Una intranet è molto più di uno spazio dove condividere file e informazioni: serve per rafforzare la comunicazione interna, migliorare l’accessibilità ai servizi e valorizzare l’identità del brand. Questo vale soprattutto per le realtà internazionali, che devono poter contare su un ambiente in grado di rispondere alle esigenze globali e locali delle loro sedi sparse in tutto il mondo. Riuscire a coordinare i team distribuiti, pur mantenendo una buona UX, non è un’impresa facile. Ma cosa succede quando si decide di migrare la propria intranet da SharePoint On-Prem a SharePoint Online, puntando sulle funzionalità del cloud per supportare la community aziendale? Un cliente ci ha posto questa domanda. Ecco com’è andata.
Il nostro cliente si è trovato davanti a una sfida importante, sempre più comune in aziende di grandi dimensioni e con un respiro internazionale.
La richiesta era infatti di creare una nuova intranet con cui sostituire il digital workplace attuale, ancora basato su SharePoint 2013, e in grado di rispondere a esigenze molto diverse tra loro attraverso un’esperienza utente quanto più fluida possibile.
Era quindi necessaria una piattaforma:
Nonostante ciò implicasse riprogettare l’intero ambiente digitale in uso, dall’architettura all’interazione con i contenuti, la vera complessità era di natura operativa.
Il progetto coinvolgeva un team distribuito in più Paesi, con aspettative differenti e processi spesso non allineati. Coordinare un gruppo tanto eterogeneo e portarlo verso una visione comune era di per sé una grande sfida.
In parallelo, il cliente aveva bisogno di funzionalità personalizzate, pensate per l’organizzazione ma senza superare i limiti imposti dal budget a disposizione.
Bisognava evitare di costruire un portale troppo complesso o troppo costoso da mantenere e, per arrivare alla giusta soluzione, era necessario un approccio equilibrato che garantisse il massimo valore per gli utenti con investimenti sostenibili per l’azienda.
Altra priorità riguardava il design.
Il cliente desiderava valorizzare il brand attraverso un’interfaccia elegante e moderna, senza appesantire la navigazione. Spesso, infatti, le scelte estetiche d’impatto possono diventare un ostacolo in termini di usabilità, se gestite nel modo sbagliato.
Infine, c’erano i contenuti.
Come organizzare le informazioni per rendere più accessibili sia i contenuti globali, rivolti a tutta l’azienda, che quelli locali, pensati per i singoli uffici?
Trovare risposta a questa domanda era una questione delicata, dato che da ciò dipendeva il modo in cui le persone avrebbero percepito l’utilità della piattaforma.
Se le informazioni di interesse non sono semplici da reperire, il rischio è sempre quello di non ottenere i risultati sperati in termini di adozione della nuova piattaforma. L’azienda avrebbe quindi rischiato di sprecare il proprio investimento.
Per noi, la soluzione era ovvia fin dall’inizio: creare sì una intranet, ma basata su SharePoint Online.
Per rispondere alle esigenze del cliente e superare le principali criticità, elencate poco fa, abbiamo fornito una soluzione intranet su misura, solida e al tempo stesso flessibile.
Ma partiamo dalla fase iniziale del progetto, ovvero la migrazione da SharePoint On-Prem, una versione datata del sistema, a SharePoint Online, con cui è possibile sfruttare tutti i vantaggi offerti dal cloud Microsoft.
Non si trattava, però, di una semplice migrazione tecnica: il trasferimento dei dati richiedeva la gestione di due fasi complementari.
Nella prima fase, ci siamo concentrati sull’analisi e mappatura dei contenuti esistenti che ci avrebbero permesso di capire quali informazioni mantenere, quali aggiornare e quali eliminare direttamente.
L’obiettivo era garantire che solo i contenuti utili fossero spostati in SharePoint.
La seconda fase consisteva nella costruzione della nuova intranet.
E qui il lavoro è andato ben oltre la semplice riorganizzazione dei contenuti.
