SharePoint Premium, precedentemente noto come Microsoft Syntex, è un servizio di comprensione, elaborazione e conformità dei contenuti che utilizza l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per organizzare e classificare automaticamente i documenti nella propria raccolta di SharePoint. Questo servizio è talvolta indicato anche come servizio di processing intelligente dei contenuti o Intelligent Document Processing (IDP) e ha l'effetto di trasformare i propri dati in conoscenza. In questo articolo andremo a vedere meglio che cos’è, come funziona e come può aiutare il proprio business a mettere ordine alla propria documentazione.
.png)
Le organizzazioni archiviano e gestiscono grandi volumi di documenti e moduli: dai contratti e rendiconti di fatturazione alle richieste, domande e molto altro.
La maggior parte delle aziende fatica a dare un senso a queste immense quantità di informazioni in modo efficace; estrarre conoscenze chiave e utilizzarle al meglio rappresenta una sfida importante. E mentre cercano di trovare una soluzione, migliaia di nuovi documenti si aggiungono continuamente all’insieme.
Microsoft SharePoint è da tempo una pietra miliare della collaborazione aziendale, offrendo alle imprese una piattaforma potente per la gestione dei documenti, l’archiviazione dei dati, la collaborazione tra team e la condivisione dei contenuti. SharePoint fornisce un ambiente dinamico e scalabile in cui gli utenti possono gestire informazioni, coordinare flussi di lavoro e collaborare senza soluzione di continuità attraverso i confini organizzativi.
Molte organizzazioni utilizzano già SharePoint per archiviare vaste raccolte di documenti, distribuite in centinaia o persino migliaia di raccolte documenti all'interno dei siti di SharePoint e di Microsoft Teams. Ciascuno di questi documenti può contenere informazioni preziose – e SharePoint Premium è il servizio che consente di estrarre quel valore nascosto.
SharePoint Premium potenzia le funzionalità di SharePoint automatizzando il processo di estrazione delle informazioni chiave dai documenti. Questo avviene attraverso l’uso di modelli predefiniti di SharePoint Premium, che sono a tutti gli effetti modelli di Machine Teaching basati su intelligenza artificiale.
Una volta creato, un modello può essere pubblicato su una o più raccolte documenti, automatizzando l’estrazione dei metadati dei documenti. Ciò non solo fa risparmiare tempo e denaro, ma migliora anche la reperibilità di ciascun documento, ed è così che SharePoint Premium rafforza la memoria aziendale (la conoscenza disponibile) e trasforma un documento altrimenti nascosto in una risorsa aziendale di valore.
Curiosi di saperne di più? Diamogli uno sguardo più approfondito nelle prossime sezioni.
Microsoft SharePoint Premium si riferisce a una versione estesa di SharePoint Online, offerta attraverso Microsoft 365. Fa parte della suite enterprise di SharePoint Online e include funzionalità aggiuntive, opzioni avanzate di personalizzazione e caratteristiche di sicurezza potenziate, rendendola adatta a organizzazioni di grandi dimensioni o aziende con esigenze complesse di gestione documentale e collaborazione.
Il prodotto originale è nato dal Project Cortex di Microsoft, da cui sono emersi SharePoint Syntex (1° ottobre 2020) e Topics (nel 2021, come parte del lancio di Microsoft Viva). In quella fase, SharePoint Syntex era focalizzato esclusivamente sulle funzionalità di Intelligent Document Processing (o comprensione dei documenti). Successivamente, SharePoint Syntex è stato rilanciato come Microsoft Syntex ed è stato ampliato per includere un set di funzionalità molto più ampio.
Il marchio Syntex è stato dismesso ed è confluito in SharePoint Premium, che ingloba le sue capacità di elaborazione dei contenuti basate su intelligenza artificiale nella nuova offerta premium. Questo rebranding è stato annunciato ufficialmente durante Microsoft Ignite il 15 novembre 2023.
