SharePoint è la piattaforma Microsoft 365 utilizzata per riunire in un unico luogo le comunicazioni, i servizi, i documenti e le app che sono utili per le attività di un'azienda. Tuttavia, a volte è necessario spostare questo contenuto in diverse aree del proprio digital workplace. In altre parole, è necessario completare una migrazione dei dati. In questo articolo vedremo come fare esattamente questo, utilizzando SharePoint Migration Tool di Microsoft.
Lo SharePoint Migration Tool è uno strumento messo a disposizione da Microsoft che facilita la migrazione dei dati verso SharePoint da altri sistemi e viceversa. Il tool semplifica il processo di trasferimento, rendendolo efficiente e senza intoppi sia per progetti di piccola che di grande scala. Il Migration Tool automatizza il trasferimento dei dati da varie fonti a SharePoint con facilità e grazie alla sua interfaccia utente intuitiva anche persone non esperte possono utilizzarlo.
SharePoint Migration Tool supporta vari scenari di migrazione, tra cui i più importanti sono la migrazione da SharePoint in locale, SharePoint Online, OneDrive for Business e altri sistemi di archiviazione file basati su cloud.
Documenti, elenchi, librerie, siti e web part possono essere tutti migrati e il Migration Tool mette a disposizione anche opzioni per la migrazione incrementale. Lo strumento offre inoltre opzioni di pianificazione flessibili per ridurre al minimo le interruzioni agli utenti e fornisce inoltre report dettagliati e registri per monitorare il progresso e individuare eventuali problemi che possono insorgere durante il processo di migrazione.
L’utilizzare SharePoint Migration Tool garantisce il non perdere informazioni vitali e non doversi più preoccupare di perdere dati essenziali o di interruzioni dei propri workflow, rendendo la migrazione dei dati un processo infinitamente meno rischioso nonché meno dispendioso in termini di tempo e denaro.
Esistono diverse ragioni per cui una compagnia possa voler attuare la migrazione dei contenuti digitali aziendali di un sito SharePoint.
Per esempio, si potrebbe voler spostare i propri archivi digitali da un ambiente on-premise a uno spazio cloud per permettere a tutti i dipendenti di accedere e collaborare sui documenti condivisi da qualunque dispositivo ovunque si trovino.
Oppure si potrebbe desiderare di consolidare i dati provenienti dalle diverse sedi della propria compagnia in un unico ambiente centralizzato o la migrazione potrebbe servire semplicemente per aggiornare i file a una versione più recente di SharePoint.
La costante in tutte le situazioni sopraelencate (e tutte le altre che non abbiamo avuto modo di menzionare) rimane la necessità di sapere quale strumento utilizzare per portare a termine queste operazioni in modo sicuro in modo efficiente.
Diversi prodotti offrono funzionalità di migrazione dati da e verso ambienti SharePoint, come ad esempio ShareGate, Metalogix, AvePoint o Quest Software. Questi strumenti offrono, oltre alle funzionalità base di un Migration Tool, anche opzioni aggiuntive che consentono la migrazione di elementi specifici come le autorizzazioni NTFS e le app personalizzate sviluppate dall'azienda per i suoi siti.
Tuttavia, nonostante le caratteristiche particolari di questi strumenti third-party, lo SharePoint Migration Tool offerto gratuitamente da Microsoft rimane comunque l’opzione migliore rispetto ai suoi concorrenti di terze parti per due ragioni principali.
La prima è la compatibilità naturale che gli consente di integrarsi con le configurazioni e i processi degli ambienti SharePoint. Essendo stato creato dagli stessi sviluppatori che hanno creato la piattaforma, lo SharePoint Migration Tool supporta tutte le funzionalità di quest'ultima e, di conseguenza, comporta minori rischi in termini di perdita di dati durante la migrazione.
Il software non ha quindi bisogno di particolari personalizzazioni, tweak o modifiche per svolgere adeguatamente il suo lavoro, mentre non si può ovviamente dire lo stesso per i prodotti che non si basano sul know-how di Microsoft.
