Un agente AI per le linee guida social, dentro Teams

Un agente AI per le linee guida social è un assistente conversazionale che risponde, dentro Microsoft Teams, alle domande dei dipendenti sulle policy di comunicazione — citando la fonte esatta invece di lasciar cercare in un documento lungo. Per un gruppo farmaceutico internazionale l’abbiamo costruito con Copilot Studio e SharePoint Online, estendendo lo stesso approccio di un progetto di agenti AI già avviato in ambito HR.

Le linee guida per la comunicazione social esistevano già, documentate e complete. Il problema non era la conoscenza: era l’accessibilità. Nessuno le consultava nel momento in cui servivano davvero — un attimo prima di premere “Pubblica”. Abbiamo affrontato il tema con lo stesso metodo dell’agente AI HR su Copilot Studio, portando la policy dentro il flusso di lavoro delle persone.

Il problema: policy scritte che nessuno consulta al momento giusto

In un gruppo farmaceutico la comunicazione è un terreno regolato: normative EMA e FDA, codici EFPIA, policy interne sui medical claims. Cosa si può dire, dove, come nominare un prodotto in un post, come rispondere a un commento che segnala un effetto avverso: sono decisioni con implicazioni concrete.

Le risposte a queste domande esistevano, ma stavano dentro un documento lungo e articolato, difficile da consultare nell’istante in cui la domanda si presenta. Così le domande arrivavano, ricorrenti, al team Marketing e Comunicazione: “posso condividere questo comunicato sul mio LinkedIn?”, “come nomino questo prodotto in un post?”, “posso rispondere a un commento su un effetto avverso?”. Ogni domanda era un’interruzione; ogni risposta, una ricerca manuale nella policy. La conoscenza c’era, ma non nel posto e nel momento giusto.

La soluzione: un agente AI su Copilot Studio, dentro Teams

Il gruppo aveva già avviato un progetto di agenti AI in ambito HR. Abbiamo esteso lo stesso approccio — e la stessa architettura — alle linee guida social, sviluppando su Copilot Studio e SharePoint Online. Partire da un’architettura già validata ha accelerato lo sviluppo: pattern, governance e logiche di indicizzazione erano già stati definiti.

L’agente vive dentro Microsoft Teams, l’ambiente che le persone già usano ogni giorno. Il dipendente scrive la domanda in linguaggio naturale; l’agente cerca nei documenti di policy caricati e indicizzati su SharePoint, costruisce una risposta contestuale e cita la fonte esatta — così chi legge sa da dove viene la risposta e può approfondire.

Un punto non negoziabile in ambito farmaceutico: i dati restano dentro il perimetro Microsoft dell’organizzazione. Nessuna informazione viene inviata verso servizi AI consumer; la conversazione, i documenti e i permessi seguono le policy già in vigore sul tenant.

Da compliance reattiva a compliance preventiva

Il valore più profondo del progetto non è tecnologico. Le normative variano per canale, audience e paese: sapere in anticipo cosa è ammesso, prima di pubblicare, cambia la natura del controllo. L’agente funziona come un guardrail: la persona verifica prima di premere “Pubblica”, non dopo che qualcosa è già online. Si passa da una compliance reattiva — si corregge quando emerge un problema — a una compliance preventiva, dove la verifica è parte del gesto quotidiano di pubblicare.

I risultati ottenuti

Il valore del progetto non è la tecnologia in sé, ma l’accessibilità della conoscenza. Le policy esistevano già; il progetto le ha rese consultabili nel momento e nel posto giusto — dentro Teams, al momento della domanda.

L’integrazione in Teams ha significato nessun cambio di abitudini per le persone: non un nuovo strumento da imparare, ma una risposta dentro un ambiente già familiare. Questo si traduce in adozione reale. Il team Comunicazione riceve meno interruzioni per domande ricorrenti, e le persone ottengono risposte affidabili, ancorate alla policy ufficiale invece che a un ricordo approssimativo.

A chi è utile questo approccio

L’approccio è pertinente per organizzazioni in settori regolati — farmaceutico, finanziario, legale, healthcare — che hanno documentazione di policy corposa e completa, ma poco consultata nel momento in cui servirebbe. È particolarmente utile per aziende con team che operano su più mercati, dove le regole cambiano per paese e la memoria delle singole persone non basta a coprire ogni variante.

Se nella tua organizzazione la conoscenza esiste ma nessuno la consulta al momento giusto, spesso il problema non è scrivere nuove regole: è renderle accessibili dentro il flusso di lavoro. Contattaci per una valutazione →