Teams Phone: il futuro della telefonia aziendale

Microsoft Teams Phone è molto più di un semplice sistema di telefonia aziendale e rappresenta una piccola rivoluzione nella comunicazione integrata per le imprese. In un'epoca in cui il lavoro ibrido e remoto è la norma, le organizzazioni cercano soluzioni che possano unire i loro team, indipendentemente da dove si trovino. Teams Phone risponde a questa esigenza con una gamma completa di funzionalità avanzate che vanno oltre le chiamate vocali tradizionali. In questo articolo vedremo nel dettaglio le caratteristiche distintive di Teams Phone, i vantaggi che offre e i piani di licenza disponibili, offrendo una panoramica chiara su come questa soluzione possa trasformare le modalità di comunicazione della propria organizzazione.

Cosa troverai in questo articolo

  • Microsoft Teams Phone: una breve introduzione
  • Microsoft Teams Phone: caratteristiche e opzioni
  • Microsoft Teams Phone Standard: che cos’è?
  • Teams Phone vs. Teams Phone Standard: qual è la differenza?
  • Teams Phone System: quali sono i vantaggi?
  • Teams Phone e l’integrazione con Copilot
Teams Phone: il futuro della telefonia aziendale

Microsoft Teams Phone: una breve introduzione

Nell'era digitale, in un panorama sempre più globalizzato e dove le soluzioni di lavoro ibrido sono diventate sempre più comuni, una comunicazione efficiente e integrata è diventata un aspetto cruciale per il successo di qualsiasi organizzazione.

Microsoft Teams Phone è un servizio di telefonia cloud che consente alle organizzazioni di gestire le comunicazioni vocali attraverso l'infrastruttura di Microsoft Teams. A differenza dei tradizionali sistemi telefonici PBX (Private Branch Exchange, un protocollo dedicato alle reti telefoniche private aziendali), Teams Phone sfrutta la potenza del cloud per fornire una soluzione di comunicazione moderna, flessibile e scalabile.

Parte della suite Microsoft 365, Teams Phone non è solo un sistema telefonico; è una soluzione completa che integra chiamate, video conferenze, messaggistica e collaborazione in un'unica piattaforma. Teams Phone non solo supporta le chiamate locali e internazionali, ma offre anche funzionalità avanzate come la gestione delle code di chiamata, le risposte automatiche e la registrazione delle chiamate.

Microsoft Teams Phone: caratteristiche e opzioni

Teams Phone converte il software di comunicazione e messaggistica di Microsoft in un vero e proprio sistema telefonico completo, che permette agli utenti di fare e ricevere chiamate attraverso la rete telefonica pubblica commutata (PSTN - Public Switched Telephone Network) direttamente dall'interfaccia di Teams e che gestisce le chiamate attraverso il cloud, utilizzando la robusta infrastruttura di Azure e la rete globale di Microsoft.

Microsoft Teams Phone utilizza una licenza basata sugli utenti (Teams Phone Standard, che approfondiremo nella prossima sezione) per offrire funzionalità di chiamata che includono la fusione delle chiamate, il trasferimento delle chiamate, la segreteria telefonica e molto altro.

Con Teams Phone, gli utenti hanno accesso a funzionalità utili come il trasferimento delle chiamate tra dispositivi, la trascrizione delle chiamate e le integrazioni con i sistemi di intrattenimento in-car.

Il servizio offre anche funzionalità avanzate come la chiamata di emergenza dinamica, il routing basato sulla localizzazione e l'ottimizzazione dei media locali ed è versatile e semplice da implementare, rendendolo adatto a tutte le imprese, dalle PMI alle grandi aziende multinazionali.

Microsoft Teams Phone offre diverse opzioni per soddisfare le esigenze di comunicazione e collaborazione della propria organizzazione, tra cui i Piani di Chiamata Microsoft, Operator Connect, Teams Phone Mobile e il Direct Routing. Ciascuna di queste soluzioni può essere utilizzata indipendentemente o combinata per creare una soluzione su misura per la propria azienda.

Microsoft Calling Plans

I Piani di Chiamata Microsoft sono addebitati su base per utente e offrono un servizio mensile che fornisce un numero selezionato di minuti. Questa soluzione è particolarmente utile quando gli utenti devono utilizzare le chiamate PSTN ma non si dispone di un fornitore di PSTN. Con la disattivazione della PSTN prevista per il 2025, potrebbe essere il momento di considerare una soluzione vocale abilitata SIP per l'uso con Microsoft Teams.

