SharePoint Admin Center: cos'è, accesso e funzionalità

SharePoint Admin Center: una breve introduzione

Lo SharePoint Admin Center è la console di gestione web per SharePoint Online in Microsoft 365. Gli amministratori IT lo usano per gestire le site collection, impostare le policy di condivisione, configurare i limiti di archiviazione, controllare l’accesso esterno, consultare i report di attività e accedere al Term Store per i metadati gestiti — senza richiedere PowerShell per le operazioni di governance di routine.

Come accedere all’Admin Center di SharePoint

Il Centro Amministrativo di SharePoint Online è accessibile solo agli amministratori con un abbonamento a Office 365, che naturalmente include SharePoint Online.

Gli amministratori globali all’interno del tenant aziendale di Microsoft 365 detengono il livello più alto di autorizzazioni, avendo accesso a tutte le funzionalità offerte nel Centro Amministrativo di SharePoint. Tuttavia, possono anche concedere l’accesso al Centro Amministrativo ad altri utenti, assegnando loro il ruolo di Amministratore per:

• Gestionare le raccolte siti di SharePoint
• Impostare le quote di archiviazione
• Supervisionare altri amministratori e proprietari di siti‍ Per assegnare il ruolo di Amministratore in SharePoint, gli amministratori globali devono:

1. Effettuare il login nel Centro di Amministrazione di Microsoft 365
2. Cercare l’utente di cui desiderano modificare i ruoli
3. Selezionare la voce “Ruoli”
4. Selezionare la voce “Assegnazioni dei Ruoli” nel pannello di sinistra
5. Fare doppio clic sul ruolo “Amministratore di SharePoint”
6. Fare clic su “Salva” Gli utenti aggiunti alla lista verranno quindi abilitati a gestire SharePoint Online e i suoi siti, tramite le configurazioni disponibili nel Centro Amministrativo di SharePoint.

A questo punto, gli utenti amministratori devono semplicemente:

1. Andare su admin.microsoft.com
2. Effettuare il login con le proprie credenziali Office 365
3. Selezionare il centro amministrativo di SharePoint scorrendo nel pannello di sinistra Cliccando sulla voce “SharePoint”, gli utenti amministratori vengono reindirizzati al Centro Amministrativo di SharePoint, dove troveranno tutti gli strumenti per gestire al meglio l’ambiente SharePoint aziendale.

SharePoint Admin Center: le funzionalità nel dettaglio

La gestione efficace di Microsoft SharePoint consiste nel sapere dove concentrare la propria energia. Esplorare le vaste distese dell’intranet della propria organizzazione non porterà da nessuna parte rapidamente.

Prendiamoci quindi il nostro tempo ed esploriamo ogni sezione del Centro Amministrativo di SharePoint per Microsoft 365 per chiarire quali impostazioni si possono configurare e quali effetti queste impostazioni hanno. Si possono trovare queste sezioni nel pannello di sinistra dell’interfaccia web, ma prima diamo uno sguardo alla Dashboard che ci accoglierà sulla homepage.

Panoramica della dashboard

Il Centro Amministrativo di SharePoint raccoglie tutte le statistiche e gli aggiornamenti necessari in un dashboard centrale, offrendo una panoramica completa del tuo ambiente.

Pagina principale del SharePoint Admin CenterEcco alcune delle funzionalità principali dal dashboard principale del Centro Amministrativo di SharePoint:

