Dismissione cespiti senza carta con Power Apps

La dismissione dei cespiti è il processo formale con cui un’azienda ritira dall’uso un bene — una macchina, un’attrezzatura, un impianto — raccogliendo le approvazioni necessarie e archiviando tutto per fini contabili e normativi. Per un’azienda farmaceutica italiana l’abbiamo portata dalla carta al digitale con Power Apps, SharePoint e Power Automate: dall’avvio, circa 50 dismissioni di macchine industriali gestite in modo tracciato.

In molte aziende manifatturiere e farmaceutiche la dismissione dei cespiti è ancora un processo su carta: moduli fisici, firme da raccogliere di persona, archivi difficili da consultare. Abbiamo cambiato questo schema in poche settimane con gli strumenti già disponibili in Microsoft 365, con lo stesso approccio low-code della gestione delle richieste interne con Power Apps.

Il problema: un processo approvativo invisibile e non tracciato

Quando un’azienda dismette un bene deve avviare un iter formale: compilare la richiesta, inoltrarla agli uffici competenti, raccogliere le approvazioni e archiviare tutto. In contesto farmaceutico la tracciabilità dei beni ha implicazioni normative dirette. Eppure il processo veniva gestito su carta: moduli che circolavano tra uffici, firme di persona, archivi fisici da consultare manualmente ogni volta che serviva recuperare lo storico di una dismissione passata.

Il risultato pratico erano tempi lunghi, visibilità zero sullo stato delle richieste in corso e dipendenza dalla presenza fisica delle persone coinvolte nell’iter. In sede di audit o al cambio di un responsabile, ricostruire la storia di una dismissione diventava un problema concreto.

La soluzione: Power Apps + SharePoint + Power Automate

Il cliente non cercava una trasformazione radicale, ma uno strumento concreto che facesse una cosa sola, fatta bene: digitalizzare la richiesta, gestire il flusso approvativo nel modo corretto e archiviare tutto in modo consultabile. La semplicità era un requisito esplicito — chi avrebbe usato il sistema (responsabili di reparto, referenti amministrativi, approver) non è sviluppatore né esperto di tecnologia. Abbiamo usato tre strumenti dell’ecosistema Microsoft 365, integrati tra loro.

Power Apps ospita l’interfaccia di inserimento richieste. Il modulo guida l’utente passo dopo passo — identificazione del cespite, motivazione della dismissione, documentazione allegata — ed è autoesplicativo: chi compila non deve ricordare procedure, è il form a guidarlo.

Power Automate con Approvals gestisce l’intero flusso approvativo. Inviata la richiesta, chi deve approvare riceve una notifica via email con tutti i dettagli e può approvare o rifiutare direttamente dall’email o da Teams, senza accedere a sistemi aggiuntivi. Ogni step è registrato: chi ha approvato, quando, con quali commenti — la stessa logica con cui spingiamo Power Automate oltre i limiti nei flussi di approvazione.

SharePoint Online archivia tutte le richieste con i relativi allegati e lo storico delle approvazioni. Lo storico delle dismissioni — che prima viveva in archivi fisici difficili da consultare — è oggi accessibile con una ricerca, da chi ha i permessi appropriati.

I risultati ottenuti

Dall’implementazione, sono state gestite attraverso il sistema le dismissioni di circa 50 macchine industriali. Ogni dismissione è tracciata, approvata formalmente, archiviata in modo consultabile. Per un’azienda farmaceutica, dove la conformità ai processi ha implicazioni normative dirette, è un cambiamento concreto.

Il tempo di sviluppo e implementazione è stato contenuto — esattamente ciò che ci era stato chiesto. La semplicità dell’architettura ha permesso di andare in produzione rapidamente, con un periodo di test breve grazie all’interfaccia guidata che non richiede formazione estesa. È lo stesso principio con cui abbiamo digitalizzato la gestione delle fatture con l’AI per un processo amministrativo attiguo.

A chi è utile questo approccio

La soluzione è pertinente per qualsiasi organizzazione con beni materiali da gestire — aziende manifatturiere, laboratori, strutture sanitarie, logistica — che ancora gestisce le dismissioni su carta o via email con allegati PDF. Il pattern Power Apps + SharePoint + Power Automate Approvals è replicabile su decine di processi amministrativi analoghi: richieste di acquisto, approvazioni di spesa, richieste di accesso a sistemi, onboarding documentale. La struttura resta la stessa, cambiano i contenuti in base al processo.

Se nella tua organizzazione ci sono processi approvativi ancora su carta o via email, spesso bastano poche settimane per costruire uno strumento che funzioni e duri nel tempo. Contattaci per una valutazione →