Copilot in Excel: funzionalità e limitazioni

Microsoft 365 Copilot in Excel: una breve introduzione

Microsoft 365 Copilot si integra in Excel per ottimizzare l’analisi dei dati. Basta spiegare all’AI cosa si desidera ottenere, usando le proprie parole, per ricevere:

suggerimenti sulle formule da utilizzare
nuovi grafici e visualizzazioni di approfondimento
insight sugli andamenti attuali e i possibili scenari futuri

Copilot rende così accessibile uno degli strumenti più diffusi e complessi di Microsoft 365, eliminando la necessità di avere competenze tecniche per lavorare in modo produttivo su Excel.

Identifica insight nei dati aziendali con Copilot in Excel

Come accedere a Microsoft 365 Copilot in Excel

Microsoft 365 Copilot è raggiungibile dall’interfaccia principale di Excel, tramite la voce “Copilot” nella barra comandi “Home” in alto a destra. Una volta selezionata, si accede alla finestra di conversazione per lavorare con l’AI nel pannello di destra.

Ci sono tuttavia alcuni punti di attenzione che bisogna conoscere.

In primo luogo, Copilot funziona solamente con file Excel che vengono salvati all’interno del cloud di Microsoft, o sul proprio OneDrive o su SharePoint/Teams.

Oltre a questo, Copilot opera attualmente solo su tabelle di dati. Occorre quindi trasformare un intervallo di celle in una tabella per ricevere il suo supporto. Se non sapete come creare una tabella a partire dai dati inseriti in foglio, ecco i passaggi da seguire:

Selezionare le celle con i dati di interesse
Fare click sul comando “Formatta come tabella” nella barra comandi principale
Specificare la presenza di intestazioni (opzionale)
Confermare la modifica In secondo luogo, Copilot può essere usato solo con i file .xlsx e .xslm presenti in OneDrive e SharePoint. Se il foglio di calcolo è salvato in locale o con un diverso formato, l’icona di Copilot tra i comandi di Excel apparirà come disabilitata (in grigio) e l’utente non potrà accedere alle sue funzionalità.

Infine, solo gli utenti con le giuste licenze possono accedere a Copilot in Excel. Occorre quindi accertarsi di avere le licenze Microsoft 365 idonee e la licenza specifica per Microsoft 365 Copilot.

Le funzionalità di Microsoft 365 Copilot in Excel

L’integrazione di Microsoft 365 Copilot in Excel è stata una delle più attese da quando la nuova AI di Microsoft è stata annunciata. Questo perché l’unione di questi due strumenti rende l’analisi dei dati un processo semplice per tutti gli utenti, soprattutto per i meno esperti nell’uso di tabelle, formule e grafici.

Copilot permette infatti di visualizzare, analizzare e trasformare i dati presenti in un foglio di calcolo, a partire da un singolo prompt. Di seguito, vediamo alcune delle sue funzionalità per Microsoft Excel.

Analisi intelligente dei dati

Gli utenti possono chiedere a Copilot di analizzare le tabelle di un file Excel per mettere in evidenza e approfondire le informazioni più importanti. Per farlo, basta fare click sull’icona di Copilot e selezionare “Analizza”. Vengono quindi mostrati alcuni prompt utili per analizzare i dati in tabella e compare la chat per fare domande e richieste libere.

Una volta lanciata l’analisi, l’AI si occuperà di evidenziare le informazioni rilevanti in base al prompt e alla tipologia di dati raccolti. Inoltre, genera una serie di contenuti che l’utente può utilizzare per approfondire l’analisi, come:

Grafici e visualizzazioni
Oggetti di tabelle pivot
Riepiloghi
Tendenze e outlier

Modellazione rapida dei dati

Microsoft 365 Copilot manipola le tabelle di Excel per aiutare gli utenti a organizzare al meglio i dati e individuare le informazioni più importanti. Può quindi:

Rimuovere spazi inutili
Unire i valori di colonne diverse
Evidenziare ed eliminare i duplicati
Ordinare i dati usando i filtri disponibili
Esplorare i possibili scenari e andamenti futuri

Riguardo l’ultimo punto, è possibile chiedere a Copilot di modellare i dati in base a una variabile per visualizzare, mettere a confronto e capire dalle simulazioni come intervenire per migliorare l’andamento. Ecco un esempio di prompt da utilizzare in questo caso:

“Modella come un aumento del 10% dei valori nella colonna Unità vendute influenzi l’andamento dei valori nella colonna Ricavi annuali”

Aggiunta di nuove formule di colonna

Copilot è in grado di suggerire le formule da utilizzare per creare nuove colonne in una tabella di Excel.

In base al prompt e alla tipologia di dati, propone i calcoli utili per combinare i valori delle colonne presenti in tabella e crearne di nuove per mettere in evidenza informazioni importanti. Per esempio, l’AI potrebbe suggerire l’utilizzo di una formula per esplicitare il profitto di una campagna di marketing oppure il costo totale per lo sviluppo di un prodotto.

Generare formule in Excel con Microsoft Copilot

Le limitazioni di Microsoft 365 Copilot in Excel

Sebbene Copilot in Excel offra innumerevoli vantaggi per la produttività di aziende e professionisti, bisogna considerare che è uno strumento ancora in fase di sviluppo. Presenta quindi alcune limitazioni che (crediamo) Microsoft risolverà nel breve periodo. Tra queste, evidenziamo le seguenti:

Copilot può attualmente lavorare sulle tabelle di Excel che contengono 2 milioni di celle max.
Funzionalità come i suggerimenti per le formule di colonna o l’ordinamento dei dati tramite filtri potrebbero richiedere anche 1 minuto per essere applicate in tabelle di grandi dimensioni.

Inoltre, Microsoft 365 Copilot risponde alle richieste fatte in una delle seguenti lingue:

Inglese
Spagnolo
Giapponese
Francese
Tedesco
Portoghese
Italiano
Cinese semplificato

Nel corso del 2024, arriveranno tuttavia 17 nuove lingue supportate dalla soluzione.

FAQ su Microsoft Copilot in Excel

Come accedo a Copilot in Excel?Per accedere a Copilot in Excel, vai alla scheda ‘Home’ e clicca sull’icona ‘Copilot’. È necessario che i file Excel siano salvati su OneDrive o SharePoint.

Quali funzioni offre Copilot in Excel?Copilot in Excel aiuta con l’analisi dei dati, suggerendo formule, generando grafici e evidenziando tendenze e approfondimenti tramite prompt.

Quali sono le limitazioni di Copilot in Excel?Copilot supporta fino a 2 milioni di celle e funziona con file .xlsx e .xlsm. Ha anche un supporto linguistico limitato.

Come aiuta Copilot in Excel con la modellazione dei dati?Copilot aiuta a organizzare i dati, rimuovere duplicati e modellare tendenze basate su variabili tramite la previsione di scenari futuri.

Copilot in Excel può suggerire formule?Sì, Copilot può suggerire formule per creare nuove colonne basate sui dati forniti, semplificando i calcoli complessi.

Quali formati di file supporta Copilot in Excel?Copilot supporta file .xlsx e .xlsm salvati su OneDrive o SharePoint. I file locali o in formati non supportati non funzioneranno con Copilot.

Quali lingue supporta Copilot in Excel?Copilot supporta lingue come inglese, spagnolo, francese, tedesco e altre, con ulteriori lingue previste per il 2024.