Power BI: guida all’utilizzo per CFO

Power BI per CFO: una breve introduzione

Power BI per CFO è l’utilizzo di Microsoft Power BI per fornire ai Chief Financial Officer visibilità in tempo reale sui KPI finanziari , ricavi per prodotto/area geografica, budget vs consuntivo, cash flow, DSO e conto economico , senza aspettare i cicli di reporting mensili. I CFO connettono Power BI ai sistemi ERP (SAP, Dynamics 365, NetSuite) e pubblicano dashboard live accessibili da desktop e mobile.

9 ragioni per cui un CFO dovrebbe usare Power BI

Power BI è una delle piattaforme di business intelligence più popolari, in quanto è facile da usare e ha una soglia tecnologica bassa. Offre integrazione con l’ecosistema Microsoft, incluse le applicazioni che ogni dipartimento finanziario utilizza già, come il sopracitato Excel.

Incorporare Power BI nel flusso di lavoro della propria azienda consentirà ai CFO di sviluppare una suite di strumenti analitici per condividere approfondimenti, ottenere risposte immediate, monitorare il successo aziendale e analizzare i dati in tempo reale.

Ci sono nove motivi per cui i CFO, di qualunque azienda, scelgono di utilizzare Power BI. Vediamoli meglio di seguito.

1. Intelligenza artificiale e connettori per l’integrazione

Power BI è una delle piattaforme più facili da utilizzare con l’intelligenza artificiale per i CFO. La piattaforma si è evoluta notevolmente dalla sua creazione, con l’aggiunta dell’intelligenza artificiale nella forma di Microsoft Copilot che le consente di rimanere aggiornata con le innovazioni tecnologiche. Gli utenti possono creare modelli di machine learning e integrarli con altri software che utilizzano il machine learning, come Azure. Power BI facilita anche il riconoscimento delle immagini e l’analisi del testo. Inoltre, Power BI supporta il deployment ibrido con connettori integrati che permettono di integrarsi con altri software popolari, tra cui Salesforce.

Integrazione di Microsoft Copilot in Power BI

2. Analisi rapida e supporto ai modelli di dati

La piattaforma consente ai CFO di utilizzare modelli di dati comuni per creare schemi di dati standardizzati che possono essere sviluppati ed estesi. I CFO possono ottenere rapidamente intuizioni creando sottoinsiemi di dati con la possibilità di applicare automaticamente analisi a queste intuizioni.

3. Personalizzazione

Power BI è facile da personalizzare con funzionalità che permettono ai CFO di modificare l’aspetto, importare nuovi strumenti e selezionare gli strumenti di reporting che soddisfano le loro esigenze specifiche.

4. Preparazione dei dati self-service

I CFO possono utilizzare la funzione power query per integrare e trasformare grandi volumi di dati nella piattaforma Power BI. Una volta che questi dati sono integrati nel sistema, possono essere condivisi e visualizzati su vari dashboard, modelli e report in Power BI. La piattaforma è completamente self-service, il che significa che i CFO e i professionisti finanziari possono operare il software con poca o nessuna formazione. Le persone meno esperte tecnologicamente possono familiarizzare rapidamente con il software grazie a tutorial e guide online.

Power BI in modalità self-service

5. Dashboard

Power BI è facile da usare per i CFO di tutti i livelli di competenza. Una delle funzionalità più popolari della piattaforma è la sua dashboard, che fornisce una panoramica immediata dei dati più rilevanti dell’azienda. Offre una visione completa senza che l’utente debba scorrere senza fine tra applicazioni e finestre. La visione coesa presenta i dati e le informazioni che velocizzano il processo decisionale.

6. Vista di modellazione

I CFO possono utilizzare la vista di modellazione all’interno di Power BI per dividere modelli di dati complessi in aree tematiche impostando proprietà comuni, separando i diagrammi e modificando le proprietà. Questa vista di modellazione consente ai CFO di creare cartelle di visualizzazione per rendere più facile trasformare modelli di dati complessi in set di dati.

7. Visualizzazioni coinvolgenti dei prodotti

Una delle principali responsabilità di un CFO è tradurre previsioni finanziarie, dati e strategie in modo che gli investitori, i membri del consiglio e gli altri stakeholder possano comprendere. Power BI produce visualizzazioni coinvolgenti che elevano le presentazioni e aiutano a dare vita ai dati.