• Ricerca siti: la ricerca dei siti ti consente di trovare qualsiasi sito SharePoint sulla tua rete, rendendo la gestione più rapida e facile. Per coloro che esplorano regolarmente siti e cartelle, questo ti farà risparmiare molto tempo, riducendo parte del carico di lavoro associato alla gestione di SharePoint.‍
• Centro messaggi: in quest’area del centro di amministrazione troverai gli aggiornamenti sullo sviluppo da parte di Microsoft riguardo le funzionalità di SharePoint e lo stato del server. Questo aiuta il tuo team a rimanere aggiornato su eventuali cambiamenti che potrebbero influire sull’uso di SharePoint nell’organizzazione. Permette anche di prevenire i problemi prima che si verifichino.‍
• Attività dei file: l’attività dei file è una delle funzionalità più importanti per gestire SharePoint con successo. Questo modulo del centro di amministrazione ti tiene aggiornato su quante file sono stati creati, quanti sono sincronizzati, che tipo di attività viene eseguita su questi file e altro ancora. Ti permette di monitorare come i dipendenti interagiscono con l’ambiente SharePoint e individuare rapidamente eventuali abusi.‍
• Utilizzo dello spazio di archiviazione: l’utilizzo dello spazio di archiviazione è un altro pezzo importante del puzzle per una gestione efficace di SharePoint. Con 1 TB di archiviazione standard in tutti i piani, la tua organizzazione potrebbe finire per dover pagare per più spazio. Questi costi possono aumentare rapidamente se non monitori attentamente l’uso dello spazio. Il modulo di utilizzo dello spazio ti permette di tracciare la percentuale di archiviazione attualmente utilizzata dalla tua organizzazione e approfondire dove viene occupato lo spazio.‍
• Stato del servizio: quando gestisci siti SharePoint, a volte ci sono problemi che vanno oltre il tuo controllo. Poiché Microsoft sta continuamente lavorando per rendere SharePoint sempre più utile, talvolta si verificano problemi iniziali in alcuni dei loro servizi. Il modulo di stato del servizio ti fornisce aggiornamenti in tempo reale su eventuali problemi di Microsoft, su cosa potrebbero influire e su possibili soluzioni alternative per aiutarti.‍
• Etichette di sensibilità: se la tua organizzazione gestisce dati sensibili, potresti voler etichettare determinati siti con un’etichetta di sensibilità, come “Confidenziale”, per segnalare agli utenti che devono seguire i protocolli di conformità per accedere e utilizzare il sito. Questo modulo traccia queste etichette di sensibilità e mostra quali siti non sono attualmente etichettati. Questo ti aiuta a gestire la privacy dei dati di SharePoint e la conformità.

Sites

Esistono due sottocategorie di siti: siti attivi e siti eliminati.

Active sites

Come alternativa alla barra di ricerca nella homepage, gli amministratori possono visualizzare l’elenco dei siti SharePoint attivi nel tenant aziendale dalla voce “Active Sites” (presente a sinistra, sotto la sezione “Sites”).

Tuttavia, questa pagina non è utile solo per visualizzare i siti attivi. Infatti, ogni sito elencato è accompagnato da un insieme di informazioni utili per conoscerne la “storia” e le principali configurazioni.

Viene visualizzato un elenco di siti attivi (inclusi i siti di team e i siti di comunicazione), con informazioni sul nome del sito, URL, utilizzo dello spazio di archiviazione e amministratore principale. Nell’angolo in alto a destra, c’è un grafico che indica l’uso dello spazio di archiviazione per tutti i siti. Sono presenti due pulsanti per creare un nuovo sito ed esportare l’elenco dei siti attivi in un file CSV.

I siti attivi sono siti in cui gli utenti visualizzano pagine, scaricano/caricano file ed effettuano modifiche ai file. Clicca sull’intestazione della colonna appropriata per ordinare l’elenco per nome del sito, URL, spazio utilizzato, ecc. Usa il campo di ricerca per trovare il sito necessario. Clicca sul pulsante situato a destra del campo di ricerca per filtrare i siti che desideri visualizzare nell’elenco.

Clicca sul sito per il quale desideri modificare le opzioni per aprire una finestra con le impostazioni del sito. Ci sono quattro schede: Generale, Attività, Autorizzazioni e Criteri.

• La scheda General consente di modificare il nome e l’URL di un sito.
• La scheda Activity mostra informazioni relative all’attività del sito e all’uso dello spazio di archiviazione.
• Nella scheda Membership, puoi aggiungere/rimuovere amministratori del sito e proprietari dei gruppi.
• Mentre si può usare la scheda Settings per modificare le politiche di condivisione del sito e determinare gli utenti con cui è possibile condividere i contenuti.‍ Queste impostazioni di condivisione sono utilizzate per controllare la condivisione a livello di organizzazione e possono essere modificate da un amministratore di SharePoint. I proprietari del sito non possono modificare queste impostazioni di condivisione.

Deleted sites

Subito sotto la voce “Active sites”, troviamo “Deleted sites”, che fornisce accesso alla pagina del Centro Amministrativo di SharePoint dedicata ai siti eliminati (ma non irrimediabilmente).

