C’è molto di più in una migrazione SharePoint che un semplice spostamento: è necessario coprire ogni aspetto — dalla pianificazione all’ottimizzazione, dalla governance a tutto il resto. Creare un piano di migrazione dettagliato aiuterà a evitare errori potenziali, ridurre i tempi di inattività e garantire che il progetto di migrazione a SharePoint proceda senza intoppi. Ma da dove cominciare a strutturarne uno? A chi affidarsi se non si ha la minima idea di dove cominciare? In questo articolo vedremo di spiegare un po’ più nel dettaglio in cosa consiste una migrazione SharePoint, cosa fare e cosa evitare e chi può aiutarci se siamo in difficoltà.
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La migrazione dei dati è il processo di trasferimento delle informazioni da un sistema informatico o da un'applicazione a un'altra. Il termine è comunemente utilizzato quando si parla di migrazione al cloud o di passaggio da un'archiviazione locale a una online, ma in realtà qualsiasi spostamento massivo di file costituisce una migrazione dei dati. Si tratta di un processo che può essere complesso e richiedere molto tempo, ma migliorare l'efficienza e la sicurezza nell'archiviazione e nel recupero dei dati è spesso necessario.
La migrazione dei dati verso SharePoint è un processo finalizzato alla modernizzazione dell'infrastruttura IT di un'organizzazione, per sfruttare appieno il potenziale della piattaforma nella creazione di siti, come l'intranet aziendale, con cui digitalizzare i processi interni.
Non si tratta solo di spostare file, ma anche di trasferire strutture, configurazioni, permessi e flussi di lavoro, garantendo al contempo sicurezza, conformità normativa e un'esperienza utente ottimale.
È quindi un processo estremamente delicato che, se gestito in modo scorretto, può causare gravi danni in termini di sicurezza dei dati e di esperienza utente nei siti SharePoint che costituiscono la base del digital workplace aziendale.
Per questo non deve essere preso sottogamba e nelle prossime sezioni vedremo di delinearne meglio step ed errori.
Ma cominciamo prima col darne una definizione più dettagliata.
La migrazione dei dati su SharePoint è il processo di trasferimento di dati, configurazioni e funzionalità da un ambiente SharePoint esistente (ad esempio una versione legacy o on-premise) a un nuovo ambiente, come SharePoint Online o un'altra versione aggiornata della piattaforma Microsoft 365.
In questo processo sono coinvolti diversi elementi che costituiscono i siti di collaborazione o comunicazione, come l’extranet o l’intranet aziendale. Tra questi elementi troviamo la struttura del sito, gli elenchi e raccolte documenti, i file e documenti, i flussi di lavoro e automazioni e, infine , i permessi e le configurazioni di sicurezza.
Prima di approfondire le fasi della migrazione, è importante comprendere cosa comporta realmente una migrazione su SharePoint. Non si tratta semplicemente di spostare file da un punto all’altro, ma rappresenta un’opportunità per trasformare il modo in cui l’organizzazione gestisce, organizza e accede ai propri dati.
La scelta dell’approccio più adatto dipende dagli obiettivi dell’organizzazione e dalla configurazione attuale. Ecco i principali tipi di migrazione su SharePoint:
Gli strumenti e i servizi giusti possono semplificare il processo di migrazione e garantirne l’adattamento alle esigenze specifiche della tua organizzazione. Comprendere le opzioni disponibili è fondamentale per costruire una strategia di migrazione su SharePoint efficace e su misura.
Scegliendo gli strumenti e il supporto adeguati, il proprio team può passare a SharePoint (o aggiornare il proprio ambiente SharePoint) senza interruzioni, creando uno spazio di lavoro efficiente e produttivo che favorisca la crescita futura.
Ecco una panoramica delle principali soluzioni utilizzate a oggi:
Definito cosa sia una migrazione è giunto il momento di capire che cosa si intende con “strategia”.
Una strategia di migrazione al cloud è un piano di alto livello che un’organizzazione adotta per guidare il trasferimento di alcuni o di tutti i propri carichi di lavoro applicativi, insieme ai dati associati, dai server locali a uno o più ambienti cloud. Per approfondire, consulta questo articolo su cosa sia una strategia cloud-first.
Una strategia di migrazione al cloud di successo su SharePoint dovrebbe includere la definizione delle priorità con cui verranno migrati i carichi di lavoro esistenti, la scelta dell’approccio di migrazione da adottare per ciascun carico di lavoro specifico, un piano per sviluppare un progetto pilota che consenta di testare la strategia e adattarla se necessario, e una procedura di rollback da attuare nel caso in cui qualcosa vada storto.
Durante la definizione di una strategia di migrazione al cloud, sarà necessario confrontare l’architettura dell’infrastruttura on-premise esistente con quella di Microsoft 365 e SharePoint, al fine di valutare l’impegno e i costi richiesti per la migrazione verso un’infrastruttura cloud.
