La digitalizzazione dei documenti aziendali consente di semplificare i processi interni, ridurre gli errori e abbattere i costi di gestione, soprattutto in settori strettamente regolamentati come quello farmaceutico. L’obiettivo è sostituire i moduli cartacei con soluzioni digitali intuitive, sfruttando per quanto possibile la tecnologia già in uso. Proprio un’azienda farmaceutica si è rivolta a noi per modernizzare la raccolta e la firma dei dati a partire dalle sue licenze Microsoft 365. Ecco com’è andata.
Il nostro cliente si trovava a gestire quotidianamente due principali tipologie di moduli, essenziali per lo svolgimento delle proprie attività.
L’uso del formato cartaceo comportava una serie di criticità ormai non più sostenibili dato che l’azienda opera nel settore farmaceutico, dove la tracciabilità dei dati è essenziale per non andare incontro a sanzioni.
Le problematiche da risolvere riguardavano, quindi, la presenza di:
In più, l’azienda lamentava un utilizzo scarso delle sue licenze Microsoft 365.
Pur avendo investito nell’adozione di strumenti come SharePoint e Forms, ideali per la raccolta e l’archiviazione delle informazioni aziendali, la gestione dei moduli si basava ancora totalmente sul consumo di carta e su un processo di digitalizzazione “obsoleto”.
Era necessario sostituire il sistema in uso con una soluzione più moderna, basata su una migliore esperienza utente e sull’automazione di quelle attività ripetitive che, proprio perché svolte manualmente, ponevano il maggiore rischio di errore.
In tutto questo, vi era però il desiderio del cliente di contenere i costi per la sostituzione del sistema, il che significava limitarsi ai soli prodotti inclusi nelle licenze Microsoft a disposizione senza interventi di sviluppo personalizzato.
Questa era la sfida di partenza.
La gestione cartacea di documenti e moduli è, purtroppo, una realtà ancora diffusa in molte aziende, nonostante i limiti di questo approccio siano sempre più evidenti.
La compilazione, l’approvazione e l’archiviazione quasi esclusivamente manuale dei documenti aziendali sono uno dei motivi per cui un’organizzazione non riesce a gestire il flusso di informazioni alla base delle sue operazioni, portando a uno scarso allineamento tra colleghi, a una minore produttività e, come nel caso del nostro cliente, a un maggiore rischio di errore che può comportare una mancata conformità punibile con sanzioni.
Digitalizzare significa semplificare, standardizzare e automatizzare attività che altrimenti richiederebbero tempo e risorse non sempre giustificabili. Le informazioni diventano più accessibili, ordinate secondo criteri logici e conservate all’interno di sistemi conformi, sicuri e scalabili.
Ecco, quindi, che una gestione dei documenti che viene digitalizzata correttamente consente di:
Oltre a questi vantaggi, di natura operativa, la digitalizzazione permette anche di valorizzare l’investimento nelle tecnologie a disposizione dell’azienda. Un esempio è quello delle licenze Microsoft 365 che, se utilizzate nel modo adeguato, consentono di creare flussi strutturati senza dover ricorrere a soluzioni esterne o sviluppi su misura.
Per soddisfare le richieste del nostro cliente, ovvero digitalizzare la gestione dei moduli interni senza uso di codice custom, ci siamo basati sulle licenze Microsoft 365 a disposizione dell’azienda per fornire una soluzione rapida, intuitiva e automatizzata.
La nostra soluzione si basa sull’integrazione di:
Il tutto automatizzato grazie all’implementazione dei flussi di Power Automate, che possono essere configurati e modificati in qualunque momento in modalità low-code.
Ma vediamo nel dettaglio come si svolge l’intero processo:
Nonostante l’apparente semplicità della nostra soluzione, il team ha dovuto affrontare alcune importanti sfide per riuscire a digitalizzare il processo nei tempi concordati.
Una delle principali difficoltà consisteva nell’analisi dei flussi documentali cartacei, spesso eterogenei e poco standardizzati, che ha richiesto un’attenta ricostruzione logica per poter essere convertita in digitale.
A questo si è aggiunta la necessità di sostituire un sistema preesistente piuttosto complesso, senza però introdurre codice personalizzato e, quindi, lavorando entro i limiti delle funzionalità native degli strumenti inclusi nelle licenze Microsoft dell’azienda.
Infine, è stato fondamentale adottare una strategia che sfruttasse le tecnologie a disposizione garantendo continuità, compatibilità e sostenibilità nel tempo.
Dopo il rilascio, abbiamo monitorato con l’azienda l’efficacia del nuovo processo di gestione dei moduli. L’obiettivo era capire se una soluzione standard potesse garantire risultati concreti senza sacrificare flessibilità e controllo.
I primi dati ne confermano l’impatto positivo:
Il team Modern Work è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione di soluzioni personalizzate all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft e Azure e implementiamo processi aziendali pensati per massimizzare l'investimento in Microsoft 365.