La funzionalità da evidenziare su questa pagina è il comando “Restore”, che può essere utilizzato per ripristinare i siti SharePoint eliminati. Molto utile, soprattutto quando un sito viene rimosso per errore. Ma attenzione: gli amministratori hanno un tempo limitato per ripristinare un sito. Dopo questo periodo, i siti SharePoint nell’area vengono eliminati definitivamente.

Il tempo disponibile per il ripristino varia a seconda del tipo di sito. Ad eccezione dei siti SharePoint legati a un canale Teams (che devono essere ripristinati entro 30 giorni dalla loro eliminazione direttamente da Microsoft Teams), i siti di team e i siti di comunicazione possono essere ripristinati in quest’area del Centro Amministrativo di SharePoint entro 93 giorni dalla loro eliminazione. Ecco come:

• Selezionare i siti da ripristinare dall’elenco presentato nell’area “Siti eliminati”.
• Cliccare sul comando “Ripristina” nell’angolo in alto a sinistra.‍ Una volta trascorsi i 93 giorni, i siti vengono completamente rimossi dall’ambiente SharePoint Online. Per evitare di perdere dati importanti, il consiglio è di eseguire il backup o affidarsi a soluzioni di terze parti per archiviare le informazioni di un sito che, pur non essendo utilizzato, potrebbe risultare utile in futuro.

Policies

Sotto la voce “Policies”, si troveranno due aree molto importanti del Centro Amministrativo di SharePoint. Queste sono le aree che riuniscono rispettivamente le configurazioni di condivisione e accesso.

Partendo dall’area “Sharing”, gli amministratori hanno la possibilità di definire i limiti per la condivisione dei contenuti in SharePoint e OneDrive. Nello specifico, sono disponibili i seguenti quattro livelli:

1. Condivisione con chiunque
2. Condivisione con nuovi ospiti ed ospiti esistenti
3. Condivisione solo con ospiti esistenti
4. Condivisione solo con le persone nell’organizzazione Gli amministratori possono quindi scegliere il livello, dal più permissivo, per la condivisione di link e file senza richiedere l’accesso, al più rigoroso, per la condivisione con coloro che possiedono account aziendali.

Area per configurare la condivisione nel SharePoint Admin CenterLa seconda area di interesse sotto “Policies” si chiama “Access Control” e offre impostazioni più avanzate rispetto all’area “Sharing” per proteggere i file di SharePoint e OneDrive. Sotto “Access Control”, ci sono poi quattro categorie principali di impostazioni per gestire l’accesso ai contenuti:

1. Dispositivi non gestiti. gli amministratori possono consentire, limitare o bloccare l’accesso per dispositivi che non appartengono al dominio aziendale, o che utilizzano sistemi operativi o browser che non rispettano la configurazione impostata per SharePoint.‍
2. Timeout per inattività. un’opzione di sicurezza che permette di impostare un periodo di inattività, dopo il quale l’utente viene notificato e eventualmente disconnesso.‍
3. Posizione della rete. la configurazione che consente di filtrare l’accesso a SharePoint Online in base all’indirizzo IP dell’utente. Ad esempio, gli amministratori potrebbero consentire l’accesso solo agli utenti che utilizzano la rete aziendale.‍
4. Autenticazione legacy. l’impostazione per consentire o bloccare l’accesso da applicazioni di terze parti o da versioni più vecchie di Microsoft Office (Office 2010 e precedenti), che non possono imporre restrizioni basate sui dispositivi. Le aree due aree offrono quindi un’ampia gamma di opzioni per decidere chi può accedere a cosa nell’ambiente SharePoint aziendale, personalizzando i permessi della piattaforma alle politiche di sicurezza dell’organizzazione in modo flessibile e dettagliato.

Settings

Sotto la voce generica “Settings” nel Centro Amministrativo di SharePoint, ci sono impostazioni per:

• Scegliere come gestire le notifiche.
• Indicare i siti principali nella tua istanza di SharePoint Online.
• Definire le configurazioni predefinite per la creazione di nuovi siti.
• Gestire i limiti per lo spazio di archiviazione occupato da ciascun sito.
• Ecc.‍ Fondamentalmente, qui si trovano le impostazioni per personalizzare l’ambiente SharePoint aziendale.

