Una delle richieste che siamo spesso chiamati a soddisfare riguarda l’automazione dei processi interni e delle attività ripetitive che, pur essendo di basso valore aggiunto, comportano uno spreco significativo di tempo, energie e risorse. Tra queste attività, rientra la gestione delle richieste di permesso. Un sistema digitalizzato consente di ridurre il carico di lavoro associato alla raccolta, all’elaborazione e al tracciamento delle richieste interne, permettendo allo stesso tempo un risparmio in termini di carta e materiali consumati per compilare i moduli tradizionali. Un cliente ha chiesto lo sviluppo di questa tecnologia. Ecco com’è andata.
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Con più di 4.000 lavoratori, il nostro cliente aveva la necessità di implementare un nuovo sistema per la gestione delle richieste interne.
Fino a quel momento, l’azienda metteva a disposizione un modulo cartaceo da compilare insieme agli allegati necessari. I lavoratori dovevano quindi stampare tutti i documenti richiesti e consegnarli ai propri referenti per l’approvazione. I documenti sarebbero arrivati in amministrazione, per poi essere smistati e conservati negli archivi aziendali.
Inutile dire come questo processo sia obsoleto, comportando una serie di inefficienze tanto evitabili quanto dannose per l’azienda:
Il cliente riceveva sempre più feedback negativi da parte dei lavoratori, soprattutto da parte di chi si doveva occupare dell’approvazione dei singoli moduli e dei relativi documenti allegati.
Abbiamo quindi progettato un nuovo sistema per semplificare l'intero processo di gestione delle richieste interne, con l’obiettivo di migliorare la produttività e la qualità del lavoro in azienda.
Siamo partiti dalla digitalizzazione del modulo cartaceo utilizzato per formalizzare le richieste di permesso.
Per farlo, abbiamo creato un modulo custom con Power Apps della Microsoft Power Platform e lo abbiamo messo a disposizione degli utenti tramite una sezione dedicata della intranet aziendale.
Il modulo è stato configurato per ospitare le stesse informazioni della controparte cartacea, ma sono stati aggiunti comandi personalizzati per guidare gli utenti nella corretta compilazione dei singoli campi.
Questa funzionalità non solo riduce il rischio di errori dovuti a informazioni mancanti o incomplete, ma rende anche più accessibile e intuitivo l’utilizzo del nuovo modulo digitalizzato.
La soluzione è stata poi integrata con un flusso personalizzato di Power Automate, per automatizzare il processo di approvazione. Una volta inviata la richiesta, il sistema si occupa quindi di:
Al termine del processo di approvazione, le richieste vengono automaticamente salvate in una document library di SharePoint.
Gli utenti abilitati possono accedere alla libreria per organizzare le informazioni ed esportarle in Excel, per analizzare i dati nel dettaglio e capire come continuare a migliorare il processo di gestione delle richieste interne in base alle esigenze dei colleghi.
Abbiamo tracciato insieme al cliente il numero di richieste trasmesse e approvate con il nuovo modulo digitale, per capire se fosse davvero la soluzione giusta per migliorare l’esperienza dei dipendenti. La risposta?
Da quando la nostra soluzione è stata implementata (dicembre 2023), sono state create 52 richieste.
L'azienda ha quindi potuto risparmiare la carta e il tempo necessari per gestire oltre 100 documenti, provenienti da oltre 4.000 lavoratori distribuiti sul territorio nazionale.
Dalla messa in produzione ad oggi, l’azienda non ha ancora ricevuto alcun feedback negativo da parte degli utenti.
Il team Modern Apps è specializzato nello sviluppo e nell'integrazione all'interno dell'intero ecosistema Microsoft 365. Progettiamo applicazioni native per le piattaforme Microsoft ed Azure e implementiamo processi aziendali che si integrano e massimizzano l'investimento aziendale effettuato con Microsoft 365.