Tipologie di visualizzazioni dati in Microsoft Power BI

8. Accesso 24/7

Le applicazioni Microsoft, inclusa Power BI, possono essere accessibili 24/7 in modo sicuro da qualsiasi parte del mondo. L’aumento del lavoro remoto e flessibile significa che i CFO devono considerare la possibilità per se stessi e per i loro colleghi di accedere alle informazioni in tempo reale da vari dispositivi, anche da sedi esterne.

9. Analisi dei dati olistica

I CFO non devono rinunciare alle funzionalità di Excel. Power BI può lavorare insieme ad Excel per creare un’analisi dei dati olistica che sia più flessibile e accurata, fornendo accesso a quasi tutte le fonti di dati. I CFO possono trasferire i loro documenti Excel in Power BI utilizzando gli strumenti di progettazione con cui sono già familiari.

Power BI: casi d’uso pratici per CFO

Ora che abbiamo chiaro cos’è Power BI e quali sono i vantaggi che può apportare alle operazioni dei CFO, qualcuno potrebbe desiderare qualcosa di più pratico come qualche esempio d’uso per vedere quali sono le reali potenzialità del software.

Conto economico

Un conto economico mostra i ricavi, le spese e gli utili di un’azienda in un determinato periodo.

Per creare un conto economico in Power BI, assicuriamoci che i dati finanziari siano strutturati con le seguenti colonne:

• Data: la data di ciascuna transazione.
• Tipo di Conto: classificazione come Ricavi, Spese o Utile.
• Nome del Conto: il nome di ciascun conto.
• Importo: il valore monetario di ciascuna transazione.‍ Dopo aver importato e trasformato i dati, il passo successivo consiste nel creare relazioni se i dati sono distribuiti su più tabelle. Utilizziamo le opzioni per i modelli per stabilire relazioni trascinando e rilasciando i campi tra le tabelle.

Il passaggio successivo prevede la creazione delle misure necessarie, tra cui:

• Ricavi Totali
• Costo del Venduto Totale (COGS)
• Utile Lordo Totale
• % di Utile Lordo
• Altre Spese Totali
• Utile Netto Totale
• % di Utile Netto‍ Power BI consente anche confronti tra i diversi periodi, ad esempio tra l’anno in corso e l’anno precedente, o tra il Q2 e il Q1.

Per creare una visualizzazione rappresentativa del conto economico, andiamo alla schermata Report e:

• Utilizziamo una visualizzazione Matrice per mostrare dettagli sui ricavi e sulle spese.
• Utilizziamo le schede (Cards) per visualizzare Ricavi Totali, COGS Totale e Utile Netto.
• Utilizziamo un grafico a linee per rappresentare graficamente le tendenze di ricavi, spese e utili nel tempo.‍ Formattiamo le visualizzazioni per migliorare la chiarezza e l’attrattiva visiva. Regoliamo colori, caratteri ed etichette dei dati utilizzando il pannello Visualizzazioni.

Foglio di bilancio

Un bilancio è un documento che mostra le attività, le passività e il patrimonio netto di un’azienda in un determinato momento.

Prima di importare i dati in Power BI, assicuriamoci sempre che siano strutturati correttamente. Un bilancio tipico richiede le seguenti colonne:

• Tipo di Conto: classifica ogni conto come Attività, Passività o Patrimonio Netto.
• Nome del Conto: indica il nome di ciascun conto.
• Importo: specifica il valore monetario associato a ciascun conto.
• Data: consente di tracciare le variazioni del bilancio nel tempo (opzionale, ma consigliato per un’analisi dinamica).‍ Una volta importati e trasformati i dati, il passaggio successivo consiste nel creare relazioni se i dati sono distribuiti su più tabelle. Utilizziamo le opzioni per i modelli per stabilire relazioni trascinando e rilasciando i campi tra le tabelle.

Dopo la modellazione, crea misure in Power BI per calcolare metriche finanziarie chiave utilizzando le Data Analysis Expressions (DAX), come:

• Totale Attività Correnti
• Totale Attività Fisse
• Totale Altre Attività
• Totale Attività
• Totale Passività Correnti
• Totale Passività a Lungo Termine
• Totale Patrimonio Netto‍ Creiamo una misura di verifica dell’equilibrio per assicurarci che il bilancio sia in ordine.

Per scopi di visualizzazione, andiamo alla schermata Report:

• Utilizziamo una visualizzazione Matrice per mostrare una suddivisione dettagliata dei conti sotto Attività, Passività e Patrimonio Netto.
• Utilizziamo le schede per visualizzare Totale Attività, Totale Passività e Totale Patrimonio Netto.‍ Dopodiché formattiamo a piacere le visualizzazioni per migliorarne la chiarezza e l’attrattiva visiva utilizzando come prima le opzioni nel pannello Visualizzazioni.