La trasformazione di Microsoft Syntex in SharePoint Premium rappresenta un potenziamento della piattaforma di servizi per i contenuti di Microsoft. SharePoint Premium è ora presentato come una piattaforma per la gestione dei contenuti e delle esperienze, basata sull’intelligenza artificiale, progettata per aumentare la produttività e valorizzare i contenuti aziendali.
In parole semplici, SharePoint Premium è un servizio di contenuti di Microsoft 365 che aiuta le organizzazioni a:
Offre una suite completa di funzionalità progettate per gestire e proteggere le informazioni critiche durante tutto il loro ciclo di vita e per prepararle all’uso con Copilot per Microsoft 365, l’assistente AI di nuova generazione che sta rivoluzionando la produttività aziendale di chi opera in ambienti Microsoft e non solo.
Ma quali sono le funzionalità e le caratteristiche che lo contraddistinguono?
Ci sono diversi elementi chiave — incentrati sui servizi e sull’intelligenza dei contenuti — di SharePoint Premium che si sono evoluti a partire da Microsoft Syntex:
Ma col tempo il servizio ha avuto modo di evolvere sostanzialmente dalla base posta da Syntex e le sue funzionalità sono state ampliate e ridefinite in modo significativo. Vediamo insieme come di seguito.
Quando si attiva e si configura SharePoint Premium, il punto di partenza è la creazione di un content center. Un content center è un tipo speciale di sito pensato per gestire i modelli di Premium (precedentemente noti come Syntex Document Understanding Models), offrendo al contempo la possibilità di integrare metadati e flussi di lavoro, nonché di configurare automazioni conformi.
All'interno del content center, uno strumento per la creazione dei modelli consente di "insegnare" a Premium come leggere ed elaborare i documenti, in modo simile a come faresti manualmente.
SharePoint Premium utilizza questi modelli per riconoscere automaticamente i contenuti, estrarre le informazioni rilevanti e applicare tag di metadati. Analisi visive integrate aiutano a monitorare l'efficacia dei modelli.
SharePoint Premium può assegnare automaticamente tag alle immagini utilizzando un dizionario visivo che comprende migliaia di oggetti comunemente riconosciuti. Inoltre, SharePoint Premium è in grado di riconoscere e convertire il testo scritto a mano in tag, utilizzabili sia per la ricerca sia per ulteriori processi di elaborazione.
Questa funzionalità avanzata di riconoscimento visivo e testuale apre nuove possibilità per l’organizzazione e la valorizzazione dei contenuti non strutturati all’interno dell’ecosistema Microsoft 365. Le immagini contenute nei documenti, nei report o nei moduli digitalizzati diventano così fonti attive di informazione, mentre appunti scritti a mano – come annotazioni su contratti, schizzi o note di riunioni – possono essere trasformati in metadati ricercabili.
Traduzione? Permette di migliorare significativamente la reperibilità e l’intelligenza del patrimonio informativo aziendale, rendendo accessibili e utilizzabili dati che altrimenti resterebbero nascosti nei file.
Si può insegnare a SharePoint Premium a leggere i propri contenuti nel modo in cui li leggeremmo noi e costruire modelli di intelligenza artificiale senza scrivere codice. Può suggerire o creare automaticamente metadati, attivare flussi di lavoro personalizzati con Power Automate e applicare etichette di conformità per far rispettare criteri di conservazione o gestione dei record.
I modelli di comprensione dei documenti si basano sui modelli di comprensione del linguaggio (Language Understanding) di Azure Cognitive Services. Questi modelli vengono creati e gestiti all’interno di un content center di SharePoint Premium ed è possibile pubblicarli e aggiornarli in qualsiasi raccolta documenti presente in qualunque content center di SharePoint Premium.
Oltre ai modelli di Machine Teaching, SharePoint Premium include anche un potente motore di elaborazione dei moduli, basato su AI Builder, che consente di riconoscere ed estrarre automaticamente valori comuni come date, importi, nomi o indirizzi da documenti strutturati o semi-strutturati. Anche questi modelli possono essere creati senza scrivere codice e richiedono solo pochi documenti di esempio per ottenere risultati affidabili.