Per configurare i Piani di Chiamata, sono necessari:

  • Un abbonamento E5 o un sistema telefonico di Teams
  • Uno dei piani di chiamata disponibili - Nazionale, Internazionale o Pay-As-You-Go
  • Nuovi numeri di telefono o la possibilità di trasferire i numeri esistenti
  • Indirizzi di emergenza e località

Operator Connect

Operator Connect offre connettività PSTN utilizzando un'infrastruttura gestita dall'operatore. Questo significa che i Session Border Controllers (SBC), i firewall e altri componenti di rete sono tutti di proprietà e gestiti da un operatore, consentendo agli utenti di risparmiare sui costi hardware e di accedere a opzioni di supporto. Tutto ciò può essere configurato dal Teams Admin Centre, risultando in una distribuzione più rapida e semplice.

Per configurare Operator Connect, sono necessari:

  • Un abbonamento E5 o un sistema telefonico di Teams
  • Un operatore partecipante al programma Microsoft Operator Connect

Teams Phone Mobile

Con questa soluzione, il numero di telefono mobile (abilitato SIM) dell'utente funge anche da numero di telefono Teams. Questo significa che si può utilizzare un unico numero di telefono sia per il proprio dispositivo mobile che per la linea fissa, passando in modo fluido tra diversi ambienti e dispositivi senza dover cambiare abitudini d'uso. Teams Phone Mobile è la prima vera soluzione di comunicazione unificata sul mercato.

Si tratta dunque di un’opzione di implementazione utilissima per i lavoratori remoti o sul campo che si spostano regolarmente tra luoghi, dispositivi e reti.

Teams Phone Mobile supporta anche le politiche aziendali come la conservazione dei dati e la registrazione delle chiamate, garantendo coerenza in termini di sicurezza, privacy e conformità.

Per implementare Teams Phone Mobile, si avrà bisogno di:

  • Un abbonamento E5 o un sistema telefonico di Teams
  • Il componente aggiuntivo Teams Phone Mobile
  • Un operatore elencato nel programma Microsoft Teams Phone Mobile

Direct Routing

Con il Direct Routing, le organizzazioni possono sfruttare i loro contratti di fornitura PSTN esistenti e collegare quasi qualsiasi trunk telefonico, oltre a interconnettersi con hardware PSTN di terze parti. Ad esempio, i sistemi analogici, i PBX (Private Branch Exchange) e i telefoni DECT possono essere integrati utilizzando il modello Direct Routing.

Per implementare il Direct Routing, sono necessari specifici requisiti di infrastruttura/rete, tra cui:

  • Trunk telefonici collegati al SBC
  • Tenant Microsoft 365
  • Dominio personalizzato con Microsoft 365 (non è possibile utilizzare domini “*.onmicrosoft.com”)
  • Indirizzo IP pubblico per il SBC
  • Fully Qualified Domain Name (FQDN) per il SBC
  • Record DNS pubblico per il SBC
  • Certificato pubblico affidabile per il SBC
  • Regole di sicurezza del firewall
  • Session Border Controller (SBC)
  • Sistema telefonico Microsoft
  • Microsoft Teams & Skype for Business Plan 2 (se incluso nella licenza)
  • Microsoft Audio Conferencing (utilizzato per il PSTN dial-in nelle riunioni Teams)

Communication Credit

Altra opzione da tenere in considerazione sono i Communication Credit. Questi ultimi sono un’opzione offerta da Microsoft per pagare al minuto le chiamate PSTN.

I credit per le comunicazioni sono generalmente utilizzati dalle compagnie per:

  • Superare i limiti dei piani di chiamata Microsoft o per chiamate internazionali su un piano nazionale
  • Credito per i piani di chiamata Microsoft Pay-as-you-go
  • Credito per l'uscita audio della conferenza PSTN oltre i minuti inclusi
  • Credito per numeri di telefono gratuiti per gli Assistenti Virtuali, le Code di Chiamata o l'audio conferenza PSTN di Microsoft

Cerchi un team tecnico che si sappia muovere nell'ecosistema Microsoft 365?

Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:

  • competenze di sviluppo software;
  • ottima conoscenza del cloud Microsoft Azure;
  • capacità di gestione del tenant Microsoft 365 e delle sue policy;
  • conoscenza dei principali software verticali inclusi nella sottoscrizone Microsoft 365;

Dev4Side Software ha sviluppato tutte queste competenze tecniche verticali, per fornirti un unico punto di contatto, trasversale per tutti gli elementi della tua sottoscrizione.

