ShareGate è uno strumento di migrazione che semplifica e accelera i processi di trasferimento, consentendo di migrare direttamente all’ultima versione di SharePoint o a Microsoft 365, senza tempi di inattività. Ben noto e ampiamente utilizzato nella community della piattaforma di collaborazione Microsoft, ShareGate è considerato uno degli strumenti di migrazione più affidabili e facili da usare. I casi d’uso più comuni includono l’esigenza di spostarsi rapidamente su SharePoint, eseguire un upgrade diretto all’ultima versione disponibile oppure migrare condivisioni file direttamente all’interno dell’ambiente SharePoint. In questo articolo daremo uno sguardo più da vicino a che cos’è ShareGate, quali sono le sue caratteristiche principali e quali sono i benefici che lo contraddistinguono.
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Ridurre i costi nei sistemi IT e mantenersi aggiornati in uno stato supportato sono le forze trainanti principali nelle decisioni relative alle migrazioni verso nuove piattaforme nelle organizzazioni. Ci sono aziende che tipicamente lavorano su file share di rete e desiderano migrare da questi a una piattaforma collaborativa moderna come SharePoint.
Esistono anche aziende che hanno già SharePoint in uso ma che vogliono passare a Office 365 o aggiornare alla versione più recente di SharePoint. Le migrazioni sono complesse e devono essere pianificate e strategizzate correttamente, sia con un reparto IT interno sia tramite consulenze con esperti di settore in SharePoint.
Per facilitare il trasferimento di contenuti verso l’ultima versione di SharePoint o Microsoft 365, provenendo da un ambiente SharePoint esistente o da file share, le organizzazioni necessitano di uno strumento di migrazione che consenta di spostare facilmente i contenuti.
ShareGate è uno di questi strumenti. Facile da usare e conveniente, il tool può aiutare a migrare dati aziendali critici da una piattaforma all’altra, come parte della fase di transizione e dismissione di un’azienda.
Tra gli strumenti più utilizzati per la migrazione dei dati verso e all’interno di ambienti SharePoint, ShareGate può essere il tool che si stava cercando per garantire alle proprie risorse digitali il processo di migrazione più efficiente e sicuro possibile. È, inoltre, uno dei tool più utilizzati e apprezzati nel parco strumenti degli esperti di Dev4Side. Vediamo quindi nelle prossime sezioni di capire insieme cos’è e come può aiutarci.
Ma prima, facciamo un breve ripasso.
La migrazione dei dati su SharePoint è il processo di trasferimento di dati, configurazioni e funzionalità da un ambiente SharePoint esistente (ad esempio una versione legacy o on-premise) a un nuovo ambiente, come SharePoint Online o un'altra versione aggiornata della piattaforma Microsoft 365.
In questo processo sono coinvolti diversi elementi che costituiscono i siti di collaborazione o comunicazione, come l’extranet o l’intranet aziendale. Tra questi elementi troviamo:
Non si tratta semplicemente di spostare file da un punto all’altro, ma rappresenta un’opportunità per trasformare il modo in cui l’organizzazione gestisce, organizza e accede ai propri dati.
Gli strumenti e i servizi giusti possono semplificare il processo di migrazione e garantirne l’adattamento alle esigenze specifiche della tua organizzazione. Comprendere le opzioni disponibili è fondamentale per costruire una strategia di migrazione su SharePoint efficace e su misura.
Scegliendo gli strumenti e il supporto adeguati, il proprio team può passare a SharePoint (o aggiornare il proprio ambiente SharePoint) senza interruzioni, creando uno spazio di lavoro efficiente e produttivo che favorisca la crescita futura.
E sebbene l’ottimo SharePoint Migration Tool messo a disposizione da Microsoft rimanga sempre una soluzione solida, spesso si può aver bisogno di strumenti un po’ più versatili, specialmente quando si parla di migrazioni su larga scala che possono impegnare molto tempo e presentare complessità che lo strumento messo a disposizione dalla casa di Redmond potrebbe non essere in grado di gestire nei minimi dettagli.
Ed è qui che entra in gioco ShareGate.
ShareGate è un software progettato per facilitare e velocizzare la migrazione di dati e contenuti verso SharePoint e Microsoft 365. Grazie a un’interfaccia intuitiva e a funzionalità avanzate, permette di trasferire informazioni in modo sicuro, efficiente e senza interruzioni operative, supportando anche aggiornamenti diretti alle versioni più recenti della piattaforma.
Oltre alla migrazione, ShareGate offre strumenti per la gestione e il monitoraggio dei contenuti, rendendolo una soluzione completa e affidabile molto apprezzata nelle organizzazioni che utilizzano l’ecosistema Microsoft.
Il software consente processi di migrazione fluidi sia tra versioni uguali che differenti di SharePoint e offre migrazioni di dati illimitate e un’interfaccia software facile da usare. È disponibile anche la possibilità di formare gli utenti all’interno delle organizzazioni su come eseguire migrazioni SharePoint utilizzando lo strumento, per garantire benefici continui e massimizzare il valore dell’investimento nel prodotto.
