come calendari degli eventi, feed di notizie e librerie di documenti.

L’utilizzo dei siti hub di SharePoint facilita il collegamento e l'organizzazione di più siti SharePoint in un'unica posizione centrale, rendendo infinitamente più facile condividere risorse e informazioni tra dipartimenti o team e migliorando esponenzialmente la collaborazione interdipartimentale.

SharePoint come Sistema di Gestione Documentale

SharePoint semplifica lo stoccaggio, la ricerca e la condivisione dei contenuti con una libreria documentale centrale e flussi di lavoro documentali integrati.

SharePoint permette di tracciare e collaborare sui processi direttamente dai programmi desktop di Office, proteggendo i documenti sensibili e assicurando che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso a essi, grazie a un controllo dettagliato degli accessi.

Con l'uso dei Document ID, ogni documento può essere reso unico e facilmente recuperabile. Tutti i documenti possono essere taggati con metadati, rendendo facile trovare ciò di cui avete bisogno.

Organizzare i siti SharePoint in modo efficace è fondamentale per una collaborazione efficiente ed è necessaria una struttura del sito chiara che organizzi i documenti in librerie e che le impostazioni riguardanti le autorizzazioni siano quelle appropriate per i vari team.

Incoraggiando una corretta gestione dei documenti mediante il controllo delle versioni, le funzionalità di check-in/check-out e i flussi di lavoro per l'approvazione dei documenti, si può creare uno spazio di lavoro digitale ordinato ed efficiente in cui è sempre possibile ritrovare le informazioni desiderate e la maggior parte dei compiti più ripetitivi possono essere svolti con rapidità, senza che tolgano tempo a mansioni più importanti.

ERP personalizzato su SharePoint

SharePoint può essere utilizzato per costruire sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP) personalizzati che aiutano a gestire le attività quotidiane dell'azienda, come l'approvvigionamento, la gestione dei progetti, la gestione del rischio, la conformità e le operazioni.

Con SharePoint, potete facilmente integrare il vostro sistema ERP con altri processi aziendali e applicazioni di terze parti, grazie alla sua integrazione senza soluzione di continuità con Office 365 e OneDrive. SharePoint offre anche robusti controlli di sicurezza e autorizzazione, garantendo che le informazioni sensibili siano mantenute al sicuro.

SharePoint per il Project Management

Con SharePoint, potete creare siti dedicati ai progetti che riuniscono tutti i documenti, le attività e le discussioni rilevanti in un unico luogo. Le liste di attività di SharePoint permettono di assegnare compiti ai membri del team e impostare scadenze.

Inoltre, con l'integrazione di Microsoft Teams, potrete anche utilizzare Teams come strumento di gestione delle attività, offrendo ai membri dei vostri gruppi di lavoro ancora più flessibilità e visibilità sul progresso del progetto.

SharePoint come Knowledge Base

SharePoint può fungere in molte situazioni anche da Knowledge Base aziendale ed essere utilizzato per centralizzare le procedure aziendali e le guide operative.

Per le aziende che sviluppano software o prodotti tecnologici, SharePoint funge da archivio centrale per tutta la documentazione tecnica o i dipartimenti delle risorse umane possono utilizzare SharePoint per creare portali di formazione aziendale, facilitando le procedure di on-boarding dei nuovi dipendenti.

In molte aziende, la conoscenza "tribale" (informazioni cruciali tramandate oralmente e non documentate) rappresenta un'importante risorsa e SharePoint permette di catturare questa conoscenza attraverso la creazione di wiki o pagine di documentazione interne e un dipartimento può utilizzare queste wiki per documentare le soluzioni a problemi comuni, le best practice e i suggerimenti raccolti dall’esperienza sul campo.

Moduli e workflow da integrare in SharePoint

Se siete stanchi di gestire manualmente i processi aziendali e di perdere tempo prezioso su attività noiose, con l’ausilio di SharePoint, potrete semplificare i vostri workflow e aumentare la produttività grazie a strumenti potenti come PowerApps, Power Automate e Microsoft InfoPath.

La creazione di moduli e la creazione di processi di workflow non è mai stata così facile, e i workflow integrati di SharePoint possono aiutare a gestire con facilità i processi aziendali comuni.

Dalle richieste di acquisto a quelle per permessi e assenze, dall’approvazione di documenti alla gestione di richieste di supporto per i team IT fino alla raccolta feedback dei clienti, non c’è processo che SharePoint non possa facilmente automatizzare o integrare all’interno di app personalizzate con l’aiuto della suite Power Automate.

Conclusioni

Per concludere il nostro discorso non ci rimane altro che sottolineare come SharePoint sia quindi molto più di una piattaforma di collaborazione e gestione dei contenuti basata su cloud; è uno strumento che può rivoluzionare il modo in cui la propria organizzazione e i suoi elementi (singoli dipendenti, team e dipartimenti) possono comunicare, collaborare e operare su progetti comuni.

Dalla gestione semplice e sicura di tutti i contenuti aziendali alla creazione di siti web e intranet dedicati per la compagnia che mantengano i propri utenti aggiornati, dall'orchestrazione dei processi aziendali per automatizzare compiti di routine (come i flussi di lavoro) allo sviluppo di app personalizzate per aumentare la produttività dei propri team, SharePoint offre una soluzione completa per ogni tipo di necessità e ogni tipo di organizzazione.

Implementando SharePoint, non si avrà a disposizione solo un potente strumento tecnologico ma anche un alleato per il loro successo a lungo termine all’interno di un panorama sempre più competitivo, dove avere una solida infrastruttura digitale può fare seriamente la differenza tra il successo e il fallimento dei propri obbiettivi. Non ci resta dunque che invitare chiunque sia interessato a toccare con mano le potenzialità di SharePoint per la propria organizzazione. Siamo certi che non rimarrete delusi.

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