La contabilità è un'attività aziendale fondamentale per le imprese di qualsiasi settore. Attualmente, il mercato offre un'ampia gamma di software contabili che le aziende possono utilizzare per soddisfare le proprie esigenze. QuickBooks e Microsoft Dynamics 365 sono due delle applicazioni più diffuse a livello globale e se si sta cercando di decidere tra le due, è arrivato il momento di metterle a confronto una volta per tutte. In questo articolo andremo a parlare delle due soluzioni un po’ più nel dettaglio e cercheremo di capire qual è la scelta migliore per il proprio business.
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Una delle domande più comuni che si pongono le piccole e medie imprese è: "Quale software dovrei utilizzare adesso?" e "Cosa ci guadagno?". È comprensibile, considerando che la migrazione da un sistema già conosciuto comporta un grande investimento in termini di tempo, denaro ed energie. Nel caso della contabilità, queste domande diventano ancora più rilevanti.
Sia QuickBooks che Microsoft Dynamics 365 Business Central sono soluzioni software che offrono funzionalità contabili per le aziende. Non solo: entrambi sono tra le piattaforme di contabilità più apprezzate sul mercato.
Queste due piattaforme basate sul cloud sono utilizzate da migliaia di organizzazioni in tutto il mondo, in ogni settore, e includono strumenti moderni e intelligenti per aiutare le imprese a gestire le proprie finanze. Tuttavia, al di là di queste somiglianze, le due soluzioni sono profondamente diverse e nelle prossime sezioni cercheremo di capire come e quale delle due scegliere.
In questo contesto, è fondamentale comprendere i requisiti di base della propria azienda per poter scegliere una soluzione pratica ed efficace. Prima di confrontare le funzionalità, gli strumenti e le capacità di Business Central e QuickBooks, è utile conoscerli meglio. Vediamoli quindi singolarmente.
QuickBooks è una piattaforma di software contabile che i team possono utilizzare per gestire entrate e uscite, nonché per monitorare la salute finanziaria dell’azienda. QuickBooks è di proprietà di Intuit ed è disponibile da molto tempo — già nel 1983 Intuit aveva lanciato un prodotto chiamato “Quicken”.
La piattaforma offre una suite di prodotti particolarmente adatti a liberi professionisti, start-up e piccole imprese. Grazie agli strumenti inclusi, i team possono emettere fatture ai clienti, pagare le bollette, generare fatture e altri report finanziari, preparare le dichiarazioni fiscali e molto altro.
La piattaforma offre anche diverse opzioni di distribuzione per adattarsi alle esigenze aziendali, permettendo persino di trasferire i dati da un server pubblico a uno privato, quando necessario.
È disponibile in diverse versioni, pensate per rispondere alle necessità di varie tipologie di aziende:
Essendo uno dei software contabili più popolari, QuickBooks offre una serie di strumenti e funzionalità che aiutano le aziende a gestire efficacemente le proprie finanze.
Le aziende possono creare fatture impeccabili e inviarle ai clienti tramite diversi canali, come email e SMS, utilizzando QuickBooks. L'applicazione offre sei modelli di fattura predefiniti tra cui scegliere. I modelli sono completamente personalizzabili, così da poter aggiungere loghi e modificare i colori in linea con il branding aziendale.
Le organizzazioni possono anche includere nei documenti link per bonifici bancari e altri gateway di pagamento, accelerando così il processo di riscossione e offrendo un'esperienza cliente più fluida.
QuickBooks mette a disposizione anche diversi strumenti che rendono il monitoraggio e la gestione delle spese un’attività semplice ed efficiente. Le aziende possono visualizzare dati fondamentali come vendite totali, spese totali, entrate totali e ripartizione fiscale direttamente dalla dashboard di QuickBooks, migliorando così la gestione finanziaria. L’applicazione mobile di QuickBooks consente inoltre agli utenti di fotografare le ricevute: l’app abbina automaticamente le immagini alle transazioni esistenti, risparmiando tempo prezioso.
