Basta una sola applicazione per rivoluzionare il modo in cui un’azienda gestisce i propri magazzini, anche quando si tratta di hub internazionali. È il caso dei grandi centri di distribuzione, dove ogni errore nella comunicazione degli accessi può tradursi in ritardi o, peggio, in vulnerabilità per la sicurezza. Affidarsi alla posta elettronica per gestire questo complesso sistema di operazioni non è una scelta saggia. Occorre un sistema più affidabile, in grado di tracciare ogni movimento con precisione. Ed è questo che ha chiesto un cliente, per gestire gli accessi al suo Global Distribution Center. Ecco com’è andata.
Uno dei nostri clienti, un’azienda con una rete di punti vendita presenti in tutto il mondo, gestisce un Global Distribution Center responsabile del controllo qualità e della distribuzione fisica dei prodotti.
Transitano qui, ogni giorno, centinaia di persone e garantire la sicurezza degli accessi è una priorità. Tuttavia, il metodo in uso fino a poco fa presentava gravi problematiche.
Il vecchio sistema di comunicazione degli accessi ai trasporti, di fatto, avveniva tramite posta elettronica alla guardia del Global Distribution Center. La procedura era scarsamente automatizzata, non strutturata e, di conseguenza, poco sicura. In più:
Le informazioni sugli arrivi venivano quindi comunicate esclusivamente via email alla guardia di turno, che si occupava poi della gestione manuale delle entrate e delle uscite.
Un metodo tanto semplice quanto rischioso.
Ciò esponeva infatti il magazzino a vulnerabilità evidenti, data la mancanza di una tracciabilità precisa delle operazioni e di un controllo per prevenire eventuali accordi tra guardie e soggetti esterni, che avrebbero favorito accessi non autorizzati.
Il problema non era però legato solo alla sicurezza, ma riguardava anche l’efficienza.
La gestione degli appuntamenti era priva di automazioni, frammentata tra le numerose email ricevute quotidianamente dal sistema, con un maggiore rischio di errori involontari.
Ecco che l’azienda si è rivolta a noi per sostituire questo processo antiquato e implementare una soluzione capace di:
La nostra sfida consisteva tanto nella creazione di un’applicazione personalizzata, dotata delle funzionalità necessarie a soddisfare le richieste del cliente, quanto nella ridefinizione del processo di gestione degli accessi, per renderlo automatizzato, profilato e protetto da manipolazioni interne. In questo senso, un importante requisito era impedire che le guardie potessero abusare del nuovo sistema per scopi illeciti.
Dal problema del nostro cliente, è nata l’applicazione “Transport Security”.
Progettata per sostituire il vecchio sistema di gestione degli accessi al magazzino, questa applicazione custom consente di organizzare, tracciare e verificare le entrate di trasportatori e visitatori. Il tutto, rispondendo appieno alle richieste dell’azienda.
In primo luogo, l’app permette alle guardie di vedere solo la programmazione odierna, così da eliminare la possibilità di accordi per ingressi non autorizzati.
Alle guardie viene quindi lasciato il compito di censire all’interno dell’applicazione l’ora di arrivo e di uscita delle persone che transitano nel magazzino, tra chi si occupa del trasporto merci e chi desidera visitare gli uffici aziendali, verificandone l’identità.
In termini di efficienza, il nuovo sistema si basa su tecnologie più moderne della posta elettronica per agevolare le mansioni delle guardie e il controllo da parte dell’azienda.
Ad esempio, abbiamo integrato automazioni che semplificano il tracciamento degli eventi ricorrenti: tramite l’uso di campi dedicati, l’utente può indicare che una determinata persona si presenterà in un dato giorno per la durata di uno specifico periodo di tempo (settimana, mese o anno).
Tutto questo è stato possibile grazie all’integrazione di:
Abbiamo già menzionato il tipo di automazioni implementate a partire da Power Automate; vediamo quindi le funzionalità di Power Apps e SharePoint che hanno portato alla creazione di “Transport Security”.
Con il termine “Canvas App” facciamo riferimento a uno dei principali modelli di sviluppo offerti da Microsoft Power Apps, insieme alle Model-Driven App.