Microsoft Teams Phone Standard: che cos’è?

Microsoft Teams Phone Standard è un add-on specifico per Microsoft Teams che abilita le funzionalità di telefonia di Teams Phone per utenti specifici all'interno dell'organizzazione ed è fornito tramite una licenza a pagamento per utente. Questa licenza è necessaria per trasformare Microsoft Teams in un sistema di telefonia completo per singoli utenti.

Teams Phone Standard è disponibile per le licenze di Microsoft 365 e Office 365 che non includono nativamente le funzionalità di Teams Phone, come E1, E3, e Frontline Worker (F1/F3). Gli utenti con licenze Microsoft 365 E5 o Office 365 E5 non hanno bisogno di acquistare questa licenza separatamente, in quanto le funzionalità di Teams Phone sono già incluse in questi piani.

La licenza Teams Phone Standard fornisce l'accesso a caratteristiche di base come la segreteria telefonica su cloud, l'identificazione del chiamante, il parcheggio delle chiamate, il trasferimento e l'inoltro delle chiamate, oltre a supportare l'uso di numeri di telefono tramite PSTN e gli utenti con questa licenza possono utilizzare i Microsoft Calling Plans, Operator Connect o Direct Routing per abilitare la connettività PSTN, a seconda della configurazione scelta dall'organizzazione.

Teams Phone vs. Teams Phone Standard: qual è la differenza?

Microsoft Teams Phone e Microsoft Teams Phone Standard rappresentano due componenti chiave della soluzione di telefonia offerta da Microsoft all'interno dell'ecosistema Teams. Sebbene possa sembrare che le due denominazioni indichino la stessa cosa non è esattamente così e spesso questo può portare a un po’ di confusione negli utenti, specialmente in quelli che si stanno avvicinando adesso a valutare alternative moderne all’avanguardia per rimpiazzare i loro vecchi sistemi di comunicazione. Andiamo quindi a chiarire un attimo la questione prima di procedere oltre.

Microsoft Teams Phone si riferisce alla funzionalità generale di telefonia integrata in Microsoft Teams che consente di effettuare e ricevere chiamate telefoniche tradizionali (PSTN) utilizzando la piattaforma Teams mentre la denominazione Teams Phone Standard si riferisce invece alla licenza specifica che abilita queste funzionalità mediante add-on per utenti che non hanno già accesso ad esse tramite il loro piano di Microsoft 365 o Office 365.

Teams Phone è quindi la soluzione complessiva che collega l'intera organizzazione, mentre Teams Phone Standard è il passo necessario per attivare le capacità di suddetta soluzione al livello del singolo utente/dipendente.

Teams Phone System: quali sono i vantaggi?

Ora che abbiamo un’idea più chiara di quelle che sono le caratteristiche salienti di Teams Phone e del piano di licenza da acquistare per poterne sfruttare le potenzialità, è arrivato il momento di vedere un po’ più nel dettaglio quelli che sono i vantaggi principali dell’utilizzo di un Teams Phone System e dei miglioramenti che può apportare alla rete di comunicazione del proprio business.

Produttività

Microsoft Teams ha rivoluzionato la collaborazione nelle organizzazioni introducendo strumenti potenti come la messaggistica istantanea e la condivisione semplice di file tra singoli dipendenti e dipartimenti. Teams Phone amplia queste capacità permettendo agli utenti di effettuare e ricevere chiamate telefoniche all'interno della stessa applicazione.

Con Teams Phone, tutte le necessità di comunicazione, sia testuali che vocali, sono centralizzate in un'unica piattaforma, eliminando la necessità di passare tra diversi strumenti e migliorando l'efficienza operativa.

Lavoro da remoto

Con l'aumento delle soluzioni di lavoro da remoto, avere un sistema di comunicazione affidabile è più importante che mai. Teams Phone supporta perfettamente lo smart working, consentendo ai dipendenti di effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi luogo. Questa flessibilità è essenziale per le aziende che vogliono mantenere la produttività e la collaborazione indipendentemente da dove si trovino i loro dipendenti.

I dipendenti possono accedere a Teams Phone tramite Internet, utilizzando i loro computer, smartphone o tablet. Questa accessibilità significa che possono rimanere connessi con i colleghi e i clienti anche quando sono fuori dal loro ufficio.

