Piattaforma per la creazione e l'approvazione delle procedure
La soluzione che Dev4Side ha realizzato per la gestione delle procedure aziendali estende Microsoft SharePoint, trasformandolo in una piattaforma altamente personalizzata che risponde alle specifiche esigenze di un'azienda multinazionale. L'applicazione sviluppata non solo facilita la creazione, l'approvazione e la distribuzione delle procedure, ma introduce anche un livello di personalizzazione e controllo che migliora significativamente l'efficienza e l'accessibilità dei documenti aziendali. Approfondendo le funzionalità implementate e il loro impatto sull'organizzazione, siamo riusciti ad implementare:
Dev4Side ha esteso le capacità di Microsoft SharePoint, introducendo pulsanti personalizzati e flussi di lavoro automatizzati che si adattano perfettamente alle necessità del cliente. La facilità di avviare processi di approvazione con un singolo clic riduce notevolmente il tempo e minimizza gli errori manuali, semplificando l'interazione per gli utenti coinvolti e ottimizzando i processi aziendali.
La procedura viene creata in modalità “draft” da un primo dipendente che, grazie alla presenza un pulsante custom, fa iniziare il flusso di approvazione del documento. Successivamente, il documento viene inviato sequenzialmente a una serie di dipendenti responsabili identificati tramite una lista SharePoint. Ogni dipendente ha quindi la possibilità di approvare il documento tramite un apposito pulsante e, nel caso in cui decida di rifiutare la procedura, di far ripartire il flusso di approvazione da capo.
Alla fine dell’intero processo di approvazione, vengono impostati i permessi di accesso e il documento viene inviato a tutti gli utenti che devono avere accesso alla procedura.
Un'aspetto cruciale è stata la gestione della sicurezza e la gestione dei permessi, garantendo che solo gli utenti con autorizzazioni adeguate possano accedere a documenti specifici. Attraverso un sistema di gestione dei permessi avanzato assicuriamo una protezione efficace delle informazioni sensibili, con un' elevata granurarità e rispettando le politiche di sicurezza aziendali e prevenendo accessi non autorizzati.
Grazie alla piattaforma per la gestione delle procedure aziendali è inoltre possibile concedere permessi di accesso per fare sì che solamente i dipendenti che ne hanno bisogno possano vedere i documenti.
Le procedure corporate sono quindi accessibili a tutti i dipendenti aziendali mentre quelle inserite nelle librerie division e local presentano un campo apposito per permettere all’azienda di indicare quali utenti devono avere accesso ai documenti. È infine presente un campo denominato “custom readers” che permette sia di concedere i permessi di accesso anche a dipendenti che non fanno parte dei gruppi identificati precedentemente che di limitare i permessi di accesso a un gruppo di utenti più ristretto.
Questo processo è interamente gestito da un’applicazione esterna che permette all’azienda di abbinare i metadati dei documenti ai gruppi e agli utenti presenti sull’ Active Directory aziendale in modo da inviare correttamente le comunicazioni ai dipendenti interessati.
L'interfaccia utente della piattaforma, mantiene il look'n fell di Microsoft SharePoint, ed è stata concepita per essere immediatamente comprensibile e facilmente utilizzabile da tutti i dipendenti, riducendo così la curva di apprendimento e promuovendo una rapida adozione del sistema senza la necessità di formazione estensiva. Tutte le personalizzazioni sono state sviuppate garantendo un'elevata compatibilità ed implementando le personalizzazioni tramite l'utilizzo di SharePoint Framework
La piattaforma consente una raccolta efficiente di feedback dopo la pubblicazione di una procedura, facilitando un processo di miglioramento continuo. La funzionalità di inserimento commenti, integrata nella soluzione, permette ai responsabili di comunicare le proprie valutazioni, che vengono poi distribuite a tutti gli utenti autorizzati a consultare la procedura.
Grazie all'utilizzo di Microsoft SharePoint, Dev4Side ha disegnato un sistema di archiviazione intelligente, con librerie dedicate accessibili esclusivamente da utenti autorizzati. Questa funzionalità non solo aiuta a mantenere uno storico delle procedure chiaro e organizzato, ma facilita anche la ricerca e l'accesso a documentazioni e versioni precedenti da parte dei dipendenti.
In sintesi, sfruttando le capacità di Microsoft SharePoint, Dev4Side ha fornito al suo cliente una piattaforma personalizzata per la gestione delle procedure aziendali che non solo ottimizza i processi interni ma garantisce anche sicurezza, personalizzazione e facilità d'uso.
Il team Modern Apps è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft ed Azure e implementiamo processi aziendali che si integrano e massimizzano l'investimento aziendale effettuato con Microsoft 365.