Infine, il prodotto targato Intuit offre una funzione di gestione delle buste paga (Payroll Management) che consente di semplificare la gestione del personale, disponibile con un costo aggiuntivo rispetto all'abbonamento base e con cui le aziende possono calcolare facilmente retribuzioni, detrazioni e imposte per ciascun dipendente.
Microsoft Dynamics 365 è un'applicazione di Customer Relationship Management (CRM) e Enterprise Resource Planning (ERP) utilizzata dalle aziende per migliorare l’efficienza operativa. Si tratta di una suite completa e integrata di applicazioni fondamentali che risponde alle esigenze di vari ambiti aziendali. La piattaforma consente agli utenti di risparmiare molto tempo, eliminando la necessità di utilizzare applicazioni diverse per svolgere differenti attività aziendali.
È una soluzione Software as a Service (SaaS) adottata da aziende di ogni dimensione in tutto il mondo. Fa parte della gamma di applicazioni aziendali di Microsoft e offre numerosi strumenti e funzionalità per gestire le attività CRM, ERP e automatizzare vari processi, come la contabilità, al fine di aumentare l’efficienza e la scalabilità delle operazioni aziendali.
Microsoft ha lanciato questa piattaforma nel 2016, integrando le applicazioni Dynamics 365 AX e Dynamics 365 CRM per offrire un'esperienza utente potenziata. Microsoft Dynamics 365 include funzionalità di Intelligenza Artificiale che aiutano le aziende a ottenere insight rapidi e concreti.
Con Dynamics 365, le aziende possono tenere traccia con facilità di ogni interazione, azione e storico dei clienti grazie alla funzione Activity Log. La piattaforma analizza contemporaneamente i dati raccolti per mostrare suggerimenti e raccomandazioni pertinenti agli utenti, aiutandoli così a offrire un’esperienza migliore ai propri clienti.
Dynamics 365 offre inoltre un’integrazione nativa con le applicazioni Microsoft 365, rendendolo uno strumento estremamente flessibile e scalabile. L'applicazione è altamente sicura e affidabile, essendo basata sulla piattaforma Microsoft Azure.
Microsoft aggiorna regolarmente la piattaforma, introducendo nuove funzionalità e strumenti per renderla sempre più intuitiva e facile da usare. Inoltre, può inoltre essere integrato con sistemi di sicurezza come Microsoft OMS, per ridurre al minimo il rischio di violazioni delle informazioni sensibili dei clienti.
Molte aziende leader a livello mondiale, tra cui Coca-Cola, HP, BMW, Adobe, Delta e molte altre, utilizzano Microsoft Dynamics 365 per soddisfare le proprie esigenze aziendali.
Business Central è l'applicazione di Dynamics 365 più rilevante per la maggior parte delle aziende che stanno confrontando QuickBooks con le soluzioni Dynamics 365, ed è su questa che ci concentreremo nelle prossime sezioni.
Adesso passiamo al confronto diretto tra i due, cominciando a vedere punti di forza e debolezze del prodotto Intuit. Cominciamo con i pro:
Va notato che, sebbene QuickBooks sia principalmente una soluzione contabile, include anche alcune funzionalità relative alla gestione della supply chain e dell’inventario, sufficienti per le aziende con esigenze più semplici.
Nonostante i suoi punti di forza, QuickBooks è generalmente adatto solo per aziende semplici, piccole o “micro”, che non stanno crescendo in modo significativo. Non offre l’intera gamma di funzionalità necessarie per molte PMI o aziende in espansione.
Alcune delle sue carenze più gravi includono:
Queste debolezze possono rendere le aziende che usano QuickBooks vulnerabili a perdite dovute a errori, sprechi di tempo e persino furti interni.
In generale, QuickBooks non è molto scalabile. Se la propria azienda sta crescendo, ha piani di espansione o è già cresciuta, ci si accorgerà che i limiti di QuickBooks costringono a dedicare sempre più tempo a inserimenti manuali e soluzioni alternative. Le funzionalità per la gestione di più aziende e di più valute sono entrambe carenti.
Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:
Dev4Side Software ha le competenze tecniche verticali per fornirti un unico punto di contatto, trasversale per tutti gli elementi della tua sottoscrizione.
Rispetto a QuickBooks, Business Central presenta 5 principali punti di forza:
Nel complesso, Business Central non è semplicemente l’equivalente di QuickBooks di Microsoft: è un ERP vero e proprio per il mercato medio. Non è solo un altro "pacchetto" di funzionalità: è una piattaforma sulla quale puoi aggiungere, configurare e modificare le funzionalità per adattarle alle tue necessità.
Business Central si adatta molto bene alla crescita, riduce il lavoro manuale tramite l’automazione e si integra con l'intero ecosistema di applicazioni aziendali Microsoft. Per molte aziende che si chiedono "cosa fare dopo QuickBooks", Dynamics 365 Business Central è la scelta giusta.
L’audit trail di Business Central è molto più robusto, proteggendo meglio le aziende da errori e furti interni. Ad esempio, in Business Central, gli utenti devono annullare le transazioni annullate piuttosto che eliminarle (sia accidentalmente che intenzionalmente). Ciò garantisce che ci sia una traccia valida delle modifiche.
Dynamics 365 Business Central ha anche un grande vantaggio rispetto a QuickBooks, in quanto è integrato con il resto dell'ecosistema Microsoft. Se si utilizza Microsoft Outlook, Teams, Excel o qualsiasi altro prodotto Microsoft, si potrebbe rimanere impressionati dalla facilità d'uso e da come i dati fluiscono senza problemi tra le applicazioni.
Ad esempio, è possibile creare preventivi e fatture direttamente all'interno di Outlook o anche utilizzare opzioni di reportistica avanzate con Power BI, creare app personalizzate low/no-code tramite Power Apps e sfruttare Copilot per prevedere i pagamenti in ritardo, ecc.
Ci sono inoltre oltre 6.000 app verificate da Microsoft per Business Central, progettate per soddisfare particolari esigenze industriali, di processo aziendale o tecniche che potrebbero non rientrare nelle funzionalità di base di Business Central.
Rispetto a QuickBooks, ciò rende Business Central più complesso e completo di quanto possa essere necessario o utile per aziende molto piccole o semplici, soprattutto per quelle che non hanno piani di crescita o cambiamento nei prossimi 1-3 anni. L'implementazione di Business Central è un investimento significativo in termini di tempo e denaro, e solo le aziende di una certa dimensione e complessità vedranno un ritorno sull'investimento (ROI).
A proposito di quest’ultimo, vediamo cosa dicono gli esperti.
Secondo uno studio di Forrester, le aziende che sono passate a Business Central hanno registrato un ROI medio del 265% in tre anni. Questo impressionante ROI è dovuto a diversi fattori, tra cui il risparmio sui costi del personale, il miglioramento dell'efficienza operativa e la riduzione delle spese per strumenti di reportistica di terze parti.
Le aziende hanno anche riportato un aumento della produttività del 12-15% per il personale, permettendo ai team di finanza, vendite e operazioni di realizzare di più senza la necessità di assunzioni aggiuntive.
Va notato che questo metodo di ricerca di Forrester si basa su una "compagnia composita" con un fatturato annuo di 15 milioni di dollari e 150 dipendenti. Il ROI e i miglioramenti in termini di efficienza per la propria azienda dipenderebbero naturalmente dalle dimensioni e dalla situazione specifica della stessa.
Le aziende della giusta dimensione e complessità per beneficiare di Dynamics 365 Business Central sono in grado di sfruttare l'automazione integrata e le connessioni con altri strumenti Microsoft per migliorare la produttività degli utenti e semplificare i processi. Inoltre, l'integrazione di potenti strumenti di reportistica e analisi, come Power BI, può eliminare la necessità di costosi servizi di reportistica esterni, e potenziare meglio i propri leader.
In generale, il passaggio a Business Central non solo può fornire benefici finanziari, ma anche posizionare il proprio business per una crescita sostenibile e miglioramenti in termini di efficienza nel futuro.