Quando si parla di Canvas App, si intende infatti un tipo di applicazione che permette agli sviluppatori di progettare liberamente l’interfaccia utente partendo da una “tela bianca” (da qui, il termine “canvas”).
Questa modalità consente di disporre controlli, pulsanti, moduli e campi da compilare in modo del tutto personalizzato, dando forma a un'applicazione che risponde esattamente ai flussi e alle esigenze di proprio interesse.
L’approccio è low-code, pensato per accelerare lo sviluppo e consentire anche a chi ha competenze di programmazione non troppo avanzate di ottenere un buon risultato.
Nel nostro caso, abbiamo scelto una Canvas App come punto di partenza per una ragione ben precisa: avevamo bisogno di massima flessibilità nella progettazione dell’interfaccia, in modo da adattarla al ruolo degli operatori addetti all’accesso in magazzino. Ma non solo.
Questa flessibilità ci ha permesso di rendere l’esperienza d’uso estremamente intuitiva, per supportare gli utenti nella meticolosa attività di tracciamento in un ambiente di lavoro dai ritmi serrati, come può esserlo un centro di distribuzione internazionale.
Una Canvas App consente poi di connettersi a fonti dati differenti, tra cui:
Proprio SharePoint Online è stato utilizzato come backend della nostra applicazione, per memorizzare in modo strutturato i dati relativi agli accessi, agli appuntamenti e alle identità verificate dalle guardie.
Abbiamo scelto SharePoint sia per le sue capacità per la gestione di contenuti e informazioni sia per l’integrazione nativa che accomuna tutti i prodotti Microsoft.
Da queste possibilità di integrazione, è stato possibile implementare una gestione centralizzata dei dati, così come automatizzare le attività partendo da Power Automate.
Nello sviluppo della nostra applicazione, SharePoint Online è stato utilizzato come database centrale per gestire i dati relativi agli accessi in magazzino.
Sebbene SharePoint Online venga spesso associato alla creazione di siti intranet, le sue funzionalità lo rendono una piattaforma estremamente valida anche come sistema di archiviazione strutturata per le applicazioni aziendali.
Le liste di SharePoint, in particolare, permettono di organizzare le informazioni secondo specifiche tipologie di dati (testo, date, utenti, allegati, etc.), portando alla creazione di archivi sicuri e intelligenti, nonché facili da gestire anche per chi non ha particolare affinità con la tecnologia.
Per il nostro progetto, abbiamo sfruttato le liste di SharePoint per:
Altro punto di forza è la gestione granulare dei permessi.
Con SharePoint, è infatti possibile definire con precisione chi può visualizzare, modificare o approvare i contenuti archiviati. In questo modo, abbiamo potuto garantire l’accesso delle guardie solo alle informazioni necessarie per svolgere i loro compiti, senza possibilità di interferire con dati sensibili o storicizzati.
Una funzionalità, quindi, che ha reso il nostro sistema più robusto dal punto di vista della sicurezza interna, uno degli obiettivi principali del progetto.
A tutto questo si aggiunge l'integrazione con Power Apps e Power Automate.
Essendo parte dell’ecosistema Microsoft 365, SharePoint può dialogare nativamente (ovvero, senza interventi di natura tecnica) con le altre tecnologie della suite.
Di conseguenza, abbiamo potuto abbattere i tempi di sviluppo, evitando l’integrazione o la configurazione di connettori esterni per automatizzare il controllo degli accessi all’interno della nostra applicazione.
Infine, SharePoint Online è un servizio gestito in cloud da Microsoft.
Cosa significa? In breve:
È stato così possibile offrire al cliente una soluzione scalabile, affidabile e subito operativa, senza introdurre complessità in termini di infrastruttura.
“Transport Security” è in fase di adozione da parte del cliente.
Questa sezione verrà pertanto aggiornata non appena la fase di rollout sarà terminata e avremo raccolto i primi feedback sulla nostra soluzione.
Tuttavia, ci aspettiamo di ottenere i seguenti risultati:
Il team Modern Apps risponde con prontezza alle necessità IT in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale, includendo soluzioni che integrano l’intelligenza artificiale. Le figure tecniche hanno una formazione mirata alla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