Questa funzionalità è particolarmente utile in contesti aziendali in cui vengono gestiti grandi volumi di moduli standardizzati, come fatture, ordini di acquisto, richieste di rimborso o moduli di iscrizione. Automatizzando l’estrazione di dati chiave, SharePoint Premium riduce drasticamente i tempi di inserimento manuale, limita gli errori umani e accelera l’integrazione delle informazioni nei sistemi aziendali.
L’approccio low-code/no-code permette inoltre ai team non tecnici di creare e implementare modelli personalizzati in autonomia.
I tipi di contenuto condivisi possono essere pubblicati su SharePoint e Microsoft Teams attraverso gli hub site di SharePoint. La pubblicazione di tipi di contenuto dalla raccolta centrale agli hub site offre un modo flessibile per garantire che i tipi di contenuto più utilizzati — arricchiti con funzionalità di comprensione dei contenuti — possano essere distribuiti e aggiornati rapidamente su ampie aree dell’architettura, secondo le necessità. I siti collegati agli hub riceveranno automaticamente i tipi di contenuto pubblicati o aggiornati.
Questa capacità consente di standardizzare e armonizzare la gestione delle informazioni a livello aziendale, favorendo la coerenza tra reparti, team e progetti. I tipi di contenuto condivisi permettono di definire in modo centralizzato modelli documentali completi di metadati, etichette di conformità, flussi di lavoro e logiche di elaborazione AI.
Una volta pubblicati, possono essere utilizzati da più team senza duplicazioni o incoerenze, contribuendo a rafforzare il controllo sui dati, migliorare la qualità dei contenuti e accelerare i processi di collaborazione tra i dipendenti.
Abbiamo realizzato intranet.ai che conta 200+ installazioni. È la soluzione completa e personalizzabile per digitalizzare i processi e la comunicazione di qualunque azienda.
Ti aiuteremo a:
Contattaci se hai in mente un progetto intranet basato su SharePoint Online.
Ora conosciamo meglio che cos’è e quali funzionalità contraddistinguono SharePoint Premium. Ma come si traducono queste funzionalità poi nel concreto?
In questa sezione andremo a vedere come, elencando e descrivendo alcuni dei casi d’uso più comuni del servizio per farci meglio un’idea delle sue potenzialità per assisterci nel lavoro di gestione documentale di tutti i giorni.
Processi manuali inefficienti per l’approvazione, la revisione e il tracciamento dei contratti causano ritardi, aumentano il rischio di errori e, in definitiva, portano l’azienda a perdere la sua risorsa più preziosa: il tempo.
Con SharePoint Premium, l’intelligenza artificiale può classificare automaticamente i contratti ed estrarre dati chiave come date, parti coinvolte e valori economici. È possibile configurare flussi di lavoro che si attivano per approvazioni e promemoria, mentre il controllo automatico delle versioni garantisce che venga sempre utilizzata la versione più aggiornata del documento.
L'integrazione con Power Apps consente inoltre di utilizzare moduli personalizzati per l'approvazione dei contratti e notifiche automatiche, migliorando la tracciabilità e semplificando l'intero ciclo di vita contrattuale. Questo approccio riduce i colli di bottiglia, accelera i processi decisionali e rafforza la governance dei documenti legali.
Inoltre, SharePoint Premium promuove altri utilizzi fra cui il tagging dei documenti di trasporto, bolle doganali, fatture e altra documentazione.
Non è un segreto che elaborare manualmente i rapporti spese sia un’attività noiosa e soggetta a errori. Fortunatamente, SharePoint Premium può aiutare nella gestione delle spese estraendo dati (come data, importo e fornitore) da ricevute e fatture inviate tramite SharePoint.
Questi dati possono quindi essere inseriti automaticamente nei moduli per i rapporti spese creati con Power Apps, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
L’onboarding dei clienti può risultare disorganizzato. Tutti noi abbiamo sperimentato processi di onboarding incoerenti e lunghi che ci lasciano frustrati e a chiedersi perché abbiamo intrapreso questo percorso. Definire questo tipo di esperienze cliente come “scarse” sarebbe sopravvalutarle.