Rendiconto finanziario

Un rendiconto finanziario traccia i flussi di cassa in entrata e in uscita da un’azienda, suddivisi in attività operative, di investimento e di finanziamento.

Per crearne uno, è necessario assicurarsi che i dati finanziari siano ben strutturati con le seguenti colonne:

• Data della Transazione: la data di ciascun flusso di cassa.
• Tipo di Transazione: classificazione come attività operative, di investimento o di finanziamento.
• Descrizione: una breve descrizione della transazione.
• Importo: il valore del flusso di cassa per ciascuna transazione.‍ Anche qui, una volta importati e trasformati i dati, il passaggio successivo consiste nel creare relazioni se i dati sono distribuiti su più tabelle e per farlo utilizzeremo ancora le opzioni per i modelli per stabilire relazioni trascinando e rilasciando i campi tra le tabelle.

Il passo successivo è creare misure per calcolare:

• Entrate di cassa dalle operazioni

• Entrate di cassa dagli investimenti

• Entrate di cassa dal finanziamento

• Uscite di cassa per le operazioni

• Uscite di cassa per gli investimenti

• Uscite di cassa per il finanziamento

• Totale Flussi di Cassa Operativi

• Totale Flussi di Cassa da Investimenti

• Totale Flussi di Cassa da Finanziamenti

• Flusso di Cassa Netto‍ Per creare un rendiconto finanziario utilizzando le misure create, andiamo nuovamente alla schermata Report e:

• Utilizziamo una visualizzazione Matrice per mostrare i dettagli dei flussi di cassa suddivisi in Operativi, Investimenti e Finanziamenti.

• Utilizziamo le schede per visualizzare i Totali dei Flussi di Cassa Operativi, di Investimenti, di Finanziamenti e il Flusso di Cassa Netto.

• Usiamo un grafico a linee per visualizzare i flussi di cassa nel tempo.‍ Per migliorare ulteriormente l’interattività dei report possiamo anche seguire questi passaggi addizionali**:**

• Utilizzare i filtri (Slicers): incorporiamo slicer per consentire agli utenti di filtrare il rendiconto finanziario per data o tipo di transazione. Questo permette un’analisi mirata e un’esplorazione di periodi o categorie finanziarie specifiche.‍

• Implementare segnalibri e pulsanti (Bookmarks and Buttons): creiamo segnalibri e pulsanti all’interno del report di Power BI per un’esperienza utente più interattiva. Questi elementi possono essere utilizzati per navigare tra diverse visualizzazioni o scenari del rendiconto finanziario, fornendo flessibilità e controllo.‍

• Garantire l’aggiornamento dei dati: aggiorniamo regolarmente i dati per assicurarci che i report riflettano le ultime transazioni e informazioni finanziarie. ‍

Analisi dei rapporti finanziari

L’analisi dei rapporti finanziari è un metodo quantitativo per analizzare i bilanci al fine di valutare le performance e la salute finanziaria di un’azienda. Consiste nel calcolo e nell’interpretazione di vari rapporti finanziari utilizzando i dati di conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario. Questi rapporti forniscono informazioni su diversi aspetti delle operazioni aziendali, come redditività, liquidità, efficienza e solvibilità.

Esaminando i rapporti su più periodi, è possibile individuare tendenze e potenziali problemi, prendere decisioni informate su operazioni, investimenti e finanziamenti, e valutare la fattibilità e la redditività degli investimenti.

Alcuni tipi di rapporti finanziari includono:

• Rapporti di liquidità (Liquidity Ratios)
• Rapporti di redditività (Profitability Ratios)
• Rapporti di solvibilità (Solvency Ratios)‍ La creazione di misure in Power BI consente di calcolare questi rapporti finanziari.

Rapporti di liquidità

• Indice di liquidità corrente (Current Ratio): valuta la capacità di un’azienda di far fronte agli obblighi a breve termine con le proprie attività correnti.Formula: *(Attività correnti / Passività correnti)*‍
• Un buon rapporto si colloca generalmente tra 1,5 e 3,0‍
• Indice di liquidità immediata (Quick Ratio): misura la capacità di soddisfare le passività a breve termine senza fare affidamento sulla vendita delle scorte.Formula: ((Attività correnti , Inventario) / Passività correnti)

Rapporti di solvibilità

• Rapporto debito/patrimonio netto (Debt to Equity Ratio): confronta il totale delle passività di un’azienda con il patrimonio netto degli azionisti.Formula: (Passività totali / Patrimonio netto)