Sarà inoltre utile considerare l’utilizzo di strumenti progettati appositamente, come ShareGate, che possono semplificare notevolmente il processo e far risparmiare tempo e complicazioni.
La migrazione a SharePoint Online rappresenta una scelta strategica per le organizzazioni che puntano a una trasformazione digitale e a una migliore disponibilità e accessibilità dei dati. Tuttavia, è fondamentale affrontare il processo con attenzione, assicurandosi che tutte le fasi siano ben comunicate, definite con precisione e realizzate correttamente.
Ma quali sono queste fasi? Vediamole meglio qui di seguito.
Prima di avviare la migrazione, è fondamentale stabilire un piano, a partire dai propri obiettivi. Una pianificazione accurata riduce il rischio di problemi durante e dopo la migrazione. Cosa si spera di ottenere passando a SharePoint Online? Tra gli obiettivi più comuni troviamo:
Una volta definiti gli obiettivi, si può passare alla fase successiva della pianificazione della migrazione a SharePoint creando un inventario dei dati presenti nel sistema di origine. Questo aiuterà a valutare le dimensioni e la complessità della migrazione.
Tra gli elementi da includere nell’inventario ci sono le raccolte siti, i siti, i documenti, gli elenchi, le raccolte documenti e i flussi di lavoro.
Le dimensioni e la complessità della migrazione dipenderanno da molti elementi, come la quantità di dati da migrare, il numero di utenti aziendali coinvolti e la complessità dell’ambiente attuale.
A questi si aggiunge anche il profilo di rischio relativo ai diversi sistemi utilizzati nei vari reparti. Se più reparti utilizzano sistemi differenti, sarà necessario valutare attentamente i rischi legati alla migrazione di ciascun sistema verso SharePoint Online.
Ad esempio, se un reparto utilizza una versione di SharePoint altamente personalizzata, la sua migrazione potrebbe comportare un rischio maggiore rispetto a quella di un reparto che utilizza una versione più standard della piattaforma.
In alcuni casi, può avere più senso migrare inizialmente i dati verso un archivio come fase intermedia in una migrazione complessa. Questo approccio graduale consente di suddividere i dati in blocchi autonomi da migrare uno alla volta, riducendo al minimo le interruzioni nelle attività quotidiane dell’azienda. In contesti complessi, questa strategia consente di trasferire i documenti in modo progressivo e controllato.
Prima di migrare i dati, è importante effettuare una pulizia dell’ambiente di origine. Questo significa rimuovere tutti i contenuti inutilizzati o obsoleti. La loro individuazione dovrebbe essere semplice, basandosi sulle statistiche di utilizzo o sulle policy di gestione documentale. La pulizia dei dati garantisce che non vengano trasferite informazioni non necessarie nel nuovo ambiente.
È inoltre consigliabile ottimizzare le prestazioni dell’ambiente di origine. In questo modo, ti assicuri che ci siano risorse sufficienti per eseguire la migrazione senza ritardi.
Una volta pulito l’ambiente di origine, bisognerà preparare il nuovo ambiente SharePoint Online. Questo processo include la creazione delle raccolte siti e dei siti necessari, la configurazione di permessi e impostazioni di sicurezza, e l’installazione e configurazione di eventuali personalizzazioni richieste.
I permessi sono particolarmente critici da configurare correttamente in SharePoint Online. È fin troppo facile assegnare involontariamente diritti amministrativi eccessivi a un utente. Se i permessi non sono impostati correttamente, si rischia di esporre l’organizzazione a potenziali attacchi informatici.
Coinvolgere i dipendenti è essenziale per garantire che siano informati sulla migrazione e preparati ai cambiamenti che essa potrebbe comportare.
Dovremo creare un piano di comunicazione per informare gli utenti riguardo alla migrazione, raccogliere i loro feedback e rispondere a eventuali domande. Ricordiamo che questa migrazione dei dati modificherà i flussi di lavoro quotidiani: molte persone potrebbero sentirsi ansiose nel non riuscire più a trovare le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.
Questo piano di comunicazione dovrà includere anche attività di formazione e gestione del cambiamento. Gli utenti potrebbero aver bisogno di una formazione approfondita per sentirsi a proprio agio con il nuovo sistema.
La gestione del cambiamento sarà cruciale per garantire che tutti vengano integrati e utilizzino correttamente il nuovo ambiente. Se si stanno migrando contenuti da SharePoint on-premise a SharePoint Online, questo passaggio sarà più semplice, poiché gli utenti conoscono già lo strumento.
Infine, è importante includere nel piano di comunicazione anche eventuali nuove regole di governance. Questo comprende le regole per la creazione di un nuovo sito SharePoint Online, di una nuova raccolta documenti o per l’esecuzione di altre attività. Conoscere in anticipo queste regole sarà indispensabile.