Multi-dispositivo e multi-piattaforma

Teams Phone è progettato per funzionare su una vasta gamma di dispositivi, inclusi desktop e laptop con Windows o Mac OS, telefoni da scrivania e sistemi di intrattenimento in-car, garantendo sempre un'esperienza fluida e affidabile, indipendentemente dal dispositivo che utilizzi.

La capacità di Teams Phone di integrarsi su diverse piattaforme assicura che gli utenti possano rimanere costantemente connessi e operativi, sia che si trovino in ufficio, in movimento o nel proprio veicolo dotato di computer di bordo.

Risparmio sui costi

Adottando Teams Phone, le organizzazioni possono evitare i costi elevati di manutenzione associati ai vecchi sistemi PBX (Private Branch Exchange) locali. In molti casi, il servizio potrebbe già essere disponibile come parte del contratto Microsoft esistente dell'organizzazione.

Questo consente di ridurre i costi operativi e di sfruttare un'infrastruttura moderna senza la necessità di costose installazioni hardware o aggiornamenti che possono impattare negativamente sul budget e sull’operatività delle nostre telecomunicazioni.

Qualità e prestazioni

Grazie ad Azure e alla rete globale di Microsoft, Teams Phone garantisce prestazioni e affidabilità di alto livello. Poiché questa soluzione sta sostituendo i sistemi telefonici aziendali locali, Microsoft si impegna a mantenere, se non a superare, i precedenti livelli di disponibilità, offrendo al contempo protocolli per audio e video in alta definizione.

La robusta infrastruttura di rete e i continui miglioramenti tecnologici assicurano che Teams Phone possa gestire le esigenze di comunicazione delle aziende moderne con efficienza e qualità, rendendo le precedenti soluzioni di telecomunicazione aziendale un lontano ricordo del passato.

Integrazione

Teams Phone si integra perfettamente non solo con il resto dell’ecosistema Microsoft dedicato al lavoro d’ufficio, ma anche con applicazioni di terze parti e operazioni di comunicazione su larga scala come i centri di contatto. Microsoft offre un rigoroso programma di certificazione per le soluzioni dei centri di contatto, garantendo che vengano rispettati gli elevati standard di sicurezza ed efficienza della casa di Redmond.

Questa integrazione senza soluzione di continuità facilita l'implementazione di Teams Phone nelle infrastrutture aziendali esistenti e permette una gestione centrale unificata delle comunicazioni della compagnia.

Centralini automatici e code di chiamata

Teams Phone è una soluzione IVR (Interactive Voice Response) aziendale completa che permette agli utenti di integrare input vocali, menu nidificati, ricerca in rubrica e azioni temporizzate, come gli orari di apertura e le festività aziendali. Questo sistema avanzato di risposta automatica migliora l'efficienza nella gestione delle chiamate in entrata, offrendo ai clienti un'esperienza di chiamata personalizzata e riducendo i tempi di attesa.

Le funzionalità di coda di chiamata assicurano che le chiamate siano indirizzate al personale disponibile più appropriato, ottimizzando il flusso di lavoro e migliorando sensibilmente l’esperienza dei dipendenti negli ambiti di lavoro legati al contatto col pubblico come il servizio clienti.

Teams Phone e l’integrazione con Copilot

Microsoft Copilot, integrato in Teams Phone, è un assistente digitale avanzato progettato per migliorare l'efficienza e la produttività degli utenti durante le comunicazioni vocali. Copilot utilizza i modelli di dati e le interazioni all'interno di Teams, Outlook e altri strumenti di Office 365 e può offrire assistenza in tempo reale, suggerimenti e automatizzare i compiti più ripetitivi legati alla comunicazione tra singoli impiegati e dipartimenti oltre a quella con i clienti.

Per aggiungere Copilot a Microsoft Teams per chat, chiamate e riunioni, è necessaria la licenza Microsoft Copilot per Microsoft 365. Se si sta utilizzando Microsoft Copilot o si desidera iniziare a usarlo, aggiungere Microsoft Teams Phone è essenziale per garantire che tutte le informazioni sulle proprie comunicazioni siano accessibili a Copilot.

L’utilizzo dell’intelligenza artificiale targata Microsoft è in grado di offrire una gamma di funzionalità che possono trasformare radicalmente l'esperienza delle chiamate aziendali per i dipendenti di qualsiasi organizzazione. Vediamo come.