Rapporti di redditività

• Rendimento delle attività (Return on Assets, ROA): indica quanto efficientemente un’azienda utilizza le sue attività per generare profitto.Formula: (Utile netto / Totale attività)‍‍ ‍Rendimento del patrimonio netto (Return on Equity, ROE): riflette il rendimento generato sul patrimonio netto degli azionisti.- Formula: *(Utile netto / Patrimonio netto)*‍ Margine di profitto lordo (Gross Profit Margin): mostra la percentuale dei ricavi che rimane dopo aver sottratto il costo del venduto (COGS). Indica l’efficienza dell’azienda nella produzione e vendita dei suoi prodotti.- Formula: ((Ricavi , Costo del venduto) / Ricavi)‍ Dopo aver creato le misure, dirigiamoci alla schermata Report e aggiungiamo le visualizzazioni utilizzando le schede per mostrare i seguenti rapporti:

• Indice di liquidità corrente

• Indice di liquidità immediata

• Rapporto debito/patrimonio netto

• Rendimento delle attività

• Rendimento del patrimonio netto

• Margine di profitto lordo

Previsioni finanziarie

Le funzionalità avanzate di Power BI, tra cui il machine learning e la modellazione predittiva, consentono alle organizzazioni di prevedere le prestazioni finanziarie future. Sfruttando i dati storici e identificando i principali fattori che influenzano le performance finanziarie, Power BI può generare analisi predittive utili per anticipare tendenze future, valutare rischi e individuare opportunità.

Il linguaggio DAX (Data Analysis Expressions) di Power BI permette di creare calcoli e misure personalizzate, adattandole alle esigenze specifiche di previsione. Che si tratti di calcolare tassi di crescita, margini di profitto o proiezioni di flussi di cassa, DAX consente una modellazione finanziaria precisa e flessibile.

Power BI supporta previsioni dinamiche, analisi di scenario e modelli “what-if”, consentendo alle organizzazioni di valutare l’impatto potenziale di diverse decisioni strategiche. Regolando ipotesi e variabili, gli utenti possono simulare vari scenari finanziari e valutarne le implicazioni.

L’automazione in Power BI semplifica il processo di aggiornamento e mantenimento delle previsioni e l’aggiornamento automatico dei dati garantisce che le previsioni siano basate sui dati più recenti, riducendo il rischio di informazioni obsolete o imprecise.

Analisi del budget e confronti

Power BI consente di creare report dinamici che semplificano significativamente il processo di budgeting, riducono i tempi di ciclo e confrontano le prestazioni finanziarie effettive con quelle previste dal budget. Tali report evidenziano le differenze in termini di ricavi, spese e altre metriche finanziarie chiave, aiutando le organizzazioni a capire quanto stanno rispettando i loro piani finanziari.

Grazie al linguaggio DAX è possibile creare misure e calcoli personalizzati per analizzare le variazioni e le performance in diversi scenari:

• Effettivo vs Budget: calcola le differenze tra i dati effettivi e quelli di budget per valutare le prestazioni.‍

• Effettivo vs Previsioni: confronta i risultati effettivi con le previsioni per valutare l’accuratezza delle stime.‍

• Budget vs Previsioni: analizza le differenze tra i valori di budget e le previsioni aggiornate per identificare possibili aggiustamenti.‍ Power BI permette anche di confrontare le performance finanziarie tra i vari dipartimenti mediante:

• Analisi comparativa: confronta i dati finanziari di diversi dipartimenti, consentendo di approfondire ricavi, spese e altre metriche chiave.‍

• Approfondimenti interdipartimentali: Power BI supporta la creazione di report e dashboard che forniscono confronti chiari e affiancati delle performance finanziarie tra dipartimenti. Questa funzionalità aiuta a identificare tendenze, anomalie e aree di miglioramento, favorendo decisioni informate e una pianificazione strategica efficace.

Conclusioni

Seppur valido per qualsiasi ambito del lavoro aziendale, per i professionisti della finanza è particolarmente importante avere a disposizione strumenti affidabili e intuitivi che li supportino e con cui portare avanti le proprie operazioni quotidiane in maniera semplice, rapida e precisa. E, anche in questo caso, Microsoft potrebbe avere la risposta giusta.

Excel è sempre stato un valido alleato di tutti i CFO, ma i suoi limiti possono farsi sentire in maniera significativa quando le situazioni cominciano a farsi estremamente complesse ed è quindi necessario affidarsi a soluzioni dedicate per affrontarle nel modo migliore. Soluzioni come Power BI.