Il secondo punto è invece la competenza tecnica. La migrazione dei contenuti memorizzati in SharePoint può diventare un processo complesso per un'azienda che deve spostare una quantità significativa di dati, magari caratterizzata da dipendenze come workflow e sorgenti esterne integrate.
Un prodotto di terze parti potrebbe scontrarsi con una tale complessità, compromettendo la sicurezza delle informazioni in fase di spostamento. Se l'azienda non avesse poi persone capaci a disposizione per risolvere la situazione, sarebbe costretta a rivolgersi al supporto tecnico del fornitore, il che potrebbe significare lunghi tempi di attesa e costi aggiuntivi.
Quindi da un lato, il Migration Tool di Microsoft ha in sé la funzionalità necessaria per gestire qualsiasi tipo di migrazione in SharePoint, dalla più semplice alla più complessa; dall'altro, eventuali problemi legati a questo strumento possono essere risolti dai team certificati Microsoft a costi minimi o nulli.
Ora che abbiamo un’idea generale di cosa sia il Migration Tool e del perché usarlo, andiamo a dare un’occhiata più nel dettaglio al come opera. Tra le funzionalità principali abbiamo:
SharePoint Migration Tool richiede requisiti specifici per una corretta esecuzione. È essenziale conoscere i requisiti di sistema minimi per utilizzare il Migration Tool prima di iniziare il processo di trasferimento dei dati.
Per cominciare è necessaria la versione 1709 o successiva di Windows 10 e avere .NET Framework 4.6.2 o successivo per un'integrazione e un funzionamento perfetti. Per garantire prestazioni ottimali, si consiglia almeno un processore Intel Core i5, 8GB di RAM e 512GB di HDD.
È importante sottolineare quanto sia necessario fornire abbastanza risorse, verificare e testare la compatibilità del proprio sistema con lo SharePoint Migration Tool prima di avviare il processo di migrazione. Rispettare tutti i requisiti riduce al minimo eventuali problemi e porta a una transizione dei propri dati più fluida ed efficiente.
Anche il controllo dei permessi di accesso è essenziale. L'account utilizzato per la migrazione deve avere i permessi e i privilegi giusti sia nell'ambiente SharePoint di origine che in quello di destinazione per garantire un recupero e un trasferimento dei file il meno problematico possibile.
Una volta presi in esame funzionalità e requisiti, per iniziare a utilizzare SharePoint Migration Tool, ci basterà installare SharePoint Migration Tool sul proprio dispositivo, aprire lo strumento e accedere utilizzando le proprie credenziali Microsoft 365.
Dopodiché ci basterà creare un nuovo progetto di migrazione selezionando l'opzione "Nuovo", specificando la sorgente e la destinazione per la migrazione, come ad esempio siti SharePoint Online o OneDrive for Business.
Una volta fatto questo il tool ci darà modo di configurare le impostazioni di migrazione in base alle proprie esigenze, inclusi i permessi dei file e il mapping dei metadati. Conclusa la configurazione, non ci resterà che avviare finalmente il processo di migrazione dati e attenderne la conclusione.
Oltre a aiutare gli utenti a migrare i propri dati e archivi, SharePoint Migration Tool mette a disposizione un'interfaccia utente intuitiva che permette loro di controllare che l’operazione proceda senza intoppi, dandogli la possibilità di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento della migrazione e mettendo in evidenza informazioni come:
Lo strumento permette inoltre di verificare che i contenuti spostati siano arrivati a destinazione intatti, mettendoli a confronto con la loro versione originale e dà agli utenti la possibilità di tracciare i file registrati con nomi non validi o troppo lunghi. In questo modo, le modifiche non dovranno essere operate manualmente per ogni singolo contenuto trasferito.