Ora che abbiamo definito gli obiettivi della migrazione, scelto l’approccio e costruito un piano, possiamo finalmente avviare il processo di migrazione, che si svolgerà seguendo questi step che riportiamo in breve nell’elenco qui sotto:
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E se per caso qualcosa non andasse per il verso giusto?
A volte le cose possono non procedere così agevolmente come previsto. Allora, perché si verificano errori durante il processo di migrazione?
Spesso ciò è dovuto a una preparazione insufficiente o a una sottovalutazione delle complessità tecniche. Di seguito analizziamo nel dettaglio quali sono i problemi più comuni che le aziende incontrano durante la migrazione a SharePoint e, soprattutto, da cosa sono causati.
Un errore frequente è iniziare la migrazione senza una pianificazione accurata. Può sembrare un concetto banale, ma è molto importante: un approccio “improvvisato” spesso porta a confusione, ritardi e risultati non ottimali, mentre una strategia chiara prevede la definizione di cosa migrare, perché farlo e come farlo, considerando le possibili criticità e le relative soluzioni.
Prendiamo il caso di un’azienda che decide di spostare i propri dati su SharePoint Online senza effettuare un’analisi preliminare. Durante la migrazione, i team responsabili potrebbero scoprire che alcune funzionalità critiche, come i workflow personalizzati, non sono compatibili con la nuova piattaforma. Questo li costringerebbe a rivedere il progetto successivamente, causando non solo un aumento dei costi, ma, cosa più importante, disagi nelle operazioni quotidiane.
Un errore comune riguarda proprio la trascuratezza dell’architettura informativa esistente. Molti ambienti SharePoint sono stati progettati anni fa e, sebbene allora fossero funzionali, oggi potrebbero risultare obsoleti. Migrare senza ristrutturare l’architettura significa portare vecchi problemi in un nuovo sistema, compromettendo l’efficacia della gestione dei contenuti e della sicurezza, che invece sono punti di forza di piattaforme come SharePoint Online.
Trasferire dati obsoleti o duplicati può rallentare la migrazione e complicare la gestione dei contenuti nel nuovo ambiente. Per questo motivo, è fondamentale effettuare una pulizia preliminare dei dati prima di iniziare.
Per capire meglio, prendiamo il caso di un’azienda che scopre che le proprie librerie contengono centinaia di versioni obsolete dello stesso documento. Se non fosse stata fatta una pulizia degli archivi prima della migrazione, tutte queste versioni verrebbero trasferite, rendendo molto complicato per gli utenti finali trovare le informazioni di cui hanno bisogno nel nuovo ambiente di lavoro.
La migrazione non è solo una questione tecnica: richiede il coinvolgimento di diverse figure aziendali per prendere decisioni su dati, permessi e mappatura dei contenuti.
I permessi di accesso sono fondamentali per proteggere le informazioni sensibili e garantire che ogni utente possa accedere solo ai contenuti di sua competenza. Errori nel trasferimento dei permessi potrebbero causare gravi falle di sicurezza, con conseguenti interruzioni nei flussi di lavoro.
Prendiamo l’esempio di un’azienda che commette questo errore, ovvero non verifica le impostazioni dei permessi. Dopo la migrazione, documenti riservati contenenti dati sensibili potrebbero diventare accessibili a tutti gli utenti, anche attraverso la generazione di contenuti tramite Copilot, violando così le normative sulla privacy dei dati.
Non tutte le versioni di SharePoint sono compatibili tra loro, e lo stesso vale per le integrazioni di terze parti o le soluzioni personalizzate.
Di conseguenza, è necessario considerare il grado di compatibilità tra i sistemi di origine e di destinazione se non si vuole incorrere in malfunzionamenti o dati corrotti. Un caso noto riguarda i template Fabulous 40, disponibili in SharePoint 2007, che hanno presentato notevoli difficoltà durante l’aggiornamento a versioni successive, come SharePoint 2010 o 2013.
Come valutare la compatibilità? Il primo passo è effettuare un’analisi preliminare del sistema di origine, identificando componenti critici quali personalizzazioni, workflow, web part personalizzate e integrazioni di terze parti. Questo consente di comprendere a fondo la struttura e le funzionalità attuali, preparando il terreno per il confronto con il sistema di destinazione.
Successivamente, bisogna confrontare le caratteristiche della versione corrente di SharePoint con quelle della versione di destinazione per individuare eventuali funzionalità deprecate o modificate. Questo tipo di analisi aiuta a prevedere possibili ostacoli e pianificare gli interventi necessari. Ad esempio, le personalizzazioni basate su tecnologie obsolete, come le soluzioni farm-based, potrebbero non essere supportate e richiedere una riscrittura per funzionare nella nuova versione.