Sono state infatti create nuove aree e sezioni, pensate per facilitare l’accesso ai servizi, migliorare la comunicazione interna e valorizzare la cultura aziendale. Ogni elemento è stato progettato per essere fruibile anche da dispositivi mobili e per rispecchiare con precisione l’identità visiva del brand.
Naturalmente, lungo il percorso non sono mancate le difficoltà.
Il team di progetto interno al cliente, inizialmente poco reattivo, ha richiesto qualche sforzo per essere coinvolto nella creazione e, soprattutto, nella personalizzazione della intranet.
In più, i processi si basavano su policy rigide e su un sistema di approvazione specifico per ogni modifica da apportare all’infrastruttura. Anche l’analisi iniziale ha richiesto tempo e attenzione, a causa della capillarità che caratterizzava l’ecosistema digitale esistente, ricco di ramificazioni difficili da mappare.
Nonostante tutto, con metodo e spirito di squadra, il progetto è andato a buon fine e il cliente ha potuto finalmente digitalizzare con successo le proprie attività e i propri servizi, toccando con mano l’importanza del cloud e di una intranet centrata sugli utenti.
Scegliere il cloud significa fare un investimento sul futuro della propria azienda. Non un futuro astratto, intendiamoci, ma un futuro fatto di tecnologie più moderne, processi più semplici, dati più sicuri e persone più libere di lavorare ovunque desiderano, con maggior produttività e benessere.
La migrazione al cloud, e in particolare a Microsoft 365, consente di ottenere tutto questo. Parliamo di una piattaforma che unisce in un solo ambiente:
Con il cloud di Microsoft, non serve gestire server fisici o preoccuparsi degli aggiornamenti e della compatibilità tra sistemi differenti, perché ogni componente di questo ecosistema è già predisposto per essere accessibile, affidabile e coerente.
In più, si tratta di un ecosistema costruito attorno al lavoro delle persone: SharePoint, Teams, OneDrive, Outlook... ogni applicazione comunica con le altre, semplifica la collaborazione e riduce il tempo necessario per svolgere le attività quotidiane.
Proprio la intranet di SharePoint Online è il punto di partenza in questa trasformazione.
Da semplice portale documentale, la intranet basata su SharePoint Online è diventata il cuore del digital workplace dove trovare tutto ciò di cui si può avere bisogno in azienda: news, iniziative, risorse interne, servizi HR, procedure, applicazioni e altro ancora.
Questa intranet è l’ingresso verso un digital workplace nel cloud.
Al suo interno, l’identità del brand si riflette nel design dell’interfaccia e l’esperienza utente fa la differenza tra un sistema che funziona e uno che viene davvero utilizzato. Anche la sicurezza non è più un onere, ma un punto di forza: Microsoft investe ogni anno miliardi di dollari per proteggere i dati dei clienti, offrendo soluzioni avanzate per la protezione delle informazioni, la gestione degli accessi e la conformità alle normative.
Parlando poi di costi, l’utilizzo di una soluzione cloud consente una gestione più trasparente e sostenibile, in quanto si paga solo ciò che si usa.
La migrazione da SharePoint On-Prem a SharePoint Online è stata realizzata con successo ed è stata ultimata con la creazione di una nuova intranet, dotata di funzionalità custom per soddisfare le esigenze di tutto il personale senza compromessi.
Abbiamo raccolto subito feedback positivi dal cliente e dagli utenti, che hanno adottato in breve tempo la intranet come strumento di lavoro quotidiano.
Da quando il portale è attivo, le sedi aziendali hanno registrato miglioramenti nel modo in cui le informazioni vengono distribuite e scambiate tra colleghi appartenenti sia a uno stesso team che a reparti differenti.
Continueremo a monitorare insieme al cliente le performance della intranet, per assicurarci che le sue funzionalità sappiano sempre rispondere alle esigenze dell’azienda.
Il team Modern Work è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione di soluzioni personalizzate all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft e Azure e implementiamo processi aziendali pensati per massimizzare l'investimento in Microsoft 365.