Una seconda funzionalità che si accompagna al monitoring è quella relativa alla creazione di report personalizzati, per poter raccogliere, analizzare e costruire grafici sulla base di informazioni come:
Tutto ciò costituisce un’utilissima aggiunta rispetto alle normali funzionalità di un prodotto per la migrazione, ma non finisce qui. Le migrazioni che lo strumento aiuta a realizzare, coordinare e monitorare prevedono infatti lo spostamento non solo di file e documenti, ma anche di dati provenienti da sorgenti esterne o integrate con archivi e workflow legacy costruiti col vecchio SharePoint Designer prima dell’avvento di Power Automate.
Infine è da segnalare che per ridurre al minimo eventuali errori durante la migrazione e valutare i tuoi contenuti da trasferire prima di effettuare l’operazione, Microsoft ha messo a disposizione un tool aggiuntivo denominato SharePoint Migration Assesment Tool (o SMAT) per valutare la corrente distribuzione dei file e identificare potenziali problemi che potrebbero inficiare le procedure di migrazione dati.
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Adesso che sappiamo come il Migration Tool funziona un po’ più nel dettaglio, vediamo adesso come utilizzarlo nel pratico con un piccolo piano guidato per capire meglio quali sono i passaggi da attuare per effettuare un’efficiente migrazione dei propri dati.
Per prima cosa, scarichiamo lo strumento dal sito ufficiale di Microsoft o dal Microsoft Store e installiamolo sul nostro dispositivo. Una volta fatto questo avviamo lo strumento e accediamo utilizzando le credenziali del nostro account Microsoft 365.
A questo punto, una volta sulla schermata principale selezioniamo l'opzione per creare un nuovo progetto e forniamo un nome per identificare il processo di migrazione. Indichiamo quindi le origini dei dati da migrare, come i siti SharePoint locali, i file condivisi o altre piattaforme cloud.
Successivamente, specifichiamo le destinazioni nel nuovo ambiente SharePoint, come siti SharePoint Online, librerie documenti o OneDrive for Business.
Valutiamo se l'ambiente di destinazione sia compatibile con i dati e le personalizzazioni provenienti dalla sorgente e verifichiamo che eventuali configurazioni personalizzate, workflow e integrazioni possano essere replicate o sostituite in modo appropriato nel nuovo ambiente SharePoint. Ciò potrebbe comportare l'utilizzo di strumenti come lo SharePoint Migration Assesment Tool per identificare problemi potenziali.
Assicuriamoci adesso di configurare le impostazioni di migrazione in base alle esigenze del nostro progetto. Questo processo di configurazione include tra i suoi passaggi la gestione dei metadati, l’analisi e la conservazione delle autorizzazioni già impostate sui file interessati, l'opzione per le migrazioni incrementali e altri opzioni avanzate da tenere in considerazione in base alle proprie necessità.
Una volta selezionate le opzioni che ci interessano, controlliamo in seguito che i metadati e le autorizzazioni dei dati da migrare siano correttamente mappati e configurati per il nuovo ambiente SharePoint per mantenere l'organizzazione e la sicurezza dei dati durante la migrazione.
Identifichiamo eventuali requisiti di trasformazione o conversione dei dati basati sulle capacità e gli standard dell'ambiente SharePoint di destinazione e determiniamo se è necessario convertire formati di file, mappare o standardizzare i metadati o riorganizzare i contenuti da trasferire.
Impostiamo poi una pianificazione per la migrazione, decidendo quando avviare il processo in modo da minimizzare l'impatto sugli utenti e sulle operazioni aziendali. È possibile anche programmare la migrazione per periodi di bassa attività in modo tale da non impattare eccessivamente sulle prestazioni della propria infrastruttura digitale durante i regolari orari di lavoro.
Prima di avviare la migrazione, è consigliabile rivedere attentamente tutte le impostazioni configurate per assicurarti che siano corrette ed evitare di correre rischi o incappare in problematiche legate a distrazioni o sviste.
Una volta completata la configurazione, avviamo il processo di migrazione facendo clic sul pulsante "Avvia migrazione". Lo SharePoint Migration Tool inizierà a trasferire i dati dalle origini alle destinazioni specificate.
