Intranet SharePoint in ambito Luxury

Sviluppo di una intranet SharePoint innovativa e personalizzabile per un’azienda nel mercato del lusso. Una soluzione, voluta da un nostro cliente che opera nel mercato del lusso, che si presenta agli utenti della intranet con un layout elegante e curato, funzionalità incentrate sull’utente finale per l’accesso ai contenuti e, soprattutto, servizi che l’azienda mette a disposizione.

La sfida

La gestione di un progetto enterprise in cui sono state coinvolte figure da diversi dipartimenti e dalle 18 nazioni in cui il cliente è posizionato.

La creazione di un’architettura complessa, completamente integrata su SharePoint, in grado di offrire funzionalità al massimo delle performance e l’implementazione di una intranet orientata all’utente, in cui ogni contenuto e funzionalità viene presentata in base alla posizione, agli interessi e alle scelte specifiche dell’utente, mediante la creazione e posizionamento di widget personalizzati.

La cura del dettaglio grafico e di una User Experience di alto livello su un prodotto come SharePoint, che non offre molte possibilità dal punto di vista del layout.

La nostra soluzione

Abbiamo creato una intranet SharePoint che pone l’utente al centro ed è interamente personalizzabile fin dalla homepage, dalla ricerca e dalle news, che vengono targettizzate sulla base dell’appartenenza a un dipartimento o a una nazione pur mantenendo sempre uno stesso stile grafico.

Abbiamo implementato widget per accedere alla mail, al calendario e ai propri task e creato un team site per ogni nazione. Sono inoltre state implementate una people directory aziendale, l’organigramma e una moltitudine di funzionalità più operative come l’approvazione dei viaggi, delle spese e degli ordini.

Infine, sono stati garantiti il funzionamento tramite PC e tablet, il single sign on e il monitoraggio degli accessi e dei comportamenti.

L’architettura tecnica: SPFx e personalizzazione avanzata

SharePoint out-of-the-box non era sufficiente. Un brand luxury ha standard estetici precisi: font proprietari, palette colori controllata, layout che rispecchiano l’identità visiva del gruppo. Per raggiungere quel livello di finitura, abbiamo costruito l’intera interfaccia tramite SharePoint Framework (SPFx), sviluppando web part e application customizer completamente custom.

Ogni elemento della homepage, dalla barra di navigazione ai widget di produttività, è una web part SPFx indipendente. Questo ci ha permesso di applicare un theming brand-consistent senza toccare i template nativi di SharePoint, mantenendo al tempo stesso la piena compatibilità con gli aggiornamenti della piattaforma Microsoft.

Il targeting dei contenuti è gestito tramite le audience di SharePoint combinate con logica custom nelle web part. Un utente del dipartimento Retail in Francia vede news, comunicati e strumenti operativi diversi rispetto a un collega dell’ufficio HR in Giappone, ma la grafica e l’esperienza rimangono identiche. Questo approccio garantisce rilevanza senza moltiplicare il lavoro redazionale del team centrale.

I widget per mail, calendario e task si integrano direttamente con Microsoft Graph API, recuperando i dati in tempo reale dall’account Microsoft 365 di ciascun utente. Il risultato è una homepage che funziona anche da punto di partenza per la giornata lavorativa, senza dover aprire Outlook o Teams separatamente.

La gestione del progetto internazionale

Coordinare un progetto su 18 nazioni significa confrontarsi con 18 realtà diverse: lingue, fusi orari, normative locali, abitudini lavorative e livelli di maturità digitale molto differenti tra loro. Fin dall’avvio, abbiamo scelto un approccio di rollout progressivo per nazione, invece di un lancio simultaneo globale.

Ogni paese ha avuto una fase di onboarding dedicata, con sessioni di formazione nella lingua locale e un referente interno nominato come “intranet champion”. Questo ha abbassato la resistenza al cambiamento e ha accelerato l’adozione, perché ogni team ha vissuto il lancio come un progetto proprio, non come un’imposizione dall’headquarters.

Sul fronte tecnico, i team site nazionali sono il nodo centrale di questa autonomia. Ogni nazione dispone di uno spazio SharePoint gestito localmente, dove i comunicati, i documenti operativi e le news vengono pubblicati in autonomia. La governance centrale definisce però le regole: struttura delle cartelle, permessi, standard di naming e template di pagina. Nessun team locale può alterare il design globale o pubblicare contenuti fuori dai canali previsti.

Il change management ha richiesto un lavoro altrettanto strutturato quanto quello tecnico. Abbiamo affiancato il cliente nella preparazione dei materiali di comunicazione interna, nella definizione dei messaggi chiave per il lancio e nel monitoraggio dell’adozione nelle settimane successive al go-live. I dati di accesso raccolti dalla piattaforma hanno permesso di identificare rapidamente le nazioni con adozione più bassa e di intervenire con sessioni di supporto mirate.

Risultati raggiunti

La intranet SharePoint è in uso quotidiano su una popolazione di 4.000 utenti interni ed è stata nominata come la seconda migliore intranet in un contest a livello europeo nell’anno successivo alla sua implementazione.

L’adozione da parte degli utenti è stata massima:

• P**ersonalizzazione:**il 90% degli utenti ha personalizzato la propria home page.‍
• ‍**Visualizzazioni:**la intranet registra una media di 6.800 visualizzazioni di pagina al giorno.‍
• ‍**Team site:**sono stati creati oltre 200 team site su Microsoft 365 e ne nascono sempre di più.