Con SharePoint Premium, è possibile automatizzare la composizione dei documenti per creare pacchetti di onboarding personalizzati per i clienti. La governance dei contenuti di SharePoint Premium aiuta a garantire coerenza nel branding e conformità normativa.
A causa della frammentazione dei dati o della mancanza di una comunicazione efficace tra i reparti, i rappresentanti di vendita spesso non hanno un accesso semplice ai materiali di vendita più aggiornati e alle informazioni sui prodotti. Oltre a generare frustrazione tra i vari team, questo comporta anche una perdita di tempo.
SharePoint Premium può aiutare a organizzare e categorizzare facilmente i contenuti di vendita (presentazioni, analisi della concorrenza e contenuti simili) utilizzando l’intelligenza artificiale e tag definiti dagli utenti.
Le funzionalità di ricerca avanzata permettono ai rappresentanti di trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno, mentre la governance dei contenuti garantisce che vengano utilizzati materiali conformi e aggiornati.
Come accennato in precedenza per la gestione delle spese, l’inserimento manuale dei dati dalle fatture cartacee è lento e soggetto a errori.
Con SharePoint Premium, l’elaborazione delle fatture diventa molto più semplice. È possibile sfruttare l’integrazione di SharePoint Premium con Microsoft Azure Cognitive Services per il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Tutto ciò che bisogna fare è caricare un’immagine della fattura in una raccolta documenti di SharePoint.
Per comodità, l’OCR estrarrà automaticamente il testo e lo convertirà in un formato ricercabile e modificabile.
I dati estratti, come data, fornitore, importo e voci di dettaglio, possono essere automaticamente inseriti in moduli personalizzati creati con Power Apps, eliminando così l’inserimento manuale dei dati.
I flussi di lavoro di SharePoint possono essere attivati in base al contenuto della fattura. Ad esempio, potrebbe essere avviato un flusso di approvazione per le fatture che superano un certo importo.
La collaborazione è fantastica quando funziona, ma i processi tradizionali basati su carta o su sistemi legacy per la revisione sono macchinosi e privi di funzionalità di collaborazione in tempo reale.
Con SharePoint Premium, basterà caricare il documento in una raccolta documenti di SharePoint. Tra i diversi tipi di file supportati sono inclusi PDF e immagini. Dopo questa operazione, è possibile utilizzare le funzionalità di annotazione integrate in SharePoint per evidenziare sezioni specifiche, aggiungere commenti e taggare i colleghi pertinenti.
I membri del team possono quindi collaborare in tempo reale, fornendo feedback e suggerimenti direttamente sul documento. L’integrazione con Power Automate permette poi di utilizzare flussi di lavoro automatici che attivano compiti di onboarding e comunicazioni basate sulle azioni del cliente.
La cronologia delle versioni aiuta infine a garantire che tutti lavorino sull’ultima versione, mentre le funzionalità di ricerca di SharePoint permettono a chiunque di trovare rapidamente i documenti annotati basandosi su parole chiave o commenti specifici.
Finora tutto estremamente interessante. Ma i costi?
Il costo di SharePoint Premium può variare in base alle funzionalità e ai servizi specifici che si sceglie di implementare. In generale, il prezzo si basa su un modello pay-as-you-go, cioè si paga solo per i servizi che si utilizzano. Questa struttura di prezzo flessibile permette alle organizzazioni di adattare l’uso e i costi in base alle proprie esigenze.
Uno dei principali vantaggi di SharePoint Premium è che può essere acquistato a moduli, consentendo alle organizzazioni di selezionare e pagare solo le funzionalità di cui hanno bisogno. Questo approccio modulare garantisce che si possa personalizzare l’ambiente SharePoint per soddisfare le proprie specifiche necessità senza sostenere costi superflui.
Acquistando SharePoint Premium a moduli si può quindi massimizzare il proprio investimento e assicurarsi di pagare solo per le funzionalità che apportano valore alla propria organizzazione e di espandere gradualmente le capacità di SharePoint man mano che le proprie esigenze evolvono, senza la necessità di un investimento iniziale elevato.