Arriviamo dunque all’annosa questione: quale scegliere?
Se la propria azienda è efficiente e non si prevede una crescita sostanziale nei prossimi 1-3 anni, va bene rimanere su QuickBooks. È una soluzione ideale per piccole aziende che necessitano solo di funzionalità contabili.
D'altra parte, se si staa affrontando o pianificando una significativa espansione, o se ci si trova a perdere tempo e visibilità a causa delle limitazioni di QuickBooks in termini di reportistica, inserimento dati, audit trail, ecc., il proprio business potrebbe essere un buon candidato per Dynamics 365 Business Central.
Nel complesso, la vittoria andrebbe a Dynamics 365 Business Central per la maggior parte delle aziende che si rivolgono a team come quello di Dev4Side per aiuto e consulenza. Tuttavia, ci sono alcuni scenari in cui si potrebbe decidere di scegliere QuickBooks:
Probabilmente si dovrebbe scegliere Microsoft Dynamics 365 Business Central se:
Nel complesso, Microsoft Dynamics 365 Business Central è una soluzione ERP completa, non solo un software contabile. Rispetto a QuickBooks, questo rende Business Central più complesso e completo di quanto possa essere necessario o utile per le aziende molto piccole o semplici, specialmente quelle senza piani di crescita o cambiamenti nei prossimi 1-3 anni.
Tuttavia se si hanno mire più ampie per il proprio business e si desidera avere un ERP completo e funzionale, Dynamics è la scelta migliore che si possa fare per le proprie operazioni, contabili e non.
E non c’è momento migliore per sceglierlo: il mercato ha abbassato esponenzialmente il costo del software aziendale al punto che non ha più senso continuare a soffrire con sistemi che non funzionano come dovrebbero.
Business Central è intrinsecamente un ambiente ERP scalabile, multidimensionale, multiutente e basato su SAAS. L'ERP offre automazioni basate sull'intelligenza artificiale, integrazioni senza soluzione di continuità, report integrati e una distribuzione flessibile. Quindi, se le limitazioni di QuickBooks ci hanno stufato e ci stiamo chiedendo “quale software dovrei usare adesso?” la scelta intelligente è una sola: Business Central.
1. Qual è la differenza principale tra QuickBooks e Dynamics 365 Business Central?
QuickBooks è principalmente un software di contabilità pensato per esigenze semplici e per aziende molto piccole. Dynamics 365 Business Central è un ERP completo: oltre alla contabilità, copre processi come supply chain, servizi, magazzino e (in alcuni casi) produzione, con maggiore scalabilità e governance.
2. QuickBooks è un ERP?
No. QuickBooks nasce come soluzione contabile. Può includere alcune funzioni di inventario e gestione operativa, ma non offre la copertura tipica di un ERP (processi integrati end-to-end, audit trail avanzato, workflow strutturati, gestione complessa di magazzino/produzione).
3. Business Central è “troppo” per una piccola azienda?
Può esserlo, se l’azienda ha processi semplici, pochi utenti e non prevede crescita nei prossimi 1–3 anni. Business Central richiede normalmente un’implementazione più strutturata (spesso con partner) e un investimento iniziale maggiore rispetto a QuickBooks.
4. Quale dei due è più semplice da implementare e usare?
QuickBooks è generalmente più rapido da avviare e più semplice per team piccoli. Business Central richiede spesso configurazione/parametrizzazione e quindi tempi e costi di progetto più alti, ma ripaga quando processi e organizzazione diventano più complessi.
5. Come cambiano sicurezza e controllo accessi tra QuickBooks e Business Central?
Business Central tende a offrire una gestione più robusta di ruoli, permessi e tracciabilità (audit trail). QuickBooks può risultare più “leggero” su questi aspetti, con maggior rischio di errori o accessi non coerenti in contesti con più utenti e responsabilità differenziate.
Il team Modern Work è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione di soluzioni personalizzate all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft e Azure e implementiamo processi aziendali pensati per massimizzare l'investimento in Microsoft 365.