Il motivo principale per scegliere ShareGate è la sua semplicità d’uso: non ci sono limiti alla quantità di dati migrabili, permette alle organizzazioni di risparmiare tempo durante il trasferimento dei contenuti verso SharePoint ed è riconosciuto come uno degli strumenti di migrazione leader nel settore.
Inoltre, ShareGate offre ora la possibilità di eseguire migrazioni sia di SharePoint che di Nintex tramite il prodotto con licenza ShareGate for Nintex.
Nella tabella qui sotto abbiamo elencato alcune delle sue caratteristiche chiave per comprendere meglio le funzionalità messe a disposizione degli utenti:
La “Insane mode” è un’impostazione presente in ShareGate Migrate che permette di migrare o importare contenuti e oggetti più rapidamente. Può essere utilizzata sia in ambienti on-premises che in Microsoft 365.
Questa modalità sfrutta la Migration API di Microsoft per spostare volumi maggiori di dati. Questo processo aiuta anche a ridurre il throttling nel tenant di Microsoft 365.
In pratica, consente a ShareGate Migrate di inviare rapidamente i file ad Azure, dove il Datacenter Microsoft li riposiziona correttamente nell’ambiente di origine. Essendo tutto ospitato nel cloud, l’impatto sulle risorse è minimo. La Migration API utilizza lo storage Azure incluso a destinazione per agevolare la transizione dei contenuti.
Per una migrazione on-premises, Insane mode permette di acquisire i dati a una velocità superiore rispetto alla modalità Normal, quindi, pur generando un impatto, questo rimane contenuto purché sia installata la Server Extension (che riduce il numero di chiamate per ogni operazione).
In ambienti on-premises, Insane mode utilizza la Server Extension (versione 1.8.3 o superiore) sul server di destinazione per migliorare le prestazioni e la velocità della migrazione.
Una migrazione in Insane mode verso Microsoft 365 o SharePoint può essere particolarmente vantaggiosa per le procedure di copia di soli contenuti. Nelle operazioni di copia di struttura e contenuti, gli oggetti del sito (con alcune eccezioni) vengono ricreati con le impostazioni corrette a destinazione. L’impatto è ridotto se la maggior parte dei contenuti è di tipo strutturale. Avere la Server Extension correttamente installata riduce sempre la possibilità di problemi.
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Ora che abbiamo un’idea generale delle feature di ShareGate è arrivato il momento di dare uno sguardo alle due offerte principali per il tool, ovvero Essentials e Pro.
ShareGate Essentials è una soluzione di migrazione progettata per organizzazioni che devono trasferire meno di 1 TB di dati da ambienti SharePoint on-premises o tenant Microsoft 365 legacy a un nuovo ambiente Microsoft 365.
Il software viene installato su un singolo computer (workstation o server) e non può essere utilizzato contemporaneamente su più dispositivi. Questo significa che tutte le migrazioni avvengono in modo sequenziale e non possono essere eseguite in parallelo su più macchine.
Essentials è adatto a progetti di migrazione di base con bassa complessità, come organizzazioni che necessitano di migrare singoli siti SharePoint, strutture Teams o dati OneDrive, e che non richiedono migrazioni parallele o funzionalità avanzate di governance.
ShareGate Pro è una soluzione di migrazione pensata per organizzazioni che devono trasferire da 1 a 5 TB di dati da ambienti SharePoint on-premises, tenant Microsoft 365 legacy o Exchange Online verso un nuovo ambiente Microsoft 365.
A differenza di Essentials, il software può essere installato su un massimo di cinque computer simultaneamente, permettendo migrazioni parallele e riducendo significativamente i tempi di migrazione.
Pro è pensato per migrazioni di media-alta complessità, come organizzazioni che devono trasferire grandi siti SharePoint, ambienti Microsoft Teams, dati OneDrive e caselle di posta Exchange, richiedendo inoltre strumenti di governance per la gestione a lungo termine della sicurezza IT e della compliance.
Le organizzazioni che necessitano di trasferire grandi volumi di dati rapidamente, migrare più workload contemporaneamente o stabilire una gestione IT sicura e conforme nel tempo potranno dunque trarre enorme beneficio dalla versione Pro.
Ma ci sono anche altre differenze chiave aggiuntive. Vediamole più nel dettaglio.
ShareGate Essentials supporta solo la migrazione di file e dati e non include la migrazione delle caselle di posta.
Con ShareGate Pro, invece, è possibile migrare le caselle di posta di Exchange Online tra tenant Microsoft 365, includendo email, calendari e contatti
Questa funzionalità estesa è particolarmente rilevante per organizzazioni che stanno affrontando fusioni, acquisizioni o ristrutturazioni, dove la comunicazione email critica per il business deve essere trasferita in modo fluido e senza interruzioni.
Migrare a Microsoft 365 o SharePoint è solo il primo passo. Dopo la migrazione, il nuovo ambiente deve rimanere strutturato, sicuro e conforme. Senza politiche chiare, si rischia l’accesso non autorizzato, la perdita di dati o violazioni normative. ShareGate Essentials non include strumenti di governance.