Fino a dicembre 2025, se si è configurato la fatturazione pay-as-you-go, la propria organizzazione riceve ogni mese una quantità limitata di capacità inclusa per determinati servizi, permettendo di provarli senza costi. Questa offerta non include la capacità per Microsoft 365 Archive o Microsoft 365 Backup.
Ecco alcuni dei componenti chiave di SharePoint Premium, rilevanti per i responsabili delle informazioni, che possono essere acquistati singolarmente:
Per scoprire di più sul pricing di SharePoint Premium e di tutti i singoli servizi vi invitiamo a consultare la documentazione ufficiale messa a disposizione da Microsoft.
La gestione documentale non può e non deve rimanere legata a vecchi sistemi legacy che impediscono ai nostri dati di diventare la risorsa preziosa che sono, ma deve guardare al futuro e ad una sensibile evoluzione del modo di essere condotta.
SharePoint Premium, in virtù delle sue funzionalità avanzate, rappresenta in questo caso quel futuro di cui parliamo ed è al momento uno dei migliori sistemi IDP attualmente sul mercato. Poggiando sulle solide basi dell’ecosistema Microsoft e sfruttando le numerose integrazioni con i software e i servizi che lo compongono, SharePoint Premium rappresenta una soluzione solida per chiunque sia già familiare con quest’ultimo o voglia approcciarcisi.
Si tratta quindi con molta probabilità del sistema di document processing che si stava cercando per dare finalmente un senso alle migliaia di documenti che ogni azienda produce ogni giorno e trasformarli in valore reale, dando anche modo di risparmiare tempo e denaro preziosi. Perché non dargli una chance, quindi?
1. Che cos’è esattamente SharePoint Premium?
SharePoint Premium è l’evoluzione di Microsoft Syntex: un servizio di Microsoft 365 che usa intelligenza artificiale e machine teaching per comprendere, classificare ed elaborare automaticamente documenti e contenuti archiviati in SharePoint e Teams. Trasforma i file in conoscenza strutturata, migliorando ricerca, governance e produttività.
2. In cosa differisce SharePoint Premium da SharePoint Online “standard”?
SharePoint Online offre le funzionalità base di archiviazione documentale, collaborazione e gestione dei siti. SharePoint Premium aggiunge un livello “intelligente”: modelli AI per estrazione automatica di metadati, riconoscimento immagini e testo, automazione dei moduli, governance avanzata, content assembly e servizi pay-as-you-go per scenari specifici (traduzione, OCR, tagging, ecc.).
3. Qual è la relazione tra SharePoint Premium, Microsoft Syntex e Project Cortex?
Project Cortex è l’iniziativa da cui sono nati SharePoint Syntex e Topics. SharePoint Syntex si è poi evoluto in Microsoft Syntex, ampliando le funzionalità di Intelligent Document Processing. Nel 2023, Microsoft Syntex è stato ricondotto sotto il brand SharePoint Premium, che oggi integra e potenzia quelle stesse capacità all’interno di una piattaforma di content management basata su AI.
4. Quali problemi risolve SharePoint Premium nella gestione documentale?
Aiuta a gestire grandi volumi di documenti riducendo attività manuali e rischi di errore. Automatizza classificazione, estrazione di dati chiave, applicazione di metadati e regole di conformità, rendendo i contenuti più facilmente ricercabili, governabili e pronti per essere utilizzati da Copilot e dagli altri strumenti Microsoft 365.
5. Che cos’è il “Premium content center” e a cosa serve?
Il content center è un tipo speciale di sito SharePoint dove si creano e si gestiscono i modelli di SharePoint Premium. Qui si “insegna” al sistema come leggere i documenti, si configurano metadati, flussi di lavoro e automazioni di conformità, e si monitorano prestazioni e accuratezza dei modelli tramite analisi integrate.
Il team Modern Work è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione di soluzioni personalizzate all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft e Azure e implementiamo processi aziendali pensati per massimizzare l'investimento in Microsoft 365.