Durante la migrazione, assicuriamoci di utilizzare la dashboard dello strumento per monitorare il progresso del trasferimento in tempo reale. Monitoriamo costantemente il numero di file migrati, la velocità di migrazione e eventuali errori o avvisi per poter intervenire il più tempestivamente possibile.
Se dovessero verificarsi degli errori durante la migrazione, consultiamo i report di migrazione per identificare, isolare e risolvere le suddette problematiche. Nel malaugurato caso in cui ci dovessimo trovare in questa situazione potrebbe essere necessario interrompere temporaneamente la migrazione per apportare le correzioni o aggiustamenti necessari.
Una volta completata la migrazione, eseguiamo quindi una verifica finale per assicurarci che tutti i dati siano stati trasferiti correttamente e che il nuovo ambiente SharePoint funzioni come previsto. Effettuiamo test a tappeto per confermare che le autorizzazioni, i metadati e le funzionalità siano stati migrati correttamente e che l’integrità dei nostri dati non sia stata in qualche modo compromessa durante il processo di migrazione.
Risolvere i problemi comuni nell'utilizzo dello SharePoint Migration Tool richiede un approccio sistematico. Presentiamo quindi in questo step bonus una piccola lista di passaggi generali da seguire per risolvere alcuni dei problemi più semplici e comuni che si possono incontrare nell’utilizzo del software:
È importante ricordare che ogni scenario di risoluzione dei problemi può richiedere un approccio diverso a seconda del problema specifico ma con queste poche mosse da tenere a mente è possibile affrontare efficacemente i problemi comuni riscontrati durante l'utilizzo dello SharePoint Migration Tool.
Inoltre, vale la pena ricordare che lo SharePoint Migration Tool è un prodotto sviluppato e mantenuto da Microsoft, quindi sarebbe preferibile nella ricerca di supporto tecnico specializzato affidarsi esclusivamente al supporto tecnico ufficiale o a partner di sviluppo certificati Microsoft la cui esperienza con i software della casa di Redmond è verificata, estensiva e sicura.
Per utilizzare in maniera efficace lo SharePoint Migration Tool, sarebbe preferibile seguire le migliori pratiche raccomandate dagli esperti al fine di non incappare in problemi e intoppi che si sarebbero potuti evitare altrimenti.
Ecco quindi qualche tip utile per assicurarsi di seguire le migliori procedure durante il processo di migrazione dei propri dati:
Queste pratiche possono aiutare enormemente nel semplificare e velocizzare i processi dello SharePoint Migration Tool, garantendo la migliore esperienza di migrazione dati possibile. È superfluo ricordare che è essenziale mantenere aggiornato lo SharePoint Migration Tool all'ultima versione per sfruttarne eventuali nuove funzionalità e usufruire dei miglioramenti e delle correzioni bug apportate allo strumento.
L’organizzazione del contenuto di origine è, come abbiamo già detto, essenziale per un trasferimento dati fluido, rapido ed efficiente. Assicuriamoci quindi nel nostro processo di migrazione di mettere in pratica i seguenti suggerimenti:
Lo SharePoint Migration Tool è, in conclusione, la migliore opzione disponibile per utenti e aziende che vogliono attuare procedure di trasferimento dati su SharePoint, grazie alla sua operatività e facilità di utilizzo.
Il Migration Tool garantisce non solo lo spostamento sicuro di documenti, elenchi e librerie e la mappatura rapida e precisa di siti di origine e destinazione ma anche la possibilità di organizzare su misura i propri processi di migrazione dati, con opzioni di pianificazione minuziose e strumenti di assistenza e monitoraggio che consentono il controllo capillare del processo dalla sua preparazione alla sua conclusione.
Quindi, per gli interessati, non ci resta che invitare caldamente al mettere alla prova lo SharePoint Migration Tool per toccare con mano le sue potenzialità nell’offrire l’esperienza di migrazione dati più comoda e rapida a disposizione. In questo caso, suggeriamo all’inizio di testarlo con un piccolo set di dati prima di implementarlo per piani di migrazione più ampi in modo tale da testarne le funzionalità e individuare eventuali esigenze specifiche o problemi con la propria configurazione.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