Assistenza in tempo reale durante le chiamate

Copilot può fornire suggerimenti e assistenza ai dipendenti in tempo reale durante le loro chiamate. Se si sta discutendo di un documento o di una presentazione, Copilot può rapidamente recuperare e visualizzare il file pertinente, facilitando l'accesso a informazioni critiche senza dover interrompere la chiamata per cercarle manualmente.

Questa funzionalità è particolarmente utile in contesti di negoziazione o supporto clienti, dove avere dati pertinenti e immediatamente disponibili può fare una grande differenza.

Trascrizioni e riepiloghi automatizzati

Una delle funzioni più potenti di Copilot è la capacità di generare trascrizioni automatiche accurate delle chiamate. Questo è utile per catturare dettagli importanti e per i partecipanti che potrebbero aver perso la chiamata.

Inoltre, Copilot può sintetizzare le trascrizioni in riepiloghi chiari e concisi, evidenziando i punti salienti e le decisioni prese durante le conversazioni e i meeting. Questi riepiloghi possono essere condivisi facilmente con i team, migliorando la comunicazione e riducendo la necessità di lunghe sessioni di follow-up che possono rallentare in maniera significativa lo svolgimento delle operazioni di una compagnia.

Gestione e organizzazione delle chiamate

Copilot può aiutare i centralinisti e i receptionist a gestire e organizzare le chiamate in modo più efficiente. Può prenotare chiamate future, inviare promemoria agli utenti e organizzare la sequenza di chiamate basata su priorità.

Questo facilita la gestione del flusso di lavoro e garantisce che le comunicazioni siano sempre ben pianificate e strutturate. Inoltre, Copilot può automaticamente aggiornare i calendari e impostare riunioni di follow-up, assicurando che nulla venga trascurato.

Risposte suggerite e automazione delle azioni

Durante una chiamata, Copilot può suggerire anche risposte o azioni basate sul contesto della conversazione che si sta svolgendo in quel momento.

Ad esempio, se un cliente chiede informazioni su un prodotto, Copilot può suggerire link utili o risorse direttamente nella chat, riducendo drasticamente il tempo di risposta e migliorando l'efficienza operativa di team e singoli dipendenti.

Inoltre, Copilot può automatizzare azioni post-chiamata, come l'invio di email di follow-up, la creazione di task o la registrazione di note nel CRM, permettendo così di evitare errori di distrazione lasciando ai dipendenti la possibilità di concentrarsi sui loro compiti più importanti.

Integrazione con altri strumenti Microsoft 365

Copilot si integra perfettamente con altri strumenti della suite Microsoft 365 e può accedere e utilizzare dati da applicazioni come SharePoint, OneDrive e Outlook per migliorare le interazioni telefoniche.

Durante una chiamata, per esempio, può suggerire al dipendente impegnato nella conversazione documenti correlati da SharePoint o recuperare email pertinenti all’argomento trattato da Outlook. Questa integrazione permette un flusso di lavoro continuo e connesso, in cui le informazioni necessarie ai dipendenti sono sempre disponibili, pertinenti al loro attuale compito e rapidamente fornite dall’assistente digitale.

Conclusioni

In sostanza, Teams Phone è più di un semplice sistema telefonico; è una piattaforma completa che può integrare e migliorare ogni aspetto della comunicazione aziendale. Con la sua adozione, organizzazioni di ogni tipo e dimensione otterranno molto più di un semplice servizio telefonico all'avanguardia.

Integrandosi perfettamente con l'ecosistema Microsoft 365, Teams Phone consente alle organizzazioni di unificare la loro infrastruttura di comunicazione e ottenere una significativa riduzione dei costi operativi, sfruttando le infrastrutture cloud di Microsoft per ottenere un risparmio a lungo termine senza sacrificare qualità e operatività.

E se tutto questo non bastasse, l’integrazione con Copilot porta Teams Phone a diventare molto più di un semplice sistema di telefonia aziendale, trasformandolo in uno strumento di incredibile utilità grazie alle funzionalità avanzate messe a disposizione dall’assistente digitale basato su IA di Microsoft.

Che si stia cercando di migliorare le operazioni quotidiane dei dipendenti o di espandere le proprie reti di comunicazione per affrontare con gli strumenti più sofisticati il sempre più frenetico panorama globale, Microsoft Teams Phone rappresenta la soluzione ideale per mettersi al passo con il futuro delle comunicazioni aziendali.

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