Le sue capacità che permettono la perfetta sintesi dei dati finanziari e che ne semplificano in maniera significativa l’analisi e l’interpretazione (anche grazie ai report interattivi e alle pratiche dashboard personalizzabili) sono tutto quello che un dipartimento finanziario cerca in piattaforma di business intelligence.

FAQ sull’utilizzo di Power BI per CFO

Cos’è Power BI e perché è utile per un CFO?Power BI è una piattaforma di business intelligence che permette di visualizzare, analizzare e condividere dati finanziari in tempo reale. Per un CFO, rappresenta uno strumento essenziale per prendere decisioni basate su dati aggiornati, ottimizzare la gestione delle performance aziendali e migliorare la reportistica finanziaria.

In che modo Power BI migliora la gestione finanziaria?Power BI automatizza i report finanziari, eliminando il rischio di errori di inserimento manuale. Permette di monitorare KPI finanziari in tempo reale attraverso dashboard interattive. Facilita l’identificazione di trend e anomalie nei dati aziendali e consente di effettuare analisi predittive per prevedere le performance future.

Quali sono le principali funzionalità di Power BI per la finanza?Power BI si integra con Excel e altri strumenti Microsoft 365, consentendo di connettersi a diverse fonti di dati come ERP, CRM, database SQL e API. Automatizza i flussi di dati, eliminando la necessità di interventi manuali. Offre strumenti avanzati di analisi e reporting finanziario, aggiornati in tempo reale. Include modelli predittivi per supportare la pianificazione strategica e migliorare l’accuratezza delle decisioni.

Quali report finanziari può creare un CFO con Power BI?Power BI consente di generare report dettagliati su conto economico, bilancio e rendiconto finanziario. Aiuta a monitorare i KPI finanziari e a confrontare le performance aziendali con gli obiettivi prefissati. Permette di analizzare le variazioni tra budget e dati reali, migliorando la pianificazione finanziaria e la gestione delle risorse.

Power BI può sostituire Excel nella gestione finanziaria?Power BI non sostituisce Excel, ma lo potenzia. Excel resta utile per la gestione operativa dei dati, mentre Power BI permette di automatizzare le analisi, aggiornare i dati in tempo reale e creare dashboard interattive più avanzate. I due strumenti possono essere utilizzati insieme per una gestione finanziaria più efficace.

Power BI è difficile da usare per un CFO senza competenze tecniche?Power BI è progettato per essere intuitivo e accessibile anche a chi non ha competenze tecniche avanzate. L’interfaccia è user-friendly e include strumenti drag-and-drop per la creazione di report e dashboard. Microsoft mette a disposizione guide e tutorial per agevolare l’apprendimento, rendendolo uno strumento adatto anche ai CFO con meno esperienza tecnologica.

Power BI è sicuro per la gestione dei dati finanziari?Power BI offre sistemi avanzati di sicurezza come crittografia dei dati, controllo degli accessi e autenticazione multi-fattore. È conforme agli standard normativi internazionali e garantisce la protezione delle informazioni sensibili. Le aziende possono definire policy di accesso per assicurare che solo utenti autorizzati possano visualizzare e modificare i dati finanziari.

Power BI supporta l’intelligenza artificiale per l’analisi finanziaria?Power BI integra funzionalità di intelligenza artificiale e machine learning per aiutare i CFO a individuare tendenze, anomalie e correlazioni nei dati finanziari. Grazie a Microsoft Copilot, è possibile ottenere insight tramite linguaggio naturale. La piattaforma supporta il riconoscimento di pattern e l’elaborazione di modelli predittivi per migliorare le strategie finanziarie.

Quanto costa Power BI per un’azienda?Power BI è disponibile in diverse versioni. La versione gratuita offre funzionalità di base, mentre Power BI Pro ha un costo di circa 9,40 euro al mese per utente e include opzioni avanzate di condivisione. Power BI Premium parte da 4.675 euro al mese e offre capacità dedicate, adatte alle grandi aziende. Alcune licenze Microsoft 365 includono Power BI senza costi aggiuntivi.

Power BI si integra con altri software finanziari?Power BI è compatibile con i principali software finanziari come SAP, Oracle, Salesforce e Dynamics 365. Può connettersi a sistemi ERP e CRM, consentendo ai CFO di consolidare i dati provenienti da diverse fonti in un’unica piattaforma. Questa integrazione facilita l’analisi centralizzata e migliora la gestione delle informazioni finanziarie.