Le impostazioni per il nuovo centro amministrativo di SharePoint presenti su questa pagina sono:

• Centro amministrativo predefinito. Se questa opzione è abilitata, viene caricata per impostazione predefinita una versione classica del centro amministrativo di SharePoint quando si apre il centro amministrativo.‍
• Pagine. Configura se gli utenti possono creare pagine moderne e commentare queste pagine.‍
• Notifiche di SharePoint. Questa impostazione consente agli utenti di ricevere notifiche riguardanti contenuti di SharePoint, attività sui file e novità se attivano le notifiche sulle app mobili.‍
• ‍Creazione di siti. Attivare questa opzione per consentire agli utenti di creare siti dalla pagina iniziale di SharePoint e OneDrive. È possibile selezionare una directory in cui gli utenti possono creare siti e un fuso orario predefinito.‍
• Limiti di archiviazione dei siti. Ci sono due opzioni per questi limiti: automatici e manuali. Se si seleziona l’opzione automatica, permetteremo ai siti di utilizzare quanto spazio di archiviazione necessario per l’organizzazione. Se invece si opta per l’opzione manuale, si imposteranno limiti specifici per ciascun sito manualmente.

Content services

I Content Services aiutano gli utenti a inserire i dati in modo coerente e a organizzarli utilizzando i metadati.

Term store

Selezionando la voce “Term store” nel Centro Amministrativo di SharePoint si accede alla pagina dove è possibile gestire i metadati dei propri siti.

I metadati sono le informazioni che supportano il sistema di ricerca e archiviazione dei contenuti nei siti di SharePoint Online. Le impostazioni presenti nella pagina “Term store” sono quindi fondamentali per una corretta gestione di SharePoint e dei dati aziendali che ospita.

Gli amministratori possono creare o modificare la tassonomia locale di un sito SharePoint, agendo a livello di tag, set di termini e singoli termini che possono essere personalizzati con proprietà come nome, descrizione e designazioni di utilizzo.

È anche possibile assegnare una persona o un gruppo di utenti a un determinato set di termini. In questo caso, i tag assegnati non concedono permessi aggiuntivi, ma aiutano a identificare (o meglio tracciare) gli utenti tramite un set di termini, come ad esempio un titolo professionale e un dipartimento.

Definire la lingua di un term store nel SharePoint Admin Center

Content type gallery

Crea diversi tipi di contenuto, assegna una categoria e associa un modello al tipo di contenuto appropriato. È possibile impostare configurazioni per richiedere agli utenti di utilizzare un modello di documento standard. Ad esempio, quando un utente crea un documento Excel utilizzando un modello, e il modello è associato a un tipo di contenuto “Timesheet”, l’utente utilizza un modello corretto e standardizzato per creare regolarmente lo stesso tipo di contenuto.

Facoltativamente, un tipo di contenuto può essere aggiunto a una lista o libreria di SharePoint. La galleria di tipi di contenuto aiuta a categorizzare meglio i contenuti.

Migration

Questa sezione offre le opzioni per utilizzare il gestore migrazione e lo strumento di migrazione di SharePoint per migrare le condivisioni di file locali a Microsoft 365. È possibile copiare i contenuti da un SharePoint Server standalone a SharePoint Online e Microsoft 365.

Il Centro Amministrativo di SharePoint offre uno strumento progettato per gestire i processi di migrazione: il Migration Manager, che può essere trovato sotto la voce “Migrazione” nella barra di navigazione a sinistra.

Migration Manager riunisce le impostazioni per la migrazione a SharePoint Online, supportando il trasferimento di dati da piattaforme come Microsoft Stream, Dropbox e Google Workspace.

Sempre in questa area, viene messo a disposizione il download dello SharePoint Migration Tool, uno strumento utile per migrare i contenuti dalle versioni precedenti di SharePoint On-Prem o da file provenienti da cartelle di rete.

Advanced

Nella sezione “Advanced” del Centro Amministrativo di SharePoint, sono offerte agli amministratori una serie di configurazioni avanzate che vengono utilizzate, tra le altre cose, per gestire i permessi richiesti dalle applicazioni personalizzate installate in SharePoint Online.