Solo ShareGate Pro offre ShareGate Protect per supportare funzioni essenziali di governance:
Le organizzazioni che devono migrare rapidamente a SharePoint e 365 beneficiano di un maggiore ritorno sull’investimento (ROI) dato che, con ShareGate Pro, il processo è più efficiente perché le migrazioni parallele riducono significativamente i tempi di migrazione e dopo la migrazione è richiesto meno lavoro manuale di correzione. Inoltre, le caselle di posta vengono trasferite senza interruzioni, evitando perdite di dati e downtime, e si verificano meno errori e ritardi grazie a processi automatizzati e strumenti di governance.
ShareGate è, come abbiamo potuto vedere, uno strumento di incredibile versatilità e utilità per operazioni di media e larga scala, ma è nelle mani di professionisti esperti che questo tool può esprimere davvero tutto il suo potenziale.
Che genere di professionisti? Quelli di Dev4Side ad esempio.
Con oltre quindici anni di esperienza nel settore del software aziendale e un catalogo di oltre 50 applicazioni verticali per Microsoft SharePoint, siamo il miglior fornitore che si possa trovare in Italia per i progetti basati su SharePoint Online per intranet e extranet.
Dev4Side Software ha lanciato la miglior intranet aziendale (intranet.ai), con più di 200 installazioni in tutto il mondo e con più di 50 app verticali, pronte all'uso per le principali esigenze aziendali.
Per quanto concerne l’aspetto migrazione, i nostri professionisti saranno a vostra disposizione per facilitare la transizione delle vostre intranet e knowledge base a SharePoint, con l'obiettivo di ottimizzare i costi infrastrutturali e di gestione, nonché di massimizzare l'utilizzo delle avanzate funzionalità collaborative offerte dalla piattaforma Cloud.
Ci occupiamo non solo dell'intranet, ma anche della transizione di file share e tenant completi, tra cui Teams e Mailbox, garantendo una gestione fluida e efficiente di tutte le risorse digitali aziendali.
La nostra competenza con i principali software utilizzati per la migrazione dati verso SharePoint, tra cui ShareGate, ci dà la possibilità di adattarci a progetti dagli scope e dalle dimensioni più varie e abbiamo collaborato sia con piccole-medie imprese, sia con clienti internazionali come aziende del calibro di MSC Crociere.
Se siete quindi in cerca di un partner professionale, competente e con una lunga esperienza nel settore che vi aiuti con i vostri progetti di migrazione, Dev4Side potrebbe essere la soluzione che fa al caso vostro. E se volete che siano i fatti a parlare, potrete trovare qui i casi studio dei nostri migliori progetti, stilati dagli stessi esperti che li hanno seguiti.
La migrazione dati verso SharePoint è un processo solo in apparenza semplice, che nasconde tra i suoi passaggi insidie e imprevisti di ogni genere, specialmente se si tratta di migrazioni di dimensioni considerevoli come possono essere quelle di una piccola-media impresa ben avviata o di una grande organizzazione.
È per questo che è necessario affidarsi ai migliori tool a disposizione sul mercato per poter mettere in atto i nostri piani di migrazione nella maniera più efficace possibile e ShareGate rientra senza dubbio nella categoria.
Il tool di Workleap nelle mani di professionisti esperti (come quelli di Dev4Side) può, grazie alla sua vasta gamma di feature e alla sua estrema versatilità, fare realmente la differenza tra un processo di migrazione dati di successo e un possibile disastro che nel migliore dei casi non farà altro che consumare il proprio tempo e le proprie risorse umane ed economiche.
1) Che cos’è ShareGate e a cosa serve?
ShareGate è un software che aiuta a migrare dati e contenuti verso SharePoint e Microsoft 365 in modo sicuro e veloce, con un’interfaccia semplice e funzionalità avanzate per gestire e controllare l’intero processo.
2) ShareGate permette di migrare senza downtime?
Sì: l’obiettivo è eseguire migrazioni senza interruzioni operative, riducendo l’impatto sugli utenti e consentendo un passaggio graduale verso l’ambiente di destinazione.
3) Quali scenari copre ShareGate?
È usato spesso per: migrazione da SharePoint on-premises a SharePoint Online, upgrade tra versioni di SharePoint, migrazione da file share a SharePoint/Microsoft 365 e consolidamento di ambienti Microsoft 365.
4) Cosa include una migrazione SharePoint “completa”?
Non solo file: tipicamente si migrano struttura dei siti, liste e librerie, documenti e metadati, permessi e configurazioni di sicurezza, oltre a componenti e personalizzazioni (a seconda dello scenario).
5) ShareGate è adatto alle migrazioni su larga scala?
Sì: è pensato anche per progetti con grandi volumi di dati grazie a funzioni come migrazione dati illimitata, modalità di accelerazione e reportistica pre/post migrazione.
Il team Modern Work è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione di soluzioni personalizzate all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft e Azure e implementiamo processi aziendali pensati per massimizzare l'investimento in Microsoft 365.