A questo punto, è consigliabile eseguire una migrazione in un ambiente di test con l’obiettivo di individuare e risolvere preventivamente eventuali problemi critici, assicurando che dati e funzionalità vengano trasferiti correttamente durante la migrazione effettiva.
La struttura di file e librerie di SharePoint richiede un’organizzazione precisa per funzionare al meglio: configurazioni errate possono portare a documenti duplicati, percorsi interrotti e difficoltà nel reperire i contenuti. Tutto ciò si traduce in un ambiente di lavoro digitale poco performante, difficile da utilizzare e adottare da parte degli utenti.
Un’organizzazione inefficace della struttura non solo complica la ricerca e la gestione dei documenti, ma può anche generare confusione riguardo alle versioni corrette dei file da utilizzare. Ciò impatta negativamente sulla produttività e sulla collaborazione, poiché gli utenti rischiano di lavorare su dati obsoleti o duplicati.
Per questo motivo, durante la migrazione o la ristrutturazione di SharePoint, è fondamentale pianificare attentamente la gerarchia delle librerie e l’assegnazione dei permessi, assicurando una navigazione chiara e coerente.
Molte aziende sottovalutano il tempo necessario per eseguire correttamente la migrazione a SharePoint, spesso causando ritardi che, sebbene giustificati, non erano stati previsti nel piano di progetto. Al contrario, è fondamentale tenere sempre conto di possibili imprevisti, specialmente quando devono essere trasferiti grandi volumi di dati o si verificano interruzioni nella connettività, fattori che possono allungare significativamente i tempi di completamento.
Oltre a questi elementi, è importante considerare anche la complessità tecnica legata all’ambiente di origine e a quello di destinazione, nonché la necessità di test approfonditi e di formazione degli utenti. La migrazione non è un processo lineare e può richiedere più iterazioni per risolvere problemi inaspettati o ottimizzare le configurazioni.
Pertanto, una pianificazione realistica deve includere margini di tempo aggiuntivi per gestire queste variabili, garantendo così una transizione più fluida e minimizzando l’impatto sulle attività quotidiane dell’azienda.
Non sembra più un semplice “spostamento” adesso, vero?
Come abbiamo già sottolineato si tratta di un processo estremamente delicato e, per quanto possibile effettuarlo da sé su piccola scala, migrazioni più massicce potrebbero richiedere l’aiuto di qualcuno di più esperto per assicurarci che tutto vada come dovrebbe. Un partner SharePoint esperto e professionale che possa garantirci la tranquillità e la sicurezza che cerchiamo.
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Ogni operazione che si attua sulla propria infrastruttura digitale dovrebbe essere pianificata, preparata e messa in moto con una strategia chiara e definita, migrazione dei dati inclusa.
Come abbiamo potuto osservare, si tratta di molto più di un semplice spostamento e richiede la massima attenzione e cura per i particolari, per evitare incresciosi incidenti che possono portare a fastidiosi sprechi di tempo e risorse nel migliore dei casi e a veri e propri blocchi delle operazioni nel peggiore.
Se ci si accorge che la complessità del progetto sta scalando velocemente verso l’alto, la scelta migliore sarebbe quindi quella di affidarsi a un servizio di consulenza esperto (come quello offerto da Dev4Side) e avere un partner al proprio fianco che possa aiutarci a delineare la migliore strategia possibile per la propria organizzazione, consapevoli che l’investimento darà generosamente i suoi frutti.
1. Che cos’è una migrazione SharePoint?
È il trasferimento di contenuti, strutture, permessi, configurazioni e workflow da un ambiente esistente (on-premises o legacy) a SharePoint Online o a una versione più recente della piattaforma Microsoft 365.
2. Perché è fondamentale avere una strategia di migrazione a SharePoint?
Una strategia chiara riduce il rischio di downtime, perdita di dati, problemi di sicurezza e resistenze degli utenti, e consente di sfruttare la migrazione per modernizzare architettura informativa e processi.
3. Quali sono gli step principali di una SharePoint Migration Strategy efficace?
Analisi dell’ambiente di origine, definizione degli obiettivi, inventario dei contenuti, scelta dell’approccio (lift and shift, ibrido, cloud), pulizia dati, preparazione del nuovo ambiente, migrazione pilota, cutover, test e ottimizzazione post-migrazione.
4. Quali errori sono più comuni nelle migrazioni SharePoint?
Assenza di una strategia, mancata pulizia dei dati, sottovalutazione della complessità, permessi configurati in modo errato, problemi di compatibilità con personalizzazioni e soluzioni di terze parti, stime di tempo troppo ottimistiche.
5. Quanto può durare un progetto di migrazione SharePoint?
La durata dipende da volume dei dati, numero di siti e utenti, livello di personalizzazione e requisiti di sicurezza: si va da poche settimane per scenari semplici fino a diversi mesi per ambienti enterprise complessi.
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