Si tratta di impostazioni che contribuiscono alla gestione delle possibilità di estensione della piattaforma, permettendo di intervenire sui permessi che i componenti personalizzati hanno per interagire con i dati in SharePoint o, più in generale, nell’ambiente aziendale di Microsoft 365.

Conclusioni

Come abbiamo potuto osservare nella sezione sopra, le opzioni messe a disposizione dal portale amministrativo di SharePoint sono molteplici e volte a coprire ogni tipo di esigenza per gli amministratori IT che dovranno utilizzarlo, permettendogli di avere il controllo più capillare e rigoroso possibile sul loro tenant SharePoint.

Spiegare tutte le ramificazioni di ognuna delle singole opzioni offerte dal portale amministrativo di SharePoint richiederebbe diversi articoli a parte per ognuna e andrebbe contro lo scopo di questo articolo, ovvero offrire una panoramica generale completa delle opzioni messe a disposizione in maniera tale da avere una direzione generale da seguire per capire dove è cosa.

Per fortuna sul nostro blog sono disponibili molti altri articoli, che vi invitiamo caldamente a leggere, dedicati alle funzionalità di SharePoint, con cui potrete approfondire diversi degli elementi qui citati e scoprire il loro funzionamento più nel dettaglio.

FAQ sull’Admin Center di Microsoft SharePoint

Cos’è il SharePoint Admin Center?‍Il SharePoint Admin Center è un’interfaccia web centralizzata progettata per consentire agli amministratori IT di gestire e configurare SharePoint Online all’interno di Microsoft 365. Permette di creare e gestire siti, controllare impostazioni e criteri, monitorare l’archiviazione, gestire le autorizzazioni e abilitare la condivisione esterna, oltre a supportare configurazioni ibride con infrastrutture locali.

Chi può accedere al SharePoint Admin Center?‍L’accesso è riservato agli amministratori con un abbonamento a Office 365 che include SharePoint Online. Gli amministratori globali di Microsoft 365 hanno accesso completo, ma è possibile assegnare il ruolo di Amministratore di SharePoint ad altri utenti per delegare specifiche responsabilità.

Come si accede al SharePoint Admin Center?‍Per accedere al SharePoint Admin Center, è necessario visitare il sito admin.microsoft.com, effettuare il login con le credenziali Office 365 e selezionare l’opzione “SharePoint” nel pannello di navigazione a sinistra. È importante avere le autorizzazioni necessarie per accedere a questa sezione.

Quali sono le principali funzionalità del SharePoint Admin Center?‍Il SharePoint Admin Center consente di gestire raccolte siti, configurare impostazioni di condivisione interna ed esterna, monitorare l’utilizzo dello spazio di archiviazione, assegnare ruoli e autorizzazioni agli utenti, e integrare ambienti locali con SharePoint Online in configurazioni ibride.

È possibile delegare l’accesso al SharePoint Admin Center ad altri utenti?‍Sì, è possibile. Gli amministratori globali possono assegnare il ruolo di Amministratore di SharePoint ad altri utenti per consentire loro di gestire siti, autorizzazioni e criteri. Questo permette di distribuire le responsabilità in modo più efficace.

Come si assegna il ruolo di Amministratore di SharePoint a un utente?‍Per assegnare questo ruolo, è necessario accedere al Centro di Amministrazione di Microsoft 365, cercare l’utente desiderato, selezionare l’opzione “Ruoli” e assegnare il ruolo di Amministratore di SharePoint. Dopo aver confermato l’assegnazione, l’utente avrà le autorizzazioni necessarie per gestire SharePoint Online.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo del SharePoint Admin Center?‍I principali vantaggi includono la possibilità di gestire tutte le impostazioni di SharePoint Online da un unico punto, maggiore efficienza grazie a strumenti integrati e intuitivi, un controllo dettagliato delle autorizzazioni per garantire la sicurezza, e la scalabilità per adattarsi sia a piccole organizzazioni che a grandi aziende con esigenze complesse.

Dove posso trovare ulteriori informazioni sul SharePoint Admin Center?‍Ulteriori informazioni sono disponibili nella documentazione ufficiale di Microsoft o consultando partner specializzati come Dev4Side, che possono fornire supporto e consulenza personalizzata per la gestione di SharePoint.